Projektmanagement KIK-Faktor Kommunikation

Aufgabenstellung
Im Rahmen des Moduls MANAGEMENT befinden wir uns in der fiktiven Situation
eines Studierenden, welcher nach seinem Studium in einem großen Traditionskonzern
arbeitet. Die Geschäftsführung dieses Konzerns hat entschieden, dass ein Wandel für
das des Unternehmens unabdinglich ist. Für ein bestmögliches Ergebnis sollen alle
Mitarbeiter mittels eines internen Wettbewerbs miteinbezogen werden.
Da wir die Rolle des fiktiven Mitarbeiterteams übernehmen, sind wir nun aufgefordert, einen Unternehmensbereich auszusuchen und vertiefend auf seine Entwicklungstendenzen bezüglich eines gewählten KIK-Faktors zu analysieren.
Als Ergebnis sollen Lösungsansätze skizziert werden, mit welchen Strategien
und Kompetenzen das Management einen Wandel produktiv vollziehen
kann.
Fachbereich Maschinenbau-Automatisierungstechnik
Design- und Projektmanagement
SS 2016
Management
Prof. Dr. Ulrich Kern
Projektmanagement
KIK-Faktor
Kommunikation
Lernerfolg
Der hauptsächliche Lernerfolg ergab sich aus der
Neuartigkeit der Herangehensweise. Trotz der routinierten
Zusammenarbeit, die sich aus den
vorherigen Semestern ergeben hat, hat
die Vernetzung der Themengebiete und
die Zieldefinition viel Zeit gekostet. Doch
gerade durch die vielzähligen Umorientierungen konnte das Projekt aus vielen verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Verbessert
wurde somit unsere Anpassbarkeit und Geduld bei
Änderungen und die Fähigkeit durch Neuanfänge
neue Gelegenheiten wahrzunehmen. Der Lernerfolg
findet sich also weniger in den erarbeiteten Erkenntnissen
wieder, umso mehr aber in der Vorgehensweise und den
Methoden der Zusammenarbeit in neuartigen Projekten.
Hiermit versichern wir, dass wir die Hausarbeit selbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe, alle Ausführungen, die
anderen Schriften wörtlich oder sinngemäß entnommen wurden, kenntlich gemacht
sind und die Arbeit in gleicher oder ähnlicher Fassung noch nicht Bestandteil einer
Studien- oder Prüfungsleistung war.
Lisa-Marie
Korte
10038273
Franziska
Zielenbach
10038178
Lena
Schwartengräber
10038475
Julia
Frenk
10039817
Problemstellung
Projektmanagement ist zu einem wesentlichen Bestandteil
der Organisation von Unternehmen geworden. Zudem
unterliegt das Projektmanagement einem ständigen Wandel, durch den es immer komplexer, leistungsfähiger und
unverzichtbarer wird. Da es demnach viele Ansatzpunkte
für Verbesserungen gibt, hielten wir das Projektmanagement für eine geeignete Grundlage für unser Projekt.
Damit Projektmanagement erfolgreich sein kann muss es
kommuniziert werden, daher wurde Kommunikation als
KIK-Faktor gewählt.
Anhand eines fiktiven Beispiels sollen die Bereich
Projektmanagement und Kommunikation vernetzt und
Strategien entwickelt werden, mit denen das (fiktive) Projekt umgesetzt werden kann. Dafür werden die Bereiche
Projektmanagement und Kommunikation zunächst einzeln betrachtet bevor im nächsten Schritt beide Bereiche
miteinander verknüpft werden.
Die konkrete Vorgehensweis formuliert sich wie folgt:
Für den Bau eines Einkaufszentrums am Soester Stadtrand soll eine neue Kommunikationsstrategie erarbeitet
werden. Durch einen Kommunikationsplan soll das
Projektmanagement entlastet werden, indem die Kommunikation zu den externen und internen Stakeholdern
vorab festgelegt wird.
Status Quo Projektmanagement
Definition: Projektmanagement ist ein systematischer
Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst
die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung
aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um
die Projektziele zu erreichen.
Modernes Projektmanagement steht unter dem Stichpunkt agiles Projektmanagement. Anstatt zu Beginn
viel Zeit in die Planung eines Projektes zu investieren, wird zunehmend mehr Wert auf das adaptive
Planen gelegt. Flexibilität durch schnelle Abstimmungen und Änderungen der Planung
wird in Projekten zunehmend vorausgesetzt.
Die Vorgehensweise „Scrum“ verzichtet
deshalb darauf, klassische Methoden,
Werkzeuge und Strategien zu benutzen,
sofern sie nicht zu dem gewünschten
Erfolg führen. Scrum vertraut auf die
Selbstorganisation des Teams und dessen
Fähigkeit, Änderung in der Projektplanung
durch Flexibilität, Dynamik und tägliche
Meetings auszugleichen. Statt im üblichen
Projetmanagement in der Definitionsphase
ein klares Ziel zu formulieren, reicht bei
Scrum eine grobe Vorstellung vom Produkt
oder der Lösung aus. Mit der Zeit wird das Ziel
konkreter. Aus den Funktionen und Merkmalen,
die das Produkt haben soll ergeben sich die Anforderungen an die Produktdesigner sowie die benötigten
Ressourcen. Erst danach werden die Rahmenbedingun-
gen vereinbart, Prioritäten gesetzt und Aufgaben verteilt.
Durch regelmäßige und tägliche Meetings können auf spontane Hindernisse und Änderungen reagiert werden. Begleitet
wird das Projekt durch ein Kanban-Board zur Verdeutlichung
des Projektfortschritts, welches an dieser Stelle allerdings nicht
genauer erläutert werden soll.
Status Quo Kommunikation
Kommunikation hat im Projektmanagement einen hohen Stellenwert. Sie wird in vielen Formen genutzt. Dabei erfüllt sie
vor allem die Funktion einer Verbindung und der Vereinheitlichung des Verständnisses. Kommunikation kann formeller
und informeller Natur sein. Zu der formellen Kommunikation
zählen Dokumente wie Protokolle, Budgetunterlagen oder
Pflichtenhefte. Informell sind überwiegend Gespräche. Diese
finden zwischen Sender und Empfänger statt.
Projektkommunikation
Der Stellenwert, den die Projektkommunikation einnimmt,
wird häufig unterschätzt. Dementsprechend unprofessionell
wird sie geplant und auch die Durchführung ist bei Weitem
nicht systematisch genug. Eine Unterstützung durch Kommunikationsprofis erfolgt, wenn überhaupt, ad- hoc durch
Verantwortliche oder Führungskräfte. Die Einbindung von exoder internen Kommunikationsprofis wird lediglich bei einer
kritischen Projektgröße in Betracht gezogen. Fehlende Kompetenz und Erfahrung im Bereich Kommunikation runden
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den Ist-Zustand der Projektkommunikation ab. Dabei
sollte Projektkommunikation als vollwertiges Instrument eingegliedert werden. Zu der Kommunikation
zählen interne (zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden), externe (zwischen Unternehmen und
Kunden) sowie die interaktive (zwischen Mitarbeitenden und Kunden) Kommunikation. Die Kommunikation in Projekten erfüllt viele Aufgaben. Dazu zählen
vorwiegend Informieren und Problemlösung von
Konflikten. Herausforderungen entstehen dabei überwiegend in der Darstellungsform und im Kommunikationsmanagement. Als erfolgskritisch erweist
sich besonders eine klare Formulierung des
Projektauftrags. Grundlegend müssen
alle Stakeholder zeitnah, angemessen, proaktiv und ehrlich über den
Projektfortschritt und besondere
Ereignisse informiert werden.
Dazu ist es sinnvoll, einen Kommunikationsplan zu erstellen.
Dazu werden Verantwortung, Zielgruppe, Inhalte, Termine und
die Form festgelegt. Durch gut funktionierende Kommunikation
können weitreichende Veränderungen im Unternehmen bewirkt
werden. Häufig ist eine Motivationssteigerung der Mitarbeitenden zu verzeichnen. Außerdem identifizieren sich diese
zunehmend mit dem Unternehmen, sinkende Kosten durch
Vermeidung von Doppelarbeiten und eine Effizienzsteigerung
sind weitere zu verzeichnende Faktoren. Das wirkt sich in einem
einheitlichen Erscheinungsbild, verstärkter Kommunikationswirkung, steigenden Absatzzahlen und Gewinnen und einem
zunehmenden Marktanteil aus. Für die Kommunikation
steht eine Vielzahl an Instrumenten zur Verfügung.
Um die Regelkommunikation, Kommunikation bei Veränderungen, Krisen und unter
Führungskräften sowie die Unternehmenskommunikation zu strukturieren, soll eine
Projektklassifizierung
Die Kommunikation in Projekten kann sehr vielfältig
sein. Zumeist ist sie abhängig von den Merkmalen und
dem Charakter des Projekts. Wir haben also zunächst
ein Schema zur Projektklassifizierung aufgestellt. Dieses Schema lehnt sich an jenes an, welches Prof. Florian
Dörrenberg in seinem Skript „Projektmanagement 1“
vorstellt, allerdings ist es durch einige Faktoren von
uns ergänzt.
Mittels dieses Schemas wird zuerst die Projektgröße
ermittelt, danach dessen Ausgang/Ergebnis, Auftragnehmer, Auftraggeber und zuletzt auch der Innovationsgrad und die Laufzeit des Projekts. Schlussendlich
kann die Auswertung der Projektklassifizierung Einblicke in den Risikograd des Projektes geben und wird zu
einem „Wegweiser“ für die zu planende Projektkommunikation.
Zur Verdeutlichung der Problemstellung und Veranschaulichung eines
möglichen Lösungswegs soll ein Beispiel verwendet werden.
Folgendes Szenario stellt sich dar: Am
Soester Stadtrand soll ein neues Einkaufszentrum gebaut werden. Dieses
Einkaufszentrum wird unter dem Leitsatz der Nachhaltigkeit erbaut werden.
Im Konkreten heißt dies, dass Solarpanels auf dem Dach installiert werden,
einheimische Materialien für kurze
Transportwege genutzt werden, eine
ÖPNV-Anbindung u Fahrradstellplätze und ein Recyclingsystem angelegt
werden, sowie ein „grünes Forum“ als
Mittelpunkt des Zentrums erschaffen
wird. Mit Hilfe dieses Mottos soll der
erste Grundstein für eine positive ex-
Projekt
Personenjahre
Volumen
<0,5
Kleine Projekte
Mittelgroße Projekte 0,5-50
>50
Großprojekte
Private
Unternehmen
Auftraggeber
Ergebnis
Nationale/
Internationale
Institutionen
Millionen
<0,5
0,5-5
>5
Öffentliche
Unternehmen
Sachzielorientiert
Prozessorientiert
Fremdauftrag
Eigennutzung
Auftragnehmer
Laufzeit
terne Kommunikation gelegt werden.
Wird das Projekt nun mit vergleichbaren
schon vollendeten Projektenverglichen
und mittels des Projektklassifizierungsschemas eingeordnet, ergeben sich als
Rahmen für den Bau des Einkaufszentrum folgende Eckdaten:
•
•
•
•
•
•
•
•
o
o
o
Mitarbeiter
<6
6-50
>50
Innovationsgrad
Zwar soll das Riskio des Projekts möglichst gering und abschätzbar gehalten
werden, allerdings sind Innvoationen ein
Kernfaktor für wirtschaftlichen Erfolg,
weshalb wir einige dadurch entsehenden
Risiken in Kauf nehmen müssen und
versuchen müssen einen ausgewogenen
Mittelweg zu finden.
Großprojekt
Durch die lange Laufzeit des Projektes erEigenauftrag (privates Unternehmen) geben sich besonders Risiken im Bereich
sachzielorientiert
der externen Kommunikation. Externe
Investtionssumme: 65.000.000€
Stakeholder (allen voran die Anwoh15.000m^2 Fläche
ner) können leicht durch anhaltenden
Verpachtung der Verkaufsflächen
Baulärm oder etwaige Verzögerungen des
Innovationsgrad: mittel bis hoch
Projekts einen Konflikt herbeiführen. Für
Laufzeit:
einen solchen Fall, sollte ein KrisenkomPlanung: ca:2,5 Jahre
munikationsplan vorbereitet sein.
Bauzeit: ca. 18 Monate
Gesamt: ca 4-5 Jahre
Umsetzung
Für den Kommunikationsplan wird zuerst, bezugnehmend auf das
jeweilige Projekt, eine Auswahl der Kommunikationsinstrumente
vorgenommen. Die interne Kommunikation unter den Stakeholdern
soll durch 5 festgelegte Instrumente erleichtert und die damit einhergehenden Möglichkeiten komprimiert werden. Bei dem Projekt der
Erlebnis Einkauf GmbH wählen wir die
Standardinstrumente E-Mail, Telefonat, Face-to-Face-Meeting,
Intranet und Mitarbeiterversammlung aus. Als interne
Stakeholder stehen ein
Geschäftsführer, ein
Projektleiter und eine
unterschiedliche Anzahl
an Mitarbeitern fest. Die
letzteren unterscheiden wir
in die Kommunikation zu
einem Mitarbeiter, zu zwei bis
fünf Mitarbeitern oder zu über 5
Mitarbeitern. Nun werden die Kommunikationspartner miteinander verknüpft und dem jeweiligen Gespräch
aus dem Instrumentenpool Instrumente zur Verfügung gestellt. Die
daraus entstehende Tabelle gilt als Basis und Richtlinie, nicht als
Regel.
Eine ähnliche Vorgehensweise gilt für die externe Kommunikation. Die Gespräche der externen Stakeholder werden jedoch nicht
vernetzt sondern werden lediglich von Seiten der Erlebnis Einkauf
GmbH aus betrachtet. Stattdessen wird, wenn nötig, unterschieden in
Allgemeinkommunikation und Krisenkommunikation. Die Instrumentenauswahl, die bei den externen Stakeholdern zwischen fünf und
zehn Instrumenten beinhaltet, besteht in unserem Beispiel aus den
Standardinstrumenten E-Mail, Telefonat, Rundschreiben, Brief und
Face-to-Face-Meeting. Aber auch besondere Instrumente, passend
zum Projekt der Erlebnis Einkauf GmbH, wie Pressemitteilungen und
ein Forum stehen für die externe Kommunikation zur Verfügung.
Auch an dieser Stelle wird eine zugehörige Tabelle, und somit der
Kommunikationsplan erstellt, der als Leitfaden dienen soll.
Mitarbeiter
Projektleiter
Geschäftsführer
intern
Investoren
Presse
Stadt Soest
Großgrundbesitzer
extern
Anwohner
Bauunternehmen
Geschäftskunden
Einzelhändler
Bürger
Architekt
Fazit
Rekapitulierend können wir sagen, dass das
Erstellen eines Kommunikationsplan effektiv
zur Reduktion der Komplexität der Projektkommunikation beiträgt. Er stellt einen vorteilhaften Lösungsansatz dar, der als Richtlinie
eine Struktur bietet und zur Übersicht verhilft.
Zusätzlich können Kosten eingespart und die
Effizienz gesteigert werden.
Quellen
http://www.business-wissen.de/artikel/agiles-projektmanagement-so-funktioniert-scrum/, http://www.pm-handbuch.com/begriffe/, Prof.
Dörrenberg, Skript “Projektmanagement 1”, http://www.maz-online.de/Lokales/Havelland/75-Millionen-Euro-fuer-neues-Einkaufzentrum-in-Falkensee, http://www.sg-development.de/projektentwicklung/falkensee-center-projektentwicklung-gmbh/, http://www.cio.de/a/
projekte-scheitern-an-kommunikation,2907479,2, abgerufen am 28.04.2016, Cetacea Communications; Atreus GmbH; GPM: Studie “Kommunikation in Projekten”, Februar 2013, https://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/projektkommunikation.html, abgerufen am
28.04.2016, http://www.onleihe.de/static/content/vahlen/20150216/978-3-8006-4892-4/v978-3-8006-4892-4.pdf, abgerufen am 28.04.2016 ,
http://www.projektmanagement-manufaktur.de/wp-content/uploads/2015/01/kommunikationsmatrix-kommunikationsplanung.jpg, http://
www.smart-pm.de/wp-content/uploads/2014/02/Beispiel-Kommunikationsplan.png

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