(m/w) - Elternzeitvertretung

Stellenausschreibung
BüroassistentIn (in Teilzeit 80-95%)
-ElternzeitvertretungEinführung
Médecins Sans Frontières (MSF) wurde 1971 von französischen Ärzten und Journalisten als
eine private, regierungsunabhängige, humanitäre Organisation gegründet. Sie leistet
medizinische Nothilfe in Katastrophen- und Konfliktgebieten, unabhängig von der
politischen oder religiösen Überzeugung oder der ethnischen Herkunft der Menschen.
Mittlerweile hat sich ÄRZTE OHNE GRENZEN zu einer internationalen Organisation mit
Mitgliedsverbänden in 24 Ländern entwickelt. Die deutsche Sektion wurde 1993 gegründet.
Die Arbeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Projektdurchführung, Personalwerbung,
Medien- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Fundraising.
Die Abteilung Finanzen und Verwaltung
Das Sekretariat gehört zur Abteilung Finanzen und Verwaltung und umfasst drei
Teilzeitstellen. Das Sekretariat leistet Zuarbeiten für alle Fachabteilungen, ist zuständig für
die allgemeine Büroorganisation und erste Anlaufstelle für externe Anfragen. Die Aufgaben
sind unterteilt in die Bereiche Frontoffice und Backoffice. Das Frontoffice ist zuständig für
den Empfang und bedient insbesondere die Telefonzentrale. Im Backoffice werden diverse
administrative Aufgaben ausgeführt. Die Arbeitszeiten sind im Rahmen der Öffnungszeiten
des Büros von 8.30 bis 17.30 Uhr in eine Früh- und eine Spätschicht aufgeteilt, die vom
Team abwechselnd übernommen werden. Als international agierende Organisation sind
unsere Bürosprachen Deutsch und Englisch.
I.
Arbeitsbedingungen
Position:
Beschäftigungsort:
Umfang:
Start:
Dauer:
Gehalt:
Deadline:
BüroassistentIn
ÄRZTE OHNE GRENZEN,
Berlin
80% - 95% (32-38 Stunden pro Woche)
Oktober 2016
30.06.2018
maximales Einstiegsgehalt 2.470 € brutto bei 80%, entsprechend
Gruppe 2 der internen Gehaltsstruktur, individuelle Einstufung
abhängig von der jeweiligen Berufserfahrung, zzgl. 13. Gehalt und 30
Tage Urlaub im Jahr.
22.08.2016
Position innerhalb des Büros
Die Position ist dem Bereich Sekretariat in der Abteilung Finanzen und Verwaltung
zugeordnet. Der/die BüroassistentIn untersteht direkt dem Koordinator Finanzen &
Sekretariat. Er/sie übernimmt zeitweilig die Aufgaben in Vertretung der Teamleiterin des
Sekretariats in Abwesenheit.
Ziel der Position
Das Sekretariat ist verantwortlich für den reibungslosen Informationsfluss zwischen den
externen Ansprechpartnern und den Fachabteilungen von ÄRZTE OHNE GRENZEN. Im Team
werden die täglichen administrativen Abläufe koordiniert.
II. Aufgabenbeschreibung
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Bedienung der Telefonzentrale
Weiterleitung der eingehenden Anfragen (Telefon, Fax, E-Mail) in die Fachabteilungen
bzw. Beantwortung in englischer u. deutscher Sprache
Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
Auftragsabwicklung mit Kurierdiensten
Empfang und Betreuung von BesucherInnen
Organisation und Buchung von Flug- und Bahnreisen
Verwaltung der Kasse
Materialverwaltung
Durchführung der Ablage
Unterstützung bzw. Vertretung der Teamleiterin im Backoffice
Unterstützung und Organisation von internationalen und nationalen Meetings
III. Anforderungsprofil
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Abgeschlossene relevante Berufsausbildung (z.B. Kauffrau-/-mann für
Bürokommunikation)
Mind. 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Sekretariat/Front Desk
Fließende, in der Berufspraxis erprobte Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch in
Wort und Schrift
Bereitschaft zu flexiblen Einsatzzeiten (Früh- und Spätschichteinsätze innerhalb des
Zeitfensters von 08:30 Uhr bis 17:30 Uhr).
Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen
Freundliches Auftreten und Freude am Telefonieren
Organisationstalent sowie Fähigkeit zu Multi-Tasking und eigenverantwortlichem
Arbeiten im Team
Gute kommunikative Fähigkeiten, Mitdenken und Geduld
Serviceorientierung
Interesse an humanitärer Arbeit
Bei inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich bitte an Sylvana Pikowski,
Personalabteilung 030–700 130-216, [email protected]
Wir bieten ein vielseitiges und interessantes Arbeitsgebiet in einer internationalen
Hilfsorganisation und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte senden Sie uns
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per Email
und fassen Sie dabei alle Dokumente in einer Datei zusammen (pdf, max. 5 MB).
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 22.08.2016.
Als überwiegend spendenfinanzierte Organisation können wir leider die Reisekosten für ein
erstes Bewerbungsgespräch nicht übernehmen. Wir bitten um Ihr Verständnis.
ÄRZTE OHNE GRENZEN e.V.
Personalabteilung, Sylvana Pikowski
Am Köllnischen Park 1 in 10179 Berlin
Per Email: [email protected]
www.aerzte-ohne-grenzen.de

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