Schulverwaltungssoftware der LHM
Stand: 30.07.2016
Atlantis
-2-
Inhaltsverzeichnis
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
VORBEMERKUNGEN
Die Hilfefunktion in Atlantis
Befehlsvarianten
Aufbau der Arbeitsanleitung
Vereinbarungen
DIE PROGRAMMOBERFLÄCHE
7
7
7
7
7
8
2.1 Starten des Programms
2.2 Das Datei – Menü
2.3 Das Menü „Auswertung“
2.4 Das Menü „Funktion“
2.5 Wichtige Schaltflächen
2.5.1 Neuanlage
2.5.2 Freigabe (für Datenänderungen)
2.5.3 Löschen
2.5.4 Speichern
8
9
10
11
11
11
11
11
11
3.
12
DIE SUCHFUNKTION
3.1 Suchen von Klassen innerhalb einer Schule
3.2 Selektives suchen von Klassen
3.2.1 Suchen von Klassen einer Zeitgruppe
3.2.2 Suchen von alphanumerisch zusammenhängenden Klassen
3.3 Suchen von ORG- bzw. STAT - Klassen
3.4 Selektives suchen von Schülern
3.4.1 Suchen von allen ausgetretenen Schülern im aktuellen Schuljahr
3.4.2 Suchen aller Schüler mit einem Oktoberdatensatz
3.4.3 Suchen von Schülern einer Klasse im nichtaktuellen Schuljahr
3.4.4 Suchen von Schülern eines Betriebs
3.5 Suche von Betrieben
3.5.1 Suchen aller Ausbildungsfirmen einer Schule
3.5.2 Suchen von Betrieben einer bestimmten Selektion
3.6
Suchen mit Hilfe von Merkern
12
13
13
14
14
15
17
17
18
18
19
19
19
20
4.
22
DER LISTENDRUCK
4.1 Klassenlisten
4.2 Schülerlisten
4.2.1 Schülerliste über „Schüler Schnelleinstieg“
4.2.2 Schülerliste über Auswertung
4.3 Betriebelisten
4.3.1 Betriebeliste einer Klasse für Seriendruck exportieren
4.4
Zeugnisdruck
4.5
Zeugnisdruck für einen Schüler (über Stammsatz)
4.6
Zeugnisdruck für einen Schüler im nichtaktuellen Schuljahr
4.7
Notenblattdruck für eine Klasse
4.8
Raumlisten
4.9
Artikellisten
4.10
Artikelverteilung
4.11
Druck der Fächerkombinationen
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
22
24
24
25
25
27
29
30
32
33
34
35
36
36
Autor: Michael Kreil
-3-
Atlantis
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
5.
Listen für Statistik, Exportlisten
Ausspielliste für das pädagogische Netz
Blockzeiten drucken
Ausdruck aller Zeugnisbemerkungen
Listen einbinden
38
39
40
41
41
DIE LEHRERVERWALTUNG
43
5.1 Neuanlage
5.2 Datenpflege, Änderungen
5.2.1 Register Stammdaten
5.2.2 Register Schule
5.2.3 Beispiel für Lehrereinsatz
5.2.3 Register Wiedervorlage
43
45
45
48
50
52
6.
BETRIEBEVERWALTUNG
54
6.1 Neuanlage
6.2 Betriebeadresse(n)
6.3 Ändern von Betriebedaten
54
55
55
7.
56
ANLEGEN EINER FÄCHERKOMBINATION
7.1 Neuanlage mit Vorbesetzung
7.2 Fächer zuordnen
7.3 Neuanlage von Fächern
7.4 Bedeutung des Typs „Auswertung“
7.5 Anlegen von Klassengruppen
7.5.1. Neue Klasse anlegen
7.5.2. Schülerzahlen bei Koppelklasse eintragen
7.5.3. Fach der Klassengruppe zuweisen
7.5.4. Lehrkraft zuweisen
57
59
60
61
62
62
62
63
63
8.
64
FACHKLASSENSCHLÜSSEL
8.1 Anlegen eines Fachklassenschlüssels (Betreuer, Lehrer, Schulleitung, Sekretariat)
8.2 Kopie der Fächerkombination an den Schüler
64
65
9.
66
BLOCKZEITEN
9.1
9.2
9.3
9.4
Neuanlage eines Blockes (Betreuer)
Neuanlage unter Verwendung eines vorhandenen Blocks
Stammdaten ändern
Blockdaten ändern bzw. löschen
66
68
69
69
10. ANLEGEN NEUER KLASSEN
70
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
71
71
72
72
72
73
Register Zeugnisdaten
Register Fächer
Register Stunden
Register Schüler
Briefschnittstelle, Wiedervorlage
Neuanlage einer Klasse
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
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11. SCHÜLERNEUANLAGE
74
11.1 Register Stamm
11.2 Register Adresse
11.3 Register Schule 1
11.4 Register Schule 2
11.5 Register S-Jahr 1
11.5.1 Kursverwaltung
11.6 Register S-Jahr 2
11.7 Erstellen einer Vorbesetzungsmaske
11.7.1 Neuanlage eines Schülers unter Verwendung der Vorbesetzungsmaske und des Registers
Kompakt
11.8 Ändern bzw. Löschen einer Vorbesetzung
11.9 Einzelne Schüler direkt versetzen
11.10 Mehrere Schüler direkt versetzen
11.11 Kontrolle eines Schülersatzes
11.12 Schülerversetzung aktivieren
11.13 Schüler und Klassen in das neue Schuljahr versetzen
11.14 Aktuelles Schuljahr ändern
75
76
77
77
78
78
81
82
84
86
87
88
90
91
92
94
12. NOTENBLATT UND ZEUGNISSATZ
95
12.1 Notenblatt anlegen
12.2 Zeugnissatz erstellen
12.2.1 Vorbereitende Maßnahmen
12.2.2 Zeugnisdaten an die Schüler kopieren
12.3 Noten und Bemerkungen eingeben
12.3.1 Die Bedeutung der einzelnen Felder im Notensatz
12.3.2 Noten und Bemerkungen für die ganze Klasse eingeben
95
96
96
98
100
101
102
13. GEMEINDEVERWALTUNG
104
13.1 Neuanlage von Gemeindedaten (Ortsteile)
104
14. ANLEGEN UND ÄNDERUNGEN DER SPRENGEL
105
14.1 Anlegen des Grundsprengels
14.2 Anlegen bzw. ändern des Fachsprengels
105
107
15. PLANUNG DES FOLGENDEN SCHULJAHRES
108
15.1 Schlüssel für das folgende Schuljahr erzeugen
15.2 Neues Schuljahr erzeugen
15.3 Kalender importieren
15.4 Lehrer in das neue Schuljahr kopieren
15.5 Neue Blöcke anlegen
15.6 Fächerkombinationen überprüfen
15.7 Klassen kopieren, bearbeiten und neu anlegen
15.8 Vorbesetzungsschüler kopieren und ändern
15.9 Schüler in das neue Schuljahr versetzen
15.9.1 Versetzung mit gleichen Einstellungen für alle Schüler
15.9.2 Versetzung mit unterschiedlichen Einstellungen
15.9.3 Kontrolle der Versetzungsdaten
15.9.4 Versetzung aktivieren
108
109
109
111
111
112
113
114
114
115
116
116
117
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
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16. DATENSATZ FÜR DIE OKTOBERSTATISTIK ERSTELLEN
119
17. AKTIVIEREN DES NEUEN SCHULJAHRES
120
17.1 Aktuelles Schuljahr rückgängig machen
121
18. DIE BRIEFSCHNITTSTELLE
122
18.1 Allgemeines
18.2 Vorlagen verwenden
18.2.1 Schreiben an Schüler
18.2.2 Schulweite Briefe und Einladungen versenden
18.2.3 Vorlagen für Klassen
18.3 Mit eigenen Vorlagen arbeiten
18.3.1 Word-Dokument (≙ Hauptdokument) erstellen
18.3.2 Vorlagenverwaltung in Atlantis
18.3.3 Bestehende SQL-Anweisung in die neue Vorlage einbinden
18.3.4 Dokument bei der Klasse anhängen
18.3.5 Serienbrieffelder in das Hauptdokument einbinden
18.4 Seriendruckfelder mit dem Listengenerator erzeugen
122
123
123
124
125
125
125
125
126
127
128
131
19. SERIENDRUCK
133
19.1 Vorarbeiten in Atlantis
19.2 Kontrolle der ausgespielten Daten (optional)
19.3 Erstellung des Serienbriefdokuments
133
135
135
20. RECHTEVERGABE
138
20.1.
20.2.
20.3.
20.3.1
20.3.2
20.3.3
20.3.4
20.3.5
138
140
141
141
144
144
145
146
Zuordnung zu einer anderen Benutzergruppe
Rechte auf Schulen
Rechte auf Objekte
Rechte auf Funktionen
Rechte auf Menüpunkte
Sperren von Sucheinstiegen im Menü Auswertungen
Rechte auf Listen
Rechte auf die Schlüsselpflege
21. LISTENGENERATOR
147
21.1 Listen sortieren, filtern und exportieren
148
22. ANFRAGEN UND FILTER
150
22.1 Zuordnung der Anfragen
22.2 Anfragen erstellen und ändern
22.2.1 Abfrage eines Wertes in einem Listenfenster (Dropdown-Feld)
22.2.2 Abfrage eines Ja/Nein-Feldes
22.2.3 Alle Schüler aus einem bestimmten Landkreis
22.2.4 Abfrage eines Datumsfeldes
22.2.5 Abfrage eines Textfeldes auf Nulllänge
22.2.6 Abfrage von Inhalten die einem bestimmten Muster entsprechen
150
151
151
151
152
153
154
154
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
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22.2.7 Verknüpfen von Abfragebedingungen
22.3 Arbeiten mit Filtern
22.3.1 Suchen nach einer bestimmten Buchstabenfolge
22.3.2 Filterung von Datumsformaten
156
157
157
160
23. KURZANLEITUNGEN
161
23.1
23.2
23.3
23.4
23.5
23.5
23.6
23.7
23.8
161
161
162
162
163
163
164
164
165
Schülerneuanlage mit Kompaktmaske
Schülerneuanlage 2. Methode
Vorbesetzungsschüler anlegen
Klassenneuanlage
Betrieb neu anlegen
Blockverwaltung
Fach neu anlegen
Fächerkombination anlegen
Zeugnisnoten ohne Bemerkungen eintragen
24. SPEZIELLE FÄLLE
167
24.1
24.2
24.3
24.4
24.5
24.6
167
169
171
172
172
172
Schüler anlegen, dessen Daten bereits in Atlantis vorliegen
Schülerversetzung einzelner Schüler rückgängig machen
Schülerversetzungsdatensatz wird nicht angezeigt
Notenbogen und Zeugnissatz für einzelnen Schüler anlegen
Schüler wechselt die Klasse und bekommt andere Fächer
Klasse lässt sich nicht löschen
ANHANG
173
Adressenerfassung bei einem Schüler
Verwaltung von notwendigen Heimschülern
Beispiel für ein Jahreszeugnis
174
176
178
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
-7-
Atlantis
1.
Vorbemerkungen
1.1
Die Hilfefunktion in Atlantis
Die Hilfefunktion wird ständig auf dem aktuellen Stand gehalten. Diese können Sie abhängig
vom Programmkontext benutzen. Sie bekommen also immer zu der Stelle im Programm an der
Sie sich gerade befinden die richtige Hilfe angezeigt, wenn Sie die Taste F1 betätigen.
Zusätzlich ist der Ausdruck der Hilfe möglich.
1.2
Befehlsvarianten
Auch und gerade in der „Windows-Welt“ gibt es für jeden Befehl mehrere Eingabevarianten. Wir
benützen hier überwiegend die Mausvariante und die Bildschaltflächen. Das ist für den Anfang
sinnvoll, da man sich wenig merken muss und nicht andauernd die Zeit mit Nachschlagen
verbringt. Benützt man einen Befehl später häufiger so kann man dann immer noch
entscheiden, ob man lieber zu Tastenkürzeln greift.
1.3
Aufbau der Arbeitsanleitung
In der linken Spalte werden die notwendigen Handgriffe beschrieben, in der mittleren Spalte
finden sich erläuternde Bildschirmausschnitte, und in der rechten Spalte wird das Ziel oder der
Hintergrund der aktuellen Aktion kommentiert. Es ist sinnvoll jeweils ca. eine halbe Seite zu
lesen und dieses dann direkt umzusetzen.
1.4
Vereinbarungen
Befehle und Menüs werden kursiv geschrieben, Tasten und Tastenkombinationen z.B.
STRG+UMSCHALT in Kapitälchen, Buchstaben die Sie eintippen sollen in
Schreibmaschinenschrift.
Befehlsfolgen werden manchmal in Kurzform so angegeben: Menü / Untermenü / Befehl.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
-8-
Atlantis
2.
Die Programmoberfläche
2.1
Starten des Programms
Aktionen mit
Maus / Tastatur
Screenshots
Nach dem Starten des
Betriebssystems sollte eine
Verknüpfung zur Datei
Atlantis.exe auf dem
Bildschirm zu sehen sein.
Klicken Sie doppelt auf diese
Verknüpfung, um das
Programm zu starten.
Als erstes erscheint das
Dialogfenster zur Anmeldung
an die Datenbank.
Geben Sie Ihren
Benutzernamen (maximal
sieben Buchstaben des
Familiennamens plus den
ersten Buchstaben des
Vornamens) und das
Passwort ein und klicken Sie
auf OK.
So sieht der Startbildschirm von Atlantis aus.
Titelleiste
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Menüleiste
Symbolleiste
Autor: Michael Kreil
-9-
Atlantis
In der Titelleiste sehen Sie die aktuell geöffnete Datenbank und den Benutzer.
Im Bild oberhalb ist der Benutzer mit der Schulungsdatenbank verbunden.
In der Atlantis-Datenbank werden alle Daten gespeichert, also auch die Daten für etwaige Statistiken.
Es gibt keine getrennten Datenbanken mehr wie z.B. eine Aktuelle- und eine Oktoberdatenbank.
Die Menüleiste besteht aus fünf Hauptmenüs.
Sie können alle relevanten Funktionen über die Untermenüs erreichen, aber dazu weiter unten.
Über die Symbolleiste können Sie die gängigsten Funktionen von Atlantis erreichen. Ist ein Symbol
grau (≙ deaktiviert), haben Sie keine Möglichkeit damit zu arbeiten.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger ein wenig auf einem Symbol verweilen, wird Ihnen durch eine
„Quickinfo“ die entsprechende Bedeutung angezeigt.
2.2
Das Datei – Menü
Wenn Sie mit der linken
Maustaste auf das Menü
Datei klicken öffnet sich
dieses.
Im Datei – Menü
können Sie auswählen
welche Daten Sie
bearbeiten wollen.
Sollten einige der Einträge
grau sein, haben Sie nicht
die entsprechenden Rechte
um damit arbeiten zu
können.
Durch einen Klick auf
den Menüeintrag
Betrieb können Sie
z.B. nach Betrieben
suchen, die
Betriebedaten
verändern, eine
Neuanlage
durchführen etc.
Ähnliches gilt für die
anderen Einträge.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 10 -
Wenn Sie z.B. auf den
Menüeintrag Organisation
klicken, öffnet sich ein
Untermenü, welches weitere
wichtige Einträge zur
Datenpflege enthält.
Sie können z.B.
Fächer, Blöcke,
Textbausteine für die
Zeugniserstellung und
einiges mehr anlegen
und pflegen.
Durch einen Klick auf
Druckereinstellung erscheint
ein Auswahlfenster in dem
Sie den geeigneten Drucker
für Ihre Belange auswählen
können.
Der bzw. die Drucker
müssen vorher unter
dem Betriebssystem
installiert worden sein.
2.3
Für Feineinstellungen
ist auf die Schaltfläche
Setup... zu klicken.
Das Menü „Auswertung“
Klicken Sie auf das Menü
Auswertung öffnet sich ein
Pull-Down Menü, welches
dem Inhalt des Menüs Datei
sehr ähnelt.
Das Menü Auswertung
wird generell für den
Listendruck
verwendet.
So können z.B.
Betriebe-, Schülerund Klassenlisten
durch Anklicken der
entsprechenden
Einträge erstellt
werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 11 -
Atlantis
2.4
Das Menü „Funktion“
Wenn Sie auf das Menü
Funktion klicken, sehen Sie
die rechts zu erkennenden
Einträge.
Sie können in diesem
Menü Klassen, Lehrer,
Schüler und Kurse
versetzen oder
löschen.
Ebenso möglich ist
das Anlegen von
Notenblättern und
Zeugnissätzen.
2.5
Wichtige Schaltflächen
Neuanlage
Freigabe
Löschen
Speichern
2.5.1 Neuanlage
Das Symbol für Neuanlage wird erst angezeigt, wenn man nach Objekten (Schüler, Betrieb, etc)
gesucht hat. Eine Neuanlage ist im Register Liste generell nicht möglich.
2.5.2 Freigabe (für Datenänderungen)
Wenn der Stammsatz eines Objektes geöffnet ist (der Stammsatz muss also bereits vorhanden sein),
kann man eine Datenänderung durchführen, wenn man vorher das Register frei gibt.
2.5.3 Löschen
Das Löschen von Daten funktioniert auch im Register Liste und/oder beim Stammsatz des
entsprechenden Objektes.
Hinweis: Löschen von Schüler , ist nicht möglich.
2.5.4 Speichern
Beim Wechseln des Reiters werden etwaige vorgenommene Änderungen automatisch gespeichert.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
3.
Die Suchfunktion
3.1
Suchen von Klassen innerhalb einer Schule
- 12 -
Klicken Sie auf das Menü
Datei / Klasse.
Es erscheint ein Suchfenster
innerhalb dieses Fensters
können Sie das jeweilige
Schuljahr einstellen in dem
Sie die Klasse suchen
wollen.
Durch einen Klick auf das
Suchensymbol neben der
voreingestellten
Schulbezeichnung öffnet sich
ein weiteres Suchfenster in
dem evtl. weitere Schulen
angezeigt werden.
Wenn Sie mit ausreichend
Rechten auf die
Datenbanken mehrerer
Schulen ausgestattet sind,
kann die Auswahl an dieser
Stelle durchaus sinnvoll sein.
Klicken Sie dazu auf das
Suchensymbol neben dem
Feld Klasse.
Innerhalb des Feldes Klasse
suchen wir eine Klasse z.B.
10IK05.
Wenn Sie den kompletten
Klassennamen eingeben,
erhalten Sie nur die
eingetippte Klasse, also
genau einen Treffer.
Wenn Sie nur einen Teil der
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Sie können auch über
das Symbol für
Klassenverwaltung die
Suche starten.
Das aktuelle Schuljahr
ist bei der
Klassensuche
voreingestellt.
Wenn Sie nur auf Ihre
Schule innerhalb eines
BBZs Rechte besitzen,
sollte durch die
Anmeldung an Atlantis
die eigene Schule
voreingestellt sein.
Das Feld
Schulnummer können
Sie leer lassen.
Sie können die
Klassenbezeichnung
explizit eingeben, oder
auf das Suchensymbol
klicken.
In der Titelleiste wird
die Anzahl der
gefundenen Klassen
angezeigt.
Wenn Sie im Fenster
Autor: Michael Kreil
- 13 -
Atlantis
Klassenbezeichnung
eingeben, werden alle
Klassen aufgelistet die dem
Suchbegriff entsprechen.
Markieren Sie die gesuchte
Klasse und klicken Sie
anschließend auf
übernehmen.
Tipp:
Wenn Sie z.B. nach Klassen
mit einem „K“ in der
Klassenbezeichnung suchen,
geben Sie einen Joker
gefolgt von einem K ein.
3.2
Suchergebnis die
Zeichenfolge 10IK
eingeben, erscheinen
alle Klassen die mit
10IK beginnen
Groß- und
Kleinschreibung
werden nicht
unterschieden.
Alle Klassen mit einem
„K“ in der
Klassenbezeichnung
werden, unabhängig
von der
Jahrgangsstufe,
gefunden.
Selektives suchen von Klassen
Angenommen Sie richten die 10. Jahrgangsstufen ein und wollen, dass die Klassenstärken
einigermaßen ausgewogen sind. Dazu suchen Sie die Klassen nach Zeitgruppen geordnet oder Sie
lassen sich alle Klassen einer Jahrgangsstufe anzeigen. Im folgenden Beispiel wird angenommen,
dass die Klassen 10IK01, 10IK04 und 10IK07 einer Zeitgruppe angehören.
3.2.1 Suchen von Klassen einer Zeitgruppe
Gehen Sie in das Menü Datei
/ Klasse oder klicken Sie auf
das entsprechende Symbol
und geben Sie
-ohne Leerzeichen-
10IK01;10IK04;
10IK07
Sie können Klassen,
die alphabetisch nicht
unmittelbar
aufeinander folgen,
selektiv auswählen,
indem Sie zwischen
den Klassenbezeichnungen ein
Semikolon setzen.
ein.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 14 -
Atlantis
Es werden nur die Klassen
Ihrer Selektion angezeigt.
Klicken Sie in der
Symbolleiste auf Verwerfen /
neu Suchen um eine neue
Suche zu starten.
3.2.2 Suchen von alphanumerisch zusammenhängenden Klassen
Um alle Klassen von
10IK01 bis 10IK04 zu
suchen, gehen Sie wie folgt
vor.
Geben Sie im Sucheinstieg
10IK01:10IK04 ein.
Es erscheinen alle Klassen
dieser Selektion.
Es ist nicht möglich
mehrere Klassen zu
markieren und diese
im Fenster KlassenVerwaltung anzeigen
zu lassen.
Durch betätigen der Taste F2
gelangen Sie zurück in den
Sucheinstieg für Klassen.
3.3
Suchen von ORG- bzw. STAT - Klassen
Angenommen Sie wollen in
Ihrer Schule nur die
Organisationsklassen
angezeigt bekommen, dann
klicken Sie auf das Listenfeld
Org-Klassen und dann
markieren Sie nur.
Wenn Sie nebenstehende
Einstellung wählen,
bekommen Sie alle Klassen
einschließlich ORG- u. STAT
– Klassen angezeigt.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Hinweis:
Die Kombinationen
nur ORG und zugleich
nur STAT
oder
nur STAT und zugleich
mit ORG bzw.
umgekehrt sind nicht
möglich.
Autor: Michael Kreil
Atlantis
3.4
- 15 -
Selektives suchen von Schülern
Klicken Sie im Menü Datei
auf Schüler.
Optional können Sie in
der Symbolleiste auf
das Symbol für
Schülerverwaltung
klicken.
Durch einen Klick auf das
Listenfenster Schule können
Sie die gewünschte Schule
auswählen in der Sie den
Schüler suchen wollen.
Sie können auch
Schüler in anderen
Schuljahren suchen,
wenn Sie z.B. wissen,
dass dieser Schüler
nicht mehr im
aktuellen Schuljahr
vorhanden ist.
Im Listenfenster Schuljahr ist
das aktuelle Schuljahr
voreingestellt.
In der Vorbelegung
muss ein Schuljahr
ausgewählt werden.
Übernehmen Sie das
voreingestellte Schuljahr und
bestätigen sie mit OK.
Beim Suchen von
Schülern ist das Feld
Vorbesetzung ohne
Belang.
Dies wird erst bei einer
Neuanlage benötigt.
Aufgabe ist es einen Schüler
zu suchen, dessen
Familienname mit M und
dessen Vorname mit C
beginnt.
Im Fenster
Sucheinstieg für Schüler
geben Sie dazu jeweils die
Anfangsbuchstaben von
Fam.Name und Vornamen
ein und einen Joker (*).
Klicken Sie auf OK.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Es wird nur im
aktuellen Datensatz
des Schülers gesucht.
Ausgetretene
Schüler werden bei
der Suche
berücksichtigt.
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 16 -
Als Suchergebnis erscheinen
alle Schüler mit
Anfangsbuchstaben M im
Familiennamen und C im
Vornamen unter
Berücksichtigung der
Suchkriterien des
Dialogfeldes für den
Sucheinstieg.
Durch einen Doppelklick auf einen der gefundenen Schüler können Sie alle eingetragenen Daten des
Schülers sehen und gegebenenfalls mit F7 = Freigabe bearbeiten.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 17 -
Atlantis
3.4.1 Suchen von allen ausgetretenen Schülern im aktuellen Schuljahr
Klicken Sie beim Feld
ausgetretene Schüler in das
Listenfeld und wählen Sie
nur bevor Sie die Auswahl
mit OK bestätigen.
Klicken Sie anschließend
wieder auf das Symbol für
Verwerfen / neu Suchen.
Hinweis: Die Namen
der ausgetretenen
Schüler werden blau
angezeigt.
Aufgabe: Suchen Sie alle ausgetretenen Schüler einer bestimmten Klasse. Nur diese Schüler sollen
angezeigt werden.
3.4.2 Suchen aller Schüler mit einem Oktoberdatensatz
Ändern Sie bitte die
Suchkriterien so wie im
nebenstehenden Bild gezeigt
ab und klicken Sie danach
auf OK.
Voreingestellt ist immer das
akt. Schuljahr.
Einen neuen Suchvorgang
starten Sie wieder durch
Verwerfen / neu Suchen bzw.
durch drücken von F2.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 18 -
3.4.3 Suchen von Schülern einer Klasse im nichtaktuellen Schuljahr
Wenn Sie Schüler im
nichtaktuellen Schuljahr
suchen gehen Sie wie folgt
vor.
Stellen Sie zu Beginn der
Suche das entsprechende
Schuljahr ein.
Zur Erinnerung:
Sie könnten sich
auch nur die
ausgetretenen
Schüler anzeigen
lassen, wenn Sie
statt mit die Option
nur angeben.
Gehen Sie im Feld Klasse
auf das Suchensymbol und
wählen Sie oben eine Klasse
aus.
3.4.4 Suchen von Schülern eines Betriebs
Wenn Sie nach Auszubildenden eines
bestimmten Betriebs suchen, wählen
Sie nicht den Schüler-Schnelleinstieg,
sondern die Schülerverwaltung.
In der Vorbelegung klicken Sie auf OK.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf das
Suchen-Symbol.
Geben Sie im Feld Betrieb Suchbegriff
die Anfangsbuchstaben des
gewünschten Betriebs ein, markieren
Sie den entsprechenden Betrieb und
klicken Sie auf Übernehmen.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK.
Nun sollte eine Liste aller
Auszubildenden des Betriebs angezeigt
werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 19 -
Atlantis
3.5
Suche von Betrieben
3.5.1 Suchen aller Ausbildungsfirmen einer Schule
Klicken Sie im Menü Datei
auf Betrieb.
Da wir alle
Ausbildungsbetriebe der
Schule suchen, können alle
Felder leer bleiben.
Klicken Sie zur Suche auf
OK.
Hinweis: Wenn Sie an einem
BBZ mit einer gemeinsamen
Datenbank für Betriebe einen
Betrieb suchen, werden
Ihnen alle Betriebe
angezeigt.
Sie können auch auf
das Symbol für die
Betriebeverwaltung
klicken
Der Nachteil jeder
Suche ohne
Einschränkungen ist
die längere Wartezeit
bis die Daten
gefunden wurden.
Es werden alle Betriebe in
alphabetischer Reihenfolge
angezeigt.
Da Sie schon etwas geübt sind, wollen wir nun alle Betriebe suchen deren Betriebe-Nr. mit „A“
beginnen und ihren Firmensitz im Postleitzahlenbereich 803* haben.
3.5.2 Suchen von Betrieben einer bestimmten Selektion
Geben Sie im Feld
Suchbegriff ein A* ein und im
Feld Plz die Ziffernfolge 803
mit dem Joker *.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 20 -
Wenn Sie die Suche mit OK
starten erhalten Sie
folgendes Suchergebnis.
Sie können natürlich auch
über Betriebenamen suchen
oder über Straßennamen,
wenn Sie möchten
Probieren Sie dies einfach
aus!
Hinweis: In der Spalte ges. sieht man die Anzahl der Auszubildenden (inklusive der ausgetretenen
Schüler) die der Betrieb beschäftigt bzw. beschäftigt hat.
3.6
Suchen mit Hilfe von Merkern
Atlantis bietet die Möglichkeit nach Objekten (Betriebe, Klassen, Schüler, Lehrer) zu suchen bei denen
ein Merker gesetzt wurde. Merker dienen z.B. dazu, Objekte zu suchen bei denen noch Daten
nachgetragen werden sollen oder bei denen Ausdrucke fehlen etc.
Im folgenden Beispiel wird bei einem neu eingetretenen Schüler ein Merker gesetzt, anschließend
nach Schülern mit Merker gesucht.
Klicken Sie auf Schüler Schnelleinstieg.
In der Vorbelegung klicken Sie nun auf
OK.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 21 -
Atlantis
Klicken Sie auf das Suchen-Symbol
neben dem Feld Klasse.
Doppelklicken Sie auf eine Klasse und
klicken Sie danach auf OK.
Markieren Sie einen Schüler der Klasse
und klicken Sie dann auf das Register
S-Jahr 2.
Geben Sie das Register frei (Taste F7),
und klicken Sie mit der rechten
Maustaste in das Feld Neueintritt im
Bereich Merker.
Speichern Sie die Änderungen mit der
Taste F9 oder durch einen Klick auf das
Diskettensymbol.
Klicken Sie zum erneuten Suchen auf
das Register Liste (nur hier ist eine
Suche möglich!) und nun auf das
Symbol für die erneute Suche (auch mit
Taste F2 möglich).
Im Schnelleinstieg klicken Sie mit der
rechten Maustaste in das Feld
Neueintr. und danach auf OK.
Es werden alle Schüler angezeigt bei
denen ein Merker im Feld Neueintritt
gesetzt wurde.
Man könnte nun z.B. direkt das Notenblatt (falls angelegt) für den betreffenden Schüler ausdrucken.
Merker lassen sich löschen, wenn man auf Auswertung / Schüler klickt und im Bereich
Listen/Auswertungen die entsprechende Liste auswählt.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 22 -
Atlantis
4.
Der Listendruck
Wie bereits anfangs erwähnt, können Sie sich zu bestimmten Selektionen (z.B. Schüler, Klassen,
Betrieb) Listen ausdrucken lassen. Nachfolgend werden einige Möglichkeiten bei der Erstellung von
Listen gezeigt.
4.1
Klassenlisten
Für die Listenerstellung klicken Sie auf
Auswertung und dann auf Schüler.
Es öffnet sich der Sucheinstieg für
Schüler, da Sie ja eine Schülerliste
erstellen wollen.
Angenommen Sie wollen eine Schülerklassenliste erstellen, dann müssen Sie folgendermaßen
vorgehen.
1. Klicken Sie im Feld Klasse auf das Suchensymbol und wählen Sie eine aktuelle Klasse aus.
2. Das Schuljahr ist das aktuelle Schuljahr (=Voreinstellung).
3. Weiter unten (im Feld: ausgetretene Schüler) können Sie entscheiden ob ausgetretene
Schüler berücksichtigt werden sollen oder nicht.
Suchmaske
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 23 -
Atlantis
4. Im Bereich Listen/Auswertungen sind alle Listenformate (Layouts) zu sehen die bereits
erstellt wurden. Sie können durch klicken auf die kleinen schwarzen Pfeile (nach oben oder
unten) alle Listen einsehen die bereits vorhanden sind.
5. Im Bereich Anfragen sind bereits vordefinierte Filter hinterlegt. Diese Filter könnte man
benutzen, wenn man eine Liste erstellen möchte, in der z. B: nur die Gastschüler ausgedruckt
werden sollen. Man sollte allerdings vorher unter Listen/Auswertungen ein geeignetes
Listenformat (Layout) wählen.
6. Nun gibt es eine Menge an zusätzlichen Schaltflächen. Wenn Sie eine Liste aufgrund der
getroffenen Voreinstellungen erstellen möchten, können Sie auf Listen Suchmaske klicken.
Es wird eine Schülerliste auf der Grundlage der Schülerklassenliste erstellt.
7. Diese Liste wird am Monitor angezeigt. Allerdings nicht unbedingt so wie sie später
ausgedruckt wird. Wenn Sie sehen möchten wie die Liste später ausgedruckt wird, klicken Sie
auf Print Preview ein.
8. Wenn Sie mit dem Listenausdruck beginnen wollen, klicken Sie auf Schaltfläche Drucken.
Hinweis: Sollten mehrere Drucker installiert sein, wählen Sie den richtigen Drucker vor
Beginn des Druckes durch einen Klick auf Drucker einrichten aus.
Zusätzliche Schaltflächen und deren Bedeutung:
Schaltfläche
Bedeutung
Druck abbrechen
Bricht den Datenstrom zum Drucker ab. Die Daten die bereits im
Druckerspeicher sind werden jedoch noch ausgedruckt.
Abbrechen
Dadurch verlassen Sie den Listendruck und gelangen in das
Hauptmenü.
Filter
Dadurch können Sie den Ausdruck anpassen (z.B. wenn Sie nicht alle
Schüler der Klasse im Ausdruck brauchen). Die meisten Filter sind
bereits im Bereich Anfragen umgesetzt.
Sortieren
Sie können die Daten nach den angebotenen Kriterien ab- oder
aufsteigend sortieren lassen, indem Sie die entsprechenden Quelldaten
nach rechts rüberziehen.
Suchvorlauf
Der Suchvorlauf gestattet es eine neue Abfrage in der Suchmaske zu
erstellen, ohne dass man die Auswertungen verlassen muss.
Exportieren
Dadurch kann man die angezeigten Daten in den verschiedenen
Formaten als Datei exportieren und anschließend mit dem
entsprechenden Programm nachbearbeiten.
Listen Stammsatz
Wenn man sich bei einem Schüler befindet oder bei einer Klasse, kann
man durch einen Klick auf das Druckersymbol in den Listendruck
gelangen und anschließend über diese Schaltfläche nur die speziellen
Daten ausdrucken. Gedruckt wird also der Stammsatz der Klasse, des
Schülers etc.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
4.2
- 24 -
Schülerlisten
Für den Druck von Schülerlisten gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie klicken zuerst auf
Auswertungen und dann auf den Eintrag Schüler, oder Sie suchen zuerst den Schüler und drucken
über den Schülerstammsatz, falls die Daten des Schülers schon am Monitor zu sehen sind.
4.2.1 Schülerliste über „Schüler Schnelleinstieg“
Klicken Sie in der Symbolleiste auf
Schüler Schnelleinstieg
und suchen Sie im aktuellen Schuljahr
einen Schüler dessen Name
mit M beginnt. Wählen Sie einen
Schüler aus und
klicken Sie auf übernehmen.
Das nächste Dialogfenster
beantworten Sie mit einem Klick auf
OK.
Ein Auszug der Daten des Schülers
wird in Listenform angezeigt.
Um zum Ausdruck zu gelangen,
klicken Sie auf das Druckersymbol in
der zweiten Symbolleiste
entsprechend dem Bild rechts.
Wir wollen eine Blockbescheinigung
für den Schüler ausdrucken.
Dazu klicken Sie im Bereich
Listen/Auswertungen auf das kleine
Pluszeichen und suchen Sie die Liste
Bescheinigung für Blockschüler.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 25 -
Markieren Sie diese Liste durch einen
Klick auf den entsprechenden Eintrag.
Klicken Sie auf Listen Stammsatz und
danach auf Drucken.
4.2.2 Schülerliste über Auswertung
Klicken Sie in der Menüleiste auf
Auswertung / Schüler.
In der Suchmaske klicken Sie auf das
Fragezeichen neben dem Feld
Suchbegriff und geben Sie die
entsprechenden Daten ein.
Danach können Sie wie oben
beschrieben vorgehen.
Hinweis: Wenn Sie in einem anderen
Schuljahr als dem aktuellen suchen,
stellen Sie zuerst das gewünschte
Schuljahr ein.
4.3
Betriebelisten
Analog zum Ausdruck von Schülerlisten gibt es wiederum zwei Möglichkeiten für den Einstieg in den
Listendruck für Betriebe. Es soll hier nur eine Möglichkeit beschrieben werden.
Klicken Sie auf das Symbol für
Betriebeverwaltung in der
Symbolleiste.
Würden Sie die Voreinstellung, wie
auf der nächsten Seite zu sehen ist,
unverändert lassen, bekämen Sie als
Suchergebnis alle Betriebe Ihrer
Schule zu sehen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 26 -
Sie können nach dem Suchbegriff
suchen. Der Suchbegriff ergibt sich
bei der Neuanlage des Betriebs durch
den Betriebsnamen und kann
geändert werden.
Die Betriebenummer wird vom
Programm bei der Neuanlage
automatisch erstellt und ist eindeutig
einem Betrieb zugeordnet.
Im Feld Art können Sie einstellen, ob
Sie nach einem Ausbildungsbetrieb,
nach einem Heim bzw. nach einem
Lieferanten (soweit erfasst) suchen.
Je mehr Sie die Suche eingrenzen,
desto kürzer ist die Dauer der Suche
und desto kleiner ist die Anzahl der
Suchergebnisse.
Geben Sie im Dialogfenster
Sucheinstieg für Betriebe im Feld
Betriebenr. ein A* ein, erhalten Sie
alle Betriebe deren Betriebenummer
mit A beginnen.
Dies sind u. U. die Betriebe die zu
einer bestimmten Schule gehören,
falls mehrere Schulen auf eine
gemeinsame Betriebedatenbank
zugreifen.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf einen Betrieb in der
Trefferliste und anschließend auf das
Druckersymbol um den
Listenausdruck einzuleiten.
Wählen Sie als Beispiel die Liste 01 Betriebeliste mit Adressen und Schülerzahl und klicken Sie auf
Listen Stammsatz.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 27 -
4.3.1 Betriebeliste einer Klasse für Seriendruck exportieren
Wenn Sie für einen Serienbrief die Betriebe einer Klasse benötigen, weil z.B. eine mehrtägige
Klassenfahrt geplant ist und Sie die Betriebe informieren wollen bzw. müssen, sind folgende Schritte
notwendig.
Beenden Sie als erstes den vorherigen
Listendruck.
Klicken Sie in der Menüleiste auf
Auswertung / Klasse.
Klicken Sie auf das Suchensymbol
neben dem Feld Klasse.
Doppelklicken Sie im Auswahlfenster.
auf eine Klasse.
Markieren Sie im Bereich
Listen/Auswertungen unter Export die
Liste 00 Export der Betriebe für
Klassen.
Klicken Sie auf Listen Suchmaske.
Im Vorschaufenster wird Ihnen das
Suchergebnis angezeigt und Sie
werden darauf hingewiesen die Liste
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 28 -
als Excel-Datei zu speichern.
Als Dateityp soll „Excel5 with headers“
gewählt werden.
Der Dateiname ist frei wählbar.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Exportieren.
Wählen Sie ein Verzeichnis aus z.B.
C:\Temp und als Dateityp den Eintrag
Excel5 with headers.
Vergeben Sie im Feld Dateiname einen
aussagekräftigen Dateinamen, damit
Sie die Datei auch eindeutig zuordnen
können und klicken Sie schließlich auf
Speichern.
Sie können jetzt Excel aufrufen und sich die Datendatei ansehen, damit Sie die Seriendruckfelder
u. U. bearbeiten könnten.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
4.4
- 29 -
Zeugnisdruck
Als Voraussetzung für den Zeugnisdruck müssen beim Schüler ein Notensatz, ein Zeugnissatz und
natürlich Noten hinterlegt sein. Sollte ein Zeugnisdruck nicht funktionieren, kontrollieren Sie als erstes
ob diese Bedingungen erfüllt sind.
Wählen Sie wieder Auswertung und
klicken Sie danach auf Zeugnis.
Um das Zeugnis für einen einzelnen
Schüler auszudrucken wählen Sie das
entsprechende Schuljahr in dem ein
Notensatz hinterlegt ist. In unserem
aktuellen Beispiel ist dies das Schuljahr
2015/16.
Geben Sie als Suchbegriff den
Familiennamen des Schülers ein. An
dieser Stelle können Sie auch einen
Joker verwenden, falls dies Sinn macht.
Als weitere Einschränkung könnten Sie
die Klassenbezeichnung verwenden.
Markieren Sie 00 BS - Alle Zeugnisse
und klicken Sie auf Listen Suchmaske.
Sie erhalten das Zeugnis des
entsprechenden Schuljahres für den
ausgewählten Schüler.
•
•
Wollen Sie die Zeugnisse für eine Klasse ausdrucken, klicken Sie auf das Fragezeichen
neben dem Feld Klasse, wählen den Zeugnistyp, die Liste, klicken dann auf Listen
Suchmaske und schließlich auf Drucken.
Beachten Sie die Einstellung beim Listenfeld ausgetretene Schüler im Sucheinstieg.
Probieren Sie auch hier die verschiedenen Listen aus.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 30 -
Atlantis
4.5
Zeugnisdruck für einen Schüler (über Stammsatz)
Wollen Sie ein Zeugnis für einen einzelnen Schüler ausdrucken und evtl. zusätzlich die Art des
Zeugnisses ändern, können Sie wie folgt vorgehen.
Suchen Sie den Schüler bei dem Sie
die Art des Zeugnisses ändern wollen
über den Schnelleinstieg.
Klicken Sie im Vorbelegungsdialog auf
OK.
Sie können den Suchbegriff (Name des
Schülers) direkt eingeben oder auf das
Suchensymbol klicken und danach den
Namen eingeben.
Auch über die Klasse des Schülers
wäre der Sucheinstieg möglich.
Geben Sie den Namen des Schülers
ein der ein Zeugnis bekommen soll
(zumindest so viele Buchstaben bis der
gesuchte Schüler erscheint).
Doppelklicken Sie auf den gefundenen
Eintrag und danach auf OK.
Klicken Sie auf das Register No.-Kopf.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 31 -
Falls Daten geändert werden sollen,
klicken Sie zum Ändern der Daten auf
das Symbol für Freigabe.
Ändern Sie bei Bedarf die Zeugnisart
und speichern Sie die geänderten
Einstellungen durch einen Klick auf das
Diskettensymbol in der unteren
Symbolleiste.
Zum direkten Ausdruck des Zeugnisses
gelangen Sie über das Druckersymbol.
Da Sie direkt über den Schüler (dessen
Stammsatz) den Druck starten, klicken
Sie auf Listen Stammsatz.
Für den Ausdruck auf den Drucker
klicken Sie Drucken .
Hinweis: Auch der Ausdruck z.B. eines Notenblatts für einen einzelnen Schüler funktioniert über
den Stammsatz des Schülers. Allerdings muss im Register No.-Kopf das Notenblatt angezeigt werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
4.6
- 32 -
Zeugnisdruck für einen Schüler im nichtaktuellen Schuljahr
Dies kann wichtig sein, wenn ein Schüler z.B. ein Zeugnis verloren hat und dieses jedoch wieder
benötigt.
Klicken Sie auf Schülerverwaltung.
Im Vorbelegungsdialog klicken Sie auf
OK.
Im Sucheinstieg wählt man erst die
Schule, anschließend das betreffende
nichtaktuelle Schuljahr aus. Bei Typ
Vorgang wählen Sie Allgemein und als
Schuljahresspezifischer Satz Alle
Sätze.
Klicken Sie auf OK.
Markieren Sie in der Trefferliste den
entsprechenden Schüler und klicken
Sie danach auf das Register No.-Kopf.
Wählen Sie als Erstes das benötigte
Zeugnis aus und klicken Sie nun auf
das Druckersymbol in der zweiten
Symbolleiste.
Wollen Sie das letzte Zeugnis des
Schülers ausdrucken, dann klicken Sie
zuerst auf Letztes Zeugnis, danach auf
Listen Stammsatz und schließlich auf
Drucken.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
4.7
- 33 -
Notenblattdruck für eine Klasse
Klicken Sie auf Auswertung / Zeugnis.
Suchen Sie die Klasse für die Sie die
Notenblätter drucken wollen.
Stellen Sie bei Zeugnistyp Notenblatt
ein.
Wählen Sie unter Listen /Auswertungen
das entsprechende Formular.
Klicken Sie auf Listen Suchmaske und
danach auf Drucken.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 34 -
Atlantis
4.8
Raumlisten
Raumlisten können z.B. erstellt werden, wenn man eine Übersicht über die Sachwalter der
verschiedenen Räume haben will.
Klicken Sie auf Auswertung / Raum.
Der Sucheinstieg für Räume startet.
Werden mehrere Schulen angeboten,
dann doppelklicken Sie als erstes auf
das gewünschte Gebäude.
Im Feld Raumnummer ist die Suche mit
Joker möglich.
Sie können bei den weiteren
Listenfeldern die entsprechende
Raumart, die Nutzungsart etc. wählen.
Lassen Sie bei unserer Suche alle
weiteren Kriterien weg und wählen Sie
als nächstes die Sachwalterliste im
Bereich Listen/Auswertungen und
klicken Sie danach auf
Listen/Suchmaske.
Sie bekommen zu jedem Bauteil die
jeweiligen Raumnummern, die
zugehörigen Sachwalter und die
Nutzungsart angezeigt.
Hinweis: Diese Daten müssen
natürlich vorher angelegt worden und
auf dem neuesten Stand sein.
Ansonsten macht das Arbeiten mit
einer Datenbank sowieso keinen Sinn.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
4.9
- 35 -
Artikellisten
Artikellisten geben Ihnen Auskunft über Bezeichnung, die Artikelnummer, die Bestellnummer, den
Lieferanten und den Brutto-Preis z.B. bei der Einrichtung von Schülerarbeitsplätzen.
Sie starten den Listendruck auf die
gewohnte Art und Weise (siehe Bild).
Sie können im Feld Bezeichnung eine
Vorauswahl treffen und damit die
Suche einschränken.
Im Feld Kategorie können Sie nach
EDV-Geräten, Möbeln etc. suchen.
Zu den jeweiligen Kategorien gibt es
Unterkategorien.
Bsp.: Haben Sie unter Kategorie EDVGeräte ausgewählt könnte Ihnen als
Unterkategorie Drucker, Netzwerkkarte
usw. als Auswahl angeboten werden.
Im Feld Gruppe könnte die Unterteilung
Laserdrucker, Tintenstrahldrucker
lauten.
Unter Versicherungsart wird eine
Auswahl der verschiedenen
Möglichkeiten angeboten z.B. Feuer.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 36 -
4.10 Artikelverteilung
Mit Hilfe der Artikelverteilung können Sie z.B. Listen erzeugen die Ihnen anzeigen für welche Raumart
Möbel existieren deren Einzelwert den Betrag von 410 € überschreitet (siehe Einstellungen im Bild
unten).
Testen Sie die verschiedenen Einstellmöglichkeiten die Sie z.B. unter Listen/Auswertungen finden.
4.11 Druck der Fächerkombinationen
Wenn eine Klasse angelegt wird, muss der Klasse eine Fächerkombination zugewiesen werden. Die
Fächerkombination wird zum Eintragen der Noten benötigt. Jeder Schüler erhält automatisch eine
Kopie der Fächerkombination an seinen Datensatz.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 37 -
Wie bei den anderen Listen erreichen
Sie den Ausdruck der
Fächerkombinationen über Auswertung
/ Organisation / Fächerkombinationen.
Sie können unter Typ auswählen ob Sie
nur die Fächerkombinationen der
Jahrgangsstufe 10 ausgedruckt haben
wollen oder alle (= leer) etc.
Lassen Sie die Voreinstellung indem
Sie auf den Eintrag <leer> klicken und
danach auf Listen/Suchmaske.
Als Ergebnis sehen Sie die Auflistung der Fächerkombinationen und der zugehörigen Fächer. In der
Spalte Gew. findet man die Gewichtung, welche für die Bildung der Durchschnittsnote beim
Abschlusszeugnis vonnöten ist.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 38 -
Atlantis
4.12 Listen für Statistik, Exportlisten
Exportlisten werden, sofern an der Grundeinstellung nichts verändert wurde, im Verzeichnis
H:\Eigene Dateien\Atlantis gespeichert.
Klicken Sie in der Menüleiste auf
Auswertung / Organisation / Schuljahr.
Im Beispiel werden die erzeugten
Daten im Verzeichnis unter H:\Eigene
Dateien\Atlantis gespeichert.
Klicken Sie so oft auf das Pluszeichen ,
bis die Liste 00 LA-Stat Klassenbogen
Exportdatei erscheint und markieren
Sie diese.
Klicken Sie auf Listen/Suchmaske.
Es erscheint die Meldung, dass die ausgespielten Daten im Verzeichnis H:\EIGENE
DATEIEN\ATLANTIS\XXXX gespeichert wurden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 39 -
4.13 Ausspielliste für das pädagogische Netz
Die Ausspielliste für das pädagogische Netz erreichet man wieder über das Menü
Auswertung / Organisation / Schuljahr.
In der Suchmaske ist die betreffende Schule und das aktuelle Schuljahr bereits voreingestellt. Im
Bereich Listen / Auswertungen ist, je nach Bedarf, die entsprechende Liste (im Beispiel: Ausspielliste
für das päd. Netz) zu wählen und durch einen Klick auf Listen Suchmaske der Export zu starten.
Als Ergebnis bekommen Sie u.a. den Pfad zur Exportdatei angezeigt. Im Explorer kann man die Daten
durch einen Doppelklick auf die Datei begutachten und gegebenenfalls ändern.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 40 -
Atlantis
4.14 Blockzeiten drucken
Wenn man z.B. eine Übersicht über die aktuellen Blockzeiten der einzelnen Zeitgruppen braucht, kann
man sich diese natürlich auch ausdrucken lassen.
Wieder beginnt der Ausdruck mit einem
Klick auf Auswertung / Organisation /
Block.
Sie können in der Suchmaske wieder
die Schule und das Schuljahr
auswählen und evtl. die
Blockbezeichnung eintragen sofern
diese bekannt ist.
Wenn Sie bei den Blockzeiten Daten
eingeben, werden nur die Klassen
angezeigt, die in diesem Zeitraum an
der Schule sind.
Wenn Sie in der Suchmaske nichts verändern, werden Ihnen alle Zeitgruppen und die Klassen
angezeigt, die ja den Blöcken zugewiesen wurden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 41 -
Atlantis
4.15 Ausdruck aller Zeugnisbemerkungen
Der Ausdruck aller Zeugnisbemerkungen funktioniert auf die bekannte Art und Weise. Über den
Einstieg Auswertung / Organisation / Bemerkung kann man kann sich alle männlichen Formulierungen
und alle weiblichen Formulierungen getrennt ausdrucken. Wenn man beliebig auswählt werden beide
Formulierungen ausgedruckt.
Im Bereich Listen / Auswertungen ist die Liste 00 Zeugnisbemerkungen bereits markiert.
4.16 Listen einbinden
Standardmäßig haben alle Schulen alle Listen zur Verfügung. Da jedoch nicht alle Schulen alle Listen
benötigen, kann man, je nach Bedarf, nur die notwendigsten Listen einbinden. Als Beispiel wird
gezeigt wie man eine Schülerliste einbindet.
Zum Einbinden klickt man auf Datei /
Administration / Schlüssel global.
Im Sucheinstieg tippen Sie im Feld
Kennzeichen LISTEN ein.
Klicken Sie auf OK.
Schülerlisten beginnen immer mit dak_schue und enden mit einer Nummer. Dieser Wert
(z.B. dak_schue_liste_01) ist bereits vorgegeben und darf nicht verändert werden.
Scrollen Sie nach unten bis zu den Listen die mit dak_schue beginnen. In der Spalte Auflösung steht
eine zweistellige Nummer und eine nähere Bezeichnung. Die Nummer entscheidet über die
Reihenfolge bei der späteren Listenauswahl.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 42 -
Doppelklicken Sie auf die Liste
dak_schue_liste_01.
Klicken Sie auf Neuanlage.
Schreiben Sie im Feld Wert die neue,
vorgegebene Bezeichnung rein.
Im Feld Auflösung 1 tippen Sie eine
noch nicht vergebene zweistellige
Nummer ein und vergeben die
eindeutige Bezeichnung (diese ist auch
vorgegeben).
Der Eintrag im Feld KM Bezeichnung
entscheidet darüber, wo die Liste
verwendet werden kann. Im Beispiel
kommt man zu der Liste, wenn man auf
Auswertung / Schüler klickt.
Der Eintrag im Feld LA Bezeichnung
gibt an, in welcher Listengruppe die
neue Liste zu finden ist.
Listen, die man nicht benötigt, können im Registerblatt Liste mit F8 gelöscht werden.
Welche Listen in Atlantis vorhanden sind kann man sehen, wenn man auf Auswertung / Schlüssel
klickt, im Bereich Listen/Auswertungen (Format) auf 00 Listenübersicht und danach auf die
Schaltfläche Listen Suchmaske.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
5.
Die Lehrerverwaltung
5.1
Neuanlage
- 43 -
Zur Neuanlage eines Lehrers klickt man
auf die Schaltfläche
Lehrer-/Personalverwaltung in der
Symbolleiste.
Stellen Sie das entsprechende
Schuljahr ein falls nötig (in der Regel
reicht die Voreinstellung).
Die Schule ist auch schon
voreingestellt.
Klicken Sie auf Abbrechen.
Zur Neuanlage müssen Sie auf das
Register Stammdaten wechseln.
Hinweis: Im Register Liste ist niemals
eine Neuanlage möglich!
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 44 -
Für die Neuanlage klickt man auf das
entsprechende Symbol in der unteren
Symbolleiste ganz links.
Die Tastenkombination Shift+F7 hat die
gleiche Auswirkung.
Blau hinterlegte Felder sind so
genannte Mussfelder.
Die Stammnummer ist den Daten der
Gehaltsabrechnung zu entnehmen.
Im Optionsfeld ist das Geschlecht
anzuklicken.
Tragen Sie die KuMi.Nr. ein. Im grauen
Bereich soll das Geburtsdatum stehen.
Anschließend müssen der Name und
der Vorname eingegeben werden. Aus
diesen Daten wird, wie immer, der
Suchbegriff gebildet.
Die Anrede wird automatisch erstellt,
wenn auf die Optionsfelder für das
Geschlecht geklickt wird.
Der Zeugnisunterschriftstext wird im
Zeugnis des Schülers mit angedruckt,
wenn hier Daten eingegeben werden.
Das Listenfeld Unterzeichnertext
wird ebenfalls für den Zeugnisdruck
benötigt. Hier ist der entsprechende
Eintrag anzuklicken.
Der Lehrkraft muss noch einer
Schule zugewiesen werden.
Klicken Sie dazu auf das Register
Schule und danach auf Neuanlage.
Im Bereich Schule kontrollieren Sie die
Einstellung zur Schule.
Vergeben Sie ein Lehrerkurzzeichen,
klicken Sie in das Feld Lehrernummer
und speichern Sie die Daten durch
einen Klick auf die Schaltfläche
Speichern.
Die weiteren Daten könnten wieder von den anderen Benutzergruppen (z.B. Schulleitung, Sekretariat)
eingegeben werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
5.2
- 45 -
Datenpflege, Änderungen
Die Pflege der Lehrerdaten sollte sorgfältig durchgeführt werden, da diese, wie die Schülerdaten auch,
für statistische Zwecke benötigt werden. Die Daten müssen nicht unbedingt vom Betreuer gepflegt
werden. Nach der Neuanlage kann jemand aus der Gruppe der Schulleiter oder der Gruppe
Sekretariat diese Aufgabe übernehmen.
5.2.1 Register Stammdaten
Nach der Neuanlage einer Lehrkraft
können Sie sich über die Suchfunktion
der Lehrer-/Personalverwaltung die
LehrerInnen der Schule anzeigen
lassen, indem Sie im Sucheinstieg nur
auf OK klicken und die Abfrage ebenso
quittieren.
Markieren Sie die Lehrkraft deren
Daten Sie ändern wollen und klicken
Sie danach auf das Register
Stammdaten.
Klicken Sie in der unteren Symbolleiste
auf das Symbol für Freigabe . Erst
wenn die Daten freigegeben sind kann
man diese ändern.
Alternativ würde auch die rechte
Maustaste funktionieren und ein Klick
auf den entsprechenden Eintrag im
Kontextmenü bzw. die Taste F7.
Im Bereich Arbeitsverhältnis sind noch
fehlende Daten einzutragen.
Beispiel:
Unsere Beispiellehrkraft ist Beamter/In,
hauptamtlich tätig und gehört der
Besoldungsgruppe A14 an.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 46 -
In der rechten unteren Hälfte der
Registerkarte ist das Geburtsdatum, die
Staatsangehörigkeit und die Art
(Lehrer, Personal, Sekretariat, etc.)
auszuwählen.
Im Bereich Fächer sind die Fächer
auszuwählen, für die eine
Lehrbefähigung bzw. eine
Lehrerlaubnis vorliegt.
Klicken Sie zur Auswahl einer
Lehrbefähigung auf die Schaltfläche mit
den drei Punkten.
Im Feld Fach klicken Sie auf das
Suchensymbol.
Suchen Sie das entsprechende Fach
bzw. eine Fachrichtung aus der Liste
aus, klicken Sie auf Übernehmen.
Wenn Sie mehrere Lehrbefähigungen
anlegen wollen, klicken Sie auf
Neuanlage und wählen Sie ein weiteres
Fach aus der Liste.
Ist dies abgeschlossen, klicken Sie auf
die Schaltfläche Zurück.
Sie landen wieder im Register
Stammdaten.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 47 -
Zum Anlegen der Adresse der Lehrkraft
klicken Sie auf die Registerkarte
Adressen und danach wieder auf das
Symbol für Neuanlage .
Die blau markierten Felder sind wieder
die Pflichtfelder (Dateneingabe ist
notwendig).
Die Eintragungen z. B. zum Eintritt an die Schule und zum Umfang des Unterrichteinsatzes werden
auf der Registerkarte Schule vorgenommen.
Wichtig: Ein Eintrittsdatum sollte nur gesetzt werden, wenn die Lehrkraft neu eingetreten ist.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 48 -
Atlantis
5.2.2 Register Schule
Bereich Schule:
Feld
Lehrerkurzzeichen
Beschreibung
Hier ist das Kurzzeichen der Lehrkraft einzutragen
Stammschule
Auswahlmöglichkeit (ja / nein)
Lehrernummer
Wird vom Programm vergeben
Mitglied d. Schulleitung
Kann durch einen Klick aktiviert werden. Wenn das Kästchen aktiviert
ist, wird die Person in der Schulenverwaltung im Register Stamm
angezeigt.
Bereich Stellendaten:
Feld
Funktionsstelle
Beschreibung
Auswahl des Aufgabenbereichs
Weitere Funktionen
Auswahl weiterer Funktionen; Neuanlage möglich
Eintritt / Grund
Datum wird nur gesetzt, wenn eine Lehrkraft neu hinzukommt.
Auswahl des Grundes aus Liste
Austritt / Grund
Datum wird gesetzt, wenn die Lehrkraft die Schule verlässt.
Auswahl des Grundes aus Liste
Ersatzlehrkraft
Wenn eine Lehrkraft aus irgend einem Grund nicht das komplette
Stundenmaß unterrichten kann und eine Ersatzlehrkraft benötigt wird,
muss hier eine ausgewählt werden und beim Lehrereinsatz im Feld
„Stadt Ermäßigung“ ein Grund und die entsprechende Stundenzahl
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 49 -
Atlantis
ausgewählt werden
Bereich Lehrereinsatz:
Feld
Unterrichtspflichtzeit theor.
Beschreibung
Unterrichtsstunden die zu unterrichten wären (z.B. 25 U.-Std.)
Unterrichtspflichtzeit max.
Unterrichtsstunden die max. unterrichtet werden (z.B. 18 U.-Std.)
Altersermäßigung
Anzahl der Stunden die, aufgrund einer erreichten Altersgrenze,
weniger zu unterrichten sind.
Ermäß. Behind.
Anzahl der Stunden die, aufgrund einer bestimmten Behinderung,
weniger zu unterrichten sind.
Stadt Ermäßigung
Siehe Ersatzlehrkraft (weiter oben)
Mehrarbeit
Anzahl der Mehrarbeitsstunden
zu leistende
Wochenstunden
= Unterrichtspflichtzeit max + Mehrarbeit – (Altersermäßigung +
Ermäß. Behind. + Stadt Ermäßigung)
Pflichtunterricht
Summe des fachlichen Unterrichts; muss identisch zum Wert im
Feld U.-Einsatz sein. Der Pflichtunterricht (und nur dieser) kann per
Mausklick übernommen werden.
Sonst. Unterricht
Sonstiger abzuleistender Unterricht; Grund und zeitlicher Umfang ist
auszuwählen bzw. einzutragen
davon nichtwiss. Unterricht
Anzahl der Stunden nichtwissenschaftlichen Unterrichts (betrifft die
Stunden sonstigen Unterrichts)
Arbeitszeitkonto
Wird im folgenden Schuljahr automatisch gebildet z.B. weil im
laufenden Schuljahr zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde. Dieses
Konto wird nur an der Stammschule geführt.
Abweichung (aktuell)
= Pflichtunterricht + Sonst. Unterricht + Anrechnungen –
Unterrichtspflichtzeit max.
Differenz in schwarzer Schrift → arbeitet zu viel
Differenz in roter Schrift → arbeitet zu wenig
Anrech. Kollegium
Anrechnungsstunden aus dem Kontingent für das Kollegium
Anrechnung Stadt
Anrechnungsstunden aus dem stadtweiten Stundenkontingent
Zentr. Fachberatung
Anrechnungsstunden für Schulenübergreifende Tätigkeit
Abordnung
Stunden mit denen die Lehrkraft z.B. an eine Hochschule abgeordnet
ist.
Weitere Schulen
Stunden mit denen die Lehrkraft an anderen Schulen unterrichtet
Sprechstunde
Auswahl des Wochentages, der Stunde und des Raums möglich
U.-Einsatz
Diese Stunden ergeben sich, wenn man in der Klasse in der diese
Lehrkraft unterrichtet, im Register Stunden, Spalte Lehrer die Lehrkraft
auswählt und die Stunden einträgt.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 50 -
Atlantis
5.2.3 Beispiel für Lehrereinsatz
Im Beispiel handelt es sich um Lehrkraft die an drei Schulen innerhalb eines Standorts unterrichtet.
Davon ist eine Schule die Stammschule der Lehrkraft.
Eintragungen bei der Stammschule
Dem Bild ist zu entnehmen:
Unterrichtspflichtzeit theor. ≙ Unterrichtspflichtzeit Es handelt sich also um eine Vollzeitlehrkraft. Bei
Teilzeitlehrkräften wäre die Unterrichtspflichtzeit
max.
max. kleiner.
Zu leistende Wochenstunden = Unterrichtspflichtzeit max. – Summe (Altersermäßigung +
Arbeitszeitkonto).
Im Beispiel arbeitet die Lehrkraft 0,300 h zu viel. Dies wird im kommenden Schuljahr ausgeglichen.
Außerdem bekommt die Lehrkraft eine halbe Stunde Anrechnung.
Wenn zusätzlich an einer anderen Schule unterrichtet wird, ist diese bei Weitere Schulen einzutragen.
Ist eine Schule in der Auswahl nicht
vorhanden, muss diese mit der
vierstelligen Schulnummer neu
angelegt werden (rechte Maustaste →
Schlüsselpflege → Neuanlage).
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 51 -
Atlantis
Eintragungen bei der Nichtstammschule 1
Dem Bild ist zu entnehmen:
Unterrichtspflichtzeit theor. ≙ Unterrichtspflichtzeit Bei Nichtstammschulen darf es keine Differenz
geben.
max.
Die zu unterrichtenden Stunden an der Schule ergeben sich aus den zu leistenden Wochenstunden
abzüglich den Stunden an weiteren Schulen.
Bsp.: 8,000 = 25,000 - 17,000
Die 15,000 Stunden an der Schule
1597 ergeben sich aus der Summe
von Pflichtunterricht,
Altersermäßigung, Arbeitszeitkonto
und Anrechnungen.
Eintragungen bei der Nichtstammschule 2
Ähnlich wie bei der Nichtstammschule 1 ergibt sich der Einsatz an weiteren Schulen, wenn man von
den zu leistenden Wochenstunden den Pflichtunterricht abzieht.
Hinweis: Anrechnungen müssen bei den Schule eingetragen werden, wo diese Stunden auch
vergeben werden. Das Arbeitszeitkonto wird an der Stammschule geführt.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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- 52 -
5.2.3 Register Wiedervorlage
In der Registerkarte Wiedervorlage
kann der eine Wiedervorlage neu
anlegen.
Wenn sich der Ersteller der
Wiedervorlage an Atlantis anmeldet,
bekommt dieser eine Meldung am
Monitor, jedoch nicht derjenige bei dem
man die Wiedervorlage hinterlegt hat.
Der Grund der Wiedervorlage ist frei
wählbar. Eine Ablauffrist ist ebenso
möglich. Sie bedeutet nicht, dass die
Meldung nach Ablauf der Frist
verschwindet.
Erst wenn bei Grund für die Löschung
etwas eingetragen wird, verschwindet
die Wiedervorlage.
Zum Löschen der Wiedervorlage klickt
man in der Menüleiste auf Datei /
Organisation / Wiedervorlage.
Es erscheint der Sucheinstieg für
Wiedervorlagen.
Hier können Sie sich nach Datum
anzeigen lassen oder/und die
Wiedervorlagen die bei einem Betrieb
etc. hinterlegt sind.
Wenn Sie nichts auswählen, werden
alle von Ihnen erstellten
Wiedervorlagen angezeigt.
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Autor: Michael Kreil
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- 53 -
Zum endgültigen Löschen einer
Wiedervorlage markieren Sie diese,
klicken Sie danach auf das Symbol für
Löschen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
6.
Betriebeverwaltung
6.1
Neuanlage
- 54 -
Zum Anlegen eines Betriebes klicken
Sie auf das Symbol für die
Betriebeverwaltung.
Beim Sucheinstieg klicken Sie auf
Abbrechen, da man den Sucheinstieg,
für einen Betrieb der noch nicht
vorhanden ist, nicht mehr benötigt.
Klicken Sie nun auf die Registerkarte
Stammdaten.
Klicken Sie auf das Symbol für
Neuanlage.
Die blauen Felder sind wieder so
genannte Mussfelder, hier müssen also
Daten eingegeben werden.
Es soll ein Betrieb angelegt werden, der
Elektroinstallationen durchführt.
Unter Art kann die Art des Betriebs
auswählen (Ausbildungsbetrieb,
Lieferant, etc).
Im Feld Typ kann man die Firma einem
bestimmten Schwerpunkt zuordnen.
Bei Bedarf ist der Mutterkonzern über
das Suchensymbol auszuwählen.
Wenn der Betrieb ein Mutterkonzern ist,
sollte ein Häkchen gesetzt werden.
Der Suchbegriff ergibt sich aus
Name 1 + Name 2.
Handelt es sich um eine Einrichtung
des Landes oder des Bundes ist im
entsprechenden Feld ein Häkchen zu
setzen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
6.2
- 55 -
Betriebeadresse(n)
Im Register Adressen können Sie
festlegen, ob es die Hauptanschrift ist
oder ob es sich um eine Zweigstelle
handelt. Die Voreinstellung lautet
Hauptadresse.
Füllen Sie alle wichtigen Felder aus zu
denen Sie Daten besitzen und klicken
Sie zwischendurch auf Speichern.
Sollte der Betrieb zwei oder mehrere
Adressen besitzen, so ist in der
gleichen Registerkarte eine Neuanlage
möglich und Sie können eine weitere
Adresse erfassen.
Wenn Sie am Scrollbalken nach oben
ziehen, sehen Sie, dass eine Adresse
die Hauptadresse ist die andere nicht.
Hinweis: Es kann nur eine
Hauptadresse geben.
Auf die Registerkarte Wiedervorlagen
hat die Gruppe Sekretariat und die
Betreuer Rechte.
Im Register Heimschüler bzw. Schüler würden Sie alle Schüler sehen die dem Betrieb zugeordnet
worden sind. Bei einer Neuanlage eines Betriebes kann dies noch nicht der Fall sein.
6.3
Ändern von Betriebedaten
Zum Ändern von Betriebedaten sucht man den entsprechenden Betrieb, klickt auf das betreffende
Register und danach auf Freigabe.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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7.
- 56 -
Anlegen einer Fächerkombination
Fächerkombinationen werden u.a. benötigt, für den Druck der Notenbögen (= Notenblätter), für die
Zeugniserstellung und letztlich auch für den Lehrereinsatz. Die fächerkombinationen werden zentral
erstellt und den Klassen zugewiesen werden. Weitere Hinweise sind der Atlantis-Hilfe zu entnehmen.
Klicken Sie auf Datei / Organisation /
Fächerkombination.
Wenn Sie alle Fächerkombinationen
sehen wollen, dann lassen Sie die
Voreinstellung wie im Bild rechts und
klicken auf OK.
Sie bekommen alle bereits angelegten
Fächerkombinationen angezeigt.
Für eine Neuanlage wechseln Sie auf
die Registerkarte Stammdaten.
Klicken Sie auf die rechte Maustaste
und wählen Sie Neuanlage.
•
Wählen Sie Ihre Schule aus.
•
Schulart ist Berufsschule.
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Autor: Michael Kreil
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•
Im Feld Typ suchen Sie den
entsprechenden Typen aus. Ist der
Typ nicht vorhanden müssen Sie
den DB-Admin bitten den
entsprechenden Schlüssel
nachzuerfassen.
•
Geben Sie eine eindeutige
Bezeichnung für die
Fächerkombination an und evtl. eine
Bemerkung.
- 57 -
Klicken Sie anschließend auf Speichern.
7.1
Neuanlage mit Vorbesetzung
Im Prinzip wird bis zum Feld Bezeichnung wie oben beschrieben vorgegangen. Jedoch kann man
durch Zuhilfenahme der Vorbesetzung eine bereits bestehende Fächerkombination auswählen und
diese anschließend anpassen. Damit werden, für die neu zu erstellende Fächerkombination, die
Fächer aus der bereits vorhandenen übernommen und können anschließend abgeändert werden.
Klicken Sie auf den Sucheinstieg für
die Fächerkombinationen falls das
Fenster die Verwaltung der
Fächerkombinationen noch geöffnet
ist.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK.
Markieren Sie eine
Fächerkombination und klicken Sie
auf das Register Stammdaten.
Klicken Sie auf das Symbol für
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- 58 -
Neuanlage.
Im Feld Typ wählen Sie den
entsprechenden Eintrag aus und
vergeben Sie eine eindeutige
Bezeichnung.
Klicken Sie auf das Suchensymbol um
sich bereits bestehende
Fächerkombinationen anzeigen zu
lassen.
Wählen Sie diejenige
Fächerkombination aus, die Sie als
Vorlage für die neue verwenden
wollen.
Doppelklicken Sie auf die
entsprechende Fächerkombination
und klicken Sie anschließend auf die
Registerkarte Einzelsatz-Liste.
Hier könnten Sie jetzt entsprechende
Änderungen vornehmen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
7.2
- 59 -
Fächer zuordnen
Gehen Sie auf die Registerkarte
Einzelsatz Liste und danach klicken Sie
auf das Symbol für Neuanlage.
Sie sollten die Anzahl der Fächer und
deren Bezeichnungen kennen.
Wenn dies der Fall ist, drücken Sie so
oft auf Neuanlage bis die Anzahl der
Fächer für die Fächerkombination
erreicht ist.
Die Reihenfolge entspricht der
Reihenfolge im Zeugnisdruck.
Sie können die Reihenfolge ändern,
wenn Sie in der Spalte Pos 1 die
Ziffern ändern. (Bitte jede Ziffer
eindeutig vergeben)!!!!
Um die Fächer den Positionen zuordnen
zu können, gehen Sie für das jeweilige
Fach auf das Suchsymbol.
Im Fenster Suchergebnis wählen Sie die
Fächer aus.
Klicken Sie auf das jeweilige
Suchsymbol, suchen Sie nach den
einzelnen Fächern und klicken Sie dann
auf Übernehmen oder doppelklicken Sie
auf das einzufügende Fach.
So könnte die Fächerkombination
aussehen.
Auf diese Weise können alle
Fächerkombinationen in einem
Durchgang angelegt und anschließend
den Klassen zugeordnet werden.
Einzelne Fächer können auch gelöscht
werden, wenn man mit der rechten
Maustaste auf ein Fach klickt und
anschließend im Kontextmenü Löschen
wählt.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
7.3
- 60 -
Neuanlage von Fächern
Wenn bei der Erstellung der Fächerkombinationen noch zusätzlich Fächer benötigt werden, können
Sie als Administrator noch weitere Fächer anlegen.
Klicken Sie zur Anlage eines neuen
Faches auf
Datei / Organisation / Fach.
Im Sucheinstieg ändern Sie die
Schulart nicht, sondern klicken Sie nur
auf OK.
Den folgenden Hinweis beantworten
Sie mit einem Klick auf Ja.
Im Register Liste sehen Sie die angelegten Fächer. Jedes Fach besitzt ein eindeutiges Kürzel,
dieses Kürzel ist bei der Fächerübersicht in der Fächerkombination zu sehen (Register: Einzelsatz
Liste).
In der Spalte Kurztext können Sie einen beliebigen Eintrag vornehmen. Die Spalte Zeugnistext zeigt
den Text der im Zeugnisausdruck erscheint an. In der Spalte KM-Nummer stehen Zahlen. Diese
Zahlen werden vom KM vergeben und stehen nur bei den „Fächern“ (z.B. Elektrotechnik) die
statistisch ausgewertet werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
7.4
- 61 -
Bedeutung des Typs „Auswertung“
Wenn Sie ein Fach anlegen, das noch nicht in der Liste vorhanden ist, gibt es dafür auch keine
KM-Nummer. Sie benötigen daher in der Fächerkombination ein zusätzliches „Sammelfach“. Dieses
Sammelfach soll die Summe der Stunden aller neu angelegten Fächer des fachlichen Unterrichts
enthalten.
Beispiel:
In der obigen Fächerkombination gibt es das „Sammelfach“ (Elektrotechnik). Dieses Fach wird
statistisch ausgewertet und beinhaltet die Stundensumme des fachlichen Unterrichts (28 Stunden).
Bei Fächern, die für den Zeugnisdruck verwendet werden, jedoch keine KM-Nummer besitzen, soll in
der Spalte Typ Auswertung keine Klassenstatistik nichts eingetragen werden.
Wenn man für die Klassen einen Zeugnissatz anlegt, wird das „Sammelfach“ nicht an die Schüler
kopiert. Der Eintrag nicht an Schüler kopieren –in der Spalte Typ Auswertung- verhindert dies.
Weiter mit der Neuanlage von Fächern!
Wenn die Fächerliste erscheint, klicken
Sie auf das Register Stammdaten und
danach Neuanlage.
Vergeben Sie ein Kürzel, wählen Sie
die entsprechende Schulart, tragen Sie
den Kurz- und Zeugnistext ein und
speichern Sie die Neuanlage.
Hinweis: Das Kürzel muss eindeutig
sein.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 62 -
Atlantis
7.5
Anlegen von Klassengruppen
Klassengruppen werden angelegt, wenn eine Klasse zur gleichen Zeit in unterschiedlichen Fächern
unterrichtet wird.
Bsp.: Ein Teil der Klasse wird in Rechnungswesen unterrichtet, der andere Teil in Mathematik.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte beschrieben.
Als erstes muss eine neue Klasse angelegt werden. Die neue Klasse erhält nahezu die gleiche
Klassenbezeichnung, allerdings einen Zusatz. Dieser Zusatz setzt sich aus einem @-Zeichen und
einem laufendem Buchstaben, beginnend mit B, zusammen.
Bsp.: Wenn die Klasse 10AV von der oben angesprochenen Teilung betroffen ist, muss eine neue
Klasse mit der Bezeichnung 10AV@B angelegt werden (der Buchstabe „A“ darf nicht verwendet
werden).
7.5.1. Neue Klasse anlegen
Klicken Sie auf Klassenverwaltung,
wählen Sie die Schule und klicken Sie
auf OK.
Doppelklicken Sie auf die betroffene
Klasse (im Beispiel ist es die Klasse
10AV) und danach auf Neuanlage.
Geben Sie im Feld Klasse als Endung
@B ein. Die Klassenbezeichnung lautet
nun 10AV@B.
Als Status wird Statistikklasse
eingetragen.
7.5.2. Schülerzahlen bei Koppelklasse eintragen
Die Anzahl der Schüler, die z.B. das
Plusprogramm besuchen (statt des
Religionsunterrichts) werden beim Feld
Schülerzahlen eingetragen.
Geben Sie das Register frei, klicken Sie
auf die gepunktete Schaltfläche und
tragen Sie die im Feld "Schülerzahl
gesamt" die Anzahl der kompletten
Gruppengröße ein.
Die Anzahl der Schülerinnen wird
unterhalb eingetragen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 63 -
Atlantis
7.5.3. Fach der Klassengruppe zuweisen
Alle Fächer die in der Klassengruppe benötigt werden, müssen auch in der Fächerkombination der
regulären Klasse vorhanden sein. Dies bedeutet, dass in der regulären Klasse und in der
Koppelklasse die gleiche Fächerkombination verwendet wird. Bei den Fächern die für die Kopplung
verwendet werden, muss bei der regulären Klasse im Register Fächer. Spalte "Typ Auswertung" der
Eintrag keine Klassenstatistik gewählt werden.
Klicken Sie auf das Register
Stammdaten und wählen Sie die
gleiche Fächerkombination wie bei der
regulären Klasse aus.
Löschen Sie alle nicht benötigten
Fächer aus der Liste.
Falls es sich um ein Plusprogramm
handelt, wählen Sie in der Spalte Art
Fach den entsprechenden Eintrag aus.
Wählen Sie in der Spalte
Typ Auswertung den Eintrag "nicht an
Schüler kopieren".
7.5.4. Lehrkraft zuweisen
Klicken Sie auf das Register Stunden
und geben Sie die Schülerstunden ein.
Klicken Sie in der Spalte Lehrer auf die
gepunktete Schaltfläche. Suchen Sie
die entsprechende Lehrkraft aus und
tragen Sie die Lehrerstunden ein.
Wichtig: Für jedes Fach, das vom geteilten Unterricht betroffen ist (im Beispiel
Rechnungswesen und Mathematik), muss eine Klassengruppe angelegt werden.
Dies bedeutet, dass im vorliegenden Beispiel, mit Schritt 1 beginnend, zusätzlich eine Klassengruppe
für das Fach Rechnungswesen mit der Bezeichnung 10AV@C angelegt werden muss.
Je nachdem wie viele Fächer davon
betroffen sind, müssen mehr oder
weniger Koppelklassen angelegt
werden.
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Autor: Michael Kreil
- 64 -
Atlantis
8.
Fachklassenschlüssel
Normalerweise wird die Fächerkombination an die Klasse kopiert und alle Schüler der Klasse erhalten
somit die gleichen Fächer. Fachklassenschlüssel werden verwendet, wenn nicht für alle Schüler einer
Klasse die gleiche Fächerkombination gelten soll.
Beispiel: Im folgenden Beispiel werden Auszubildende der Fachrichtung Elektroinstallateur und
Elektroniker: Fachrichtung Automatisierungstechnik in der 10. Jahrgangsstufe beschult. Die
Schüler der beiden Fachrichtungen werden in unterschiedlichen Fächern unterrichtet, die
natürlich in den Zeugnissen angedruckt werden.
8.1
Anlegen eines Fachklassenschlüssels (Betreuer, Lehrer, Schulleitung,
Sekretariat)
Annahme: Beide Fächerkombinationen – je eine für die unterschiedlichen Fachrichtungen – sind
bereits angelegt.
Klicken Sie zur Anlage eines
Fachklassenschlüssels auf Datei /
Organisation / Fachklassenschlüssel.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK und
bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage
mit Ja.
Klicken Sie auf das Register
Stammdaten und danach auf
Neuanlage.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 65 -
Im Feld Bezeichnung tippen Sie einen eindeutigen Begriff ein, für welche Jahrgangsstufe, für welchen
Ausbildungsberuf und welche Ausbildungsrichtung der Schlüssel gelten soll. Schließlich weisen Sie
dem Fachklassenschlüssel eine Fächerkombination zu, die auf den Ausbildungsberuf abgestimmt ist.
Speichern und schließen Sie das Fenster!
8.2
Kopie der Fächerkombination an den Schüler
Eine Fächerkombination wird im Normalfall an die Klasse kopiert. Mit Hilfe des Fachklassenschlüssels
ist man in der Lage, Schülern unterschiedlicher Ausbildungsrichtungen, die aber in einer Klasse
beschult werden, unterschiedliche Notenblätter und somit unterschiedliche Fächer für die
Noteneingabe im Zeugnis zu geben.
Zum Kopieren des Notenblatts an die
Schüler klicken Sie im Menü Funktion
auf Schüler / Notenblatt anlegen
und anschließend auf das Menü
Funktion / Schüler / Zeugnissatz
anlegen/löschen.
Kontrollieren Sie das Ergebnis bei den
Schülern (Register No.-Einzel).
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 66 -
Atlantis
9.
Blockzeiten
Blockzeiten werden, ebenso wie die Fächerkombinationen, als vorbereitende Maßnahmen
eingegeben. Diese Blöcke sollen später den Klassen zugeordnet werden.
9.1
Neuanlage eines Blockes
(Betreuer)
Klicken Sie im Menü Datei auf
Organisation / Block.
Wenn Sie für das kommende Schuljahr
einen Block anlegen, gehen Sie wie
folgt vor.
Wählen Sie im Sucheinstieg das
Schuljahr aus für das der Block
angelegt werden soll und klicken Sie
auf OK.
Falls dies der erste Block ist den Sie
neu eingeben, wird auch
– logischerweise - keiner angezeigt
Klicken Sie auf das Register
Stammdaten, da im Register Liste
niemals eine Neuanlage möglich ist und
danach auf Neuanlage.
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Autor: Michael Kreil
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•
Wählen Sie Ihre Schule über
aus.
•
Wählen Sie für das Feld Schuljahr
den gewünschten Wert.
•
Vergeben Sie als Bezeichnung
einen eindeutigen und leicht
zuordenbaren Namen.
- 67 -
Speichern Sie mit F9 und wechseln Sie
auf das Register Blockzeiten um nun
für diese Blockbezeichnung die
Blockzeiten einzutragen.
Klicken Sie pro benötigten Block einmal
auf das Symbol für Neuanlage.
In den Spalten Beginn und Ende sind
die entsprechenden Werte einzutragen.
Der hinterlegte Kalender errechnet die
Unterrichtstage.
In der Spalte UTage Korrektur sind
Abweichungen vom errechneten Wert
einzutragen.
Die effektiven Unterrichtstage stehen
dann in der Spalte UTage.
Die Spalte Unterbringungstage ist wichtig bei Heimschülern. Hier sind die Tage einzutragen die der
Schüler während der Blockzeit im Heim wohnt.
Beispiel:
Wenn in einem Block der erste Wochentag ein Feiertag ist, geht man davon aus, dass der
Heimschüler erst am Dienstag kommt.
Befindet sich ein Feiertag in der Mitte der Woche, ist zu erwarten, dass der Heimschüler nicht
nach Hause fährt.
Hier sollte man möglichst mit einem Kalender arbeiten.
Hinweis: In Atlantis ist der hinterlegte Kalender über Datei / Organisation / Schuljahr und dann über
das Register Schuljahres-Kalender zu erreichen.
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Autor: Michael Kreil
- 68 -
Atlantis
9.2
Neuanlage unter Verwendung eines vorhandenen Blocks
Bei einer Neuanlage eines Blocks kann man einen bereits vorhandenen verwenden. Man braucht
dann im Wesentlichen nur noch die Blockzeiten anpassen. Dies macht allerdings nur dann Sinn, wenn
der bereits vorhandene Block ähnliche Blockzeiten aufweist.
Klicken Sie auf Datei / Organisation /
Block.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK und
danach auf Ja.
Wechseln Sie auf die Registerkarte
Stammdaten und klicken Sie dann auf
Neuanlage.
Im Feld Vorbesetzung Blockzeiten
klicken Sie auf das Suchensymbol.
Doppelklicken Sie auf den
gewünschten Block oder markieren Sie
den Block und klicken Sie danach auf
Übernehmen.
Im Feld Vorbesetzung Blockzeiten
sollte nun der Block zu sehen sein, der
als Grundlage für den neuen dient.
Zum Anpassen der Blockzeiten klickt
man auf das Register Blockzeiten und
anschließend auf Freigabe.
Jetzt können die Blockzeiten geändert
werden.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
9.3
- 69 -
Stammdaten ändern
Zum Ändern der Blockstammdaten
suchen Sie wieder im entsprechenden
Schuljahr den Block, wechseln auf die
Registerkarte Stammdaten und klicken
auf das Symbol Freigabe oder
betätigen die rechte Maustaste.
9.4
Blockdaten ändern bzw. löschen
Zum Ändern der Blockzeiten klicken Sie
erst auf das Register Blockzeiten,
danach auf das Symbol Freigabe oder
betätigen die rechte Maustaste und
wählen Sie den gleichnamigen Eintrag.
Wenn Sie neue Blockzeiten hinzufügen
wollen, klicken Sie erst auf das Symbol
für Freigabe, dann auf Neuanlage.
Wenn Sie einen Block löschen wollen,
klicken Sie erst auf Freigabe dann auf
den zu entfernenden Block und
abschließend auf Löschen.
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Autor: Michael Kreil
- 70 -
Atlantis
10. Anlegen neuer Klassen
Klicken Sie auf Datei / Klasse. Im
Sucheinstiegsfenster können Sie wieder
das gewünschte Schuljahr angeben und
danach die Schule wählen, falls nicht
schon voreingestellt.
Falls Sie keine weiteren Suchkriterien
eingeben, werden alle Klassen
angezeigt auf die diese Auswahl zutrifft.
Sie können auch nach so genannten
Organisationsklassen (ORG) und
Statistikklassen (STAT) suchen lassen
mit den Optionen (ohne, mit, nur).
Gehen Sie wieder auf das Register
Stammdaten und jetzt auf Neuanlage.
Falls es sich um eine BGJ-Klasse
handelt, könnte der Bereich Klasse so
ähnlich wie im Bild rechts gezeigt
aussehen.
Legen Sie z.B. im Listenfeld Status eine
ORG-Klasse an, wird diese in der
Statistik nicht berücksichtigt.
Die Felder des Bereichs Klasse sind
wichtig, da sie für die Statistik verwendet
werden.
Die Klassenleiterzuordnung kann an
dieser Stelle vergeben werden, ebenso
können die zuvor angelegten Blöcke und
die Fächerkombinationen verwendet
werden.
Für die Bockzuweisung gehen Sie im
Bereich Block auf das Suchsymbol,
wählen Sie dann den entsprechenden
Block aus und klicken Sie auf
Übernehmen.
Hinweis: Handelt es sich bei einer Klasse um eine Klasse mit Tagesunterricht, ist im Feld
Unterrichtswochen eine entsprechend höhere Zahl einzutragen.
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Autor: Michael Kreil
- 71 -
Atlantis
10.1 Register Zeugnisdaten
Das Register ist leer, solange kein Zeugnissatz erstellt wurde. Über das Menü Funktion / Klasse /
Zeugnisdaten vorbesetzen kann ein Zeugnissatz an die Klasse kopiert werden. Wie dies funktioniert,
wird Ihnen im Kapitel 12.2 gezeigt.
10.2 Register Fächer
Wenn der Klasse bei der Anlage eine Fächerkombination zugewiesen wurde (siehe Stammsatz der
Klasse), erscheinen die Fächer in diesem Register.
In der Spalte Gew. Fach sieht man die Gewichtung der einzelnen Fächer die zur Bildung der
Durchschnittsnote herangezogen werden (,00 = wird nicht herangezogen, 1,00 = wird einfach
gewichtet).
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Autor: Michael Kreil
- 72 -
Atlantis
10.3 Register Stunden
Im Register Stunden wird der Lehrereinsatz und die Klassenkopplungen eingetragen. In der ersten
Spalte werden die Schülerstunden aufgelistet, wobei das Fach Religion bzw. Ethik nur einmal zählt.
Fachlicher Unterricht wird zusammengefasst (im Beispiel oben ist es das Sammelfach Monoberufe).
Diesem Fach werden alle Stunden des fachlichen Unterrichts zugewiesen.
Bei Kürzungsstunden sind die Stunden einzutragen, die nicht gegeben werden können. In der
nächsten Spalte der zugehörige Grund.
Zusätzliche Lehrerstunden ergeben sich z.B. aus Teilungsgründen. Daneben ist der Grund für die
Teilung einzutragen.
Kopplung, wenn z.B. bei Religionsunterricht Klassen zusammengefasst werden.
10.4 Register Schüler
Hier werden alle Schüler der Klasse aufgelistet.
Die ersten beiden Spalten informieren darüber von welchem Typ der Schüler ist.
Typ A = Allgemein, Typ O = Oktoberstatistik, Typ V = Versetzung, Typ VB = Vorbesetzung.
In der Spalte Akt. kann nur ein J für „JA“ oder ein N für „Nein“ stehen. Es gibt nur einen aktuellen
Satz beim Schüler. Beim Sucheinstieg für Schüler kann man dies auswählen.
In der Spalt Stat. wird er Schülerstatus angezeigt. G = Gastschüler, S = Sprengelschüler.
In der letzten Spalte sieht man ob der Schüler bereits ausgetreten ist. Ausgetretene Schüler werden in
blauer Farbe angezeigt und es steht ein „J“ in der Spalte Austritt.
10.5 Briefschnittstelle, Wiedervorlage
Die Briefschnittstelle dient als Schnittstelle zum Textverarbeitungsprogramm. Damit können Briefe
(z.B. Mitteilungen, Verweise) an Schüler erstellt werden.
Man kann bei der Klasse eine Wiedervorlage anlegen. Beim Anmelden an Atlantis wird man an diese
Wiedervorlage erinnert.
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Autor: Michael Kreil
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- 73 -
10.6 Neuanlage einer Klasse
Wie bei den Blöcken und den Fächerkombinationen kann man bei der Neuanlage einer Klasse auf
eine bestehende Klasse zurückgreifen und diese als Vorlage verwenden. Bei der Neuanlage unter
Verwendung einer Vorlage sind die ersten Schritte mit den oben beschriebenen identisch.
Klicken Sie auf das
Klassenverwaltungs-Symbol.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK
oder wählen Sie im Feld Klasse durch
einen Klick auf das Suchensymbol eine
Klasse aus (die als Schablone dienen
soll) und klicken dann auf OK.
Haben Sie im Sucheinstieg sofort auf
OK geklickt, müssen Sie jetzt eine
Klasse markieren (dient als Schablone),
danach auf Stammdaten klicken und
anschließend auf Neuanlage.
Sie müssen alle Felder kontrollieren ob die Voreinstellungen auch stimmig sind. In jedem Fall muss
eine Klassenbezeichnung und eine Jahrgangsstufe eingegeben werden, damit die Klasse gespeichert
werden kann. Wenn die Klasse gespeichert wurde können eine Klassenleitung, eine
Fächerkombination usw. zugewiesen werden.
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Autor: Michael Kreil
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- 74 -
11. Schülerneuanlage
Der einfachste und schnellste Weg einen Schüler anzulegen ist die Anlage unter Verwendung einer
Vorbesetzungsmaske und des Registers Kompakt.
Im Folgenden wird eine Neuanlage ohne Kompaktmaske gezeigt, da es hier auch um das Zeigen der
einzelnen Registerkarten geht.
Klicken Sie auf Datei / Schüler
Schnelleinstieg und wählen Sie in der
Vorbelegung das Schuljahr aus in das
dem der Schüler angelegt werden soll.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf
Abbrechen, da wir keinen Schüler
suchen wollen.
Klicken Sie auf das Register Stamm und
danach auf Neuanlage.
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Autor: Michael Kreil
- 75 -
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11.1 Register Stamm
Bei der Eingabe von Daten ist zum Absprung in das nächste Eingabefeld die Verwendung der
Tabulatortaste anzuraten.
Geben Sie die Daten des Schülers ein
(soweit vollständig vorhanden). Achten
Sie darauf, dass eines der Optionsfelder
(Männlich / Weiblich) aktiviert ist.
Aufgrund des aktivierten Optionsfeldes
ergibt sich die richtige Anrede und der
richtige Anredetext.
Bei Geburtsland ≠ D ist das
Zuzugsdatum einzutragen.
Im Bereich Unterbringung können Sie
die oder den Erziehungsberechtigten
wählen.
Im Beispiel sind Mutter und Vater die
Erziehungsberechtigten, der Schüler
wohnt bei Verwandten.
Ist dies nicht der Fall lesen Sie den
Anhang.
Heimunterbringung:
Nicht notwendig, wenn der
Auszubildende auch außerhalb der
Blockzeiten im Heim wohnt.
Bei einem Heimschüler ist
im entsprechenden
Kästchen ein Haken zu
setzen.
Notwendig, wenn der Schüler nur
während der Blockphase in diesem
Heim wohnt (siehe Anhang).
Im Bereich Allg. Schulinformation soll
das Eintrittsdatum in die Grundschule
eingetragen werden vorgenommen
werden.
Dies ist wichtig für die
Schulpflichtüberwachung.
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- 76 -
11.2 Register Adresse
Im Feld Typ des Bereichs Anschrift steht
die Adresse des Hauptwohnsitzes des
betreffenden Schülers, der gewöhnliche
Aufenthaltsort.
Wohnt der Schüler bei seiner Mutter,
sollte hier als 2. Adresse zusätzlich die
Adresse der Mutter erfasst werden auch
wenn es die gleiche Adresse ist.
Manchmal kommt es vor, dass die
Angaben bezüglich der Postleitzahl nicht
vollständig sind. Dann klicken Sie auf
und im
das Suchsymbol
Suchfenster geben Sie den Ort ein.
Markieren sie das richtige Suchergebnis
und klicken Sie auf Übernehmen.
Im Bereich Telekommunikation sind
weitere Kontaktmöglichkeiten
einzutragen.
Unter weitere Telekomm. können
Handy-Nummern etc. erfasst werden.
Zusätzliche Adressen können jeweils
durch Neuanlage hinzugefügt
werden. .
Ist die Adresse eine Heimadresse,
muss im Bereich Anschrift und hier im
Listenfenster Typ Heimadresse gewählt
werden.
Wenn der Schüler nur während der
Schulzeit im Heim wohnt, klicken Sie auf
das Suchensymbol und wählen Sie das
entsprechende Heim aus. Sollte das
Heim noch nicht in der Datenbank
existieren, muss es in der
Betriebeverwaltung neu angelegt und
anschließend zugeordnet werden.
Wenn der Schüler dauernd im Heim
wohnt, dann klicken Sie zur Auswahl
des Heims auf das Suchensymbol bei
Wohnheim (dauernd).
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Autor: Michael Kreil
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- 77 -
11.3 Register Schule 1
Geben Sie im Bereich Eintritt/Austritt
das jeweilige Eintrittsdatum und die
Jahrgangsstufe ein.
Handelt es sich beim Schüler um einen
Aussiedler oder um einen Asylbewerber,
dann wählen Sie einen der Einträge aus.
Die restlichen Daten dieses Bereichs
sind für den Austritt wichtig.
Im Bereich Schulische Vorbildung reicht
in der Regel die Anzahl der Angaben
entsprechend der rechten Abbildung.
Gleiches gilt für den Bereich
Zuerkennung der mittleren Reife.
Der Bereich Zuerkennung der mittleren Reife ist von besonderer Bedeutung, da unter Umständen ein
Schüler im Abschlusszeugnis den mittleren Schulabschluss zugewiesen bekommt, wenn u.a. erfüllt
ist, dass dieser im Abschlusszeugnis der Hauptschule mindestens eine 4 im Fach Englisch
nachweisen kann.
Hat ein Schüler bereits die mittlere Reife, oder erfüllt ein Schüler diese Voraussetzung nicht, können
diese Felder unberücksichtigt bleiben.
11.4 Register Schule 2
Für weiterführende Schulen, nicht für Berufsschulen relevant.
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Autor: Michael Kreil
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11.5 Register S-Jahr 1
In den Registern S-Jahr 1 und S-Jahr 2 findet man die schuljahresbezogenen Daten der Schüler.
Der Bereich Unterrichtsdaten enthält
Daten die weitgehend dem
Erfassungsbogen zu entnehmen sind.
Die Felder Ausbildungsrichtung (Kl.) und
die Ausbildungsrichtung des Schülers
sollten übereinstimmen, es sei denn, es
werden Schüler mit unterschiedlichen
Ausbildungsrichtungen in einer Klasse
unterrichtet.
Bei der Wahl des Religionsunterrichts
kann z.B. Ethik wegen Religionslosigkeit
stehen, wenn der Schüler ohne
Bekenntnis ist.
Hinweis: Aufgrund des gewählten
Listeneintrags im Feld Wahl
Religionsunterricht wird die jeweilige
Zeugnisnote ausgedruckt.
Bsp.: Steht beim Schüler katholischer
RU wird im Zeugnisformular das Fach
Religion (rk) angedruckt.
Wenn der Schüler zusätzlich einen Kurs
besucht (DV, EN,...) kann dieser, wie
rechts gezeigt, zugewiesen werden.
Ansonsten können Sie über das Symbol
für Kursverwaltung einen neuen Kurs
anlegen.
11.5.1 Kursverwaltung
Kurse werden für den Wahl-, Ergänzungs- und Förderunterricht eingerichtet, wenn der Kurs für den
Lehrereinsatz benötigt wird. Beachten Sie, dass bei der Zuordnung eines Fachs das Fach eine KMNummer besitzen soll, ansonsten erzeugt dies bei der Lehrerprüfliste eine Fehlermeldung.
Wenn Sie Kurse neu anlegen möchten,
können Sie direkt aus der
Schülerverwaltung in die Kursverwaltung
springen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Abbrechen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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In der Registerkarte Stammdaten klicken
Sie auf Neuanlage. Anschließend
können Sie neue Kurse anlegen.
Wählen Sie als erstes Ihre Schule dann
das aktuelle Schuljahr.
Verwenden Sie als Kurzbezeichnung
einen eindeutigen Namen.
Gehen Sie im Feld Fach auf den Sucher
und wählen Sie das entsprechende
Fach aus. Danach bestimmen Sie im
Feld Fachart ob es sich um ein
Wahlfach handelt oder um etwas
anderes.
Im Register Schüler können Sie dem
Kurs per Neuanlage Schüler zuordnen.
Sie können auch vom SchülerStammsatz aus den Schüler in einen
Kurs versetzen.
Der Schüler bleibt in der ursprünglichen
Klasse, wird nun zusätzlich in diesem
Kurs geführt. Wird der Schüler aus dem
Kurs gelöscht, verbleibt dieser in der
alten Klasse.
Das Feld Typ können Sie frei lassen.
Setzen Sie das aktuelle Datum ein
indem Sie die Tastenkombination
Strg+D verwenden, ansonsten müssen
Sie das Datum eintragen.
Wichtig: Wenn die Stunden zum Lehrereinsatz zählen sollen, muss das betreffende Fach des Kurses
eine KM-Nummer.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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Atlantis
In der Kursverwaltung kann im Register Lehrer dem Kurs ein Lehrer zugewiesen werden.
Wird der Lehrereinsatz für die Statistik benötigt, muss im Feld Art des Unterrichts KM-Statistik
eingetragen sein, die Anzahl der Stunden und die Unterrichtswochen.
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11.6 Register S-Jahr 2
Der Bereich Berufsausbildung enthält
wieder einige wichtige Daten für die
Statistik.
Tragen Sie ein, ob es sich um einen
Schüler mit Ausbildungsvertrag handelt
oder ob es ein Umschüler etc. ist.
Besonders wichtig ist das Feld
Schülerstatus. Wenn Sie fragen zu
diesem Feld haben, Sie also nicht
wissen ob es ein Sprengelschüler oder
ein Gastschüler (Gastschulantrag
ausfüllen lassen!!) ist, wenden Sie sich
an eine kompetente Person oder
benutzen Sie die Sprengelliste für Ihre
Schule.
Bei einem Umschüler
(Umschulungsvertrag kopieren und
ablegen) ist der Maßnahmeträger und
die Fördernummer einzutragen.
Beachten Sie bitte, dass die Einträge in
den rechts zu sehenden Feldern stimmig
sind.
Für jeden Umschüler muss jedes Jahr
ein Formular ausgedruckt und ausgefüllt
werden (siehe Listendruck).
In der rechten unteren Hälfte des
Registers können Sie den
Ausbildungsbetrieb auswählen, oder
über die Betriebeverwaltung einen
neuen Betrieb anlegen und diesen dann
zuweisen.
Dies ist wichtig zur Festlegung ob es
sich um einen Gastschüler oder einen
Sprengelschüler handelt.
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11.7 Erstellen einer Vorbesetzungsmaske
Vorbesetzungen (= Schablonen) werden erstellt, um häufig wiederkehrende, identische Daten, nicht
immer von neuem eingeben zu müssen. Bei der Eingabe eines Schülers mittels der Vorbesetzung
stellt diese Methode einen erheblichen Zeitgewinn dar.
Nachteil: Es kann vorkommen, dass Daten aus der Vorbesetzung in den Stammdaten eines Schülers
stehen, die nicht zutreffen.
Bsp.: In der Vorbesetzung steht Sprengelschüler, der einzugebende Schüler ist jedoch ein
Gastschüler.
Standardmäßig können Sie den Schüler
Schnelleinstieg verwenden um eine
Vorbesetzung zu erstellen.
Wählen Sie wie immer das betreffende
Schuljahr für das die Vorbesetzung
gelten soll.
Im Sucheinstieg sollte Ihre Schule
stehen und das richtige Schuljahr und
klicken Sie auf OK.
Im nächsten Fenster klicken Sie auf
Abbrechen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Stamm
und klicken Sie anschließend auf
Neuanlage.
Vergeben Sie für den Familiennamen und den Vornamen eindeutige Bezeichnungen. Aus diesen
Bezeichnungen wird später der Suchbegriff gebildet, unter dem Sie die Vorbesetzung wiederfinden.
Im unteren Bild stehen sind die Werte für die erste Seite einer Vorbesetzung. Denken Sie daran: Es
sind nur die Felder vorzubesetzen, die auf den Großteil der Schülern zutreffen.
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- 83 -
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Im Bereich Unterbringung wurde angenommen, dass für die meisten Schüler die Eltern die
Erziehungsberechtigten sind und diese Schüler bei den Eltern wohnen.
Register Schule 1:
Verwenden Sie als Eintrittsdatum nicht das aktuelle Tagesdatum, sondern den ersten Schultag.
Das Eintrittsdatum, die Jahrgangsstufe und die Schulpflicht sind Felder die wieder für die meisten
Schüler identisch sind.
Register S-Jahr 1:
Sie können eine Eintrittsklasse als Organisationsklasse anlegen und dem Vorbesetzungsschüler diese
Klasse zuweisen. Wenn Sie die Vorbesetzungsmaske bei der Neuanlage eines Schülers verwenden,
können Sie die richtige Klasse zuweisen.
Die Eintrittsklasse dient also nur als Platzhalter.
Wenn die Schablone für einen bestimmten Beruf gelten soll, ist die Ausbildungsrichtung anzugeben.
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Bisher war die Eingabe noch identisch mit einer Neuanlage ohne Vorbesetzung. Erst auf dem
Registerblatt S-Jahr 1 - im Bereich Vorgang - wird dem Programm mitgeteilt, dass es sich bei dem
Schüler um eine Vorbesetzung handelt. Dazu müssen Sie im Bereich Vorgang in das Listenfeld Typ
klicken und Vorbesetzung auswählen (siehe Bild).
Füllen Sie auf der Registerkarte S-Jahr 2 alle relevanten Felder aus und speichern Sie Ihr Ergebnis.
11.7.1 Neuanlage eines Schülers unter Verwendung der Vorbesetzungsmaske und
des Registers Kompakt
Wählen Sie wieder den
Schüler Schnelleinstieg.
Klicken Sie auf das Suchsymbol für die
Vorbesetzungen.
Wählen Sie die eben erstellte
Vorbesetzung durch Doppelklick aus.
(An dieser Stelle erkennen Sie die
Bedeutung der eindeutigen Bezeichnung
für die Vorbesetzung.)
Klicken Sie auf OK
Im Sucheinstieg klicken Sie auf
Abbrechen.
Klicken Sie auf die Registerkarte
Kompakt, danach auf Neuanlage.
Durch die Verwendung der Vorbesetzung sind in der Kompaktmaske bereits wichtige, häufig benötigte
Felder mit Einträgen belegt (vorbesetzt). Gehen Sie bei der Eingabe der Daten von oben nach unten
vor. Springen Sie unter Verwendung der Tabulatortaste von einem Feld zum nächsten.
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Nach der Eingabe des Familiennamens wird eine Info angezeigt. Diese bedeutet, dass als
Eintrittsdatum das aktuelle Datum verwendet wird.
Die Eingabe des Vornamens entscheidet häufig automatisch ob es sich um einen Schüler oder um
eine Schülerin handelt.
Beim Eintrag zum Bekenntnis wird automatisch der Eintrag im Feld Rel.Unterricht erstellt. Sie
können den Eintrag im Feld Rel.Unterricht jederzeit ändern, halten Sie aber stets die Reihenfolge ein.
Ähnliches gilt für die restlichen Felder.
Beachten Sie:
Gehen Sie bei einer Schülerneuanlage mit Hilfe einer Vorbesetzungsmaske vorsichtig um. Felder, die
bereits Daten enthalten, jedoch nicht mit den einzugebenden Schülerdaten übereinstimmen, werden
als „richtig ausgefüllt“ akzeptiert.
Besser ist es Felder leer zu lassen, als diese bei der Vorbesetzung mit Daten zu füllen.
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11.8 Ändern bzw. Löschen einer Vorbesetzung
Zum Verändern bzw. Löschen klicken
Sie auf die Schülerverwaltung.
In der Vorbelegung klicken Sie auf OK.
Im Dialog Sucheinstieg für Schüler
wählen Sie im Listenfenster
Typ Vorgang den Eintrag Vorbesetzung
und klicken Sie auf OK.
Zum Öffnen der gewünschten
Vorbesetzung doppelklicken Sie in der
Liste der Vorbesetzungen auf die
benötigte.
Im entsprechenden Register klicken Sie
auf Freigabe (für Änderungen) oder,
wenn die gesamte Vorbesetzung
gelöscht werden soll, wählt man das
Register Schule1.
Hinweis: Wird die Vorbesetzung in grüner Farbe dargestellt, bedeutet dies, dass das Eintrittsdatum in
der Zukunft liegt.
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11.9 Einzelne Schüler direkt versetzen
Soll ein einzelner Schüler aus einer Eintrittsklasse oder aus einer beliebigen anderen Klasse versetzt
werden, sind die folgenden Schritte nötig.
Hinweis: Diese Methode gilt nur für die Versetzung innerhalb des gleichen Schuljahres.
Man sucht den Schüler der versetzt
werden soll.
Im Register S-Jahr 1 gibt man die
Daten frei und sucht im Feld Klasse
nach der neuen Klasse.
Abschließend klickt man auf Speichern.
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11.10 Mehrere Schüler direkt versetzen
Möchten Sie mehrere Schüler von einer Klasse in eine andere Klasse versetzen, können Sie die
folgende Methode verwenden. Diese Methode ist nur für Versetzungen innerhalb des gleichen
Schuljahres möglich. Eine anschließende Aktivierung der Versetzung ist nicht notwendig.
Um den Versetzungsvorgang
einzuleiten, klicken Sie auf Funktion /
Schüler / Direktversetzen klassenweise.
Im Dialog
Vorlauf Direktversetzung ist als erstes
die Klasse (Quellklasse) auszuwählen
in der sich die zu versetzenden Schüler
befinden.
Im Beispiel wird die Klasse
10IK16 gewählt.
Durch einen Doppelklick auf diese
Eintrittsklasse wird die Auswahl
übernommen.
Wenn die Schüler in verschiedene
Klassen versetzt werden, braucht
man keine Zielklasse auswählen.
Sollten alle bzw. die meisten Schüler
der Quellklasse in eine bestimmte
Zielklasse versetzt werden, sollte diese
Zielklasse auszuwählen.
Klicken Sie auf OK.
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Im der Spalte Typ muss der
Versetzungstyp ausgewählt werden. Im
Beispiel sollen alle Schüler versetzt
werden, also ist der Typ Direkt der
richtige.
Sollen alle Schüler versetzt werden,
jedoch in unterschiedliche Klassen,
könnte man beim ersten Schüler den
entsprechenden Typen auswählen und
anschließend auf Alle markieren
klicken.
Im Beispiel werden alle Schüler in
unterschiedliche Klassen versetzt, also
muss bei jedem Schüler eine eigene
Klasse gewählt werden.
Dazu klickt man auf das SuchenFragezeichen in der Spalte Klasse.
Im Suchfenster markieren Sie die
Zielklasse und klicken auf Übernehmen
oder doppelklicken Sie auf diese.
Bei den anderen Schülern ist in gleicher
Weise zu verfahren.
Soll der unmittelbar folgende Schüler in
die gleiche Klasse versetzt werden,
genügt ein Doppelklick in das leere
Feld unterhalb (siehe Bild rechts).
Klicken Sie auf Starten und
beantworten Sie die anschließende
Abfrage mit einem Klick auf Ja und
klicken Sie danach auf Abbrechen.
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11.11 Kontrolle eines Schülersatzes
An jedem Schüler hängen mehrere Typen. In der Regel sind dies der Typ A = Allgemein, Typ O =
Oktoberstatistik.
Wird ein Schüler neu angelegt, wird diesem der Typ A zugeordnet. Jeder Schüler ist in der aktuellen
Datenbank nur einmal, als aktueller Schüler vom Typ Allgemein, vorhanden.
Wird ein Schüler z.B. vom aktuellen Schuljahr in das nächste Schuljahr versetzt (Funktion / Schüler /
Versetzung klassenweise), gibt es beim Schüler einen aktuellen Datensatz vom Typ A und einen
nichtaktuellen Datensatz vom Typ V. Erst wenn die Versetzung des Schülers aktiviert wird, ändert sich
dieses.
Die folgende Beschreibung gilt nur solange die Versetzung eines Schülers nicht aktiviert wurde.
Klicken Sie zur Kontrolle auf das
Symbol für den Schülerverwaltung.
Lassen Sie die Voreinstellungen
unverändert und klicken Sie auf OK.
Beim dem gewählten Sucheinstieg sind
gewisse Voreinstellungen getroffen
worden.
Die Schule ist vorbelegt, ebenso das
Schuljahr, aber auch der Typ (im
Beispiel der Typ Allgemein) und der
Datensatz des Schülers.
Wenn Sie alle Sätze (A, O und evtl. V)
beim Schüler sehen möchten, müssten
Sie auf alle Sätze klicken.
Wenn Sie einen Schüler in einem
anderen als dem aktuellen Schuljahr
suchen, wird automatisch Alle Sätze
aktiviert.
Beachten Sie bei der Suche ob
ausgetretene Schüler angezeigt werden
sollen oder nicht.
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Autor: Michael Kreil
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Wählen Sie im Sucheinstieg die
Eintrittsklasse aus in der sich die zu
versetzenden Schüler befinden und
klicken Sie auf OK.
Markieren Sie einen der Schüler und
klicken Sie auf das Register Laufb.
Wie man sieht existieren beim Schüler
drei Datensätze. Einer ist der aktuelle
(mit J = Ja bezeichnet), der zweite
Datensatz ist der nichtaktuelle
(Abk. N = Nein).
Der aktuelle Datensatz ist vom Typ A
und der Klasse VA22P zugeordnet, der
nichtaktuelle ist vom Typ V und der
neuen Klasse VA33H zugeordnet.
Aus dieser Datenanalyse wird ersichtlich, dass der Schüler noch nicht endgültig versetzt wurde, da
sonst der aktuelle Datensatz der neuen Klasse zugeordnet wäre. Erst wenn die Schülerversetzung
aktiviert wird, gilt die Versetzung als abgeschlossen.
11.12 Schülerversetzung aktivieren
Zur Aktivierung der Versetzung klicken
Sie auf Funktion / Schüler / Versetzung
aktivieren/löschen.
In den Feldern Klasse von und Klasse
bis sind die Zielklassen auszuwählen in
die die Schüler versetzt worden sind.
Im Beispiel sind dies die Klassen
10IK01 bis 10IK11.
Zum Einleiten des
Versetzungsvorgangs klicken Sie auf
OK.
Die abschließende Sicherheitsabfrage
beantworten Sie mit einem Klick auf Ja.
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- 92 -
11.13 Schüler und Klassen in das neue Schuljahr versetzen
Zur Klassenplanung für das kommende Schuljahr ist es möglich, Schüler des aktuellen Schuljahres in
das nächste Schuljahr zu versetzen. Vor der Versetzung der Schüler müssen allerdings die Klassen in
das neue Schuljahr kopiert werden. Dabei ist zu beachten, dass vor dem Kopieren der Schüler die
Klassenstammdaten bei Bedarf korrigiert werden.
Angehängte Daten wie Blöcke, Fächerkombinationen, Schüler und Klassenleiter werden nicht
mitkopiert. Neue Klassen, die im aktuellen Schuljahr nicht vorhanden sind, müssen angelegt werden.
Es gilt also folgender grober Ablaufplan:
1.
2.
3.
4.
Klassen in das neue Schuljahr kopieren
Klassendaten im neuen Schuljahr pflegen
Schüler in die Klassen des neuen Schuljahres versetzen
Versetzung aktivieren
Zum Kopieren der Klassen des
aktuellen Schuljahres klicken Sie auf
Funktion / Klasse /
Versetzung/Löschung in der
Menüleiste.
In der Voreinstellung wird das aktuelle
Schuljahr mit „alt“ bezeichnet, das neue
Schuljahr steht rechts davon.
Die Option Kopie ist bereits aktiviert.
Klicken Sie auf OK.
Die Sicherheitsabfrage bitte mit Ja
beantworten.
Zur Kontrolle der Klassen des neuen
Schuljahres klicken Sie in der
Symbolleiste auf Klassenverwaltung.
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Verändern Sie die Voreinstellungen bei
Schuljahr (= nächstes Schuljahr),
Organisationsklassen und
Statistikklassen wie im Bild rechts
gezeigt wird.
Dies hat zur Folge, dass alle Klassen
angezeigt werden.
Klicken Sie auf OK.
Als Ergebnis der Suche bekommen Sie alle Klassen des neuen Schuljahres zu sehen. Die Klassen
enthalten keine Schüler, keine Klassenleiter etc.
Man kann jetzt auf die Registerkarte Stammdaten klicken und die Stammdaten der einzelnen Klassen
ändern. Danach könnten im neuen Schuljahr alle weiteren Daten wie z.B. Blockzeiten neu angelegt
werden und den Klassen zugeordnet werden.
Wenn alle Daten auf dem aktuellen Stand sind, können die Schüler in das neue Schuljahr kopiert
werden. Beim Kopieren der Schüler wird nur der Typ Allgemein in das neue Schuljahr kopiert.
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- 94 -
11.14 Aktuelles Schuljahr ändern
Wenn das aktuelle Schuljahr abgeschlossen ist, alle Daten im zu planenden Schuljahr angepasst
wurden, kann man das neue Schuljahr aktivieren. Dies bedeutet, dass bei allen Suchvorgängen das
neue Schuljahr voreingestellt ist.
Zur Aktivierung des neuen Schuljahres
klicken Sie auf
Datei / Organisation / Schuljahr.
Im Sucheinstieg klicken Sie im
Listenfeld Schuljahr auf leer (es sollen
alle angelegten Schuljahre angezeigt
werden) und danach auf die
Schaltfläche OK.
Das neue Schuljahr ist bereits markiert.
Klicken Sie auf das Register
Stammdaten.
Klicken Sie auf die rechte Maustaste
- oder drücken Sie auf F7 – und wählen
Sie Freigabe.
Zur Aktivierung des neuen Schuljahres
klicken Sie in das Kontrollkästchen
Akt. Schuljahr.
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12. Notenblatt und Zeugnissatz
Bevor man ein Notenblatt anlegt sollte man sich vergewissern, dass mindestens eine
Fächerkombination (siehe Kap. 7) vorhanden ist und dieser der bzw. den Klasse(n) zugewiesen
wurde. Das Notenblatt ist Voraussetzung für die Erstellung der Zeugnisse.
12.1 Notenblatt anlegen
Gehen Sie in der Menüleiste
auf Funktion / Schüler /
Notenblatt anlegen.
Wählen sie wieder das
Schuljahr aus.
Suchen Sie die Klasse(n) aus
und klicken Sie auf OK.
Sie können an dieser Stelle
z. B. einen ganzen Bereich
von Klassen angeben.
Diese Sicherheitsabfrage
bestätigen Sie mit Ja.
Die Fächer der
Fächerkombination werden
jetzt an die Schüler der
gewählten Klasse(n) kopiert.
Es erscheint eine Meldung
die Sie bestätigen müssen.
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Rufen Sie einen Schüler der vorher gewählten Klasse auf und klicken Sie auf das Registerblatt
No.-Kopf. Bitte tragen Sie im Notenblatt keine Noten, das Notenblatt wird nur ausgedruckt.
12.2 Zeugnissatz erstellen
Wenn Sie eine Klasse anlegen, können Sie der Klasse eine Fächerkombination zuweisen (Register
Stamm → Fächerkombination). Wenn Sie bei der Anlage einer Klasse auf das Registerblatt
Zeugnisdaten klicken, öffnet sich ein leeres Fenster. In der Registerkarte Fächer sind die Fächer der
zugeordneten Fächerkombination aufgelistet. Um ein Zeugnis erstellen zu können, muss jede
Klasse einen Zeugnissatz erhalten.
12.2.1 Vorbereitende Maßnahmen
Bevor Sie einen Zeugnissatz für die
Klassen erstellen, müssen Sie die
Vorbesetzung für die Zeugnisdaten
anlegen.
Klicken Sie dazu auf
Datei / Organisation / Schuljahr.
Wählen Sie das richtige Schuljahr und,
falls nötig, Ihre Schule aus.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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- 97 -
Gehen Sie im Registerblatt
Zeugnisdaten auf das Symbol für
Neuanlage. Da die meisten Klassen ein
Jahreszeugnis erhalten, können Sie im
Feld Zeugnisart Jahreszeugnis wählen.
Legen Sie das Zeugnisdatum fest und
im Bereich Unterzeichner geben Sie den
Unterschriftstext ein (siehe
Zeugnisformular im Anhang).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei
Klassenleiter/-in, wird automatisch der
Unterschriftstext, der bei der
Klassenleitung hinterlegt ist, verwendet.
Allerdings müssen dann die
entsprechenden Felder bei der Lehrkraft
ausgefüllt sein (siehe Bild rechts).
Sollte dies nicht der Fall sein, suchen
Sie über die Lehrerverwaltung und dem
entsprechenden Schuljahr die Lehrkraft
bzw. die Lehrkräfte aus und tragen Sie
die entsprechenden Texte ein im
Register Stammdaten ein.
Diese Zeugnisdaten müssen jetzt an die Klassen kopiert werden.
Klicken Sie im Startmenü auf Funktion /
Klasse / Zeugnisdaten vorbesetzen.
Wählen Sie das richtige Schuljahr und
die Klasse(n) aus.
Die Klasse für die ein Zeugnissatz
erstellt werden soll, muss diesem
Schuljahr zugeordnet sein.
Es erscheint noch einmal eine
Sicherheitsabfrage.
Hat alles ohne Fehler funktioniert,
erscheint die Erfolgsmeldung, welche
Sie mit OK bestätigen sollen.
Suchen Sie eine der betroffenen
Klassen und klicken Sie zur Kontrolle
auf die Registerkarte Zeugnisdaten.
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Autor: Michael Kreil
- 98 -
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Das Fenster sollte ähnlich dem folgenden Bild aussehen, entsprechend der vorher angefertigten
„Vorbelegung“ im Schuljahr.
Im Bereich Unterzeichner sehen Sie links den Schulleiter bzw. den Stellvertreter der das Zeugnis
unterschreibt. In der rechten Hälfte steht die Klassenleitung. Dies wird im Zeugnisformular angedruckt.
Bevor man diese Einstellungen an die Schüler der Klassen kopiert, könnte man im Register
Zeugnisdaten noch Änderungen vornehmen (z.B. Zeugnistyp und Zeugnisart anpassen, etc.).
12.2.2 Zeugnisdaten an die Schüler kopieren
Diese Zeugnisdaten werden nun von der Klasse an die Schüler der jeweiligen Klasse kopiert.
Klicken Sie im Menü Funktion auf
Schüler / Zeugnissatz anlegen.
Wählen Sie die Schule, das
Schuljahr, den richtigen Notensatz
und die Klasse(n) aus.
Sie können den Schritt auch wieder
rückgängig machen, wenn Sie bei
Vorgang statt Anlegen auf Löschen
klicken.
Die nachfolgenden Dialoge
beantworten Sie mit Ja und OK.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 99 -
Atlantis
Rufen Sie einen Schüler der betroffenen Klassen auf und klicken Sie das Register No.-Kopf.
Sie sehen vermutlich als erstes das zuletzt angelegte Zeugnis. Wenn Sie die Bildlaufleiste am rechten
Bildschirmrand nach unten ziehen, kommen Sie zum Notenblatt.
Sie können für jeden Schüler einzeln die Zeugnisart ändern, falls dies notwendig ist.
Wenn ein Schüler -ohne Notenblatt und Zeugnis- neu in die Klasse eingetragen wird, muss der
gerade beschriebene Vorgang erneut ausgeführt werden. Sollte ein Schüler bereits ein
Notenblatt bzw. einen Zeugnissatz besitzen, bleibt dieser erhalten und wird nicht
überschrieben.
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- 100 -
12.3 Noten und Bemerkungen eingeben
Sie müssen als erstes beim Schülerdatensatz auf das Register No.-Kopf klicken. Bevor Sie Noten
beim Schüler hinterlegen können, geben Sie das Register frei (auf Freigabe klicken) und klicken Sie
im Bereich Interne Info auf die Schaltfläche Fächer.
Sie bekommen nun den entsprechenden
Notensatz angezeigt. Hier können Sie
die Noten des Schülers eintragen und
mit Neuanlage dem Schüler ein
zusätzliches Fach zuordnen (z.B. ein
Wahlfach).
Wenn das zusätzliche Fach ein
Wahlfach ist, muss in der Spalte Art
Fach der Eintrag Wahlfach gewählt
werden.
Ist in einem Fach wegen fehlender
Leistungsnachweise keine Benotung
möglich, ist statt der Note ein Strich
einzutragen und in der Spalte Fussn. der
entsprechende Eintrag zu wählen.
In der Spalte Gewichtung ist bei allen
Fächern die für die Bildung des
Notenschnittes relevant sind (z. B. bei
Abschlussklassen) eine 1 einzutragen,
ansonsten eine 0.
Es gibt mehrere Möglichkeiten
Bemerkungen einzugeben.
Im Beispiel erfolgt die Eingabe über das
Suchensymbol.
Den Bemerkungen sind Zahlen
zugeordnet.
So beginnen alle Bemerkungen zu den
Anlagen mit einer 1, alle Bemerkungen
zur Mitarbeit mit einer 2 usw.
Geben Sie bei der Auswahl die erste
Ziffer, z.B. eine 1 ein, erscheinen die
entsprechenden Bemerkungen.
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- 101 -
Atlantis
Sie können auch Bemerkungen frei
eingeben, wie der Satz in Block 2 zeigt.
Den Ausdruck eines Jahreszeugnisses
finden Sie im Anhang.
Geben Sie noch die Fehlzeiten ein.
Hinweis: Fehltage und Bemerkungen
werden im Abschlusszeugnis bzw.
Entlassungszeugnis nicht benötigt.
12.3.1 Die Bedeutung der einzelnen Felder im Notensatz
Note
Noten 1-6, - (keine Note, wird aber angedruckt), „leer“ (Fach wird nicht
angedruckt)
Punkte
Note der Abschlussprüfung, Silben und Anschläge
Tendenz
+ und –
Zusatz
Noten aus früheren Jahrgangsstufen
Art Fach
AP-Abschlussprüfung, EN-Englisch (für MR), W-Wahlfach
Einheit
Anschläge und Silben
Art Prüfungsfach
nicht verwendet
Fußnote
Befreit; fehlende Lehrkraft; fehlende Leistungsnachweise; etc.
Gewichtung
Gewichtung der Noten für den Notenschnitt (1 bedeutet: wird
eingerechnet; 0 bedeutet: wird nicht eingerechnet)
Gruppe
nur BGJS (hier die Überschriften als Schlüssel hinterlegen)
Pos. Gruppe
nur BGJS
Gew. Gruppe
nur BGJS
Drucktyp
nicht verwendet
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- 102 -
12.3.2 Noten und Bemerkungen für die ganze Klasse eingeben
Bisher wurde angesprochen wie Noten und Bemerkungen bei einem Schüler eingegeben werden. Es
gibt noch weitere Möglichkeiten der Noteneingabe. Die erste Möglichkeit zeigt die Sammeleingabe
von Noten bei einer Klasse. Diese Art der Zeugniseingabe eignet sich in erster Linie für die
Noteneingabe von Abschlusszeugnissen. Die zweite Möglichkeit ähnelt sehr der vorhin
beschriebenen, allerdings mit dem Unterschied, dass der Sucheinstieg anders gewählt wird.
1. Notensammelerfassung
Klicken Sie auf den
Schüler Schnelleinstieg in der
Symbolleiste.
Klicken Sie im Dialog Vorbelegungen in
das Listenfenster Zeugnistyp
Sammelerfassung und wählen Sie
Schlusszeugnis.
Klicken Sie auf OK.
Bei Zwischenzeugnissen muss man
Zwischenzeugnis wählen.
Klicken Sie auf das Suchen-Symbol im
Feld Klasse.
Wählen Sie die betreffende Klasse aus
bei der die Noten eingegeben werden
sollen.
Sie erhalten eine Liste der Schüler die
sich in der ausgewählten Klasse
befinden.
Wenn man für alle Schüler die Noten
eingeben möchte klickt man auf das
Register No. –Sammel.
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- 103 -
Sie können an dieser Stelle für jeden Schüler eine eigene Zeugnisart eintragen. Die Möglichkeiten
sehen Sie, wenn Sie auf die Taste F1 (=Hilfefunktion) drücken. Sie können beim ersten Schüler eine
Note eingeben und springen mit der TAB-Taste zum nächsten Fach.
Möchten Sie diese Methode generell für die Eingabe von Zeugnisnoten und Bemerkungen
verwenden, müssten Sie über den Stammsatz des Schülers im Register No.-Kopf eine Bemerkung
anlegen.
2. Noteneingabe im Register No.-Kopf
Wählen Sie wieder den Schüler Schnelleinstieg ohne Zeugnistyp Sammelerfassung. Klicken Sie auf
OK.
Im Sucheinstieg für Schüler wählen Sie die Klasse aus und klicken auf OK.
Der erste Schüler der Klasse ist markiert. Klicken Sie auf das Register No.-Kopf, wählen Sie Freigabe
und geben Sie die Noten für den Schüler ein.
Geben Sie anschließend die Bemerkungen ein, die Fehlzeiten etc.
Den nächsten Schüler der Klasse bekommen Sie, wenn Sie auf den grünen Pfeil klicken der nach
rechts zeigt bzw. drücken Sie die Taste F3 und dann F7 für die Freigabe..
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- 104 -
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13. Gemeindeverwaltung
Mit der Gemeindeverwaltung haben die bisherigen Gruppen nichts zu tun. Die Pflege der Daten zur
Gemeindeverwaltung ist allein Aufgabe des DB-Administrators bzw. einer Person, die auf die
Gemeindeverwaltung entsprechende Rechte besitzt.
Auf die Daten der hinterlegten Postleitzahlen und Orte wird bei der Neuanlage von Betrieben, Heimen
und Schülern zugegriffen.
Bevor man Daten neu anlegt sollte man sich erkundigen, ob die übermittelten Daten des
Schülers, des Betriebs richtig sind.
13.1 Neuanlage von Gemeindedaten (Ortsteile)
Klicken Sie auf das Symbol für
Gemeindeverwaltung.
Geben Sie im Sucheinstieg die
Gemeinde ein oder die
gemeindekennzahl oder klicken Sie auf
das Suchensymbol.
Klicken Sie im Sucheinstieg auf
Abbrechen.
Man kann, selbst min Admin-Rechten
ausgestattet, nur auf der letzten
Registerkarte Daten bearbeiten.
Klicken Sie auf das Register GemeindePLZ und danach auf Neuanlage.
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- 105 -
Dieser Fall kann dann auftreten, wenn ein Ort der zu einer bereits angelegten Gemeinde gehört, noch
nicht im Datensatz vorhanden ist. Aber auch hier gilt der Grundsatz: Erst informieren, dann
Änderungen vornehmen.
Beispiel: Zur Gemeinde Stephanskirchen (Ldkr. Rosenheim) gehören mehrere Orte. Soll ein Ort
aufgenommen werden, der noch nicht vorhanden ist, dann geht man wie folgt vor.
Doppelklicken Sie auf den
gewünschten Eintrag und klicken Sie
dann auf OK.
Im Register Gemeinde-PLZ sind die
bereits angelegten Orte zu sehen.
Klicken Sie wieder auf Neuanlage und
geben Sie den neuen Ort mit der
gleichen PLZ ein.
14. Anlegen und Änderungen der Sprengel
14.1 Anlegen des Grundsprengels
Klicken Sie im Menü Datei auf Schulen
und im Sucheinstieg auf OK oder auf
das entsprechende Symbol und dann
auf OK.
Doppelklicken Sie auf diejenige Schule
bei der ein Grundsprengel angelegt
bzw. geändert werden soll.
Im Register Stammdaten klicken Sie
auf Freigabe und danach auf die
Schaltfläche neben dem Feld
Grundsprengel.
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Autor: Michael Kreil
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- 106 -
Sie erhalten alle eingetragenen Gemeinden etc. die zum Grundsprengel gehören. Änderungen
werden vorgenommen, indem man die Gemeindenummer überschreibt. Durch klicken auf Neuanlage
können Sprengel hinzugefügt werden. Ein Klick auf Löschen entfernt die entsprechende Zeile.
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- 107 -
Atlantis
14.2 Anlegen bzw. ändern des Fachsprengels
Die Fachsprengel müssen für jeden Beruf und jede Jahrgangsstufe eingegeben werden, sofern sich
Änderungen bezüglich des Grundsprengels ergeben.
Über die Registerkarte Fachsprengel gelangt man zu den entsprechenden Einträgen.
Im Listenfenster Beruf wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Gleiches gilt für Jahrgang und Status.
Im Feld Gemeindenummer suchen Sie die Gemeindekennzahl aus, wenn es sich um eine Gemeinde
handelt.
Wenn es sich um einen Landkreis handelt, tippen Sie die ersten 5 Ziffern ein, wenn es sich um einen
Regierungsbezirk handelt, tippen Sie die ersten 3 Ziffern ein. Sollte der Sprengel ein ganzes
Bundesland sein, wählen Sie die ersten 2 Ziffern.
Klicken Sie in das nächste Feld und geben Sie die Gültigkeitsdauer ein.
Beispiel (siehe Bild oben): Alle Auszubildenden des Ausbildungsberufes 17801 Buchbinder, welche
die 10. Jahrgangsstufe besuchen sind Sprengelschüler wenn der Betrieb sich im Regierungsbezirk
Schwaben befindet.
Die gilt, unabhängig vom Geschlecht vom 1.1.2000 bis 1.1.2999.
Auswirkung in Atlantis: Bei der Neuanlage eines Schülers soll in der Registerkarte S-Jahr 2 dem
Schüler der Betrieb zugeordnet werden. Wenn sich der manuell eingestellte Sprengel (= Schülerstatus
ist) im Register S-Jahr 2 und der Fachsprengel (wird im grau hinterlegten Feld angezeigt)
unterscheiden, erscheint das Soll-Feld in roter Schrift.
Dies bedeutet, dass der Ist- und der Sollwert nicht übereinstimmen. Entweder ist der
Grund- bzw. Fachsprengel falsch eingetragen, oder der Ist-Status ist zu ändern. Letzteres ist
womöglich die richtigere Lösung.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 108 -
15. Planung des folgenden Schuljahres
In Atlantis ist es möglich, während des laufenden Schuljahres die Planung für das kommende
Schuljahr vorzunehmen. Für die Planung des neuen Schuljahres müssen nicht alle Daten neu
angelegt werden, da es in Atlantis Daten gibt die nicht vom Schuljahr abhängig sind (z.B.
Fächerkombinationen, Schlüssel, Betriebe). Diese müssen zwar gepflegt werden, haben aber z.B. mit
der Klassenplanung nichts zu tun.
Auf den folgenden Seiten wird gezeigt, welche Schritte notwendig sind. Bitte achten Sie auf die
Reihenfolge der vorzunehmenden Arbeiten!
15.1 Schlüssel für das folgende Schuljahr erzeugen
Erstellen Sie den Schlüssel für das
nächste Schuljahr
Klicken Sie in Atlantis auf
Datei / Administration / Schlüssel Global.
Geben Sie bei Kennzeichen SCHULJAHR
ein und klicken Sie auf OK.
Markieren Sie die Zeile, bei der in der
Spalte Wert das aktuelle Schuljahr steht.
Klicken Sie auf das Register Stammdaten
und danach Sie auf Neuanlage.
Legen Sie folgenden Schlüssel an:
Kennzeichen:
Wert:
Auflösung 1:
KM Kürzel:
LA Kürzel:
SCHULJAHR
2016/17
2016/17
2015/16
2017/18
Klicken Sie auf Speichern.
Im Beispiel ist das aktuelle Schuljahr 2016/17. Dies bedeutet, dass bei Wert und bei Auflösung 1 das
folgende Schuljahr eingetragen wird und bei LA-Kürzel das übernächste Schuljahr.
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Autor: Michael Kreil
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- 109 -
15.2 Neues Schuljahr erzeugen
Erstellen Sie nun, u.U. für alle Schulen Ihres Standorts, den Schuljahressatz.
Klicken Sie in Atlantis in das Menü Datei / Organisation / Schuljahr. Klicken Sie im Sucheinstieg auf
Abbrechen. Wählen Sie die Registerkarte Stammdaten, klicken Sie auf Neuanlage und legen Sie
folgenden Datensatz an:
Wählen Sie über das Suchensymbol Ihre
Schule aus.
Schuljahr:
2016/17
Akt. Schuljahr:
nicht aktiviert
Bezeichnung:
Schuljahr 2016/2017
Beginn:
01.08.2016
Ende:
31.07.2017
Stichtagsdatum: 20.10.2016
Probezeitdatum: 00.00.0000
Halbjahresdatum: 17.02.2017
15.3 Kalender importieren
Erzeugen Sie eine Kopie der Datei sj_20xx_xx.imp (im Beispiel sj_2016_17.imp).
Klicken Sie im Explorer mit der rechten
Maustaste auf die Datei
sj_2016_17.imp.
Wählen Sie im Kontextmenü Kopieren.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf eine freie Stelle im rechten
Explorerfenster und anschließend auf
Einfügen.
Es wird eine Datei mit der Bezeichnung
Kopie von sj_2016_17.imp erzeugt.
Öffnen Sie die Kopie mit Notepad (=
Editor).
Markieren Sie in der ersten Zeile die
Zeichenfolge SSSS|FF mit der Maus
und betätigen Sie die
Tastenkombination Strg + C.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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- 110 -
Im Editor klicken Sie auf
Bearbeiten / Ersetzen.
Betätigen Sie zum Einfügen die
Tastenkombination Strg + V.
Klicken Sie in die nächste Zeile, geben
Sie Ihre 4-stellige Schulnummer,
danach den senkrechten Trennstrich (|)
und die Filialnummer (01) ein.
Klicken Sie auf Alles ersetzen.
Hinweis: Ersetzen Sie niemals nur die Schulnummer, da diese eventuell auch als Teil eines Datums
auftreten kann (z. B.: 0912 oder 0805).
Klicken Sie im Menü auf
Datei / Speichern.
Schließen Sie die Datei.
Starten Sie Atlantis und klicken Sie im
Menü Datei auf Importieren.
Klicken Sie in der 5. Zeile in das Feld
Import Datei.
Suchen Sie die Datei
sj_2016_17-Kopie.imp, klicken Sie auf
die Schaltfläche Start und
Vergeben Sie für die Protokolldatei
einen Namen z.B. Kalender.pro.
Wiederholen Sie u.U. für alle Schulen Ihres Standortes den Import des Kalenders.
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Autor: Michael Kreil
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- 111 -
15.4 Lehrer in das neue Schuljahr kopieren
Analog zu den Schülern kann man die Lehrer in das neue Schuljahr kopieren, die Daten anpassen
(Stundeneinsatz, etc.).
Der Kopiervorgang funktioniert nur, solange sich noch keine Lehrkraft im nächsten Schuljahr
befindet.
Wählen Sie Funktion / Lehrer /
Versetzung/Löschung.
Zum Kopieren der Daten klicken Sie auf
OK.
Passen Sie im nächsten Schritt die
Lehrerdaten im neuen Schuljahr an.
15.5 Neue Blöcke anlegen
Zum Anlegen der neuen Blöcke klicken
Sie wie bereits erwähnt auf
Datei / Organisation / Block.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf
Abbrechen, anschließend auf das
Register Stammdaten und danach auf
Neuanlage.
Im Listenfenster Schuljahr wählen Sie
das nächste Schuljahr (im Beispiel ist
es 2016/17).
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Autor: Michael Kreil
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- 112 -
Vergeben Sie eine eindeutige
Bezeichnung für den Block und tragen
Sie die Anzahl der Blockwochen ein.
Wechseln Sie in des Register
Blockdaten und geben Sie die Blöcke
ein.
15.6 Fächerkombinationen überprüfen
Bei den Fächerkombinationen sollten folgende Punkte überprüft werden:
•
•
•
•
•
•
•
•
Reihenfolge der Fächer
Art Fach
Gewichtung
Art Prf. Fach
FS (Fremdsprachen)
Typ Auswertung (Statistikrelevanz)
Schüler-Std.
zus. Lehr.-Std. (Teilungsstunden)
evtl.
• Pos Gr (Position des Fachs innerhalb der Fächergruppe)
• Gruppe 1 (Fächergruppe)
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- 113 -
15.7 Klassen kopieren, bearbeiten und neu anlegen
Bei der Klassenplanung können bereits bestehende Klassen des alten Schuljahres in das neue
Schuljahr kopiert werden. Bei diesem Vorgang wird die leere Klasse in das neue Schuljahr kopiert. Die
Schüler bleiben in der alten Klasse des aktuellen Schuljahres.
Eventuell zusätzlich benötigte Klassen müssen für das zu planende Schuljahr neu angelegt werden.
Klicken Sie zum Kopieren der Klassen
auf Funktion / Klasse /
Versetzung/Löschung.
Sie können im Dialog
Versetzen Klassenstamm einstellen, ob
Sie die Klassen kopieren oder löschen
wollen.
Wenn Sie kopieren wollen, lassen Sie
die rechts zu sehenden Einstellungen
unverändert.
Die Sicherheitsabfrage beantworten Sie
mit Ja.
Die daraufhin erscheinende
„Erfolgsmeldung“ klicken Sie weg.
Um zu Kontrollieren ob alles in
Ordnung gegangen ist, suchen Sie die
Klassen im nächsten Schuljahr.
Ergebnis: Alle Klassen sind leer und
es sind alle Statistik- und
Organisationsklassen
mitkopiert worden.
Im Register Stammdaten sollten bei
den Klassen die notwendigen
Anpassungen vorgenommen werden
(Jahrgangsstufe,
Fächerkombination, Block, etc.).
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- 114 -
Wenn Sie die Klassen im zu planenden
neuen Schuljahr wieder löschen wollen,
klicken Sie nicht auf die Option Kopie,
sondern auf Löschen und wählen als
Schuljahr alt das nächste Schuljahr.
Hinweis: Dies funktioniert nur, wenn
die Klassen noch leer sind.
15.8 Vorbesetzungsschüler kopieren und ändern
Bestehende Vorbesetzungsschüler können in das neue Schuljahr kopiert werden. Klicken Sie in
Atlantis auf Auswertung / Organisation / Schuljahr. Wählen Sie im Bereich Listen/Auswertungen die
Gruppe 05 Hilfslisten und hier die Liste 00 Kopieren von Vorbesetzungsschülern. Klicken Sie auf
die Schaltfläche Listen Suchmaske.
Ändern Sie danach die betreffenden Daten ab (z.B. Eintrittsdatum, Klasse).
Hinweis: Zum Kopieren eines Vorbesetzungsschülers in das neue Schuljahr, muss beim
Vorbesetzungsschüler eine Klasse eingetragen und die gleiche Klasse im neuen Schuljahr
bereits angelegt sein. Der Vorgang funktioniert jedes Schuljahr nur ein einziges Mal.
15.9 Schüler in das neue Schuljahr versetzen
Klicken Sie auf Funktion / Schüler /
Versetzung klassenweise.
Im Dialog
Vorlauf Versetzungsprogramm
klicken Sie auf das Suchen-Symbol im
Feld Quellklasse und wählen Sie die
zu versetzende Klasse aus. Analog
dazu wählen Sie im kommenden
Schuljahr die Zielklasse aus.
Klicken Sie auf OK.
Hinweis: Die zu planende Klasse sollte
selbstverständlich schon
angelegt sein.
Das Fenster zeigt alle Schüler die sich in der zu versetzenden Klasse befinden.
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- 115 -
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Bedeutung der wichtigsten Spalten:
Spalte
Erläuterung
Typ
In dieser Spalte können Sie festlegen ob der Schüler versetzt, gelöscht, ob
der Schüler austreten oder in der Klasse bleiben soll.
Bereits ausgetretene Schüler werden beim Versetzungsvorgang nicht
berücksichtigt.
Klasse
Hier ist die Klasse zu wählen in die der Schüler versetzt werden soll. Es
könnte für jeden Schüler eine andere Klasse gewählt werden.
Austritt
Hier ist das Austrittsdatum einzutragen bzw. mit Strg+D wird das aktuelle
Datum verwendet.
Grund (bei Austritten)
Der Austrittsgrund kann gewählt werden.
JG (bei Austritten)
Die Jahrgangsstufe in welcher der Schüler die Schule verlässt.
Wdhl
Man kann wählen ob der Schüler Wiederholer ist.
Eintritt vor ST
Ist ein Schüler vor dem Stichtag eingetreten, steht in der Spalte ein J,
andernfalls ein N.
Herk. Sch
Bei der Versetzung wird hier BS gewählt werden, da die Schüler im aktuellen
Schuljahr bereits an der Berufsschule sind. Wird bei der Versetzung in der
ersten Zeile BS gewählt, wird die Einstellung auf die restlichen Schüler
übertragen, es sei denn ein Schüler ist nach dem Stichtag eingetreten, d.h. In
der Spalte „Eintritt vor ST“ steht ein N.
15.9.1 Versetzung mit gleichen Einstellungen für alle Schüler
Werden die Schüler einer Klasse in die entsprechende Klasse des neuen Schuljahres versetzt und
treffen die Einstellungen auf alle Schüler zu, kann man wie folgt vorgehen.
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Autor: Michael Kreil
- 116 -
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Wählen Sie beim obersten Schüler die entsprechenden Einstellungen aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle markieren. Die Einstellungen werden für alle übrigen Schüler
übernommen.
Die Schüler werden versetzt, wenn man auf die Schaltfläche Starten klickt.
15.9.2 Versetzung mit unterschiedlichen Einstellungen
Im Versetzungsprogramm wählen Sie beim ersten Schüler die Einstellungen die auf alle Schüler der
Klasse zutreffen und klicken anschließend auf die Schaltfläche Alle markieren.
Danach können Sie die Einstellungen ändern die nicht bei jedem Schüler identisch sind.
15.9.3 Kontrolle der Versetzungsdaten
Wenn die Schüler versetzt worden sind, kann man zur Kontrolle entweder über Sucheinstieg für
Klassen und anschließend über den Stammsatz des Schülers oder über den Sucheinstieg
Schülerverwaltung einen der bereits versetzten Schüler suchen (wählen Sie das aktuelle Schuljahr
und aktivieren Sie Alle Sätze.
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Autor: Michael Kreil
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- 117 -
Beim versetzten Schüler klickt man auf das Register Laufb. .
Im unteren Bild erkennt man, dass am Schüler drei Datensätze hängen. Im „aktuellen“ Schuljahr
(2015/16) sind dies die Typen „A“ und „O“. Im zu planenden Schuljahr (2016/17) ist dies der Typ „V“.
15.9.4 Versetzung aktivieren
Noch sind die Schüler nicht wirklich versetzt worden. Die eben beschriebenen Maßnahmen dienten
lediglich der Planung. Man könnte sich zu diesem Zeitpunkt die Klassenlisten ausdrucken, etc.
Wie man die Versetzung unwiderruflich aktiviert wird jetzt gezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf
Funktion / Schüler / Versetzung
aktivieren/löschen.
Wählen Sie die zu versetzende(n)
Klasse(n) aus und klicken Sie auf OK.
Die Sicherheitsabfrage beantworten Sie
mit Ja und den nächsten Dialog mit OK.
Wählen Sie bei der Aktivierung das
zu planende Schuljahr aus, nicht das
aktuelle.
Hinweis: Wenn Sie auf die Option Löschen klicken, wird die geplante Versetzung rückgängig
gemacht. Ist die Versetzung jedoch aktiviert worden, kann dies nicht mehr
zurückgenommen werden.
Eine Rückversetzung vom kommenden Schuljahr in das aktuelle ist nicht möglich.
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- 118 -
Wenn man sich das Ergebnis der aktivierten Versetzung im zu planenden Schuljahr betrachtet,
erkennt man, dass der Typ „V“ nicht mehr vorhanden ist.
Der Schüler besitzt im aktuellen und im zu planenden Schuljahr einen aktuellen Datensatz vom
Typ „A“.
Sind alle Versetzungen, die notwendigen Planungen bzw. Änderungen an den Klassen, den Schülern
etc. vorgenommen worden, kann der Oktoberdatensatz an die Schüler des zu planenden Schuljahres
kopiert werden. Der Oktoberdatensatz wird für die Auswertung der Statistik benötigt.
Hinweis: Vor der Erstellung der Oktoberdatensätze sollte man die entsprechenden Prüflisten laufen
lassen.
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- 119 -
16. Datensatz für die Oktoberstatistik erstellen
Wie bereits erwähnt, sollte der Schülerdatensatz vom Typ „O“ erst dann erstellt werden, wenn die
Datenbank fehlerfrei ist. Zur Überprüfung der Datensätze auf Richtigkeit und Vollständigkeit sollten die
entsprechenden Listen verwendet werden. Erst danach ist der folgende Schritt auszuführen.
Dieser Schritt sollte kurz vor der Statistikabgabe im Oktober durchgeführt werden.
Klicken Sie auf Funktion / Schüler /
Oktoberstatistik bearbeiten.
Wählen Sie das Schuljahr aus in dem
die Oktoberdatensätze erstellt werden
sollen.
Mit einem Klick auf OK wird der
entsprechende Datensatz an die
Schüler kopiert.
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Atlantis
- 120 -
17. Aktivieren des neuen Schuljahres
Wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, ist der Zeitpunkt gekommen, da das neue Schuljahr
aktiviert werden muss. Die Aktivierung kann nur vom Admin rückgängig gemacht werden.
Klicken Sie auf
Datei / Organisation / Schuljahr.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK und
bestätigen Sie den anschließenden
Hinweis mit Ja.
Klicken Sie auf Register Stammdaten
und dann auf Neuanlage.
Stellen Sie das neue Schuljahr ein,
vergeben Sie eine Bezeichnung und
geben Sie die weiteren Daten (Beginn,
Ende,...) ein.
Anschließend aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Akt. Schuljahr.
Damit wird das neue Schuljahr zum
aktuellen.
Der Schuljahreskalender sollte
importiert worden sein (wichtig für die
Neuanlage von Blöcken).
Im Register Zeugnisdaten wählen Sie den Zeugnistyp, die Zeugnisart, das Formular und das
Zeugnisdatum. Im Bereich Unterzeichner wählen Sie als Typ Schulleiter und tragen Sie den Namen
ein. Setzen Sie bei Klassleiter/in ein Häkchen.
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- 121 -
17.1 Aktuelles Schuljahr rückgängig machen
Das aktuelle Schuljahr kann nur vom DB-Admin wieder rückgängig gemacht werden.
Klicken Sie auf Datei / Organisation /
Schuljahr.
Um alle Schuljahre angezeigt zu
bekommen, wählen Sie im
Listenfenster Schuljahr den Eintrag
<leer>.
Doppelklicken Sie auf das Schuljahr,
welches Sie wieder zum aktuellen
Schuljahr machen wollen.
Klicken Sie auf Freigabe und danach in das Kontrollkästchen Akt. Schuljahr um es zu entfernen.
Somit ist die Änderung rückgängig gemacht worden.
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- 122 -
Atlantis
18. Die Briefschnittstelle
18.1 Allgemeines
Die Briefschnittstelle stellt eine Verbindung von Atlantis zu Word her, wobei die benötigten Daten aus
Atlantis herausgespielt und in Word als Serienbrieffelder weiterverarbeitet werden. Mit Hilfe der
Briefschnittstelle kann man Einladungen verschicken, ebenso möglich sind Anträge, Verweise etc.
Bei der Erstellung von Dokumenten werden Dokument-Vorlagen verwendet, die sich im
Unterverzeichnis Dokumente / Vorlagen befinden und jederzeit auf die eigenen Bedürfnisse
angepasst werden können.
In der Initialisierungsdatei Atlantis.ini, die sich im Atlantisverzeichnis befindet, sind alle wichtigen
Einträge zu finden die bei jedem Start geladen werden.
Wie im Bild zu sehen ist sind die Standardeinstellungen für die Dokumente und Applikationen in der
Datei Atlantis.ini eingetragen. Bitte ändern Sie an diesen Einstellungen nichts, es sei denn die
Dokumente und die Applikationen befinden sich in anderen Verzeichnissen.
Hinweis:
Wenn man in Atlantis auf die Schaltfläche Zur Textverarbeitung klickt, erscheint beim
ersten Mal ein Sicherheitshinweis. Klicken Sie in das Kontrollkästchen Makros aus
dieser Quelle immer vertrauen und danach auf die Schaltfläche Makros aktivieren.
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- 123 -
18.2 Vorlagen verwenden
18.2.1 Schreiben an Schüler
Suchen Sie den Schüler der einen Brief
erhalten soll.
Klicken Sie auf das Register Dok. und
nun auf Neuanlage.
Wählen Sie eine Vorlage durch
Doppelklick aus.
Geben Sie den Betreff ein.
Speichern Sie die Änderungen und
klicken Sie auf das Symbol für
Textverarbeitung.
Nun startet Word und die exportierten Daten werden mit den Seriendruckfeldern, die sich in der
Word-Vorlage (≙ Hauptdokument) bereits befinden, verbunden. Sie können den Text noch ändern
und diesen dann wie gewohnt ausdrucken.
Die erzeugte Word-Datei (Seriendruckdatei) wird im Unterverzeichnis Dokumente / Briefe gespeichert.
Der Dateiname beginnt mit dem aktuellen Jahr, anschließend folgt der Benutzername und danach
kommt eine Nummer (z.B. 2005_KREILM_0054.DOC). Jedes weitere erzeugte Dokument erhält
automatisch die nächsthöhere Nummer.
Wenn Sie bei einem Schüler mehrere Dokumente hinterlegt haben, können Sie im Register Dok. mit
der rechten Maustaste in die Registerkarte klicken. Im Kontextmenü klicken Sie auf den Eintrag
Kurzliste und Sie bekommen eine Übersicht zu den bereits angelegten Dokumenten.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
18.2.2
- 124 -
Schulweite Briefe und Einladungen versenden
Klicken Sie auf Schulenverwaltung.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf OK, im
nächsten Dialog auf Ja.
Klicken Sie auf das Register
Dokumente und danach auf Neuanlage.
Klicken Sie z.B. auf Einladung zur
Konferenz um die Lehrkräfte zur
Konferenz einzuladen.
Geben Sie wieder einen Betreff ein und
klicken Sie auf das Symbol
Textverarbeitung.
Vergleichen Sie den Text in Atlantis mit
dem Ausdruck.
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Autor: Michael Kreil
- 125 -
Atlantis
18.2.3 Vorlagen für Klassen
Auch im Register Dokumente bei den Klassen ist es möglich Briefe anzulegen. Im folgenden Beispiel
soll eine Einladung an die Betriebe einer Klasse verschickt werden.
Klicken Sie wieder auf das Register
Dokumente, danach auf Neuanlage und
wählen Sie im Feld Vorlage den rechts
zu sehenden Eintrag aus.
Geben Sie einen Betreff ein, klicken Sie
auf das Symbol für Speichern und
starten Sie die Textverarbeitung.
Jetzt könnten Sie wieder einen Text eingeben, Sie könnten aber auch die Reihenfolge der
Seriendruckfelder ändern. Wenn Sie dauerhaft eine Änderung vornehmen möchten, dann sollten Sie
die entsprechende Datei im Vorlagenverzeichnis anpassen.
Im nächsten Kapitel wird Ihnen u.a. gezeigt wie Sie eine neue Vorlage erstellen, wie man
Seriendruckfelder exportiert und somit eine Datendatei erzeugt.
18.3 Mit eigenen Vorlagen arbeiten
18.3.1 Word-Dokument (≙ Hauptdokument) erstellen
Starten Sie Word, schreiben Sie, Ihren Ansprüchen gemäß, den Text und formatieren Sie den Inhalt
(Ausrichtung, Schriftart u. Schriftgröße, etc.).
Lassen Sie die Stellen frei an denen die Seriendruckfelder platziert werden sollen und speichern Sie
die Datei im Verzeichnis H:\eigene dateien\atlantis\dokumente\vorlagen.
18.3.2
Vorlagenverwaltung in Atlantis
Bsp.: Es soll ein Serienbriefdokument erstellt werden, welches u.a. Schüler- Klassen- u.
Betriebedaten enthält. Dieses Schreiben sollen die Betriebe erhalten, deren Schüler sich in einer
bestimmten Klasse befinden.
Damit man das vorhin erstellte Word-Dokument als Hauptdokument nutzen kann, müssen die
benötigten Daten, dies sind die Daten die man später als Seriendruckfelder verwendet, aus Atlantis
herausgespielt werden. Dazu wird jetzt eine Vorlage in Atlantis erstellt und eine geeignete
SQL-Anweisung zugewiesen. Die SQL-Anweisung selektiert die Daten die aus Atlantis herausgespielt
werden sollen.
Zur Vorlagenerstellung klicken Sie auf
das Symbol für die
Vorlagenverwaltung.
Klicken Sie im Sucheinstieg auf OK.
Klicken Sie nun auf Neuanlage und verwenden Sie bei Tabellentyp, Ordner und SQL-Typ die
Einstellungen wie sie im folgenden Bild zu sehen sind.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 126 -
Wählen Sie das Zielprogramm und die vorhin erstellte Datei als Vorlagendatei (≙ Hauptdokument)
und speichern Sie die Vorlage.
Kurzbeschreibung
Eindeutige Beschreibung zum Inhalt des Dokuments
Bemerkung
Nähere Erläuterung zum Anlass des Schreibens.
Tabellentyp
Gibt an, welcher Menüpunkt (Klassen, Schüler etc.) verwendet wird.
Ordner
Gibt an, wie die Briefe sortiert werden sollen.
SQL-Typ
Der SQL-Typ gibt Auskunft darüber woher die Daten kommen (z.B. aus
einer Tabelle).
Zielprogramm
Das Programm mit dem der Serienbrief angelegt wird.
Vorlagendatei
Der Name des Hauptdokuments.
Vorlagenpfad
Der Pfad in dem das Hauptdokument zu finden ist.
18.3.3 Bestehende SQL-Anweisung in die neue Vorlage einbinden
Hinweis: Nicht jede SQL-Anweisung funktioniert mit jeder Tabelle. Es gibt SQL-Anweisungen die
nur bei Schülern funktionieren, es gibt aber auch Anweisungen die nur bei Betrieben den
gewünschten Erfolg bringen. Dies bedeutet, wenn man eine bestehende Anweisung in der neuen
Vorlage verwenden möchte, sollte man in der Vorlagenübersicht die Spalte Tabelle beachten. Hier ist
zu sehen wo die Vorlage und letztlich die SQL-Anweisung verwendet werden kann.
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Autor: Michael Kreil
- 127 -
Atlantis
Zum Verwenden einer bereits bestehenden SQL-Anweisung klickt man in der Vorlagenverwaltung auf
das Registerblatt Liste. Durch einen Doppelklick auf eine Vorlage wird diese geöffnet, mit F7 wird
diese frei gegeben und durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts von SQL-Anweisung gelangen
Sie in den Editor.
Drücken Sie die Umschalttaste, halten
Sie diese gedrückt und ziehen Sie am
vertikalen Bildlauffeld bis an das Ende
der SQL-Anweisung.
Klicken Sie an das Zeilenende der
letzten Anweisung.
Jetzt sollte die komplette Anweisung
markiert sein.
Zum Kopieren der Anweisung drücken
Sie die Tastenkombination Strg + C.
Klicken Sie zum Schließen auf die
Schaltfläche Zurück und anschließend
auf das Registerblatt Liste.
Zum Einfügen der soeben kopierten
SQL-Anweisung in die neue Vorlage,
öffnen Sie die neue Vorlage, geben
diese frei, klicken auf die Schaltfläche
neben SQL-Anweisung und drücken
die Tastenkombination Strg + V.
Speichern Sie die Änderung.
18.3.4 Dokument bei der Klasse anhängen
Nun muss das Schreiben im Register Dokumente bei einer Klasse angelegt werden, da ja alle
Betriebe einer bestimmten Klasse den Brief erhalten sollen.
Hinweis: Hat ein Schüler einer Klasse keinen Betrieb, wird der Schüler übersprungen.
Klicken Sie nun auf das Symbol für Klassenverwaltung, danach auf die Registerkarte Dokumente und
schließlich auf Neuanlage.
Klicken Sie auf das Suchensymbol
neben dem Feld Vorlage und wählen
Sie Ihr vorhin erzeugtes
Word-Dokument.
Füllen Sie die Felder Erstellungsgrund, Betreff, etc. aus. Speichern Sie die Einstellungen und klicken
Sie auf das Symbol für die Textverarbeitung in der zweiten Symbolleiste.
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Autor: Michael Kreil
- 128 -
Atlantis
Word startet nun mit einer
Fehlermeldung, weil im Hintergrund
versucht wird die Seriendruckfelder
des Hauptdokuments mit den Daten
der Exportdatei (xyz.exp) zu
verbinden.
Da jedoch das Hauptdokument noch
keine Seriendruckfelder besitzt,
erscheint der rechts zu sehende
Laufzeitfehler.
Klicken Sie auf Beenden.
18.3.5 Serienbrieffelder in das Hauptdokument einbinden
Durch den Klick auf das Textverarbeitungssymbol in Atlantis wurde eine Datei mit den
Seriendruckfeldern im Verzeichnis Exp (≙ Export) erzeugt. Die Bezeichnung der Export-Datei
entspricht der Bezeichnung des vorhin erzeugten Word-Dokuments (≙ Hauptdokument).
Zusätzlich wurde eine Serienbriefdatei im Verzeichnis Briefe erzeugt. Diese Serienbriefdatei wird
gebildet aus dem Hauptdokument (zu finden im Verzeichnis Briefe) und der Datendatei mit der
Endung exp (zu finden im Verzeichnis Exp).
Hauptdokument
Firma Müller
Alpenweg 3
Datendatei (Endung exp)
Name;Straße;PLZ;Ort¶
Gemeinde Berg;Rosenstr. 41;
23817;Greifenberg¶
Gemeinde Altham;Fliedersteig.
3;87654;Altham¶
Gemeinde ..........;.................;.......;.........¶
71529 Iffel
«Name»
«Straße»
«PLZ» «Ort»
Sehr geehrte Damen und Herren
Firma Müller
Alpenweg 3
71529 Iffel
Gemeinde Berg
Rosenstr. 41
23817 Greifenberg
Serienbriefdatei
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Autor: Michael Kreil
- 129 -
Atlantis
Am Monitor wird nun das Hauptdokument angezeigt. Fügen Sie die Seriendruckfelder an den
gewünschten Stellen ein, speichern und schließen Sie das Hauptdokument und schließen Sie
zusätzlich die Datei Atlantis_Start.dot.
Man muss in Word vorher festlegen welche Datei die Datendatei ist.
Zum Einfügen der Seriendruckfelder
in das Hauptdokument klicken Sie auf
Sendungen / Seriendruck starten.
Markieren Sie den ersten Eintrag
Briefe.
Um die Daten der exp-Datei
verwenden zu können, klicken Sie auf
Empfänger auswählen
und dann auf
Vorhandene Liste verwenden…
Suchen Sie das Verzeichnis exp und
doppelklicken darauf.
Um die Datendatei mit der Endung
exp sehen zu können, ändern Sie
rechts unten den Eintrag auf
Alle Dateien(*.*) ab.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 130 -
Markieren Sie die Datei und klicken
auf öffnen.
Klicken Sie auf Seriendruckfeld
einfügen.
Die Seriendruckfelder müssen nun an
die gewünschten Stellen im
Hauptdokument platziert werden.
Speichern Sie die Änderungen und
schließen Sie Word.
Im Verzeichnis Briefe löschen Sie die soeben erzeugte Seriendruckdatei. Den Dateinamen der
Seriendruckdatei entnehmen Sie der entsprechenden Registerkarte (Dok. beim Schüler, Dokumente
bei der Klasse und bei den Schulen, etc.).
Gehen Sie zurück zu Atlantis und hier wieder in die Klasse die Sie zuletzt bearbeitet haben, klicken
Sie (bei geöffnetem Dokumentenregister) nochmals auf das Symbol für Textverarbeitung.
Nun können die ausgespielten Daten mit den Seriendruckfeldern im Hauptdokument verbunden
werden und Sie sehen als Ergebnis die fertige Seriendruckdatei.
Nachträgliche Änderungen am Hauptdokument speichern Sie und bei Bedarf löschen Sie die
Seriendruckdatei, die aufgrund des alten Hauptdokuments erzeugt wurde.
Klicken Sie in Atlantis noch einmal auf das Symbol für die Textverarbeitung. Daraufhin wird eine neue
Seriendruckdatei mit den Änderungen erzeugt.
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- 131 -
Atlantis
18.4 Seriendruckfelder mit dem Listengenerator erzeugen
Starten Sie den Listengenerator über
Auswertung / Listengenerator.
Wählen Sie einen Tabellennamen aus
z.B. V_SCHUELER_AKT.
In der Spalte Felder sind Daten für die
spätere Serienbriefdatei zu sehen.
Notieren Sie sich die Felder die Sie in
Ihrer SQL-Anweisung (=SELECT)
benötigen (KL = Klassendaten, PU =
Schülerdaten, BET = Betriebedaten,
ERZ = Erziehungsberechtigte,
SC = Schuldaten).
Als SQL-Typ ist
View (v_schueler_akt) zu wählen.
Möchte man bestimmte Felder aus
Atlantis herausspielen, müssen diese
bei der Vorlagenerstellung im Bereich
SQL-Anweisung eingetragen und
zusätzlich die Quelle angegeben
werden (z.B. V_SCHUELER_AKT).
Mit der rechts zu sehenden
Einstellung können alle Felder von
V_SCHUELER_AKT herausgespielt
werden.
Der restliche Ablauf ist bereits weiter oben beschrieben!
Anhang: Weitergabe eines Hauptdokuments
Im Hauptdokument werden die Pfadangaben zur Datendatei gespeichert. Wenn man ein
Hauptdokument weiter gibt, müssen diese Informationen entfernt werden.
Zur Entfernung der Seriendruckinformationen öffnen Sie das Hauptdokument klicken Sie auf
Seriendruck starten / Normals Word-Dokument.
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Autor: Michael Kreil
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- 132 -
Mögliche Fehlermeldungen
Aufgrund der SQL-Anweisung würden
Daten exportiert werden, die jedoch im
Datensatz nicht angelegt sind (z.B.
kein Notensatz etc.).
In der SQL-Anweisung sind Fehler
enthalten.
Überprüfen Sie die Anweisung.
Der Pfad zum Hauptdokument stimmt
nicht (evtl. fehlt das Dokument oder es
wurde umbenannt).
Überprüfen Sie den Pfad zum
Hauptdokument.
Entweder auf Datenquelle suchen
klicken oder auf Optionen klicken und
dann auf Daten/Steuersatzquelle
entfernen.
In Word werden die Seriendruckfelder
inklusive der selektierten Daten des
Datensatzes angezeigt.
Schließen Sie Word und löschen Sie
das angezeigte Dokument im BriefeVerzeichnis.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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Atlantis
19. Seriendruck
Neben der Briefschnittstelle ist der Seriendruck mit Atlantis möglich. Die Daten werden als Excel-Datei
aus Atlantis exportiert. Die Zellinhalte der ersten Excel-Zeile werden später als Seriendruckfelder
verwendet. Im Beispiel soll an die Schüler einer Klasse ein Brief geschrieben werden.
Hinweis: Grundsätzlich kann man jede Liste exportieren.
19.1 Vorarbeiten in Atlantis
Für den Seriendruck müssen die
benötigten Daten erst erzeugt werden.
Klicken Sie auf Auswertung / Schüler.
Im Sucheinstieg für den Listendruck
wählen Sie erst eine Klasse aus.
Im Bereich Listen / Auswertungen
suchen Sie nach der
Schülerexportliste für Serienbriefe
(Excel).
Klicken Sie auf Listen Suchmaske.
Die Daten für den Seriendruck werden aufbereitet und können nun als Excel-Datei gespeichert
werden.
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Autor: Michael Kreil
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Atlantis
Als Dateityp soll beim Speichern „Excel5 with headers“ gewählt werden, der Dateiname ist frei
wählbar. Die Daten der Liste müssen jedoch als erstes exportiert werden.
Klicken Sie zum Export der Daten auf
die Schaltfläche Exportieren.
Im Dialog Speichern unter klicken Sie in
das Listenfenster um den Speicherort
der Daten auszuwählen.
Klicken Sie auf das Laufwerk in dem
Sie speichern wollen. Sie können vor
dem Speichern auch ein Verzeichnis
erstellen in dem Sie die Daten
anschließend ablegen.
Wählen Sie als Dateityp
„Excel5 with headers“, klicken Sie in
das Feld Dateiname und tippen Sie
eine eindeutige Bezeichnung ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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Atlantis
19.2 Kontrolle der ausgespielten Daten (optional)
Sie können die Daten vor der eigentlichen Weiterverarbeitung kontrollieren und, wenn nötig, nicht
benötigte Daten löschen.
Starten Sie Excel und öffnen Sie die vorher exportierte Datei. Wenn Sie Spalten nicht benötigen,
klicken Sie in den Spaltenkopf und dann auf das Symbol für Löschen.
Wenn die optionale Bearbeitung der Daten abgeschlossen ist, kann mit der eigentlichen
Weiterverarbeitung in Word begonnen werden.
19.3 Erstellung des Serienbriefdokuments
Starten Sie Word und klicken Sie auf
die Registerkarte Sendungen.
In der Gruppe Seriendruck starten
klicken Sie auf die gleichnamige
Schaltfläche und dann auf Briefe
Klicken Sie nun auf Empfänger
auswählen und auf Vorhandene Liste
verwenden.
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Atlantis
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Suchen Sie die, in Atlantis erstellte,
Exceldatei.
Markieren Sie diese und klicken danach
auf Öffnen.
Im Dialog Tabelle auswählen klicken
Sie auf OK.
In der Gruppe Felder schreiben und
einfügen klicken Sie zur Auswahl der
Seriendruckfelder auf das Symbol
Seriendruckfeld einfügen.
Fügen Sie nun die benötigten
Seriendruckfelder an die gewünschten
Positionen ein.
Mit einem Klick auf Vorschau
Ergebnisse können Sie sehen ob Sie
die richtigen Seriendruckfelder an der
richtigen Stelle verwenden.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
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Mit den Navigationsschaltflächen
können Sie alle Datensätze testen und
sich das jeweilige Ergebnis ansehen.
Mit Fertig stellen und zusammenführen
können Sie den Ausdruck einleiten.
In diesem Dialog können Sie
bestimmen welche Datensätze Sie
drucken wollen.
Im Beispiel werden die ersten beiden
Datensätze gedruckt.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie, um beidseitigen Druck zu verhindern, auf Eigenschaften.
In der Registerkarte Fertigstellung ist das Häkchen zu entfernen und klicken Sie auf OK und dann
noch einmal auf OK.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
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20. Rechtevergabe
Bei der Vergabe von Rechten gibt es mehrere Möglichkeiten.
1.
2.
3.
Ändern von Rechten durch Zuordnung zu einer anderen Benutzergruppe (Programmgruppe).
Rechte auf Schulen
Anpassende Änderungen (Rechte auf Funktionen, Fenster, Sucheinstiege, Listen), die jedoch
wieder nur für eine Programmgruppe gelten.
20.1. Zuordnung zu einer anderen Benutzergruppe
Im folgenden Beispiel wird dargestellt wie ein Mitglied der Gruppe Schulleiter / Schulleiterstellvertreter
die Rechte eines Systembetreuers bekommt.
Klicken Sie zur Änderung der Rechte
auf Datei / Administration / Benutzer.
Im Sucheinstieg klicken Sie auf das
Listenfeld Programm-Gruppe und
klicken auf die Gruppe
Schulleiter / Schulleiterstellvertreter.
Klicken Sie auf OK.
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Atlantis
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Doppelklicken Sie auf den Benutzer
dessen Gruppenzuordnung (Rechte)
Sie ändern wollen.
Klicken Sie zur Änderung der Rechte
auf Freigabe.
Wählen Sie im Listenfenster die Programm-Gruppe Systembetreuer aus.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Der oben ausgewählte Benutzer der Gruppe Schulleiter hat jetzt die Rechte eines Systembetreuers.
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20.2. Rechte auf Schulen
Wenn ein Benutzer z.B. eine Sekretariatskraft an einem Standort auf alle Schulen des Standorts
Zugriffsrechte benötigt, muss der Benutzerin/dem Benutzer explizit auf jede einzelne Schule des
Standorts das entsprechende Recht zugewiesen werden. Die Auswirkung dieser Rechteänderung
wird sofort wirksam.
Im Beispiel bekommt ein Benutzer (Benutzername ist S13) das Recht auf zwei Schulen. Von den
beiden Schulen muss eine Schule voreingestellt sein.
Klicken Sie zum Ändern der Rechte auf
Schulen auf
Datei / Administration / Recht Schule.
Tippen Sie den Benutzernamen ein und
klicken Sie auf OK.
Klicken Sie nun auf Stammdaten und
danach auf Neuanlage.
Durch einen Klick auf das
Suchensymbol können Sie die zweite
Schule auswählen.
Geben Sie dazu im Suchfenster den
Anfangsbuchstaben der Schule ein
oder einen Joker (*).
Doppelklicken Sie auf die
entsprechende Schule des Standorts.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
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Suchen Sie den entsprechenden
Benutzer.
Im Beispiel wird der Benutzer mit
Sekr13 bezeichnet.
Doppelklicken Sie auf den Benutzer
und speichern Sie die Änderung.
Bei der Schule 1597 ist „Aktuelle
Schule“ aktiviert.
Dies bedeutet, dass beim Sucheinstieg
automatisch diese Schule voreingestellt
ist.
Die aktuelle Schule kann jederzeit geändert werden.
20.3. Rechte auf Objekte
Mit der Rechtevergabe auf Objekte können Sie für Benutzergruppen Rechte auf bestimmte
Registerblätter, auf Funktionen und Listen vergeben oder nehmen. Die Vergabe von Rechten für
einzelne Benutzer ist nicht möglich. Alle Rechte werden erst nach dem Neustart von Atlantis wirksam.
20.3.1 Rechte auf Funktionen
Mit der Vergabe von Rechten auf Funktionen kann man einer Benutzergruppe die Funktionstasten
(F6 = Export, F7 = Freigabe, SF7 = Neuanlage, F8 = Löschen, F9 = Speichern u. Textverarbeitung)
sperren bzw. frei schalten. Die Rechte für die einzelnen Benutzergruppen sind in einer Tabelle
aufgelistet. Im Folgenden wird gezeigt wie die Tabelle aufgebaut und wie sie zu verstehen ist.
Zu dieser Tabelle gelangen Sie über
Datei / Administration / Rechte Objekte.
Durch einen Klick in das Listenfenster
Programmgruppe sind die angelegten
Benutzergruppen zu sehen.
Wählen Sie die Benutzergruppe nur
Auswertung aus.
Klicken Sie in das Listenfenster Typ
und danach auf Funktion.
Klicken Sie auf OK.
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Atlantis
Nun erscheint die Tabelle für die Benutzergruppe „Auswertung“.
Spalte
Bedeutung
lfd.
Im Beispiel werden 216 Einträge aufgelistet. In der Regel gilt, je mehr
Einträge aufgelistet werden, desto weniger Rechte besitzt die Gruppe.
Programmgruppe
Die Gruppe die man im Sucheinstieg ausgewählt hat.
Typ
Hier ist auszuwählen ob man z.B. auf Funktionen, Menüpunkte oder
Listen Rechte anpassen will.
Objekt
Angabe des Objekts, für das die Funktion genommen werden soll. Wird
"ALLE" gewählt, wird die jeweilige Funktion für alle Objekte gesperrt.
Funktion
Hier wird die Funktion eingetragen die gesperrt werden soll. Soll eine
Funktion für eine Gruppe freigegeben werden, ist der Eintrag aus der
Tabelle zu löschen.
Beispiel: Sperren der Funktion „Freigabe“ in der Registerkarte S-Jahr 1 beim Schüler
Dem Bild oben ist zu entnehmen, dass für Mitglieder der Gruppe Auswertung generell die
Funktionstaste F7 gesperrt ist. Dies ist die Bedeutung des Eintrags Alle in der Spalte Objekt. Wenn
nur die Funktion F7 für die Registerkarte S-Jahr 1 gesperrt werden soll, ist der Eintrag (ALLE für F7)
zu löschen bzw. zu ändern.
Zum Ändern des Eintrags markieren
Sie die Zeile, klicken Sie auf die
Registerkarte Stamm.
Im Listenfeld Objekt tippen Sie
d_schue_sj_free_1
ein.
Dies ist die Bezeichnung der
Registerkarte S-Jahr 1.
Im Listenfeld Funktion muss Freigabe
stehen.
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- 143 -
Atlantis
Wie kommt man auf die richtige Bezeichnung der Registerkarte S-Jahr 1?
Wenn man auf die Registerkarte
S-Jahr 1 bei einem Schüler klickt und
danach die Tastenkombination
Shift+F1 (⇑+F1) betätigt, erhält man die
gewünschte Information.
Auswirkung: Alle Benutzer der Gruppe Auswertung können nun die Registerkarte S-Jahr 1 frei
geben.
Aufgabe: Nun sollen die Mitglieder der Gruppe Auswertung Schüler direkt versetzen können.
Wenn man in die Rechtetabelle zurück geht und nach dem entsprechenden Eintrag für die direkte
Versetzung sucht, wird man nicht fündig. Trotzdem darf ein Benutzer der Gruppe Auswertung Schüler
nicht direkt versetzen.
Lösung: In der Regel ist alles was man nicht darf in der Tabelle eingetragen. Es gibt jedoch
Ausnahmen wie z.B. die direkte Versetzung. Ist beabsichtigt, dass die Gruppe Auswertung
das Recht zur Direktversetzung bekommen soll, muss man dieses Recht, explizit durch
einen Eintrag in der Tabelle, zuweisen.
Klicken Sie dazu auf
Datei / Administration / Rechte Objekte.
Geben Sie im Sucheinstieg die rechts
zu sehenden Einstellungen ein.
Doppelklicken Sie in der Tabelle auf
irgendeinen Eintrag, klicken Sie auf
Neuanlage, geben Sie als Objekt
d_schue_sj_free_1
und wählen Sie als Funktion
Direktversetzung.
Als Folge davon dürfen nun die
Mitglieder der Gruppe Auswertung
Schüler direkt versetzen.
Weitere Beispiele:
Aufgabe: Für die Gruppe Schulleiter soll das Arbeitszeitkonto bei Lehrern freigegeben werden.
Lösung: Neuanlage des folgenden Eintrags
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Aufgabe: Die Gruppe Auswertung soll Zugriff auf die Briefschnittstelle beim Schüler bekommen.
Lösung: Löschen des folgenden Eintrags
20.3.2 Rechte auf Menüpunkte
Man kann Benutzergruppen das Recht auf Menüeinträge nehmen bzw. geben. Die Rechte auf
Menüeinträge können wieder in der Rechtetabelle angepasst werden.
Im folgenden Beispiel soll die Gruppe Auswertung im Menü Datei das Recht auf den Eintrag Kurs
bekommen.
Klicken Sie wieder auf Datei /
Administration / Rechte Objekte.
Im Sucheinstieg wählen Sie die rechts
abgebildeten Einstellungen.
Zum Freischalten des Kurseinstiegs
löschen Sie den Eintrag w_kurs_std.
Wenn sich nun ein Benutzer der
Gruppe Auswertung anmeldet, ist der
Menüeintrag Kurs schwarz statt grau.
Hinweis: Durch das Löschen des Eintrags können die Benutzer der entsprechenden Gruppe nach
Kursen suchen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man gleichzeitig Rechte auf die einzelnen
Registerkarten besitzt.
20.3.3 Sperren von Sucheinstiegen im Menü Auswertungen
Klicken Sie wieder auf Datei /
Administration / Rechte Objekte.
Im Sucheinstieg wählen Sie die rechts
abgebildeten Einstellungen.
Zur Deaktivierung des Menüpunktes
Auswertung / Organisation /
Schuljahr doppelklicken Sie wieder auf
einen bestehenden Eintrag und klicken
Sie dann auf Neuanlage.
Wenn sich nun ein Benutzer der
Gruppe Auswertung anmeldet, ist der
Menüpunkt Schuljahr grau statt
schwarz.
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20.3.4 Rechte auf Listen
Wenn Benutzergruppen bestimmte Listen gar nicht sehen sollen, müssen die Listen bei den jeweiligen
Gruppen eingetragen werden. Um die Liste(n) eintragen zu können, muss man jedoch die
Bezeichnung der Liste(n) kennen.
Im Folgenden soll der Gruppe Auswertung die Lehrerexportliste für das KM genommen werden.
Klicken Sie auf
Auswertung / Organisation / Schuljahr.
Im Bereich Listen/Auswertungen
wählen Sie die Listengruppe 12 und
dann die Liste 07.
Ziehen Sie am horizontalen Bildlauffeld
etwas nach rechts bis die Bezeichnung
der Liste erscheint.
Diese Bezeichnung muss jetzt in der
Rechtetabelle eingetragen werden.
Klicken Sie wieder auf Datei /
Administration / Rechte Objekte.
Im Sucheinstieg wählen Sie die rechts
abgebildeten Einstellungen.
Doppelklicken Sie auf einen Eintrag,
klicken Sie auf Neuanlage und geben
Sie die Bezeichnung der Liste ein.
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20.3.5 Rechte auf die Schlüsselpflege
Das Recht auf die Schlüsselpflege sollte nur der Administrator besitzen. Grundsätzlich gilt, dass in
den statistikrelevanten Feldern nur dann Schlüssel erfasst bzw. geändert werden sollten, wenn dies
durch Änderungen in den Erhebungsbögen für die Statistik erforderlich wird.
Im Beispiel soll die Gruppe Betreuer das Recht bekommen einen zusätzlichen Schlüssel anzulegen.
Zuerst muss man in Erfahrung bringen wie der Schlüssel heißt der nacherfasst werden darf.
Dazu klicken Sie z.B. auf die
Registerkarte Schule 1, geben die
Registerkarte frei und klicken mit der
rechten Maustaste auf das Feld
Austrittsgrund.
Im Kontextmenü klicken Sie auf
Feldbezeichnung.
Im Info-Fenster wird der zugehörige
Schlüssel (≙ Kennzeichen) mit
AUSTR-GRUND bezeichnet.
Klicken Sie wieder auf Datei /
Administration / Rechte Objekte.
Im Sucheinstieg wählen Sie die rechts
abgebildeten Einstellungen.
Doppelklicken Sie auf einen Eintrag,
klicken Sie auf Neuanlage und geben
Sie als Objekt AUSTR-GRUND ein.
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Atlantis
21. Listengenerator
Mit dem Listengenerator ist man in der Lage einfache Listen selbst zu erstellen, diese direkt
auszudrucken bzw. nach Excel zu exportieren und z.B. als Datendatei für einen Serienbrief zu
verwenden.
Klicken Sie in der Menüleiste auf
Auswertung / Listengenerator.
Im Bereich Tabellenname ist die entsprechende Tabelle auszuwählen (es gibt Schüler- und
Betriebelisten). Im Beispiel ist die Schülertabelle ausgewählt. Im Bereich Felder sind die einzelnen
Felder anzuklicken. Die ausgewählten Felder sind im unteren Teil des Fensters zu sehen. In der
Optionsgruppe Formular ist der entsprechende Formulartyp zu wählen. Nach der getroffenen Auswahl
klickt man auf OK.
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- 148 -
Atlantis
21.1 Listen sortieren, filtern und exportieren
Sämtliche Listen in Atlantis können
sortiert werden. Klicken Sie dazu auf
Sortieren
Per „Drag and Drop“ können Sie das Sortierkriterium im Bereich Source Data in den Bereich Columns
herüberziehen. Anschließend kann man noch wählen ob die Liste aufsteigend (Ascending) oder
absteigend (≙ Kontrollkästchen leer) sortiert werden soll.
Im obigen Beispiel wird nach Klassenbezeichnungen alphabetisch aufsteigend sortiert.
Wenn Sie z.B. nur die Klasse 10IK05
ausdrucken bzw. exportieren möchten,
können Sie den im Bild zu sehenden
Filter setzen.
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Atlantis
- 149 -
Im Dialogfenster Specify Filter klicken
Sie im Bereich Columns auf den
Eintrag der als Filterkriterium dienen
soll.
Erzeugen Sie ein Leerzeichen, tippen
Sie ein Gleichheitszeichen ein, danach
wieder ein Leerzeichen und schreiben
Sie in Anführungsstrichen 11.
a01_klasse like ‘10IK05‘
Klicken Sie zur Kontrolle auf die
Schaltfläche Verify.
Wenn die Syntax richtig ist erhalten Sie
die Meldung „Filter ist OK“.
Klicken Sie auf OK im DataWindow und
nochmals im Filter-Dialog.
In der Liste sollten jetzt alle Klassen der
Jahrgangsstufe 11 zu sehen sein.
Sie können die Liste ausdrucken oder
z.B. als Excel-Datei exportieren.
Wenn die Liste als Excel-Datei
gespeichert werden soll, klicken Sie auf
Exportieren
und wählen Sie als Dateityp
„Excel5 with headers“.
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22. Anfragen und Filter
Ähnlich wie die Filter beim Listengenerator können Anfragen verwendet werden um bestimmte
Selektionen vorzunehmen. So kann man Listen erstellen in denen z.B. nur Gastschüler angedruckt
werden oder nur Schüler aus einem bestimmten Landkreis.
In diesen Unterlagen wird nicht gezeigt wie Anfragen neu erstellt werden, sondern wie bestehende
Anfragen angepasst (geändert) werden können.
22.1 Zuordnung der Anfragen
Grundsätzlich werden die Anfragen den jeweiligen Auswertungen zugeordnet. So findet man bei den
Schülerlisten andere Anfragen wie z.B. bei den Klassenlisten. Dies kann man überprüfen, wenn man
erst auf Auswertung / Schüler klickt, die Liste der hinterlegten Anfragen betrachtet, den „Sucheinstieg“
wieder verlässt und anschließend über Auswertung / Klasse sich die Liste der hier zugeordneten
Anfragen ansieht.
Die hinterlegten Anfragen erreichen Sie
über Datei / Administration / Anfragen.
Klicken Sie im Sucheinstieg auf OK. Sie
erhalten somit die Liste aller Anfragen.
In der Spalte Sucheinstieg sehen Sie
die Zuordnung der Listen.
In der Spalte Anfrage sieht man die
nähere Beschreibung.
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22.2 Anfragen erstellen und ändern
Sie können Anfragen neu erstellen oder bereits bestehende Anfragen ändern und unter einer neuen
Bezeichnung abspeichern. Letzteres ist der einfachste Weg der Anpassung an die eigenen
Bedürfnisse. Wie dies geht und wie die verwendeten Anfragen zu interpretieren sind, soll Ihnen auf
den folgenden Seiten gezeigt werden.
Grundsätzlich gilt, wenn ein Feld abgefragt werden soll braucht man die Bezeichnung des Feldes.
Diese bekommt man, wenn man eine Registerkarte frei gibt und mit der rechten Maustaste auf das
Feld klickt. Je nach Art des Feldes benötigt man noch den Eintrag in der Spalte Wert (rechte
Maustaste → Schlüsselpflege).
22.2.1 Abfrage eines Wertes in einem Listenfenster (Dropdown-Feld)
Beispiel 1: Der Wert der abgefragt werden soll betrifft den schuljahresbezogenen Teil (SCHUE_SJ)
des Datensatzes, die Bezeichnung des Feldes lautet S_STATUS_PS und der Wert soll G sein.
Die Bemerkung ist frei wählbar und
wird beim Listendruck angezeigt.
Der Sucheinstieg entscheidet bei
welchen Listen die Anfrage zu sehen ist
(z.B. Schülerlisten).
In der Selektion steht die Formulierung
der Abfrage.
Links vom Vergleichsoperator (=)
steht die Feldbezeichnung, rechts der
Wert in Hochkommata
eingeschlossen.
Vor und nach dem Vergleichsoperator
befindet sich ein Leerzeichen.
Beispiel 2: Der Wert der abgefragt werden soll betrifft die Stammdaten des Schülers. Dies sind die
ersten beiden Registerkarten. Abgefragt werden alle katholischen Schüler.
Die Feldbezeichnung lautet schueler.s_bekenntnis. Der Wert ist RK.
Bei der Abfrage eines Feldes im
Stammsatz muss nur der zweite Teil
der Feldbezeichnung nach dem Punkt
angegeben werden.
22.2.2 Abfrage eines Ja/Nein-Feldes
. Wenn das
Bei einem Ja/Nein-Feld handelt es sich eigentlich um ein Kontrollkästchen
entspricht dies dem Wert Ja, im anderen Fall dem Wert Nein.
Kontrollkästchen aktiviert wurde
Beispiel: Alle Schüler mit Nachprüfung
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- 152 -
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In der Selektion steht wieder links die
Feldbezeichnung und rechts, in
Hochkommata eingeschlossen, ein J
für Ja.
22.2.3 Alle Schüler aus einem bestimmten Landkreis
Wir suchen alle Schüler aus dem Landkreis Ebersberg. Dazu suchen Sie sich eine ähnliche Anfrage,
und doppelklicken zum Öffnen auf diese.
Klicken Sie auf das Symbol für
Neuanlage oder Shift+F7 oder rechte
Maustaste... .
Wenn nun eine Anfrage erstellt werden soll, die alle Schüler aus einem Landkreis selektiert, ändern
Sie die Bemerkung und entsprechend die Selektion. Speichern Sie die Neuanlage und kontrollieren
Sie die Anfrage durch einen Listentest.
Mit der Funktion SUBSTR (Substring) lassen sich Teile eines Strings (Zeichenfolge) extrahieren. Die
Argumente stehen in Klammern und sind durch Kommata getrennt. Das erste Argument
(schue_sj.s_gem_kz_betrieb) stellt den Zielstring dar. Im zweiten Argument (1) gibt man die Position
des ersten auszugebenden Zeichens an. Mit dem dritten Argument (5) legt man die Anzahl der
zurückzugebenden Zeichen fest.
In der Selektion wird das Feld s_gem_kz_betrieb, welches sich im Schuljahressatz des Schülers
(schue_sj) befindet, abgefragt und nachgesehen ob die Gemeindekennzahl einer bestimmten
Ziffernfolge entspricht
(Anm.: Die Gemeindekennzahlen findet man unter Datei / Gemeinden. Klicken Sie auf das
Suchensymbol und geben Sie den Namen ein).
In der folgenden Anfrage werden alle Schüler aus den Landkreisen Mühldorf und Altötting gesucht..
Dazu wird wieder die Funktion SUBSTR verwendet.
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Mit dem Operator IN legen Sie fest nach welchen Zeichenfolgen in der Tabelle gesucht werden soll.
Zum gleichen Ergebnis kommt man, wenn man anstatt des IN-Operators den OR-Operator verwendet.
22.2.4 Abfrage eines Datumsfeldes
Beispiel: Alle Schüler die nach dem 1.9.1994 in die Grundschule eingetreten sind.
Bei dieser Abfrage wird beim Schülerstammsatz nachgesehen ob im Feld dat_eintritt_gs (zu finden
im Register Stamm) der abgefragte Wert vorhanden ist. Wenn dieser Wert der Abfrage entspricht,
dann drucke den Schüler in der Liste an. Die verwendete Abfrage konvertiert ein Datum in eine
Zeichenfolge (konv_date_to_char).
Es gibt bereits eine Anfrage bei der ein Datumswert abgefragt wird. Diese bestehende Anfrage bietet
wieder die Grundlage für die neue.
Die bestehende Anfrage ist im folgenden Bild zu sehen.
Nach der Neuanlage, aufgrund der bestehenden Anfrage, sieht die Änderung wie im Bild zu sehen ist
aus.
In der Tabelle schueler und hier im Feld dat_eintritt_gs soll das Eintrittsdatum größer oder gleich
01.09.2000 sein. Da die Reihenfolge der Schreibweise TT.MM.JJJJ nicht ausgewertet werden kann,
ist die Schreibweise JJJJ-MM-TT in der Selektion zu verwenden.
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- 154 -
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22.2.5 Abfrage eines Textfeldes auf Nulllänge
Die Funktion NVL wird verwendet um Textfelder auf Nulllänge zu prüfen.
Beispiel: Es sollen alle Schüler angedruckt werden, bei denen eine Eintrittsbemerkung eingetragen
wurde.
Das Feld befindet sich in der Registerkarte Schule 1 und hat die Bezeichnung
schue_sc.eintritts_bem.
Bei dieser Art der Selektion steht nach
der Funktion (NVL) die
Feldbezeichnung wieder in Klammern
und durch Komma getrennt, der
Ausdruck der überprüft werden soll.
Nach der Klammer steht der
Vergleichsoperator und die
Zeichenfolge für leer.
Hinweis: Achten Sie bitte auf die Leerzeichen vor und nach dem Vergleichsoperator (<>) und
zwischen den Hochkommata (' ').
Es gibt noch weitere Anfragen die eigene Funktionen verwenden wie z.B. CHECK_VOLLJ und
CHECK_NULL auf die hier jedoch nicht eingegangen wird.
22.2.6 Abfrage von Inhalten die einem bestimmten Muster entsprechen
Mit dem Operator LIKE können Sie Inhalte von Feldern abfragen, die einer bestimmten Zeichenfolge
entsprechen.
Bsp.: Man möchte alle Schüler selektieren deren Familiennamen mit "Bau" beginnen.
Das Feld befindet sich beim Schüler in der Registerkarte Stamm und hat die Bezeichnung
schueler.name_1.
Geben Sie in der Selektion für die
restlichen Zeichen ein Prozentzeichen
ein.
Diese Anfrage würde Ihnen als
Ergebnis alle Schüler die mit "Bau"
beginnen, z.B.
Bauer, Baumgartner, Baumeister etc.
anzeigen.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 155 -
Bsp.: Sie möchten alle Schüler selektieren deren Familiennamen mit der Zeichenfolge "mann" endet.
Geben Sie wieder in der Selektion für
die restlichen Zeichen ein
Prozentzeichen ein.
Diese rechts zu Anfrage würde Ihnen
alle Schüler deren Familiennamen mit
"mann" endet, wie z.B.
Baumann, Neumann, Hartmann etc
anzeigen.
Bsp.: Sie möchten alle Schüler selektieren in deren Familiennamen die Zeichenfolge "er" vorkommt.
Geben Sie wieder in der Selektion für
die restlichen Zeichen ein
Prozentzeichen ein.
Diese rechts zu Anfrage würde Ihnen
alle Schüler in deren Familiennamen
die Zeichenfolge "er" vorkommt, wie
z.B.
Angerer, Gerber, Merkel etc
anzeigen.
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22.2.7 Verknüpfen von Abfragebedingungen
Abfragen können miteinander verknüpft werden. Als Abfragebedingungen gibt es die UND- bzw. die
ODER-Verknüpfung.
22.2.7.1
ODER-Verknüpfung
Bei der ODER-Verknüpfung genügt bereits die Richtigkeit eine Abfragebedingung damit ein Andruck
erfolgt.
Bsp.: Es sollen alle Schüler angedruckt werden, bei denen als Austrittsgrund entweder ein "SW"
(=Schulwechsel)oder ein "AA" (=Abbruch der Ausbildung) eingetragen wurde.
22.2.7.2
UND-Verknüpfung
Bei der UND-Verknüpfung müssen alle Bedingungen zutreffen damit ein Andruck erfolgen kann. Es
muss sowohl die eine als auch die andere(n) Bedingung(en) zutreffen.
Im oberen Beispiel würde die Liste leer bleiben, da es keinen Schüler gibt bei dem als Austrittsgrund
sowohl "AA" als auch "SW" eingetragen ist. Es kann jedoch Schüler geben die ein Austrittsdatum
besitzen und einen Austrittsgrund.
Bsp.: Es sollen nur Schüler angedruckt werden bei denen ein Austrittsdatum und ein Austrittsgrund
eingetragen wurde.
Übersicht der verwendeten Funktionen und Operatoren
Operatoren
OR
Prüft, ob die eine ODER die andere bzw. ob beide Bedingungen erfüllt
sind. Es können auch mehr als zwei Bedingungen abgefragt werden.
AND
Prüft, ob sowohl die eine als auch die andere Bedingung erfüllt ist.
IN
Prüft, ob innerhalb einer Zeichenkette eine bestimmter Wert enthalten ist.
LIKE
Prüft, ob innerhalb einer Zeichenfolge ein vorgegebenes Zeichen bzw.
eine vorgegebene Zeichenkette vorhanden ist. Das Prozentzeichen
entspricht einem Asterisk (x-beliebiges Zeichen).
Syntax: Feldbezeichnung like 'xyz%' oder
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- 157 -
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Feldbezeichnung like '%xy%' oder
Feldbezeichnung like '%yz'
=; <; >; <>; >=; <=
Vergleichsoperatoren
Funktionen
SUBSTR
Prüft innerhalb eines Strings eine bestimmte Zeichenfolge ab.
Syntax: SUBSTR(Feldbezeichnung,Beginn,Anzahl der Zeichen) = 'XYZ'
NVL
Prüft ob ein Feld leer ist.
Syntax: NVL(Feldbezeichnung,’ ') = ' '
konv_date_to_char
Konvertiert einen Datumswert in eine Zeichenfolge
Syntax: Konv_date_to_char(Feldbezeichnung) > 'YYYY-MM-DD'
22.3 Arbeiten mit Filtern
Hauptsächlich werden Filter verwendet, um aus einer angezeigten Liste bestimmte Daten zu filtern.
Die Felder, welche für die Filterung verwendet werden, hängen von den jeweiligen Listen ab.
Bsp.: Vergleich der wählbaren Felder bei Verwendung unterschiedlicher Schülerlisten.
Allgemeine Schülerliste
Anwesenheitsliste für Blockschüler
Die "Allgemeine Schülerliste" stellt für die Filterung andere Felder zur Verfügung wie die
"Anwesenheitsliste für Blockschüler".
In den folgenden Beispielen werden Ihnen die gängigsten Funktionen gezeigt. Als Beispiel wird die
"Allgemeine Schülerliste" verwendet.
22.3.1 Suchen nach einer bestimmten Buchstabenfolge
Im ersten Beispiel wird nach einem Teil eines Schülervornamens gesucht. Bei der Filterung sollen die
ersten drei Buchstaben im Vornamen berücksichtigt werden. Alle Schüler, die dieser Filterung
entsprechen sollen am Monitor angezeigt werden.
Zuerst brauchen wir eine Liste.
Klicken Sie auf Auswertung / Schüler
und im Bereich Auswertungen / Listen
wählen Sie die Liste
"Allgemeine Schülerliste".
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Klicken Sie auf Listen Suchmaske und
anschließend auf die Schaltfläche
Filter.
Sie sehen nun zwei Spalten. In der
linken Spalte sehen Sie die
Funktionen die man verwenden kann,
in der rechten Spalte sieht man alle
Felder die zur Verfügung stehen.
Die Aufgabenstellung war, alle Schüler zu finden deren Vornamen einer bestimmten Buchstabenfolge
entsprechen. Es sollen alle Schüler gefiltert werden, deren Vornamen mit "Flo" beginnen. Dies wären
z. B. alle Schüler die Florian heißen.
Im Beispiel sollen also die ersten 3 Buchstaben abgefragt werden, das heißt, man braucht eine
Funktion die von links mit der Filterung beginnt.
Klicken Sie dazu in der Spalte
"Functions" auf den kleinen
schwarzen Pfeil der nach unten weist,
bleiben Sie drauf bis der Eintrag
left( s, n) zu sehen ist.
Klicken Sie auf den Eintrag. Jetzt
sollte im Bearbeitungsfenster die
Funktion zu sehen sein.
Markieren Sie das kleine s
(Zeichenkette) und klicken Sie
anschließend in der Spalte Columns
auf den Eintrag schueler_rufname.
Daraufhin wird die Markierung ersetzt.
Überschreiben Sie das kleine n mit
einer 3 (dies entspricht der
Buchstabenanzahl, die gefiltert
werden sollen).
Machen Sie nach der Klammer ein
Leerzeichen, setzen Sie ein
Gleichheitszeichen, danach folgt
wieder ein Leerzeichen und schreiben
Sie die Buchstabenfolge innerhalb
von Hochkommata.
Klicken Sie auf OK.
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Analog dazu gibt es die Möglichkeit Zeichenfolgen von rechts nach links abzufragen. Die benötigte
Funktion heißt right( s, n). Im folgenden Beispiel sollen alle Klassen deren Bezeichnung mit "10"
endet angezeigt werden.
Klicken Sie auf right( s, n), markieren
Sie das s
und klicken Sie in der Spalte Columns
z.B. auf klasse_klasse.
Überschreiben Sie das "n" mit einer
"2".
Setzen Sie wieder ein
Gleichheitszeichen und schreiben Sie
die zu filternde Buchstabenfolge in
Hochkommata.
Zur Überprüfung des Filters können
Sie erst auf Verify klicken. Wenn die
Syntax in Ordnung ist, bekommen Sie
die rechts angezeigte Meldung.
Schließen Sie die Meldung und
starten Sie den Filter mit einem Klick
auf OK.
Im nächsten Beispiel soll wieder eine bestimmte Zeichenfolge gefiltert werden. Diese Zeichenfolge
befindet sich irgendwo im zu filternden Feld.
Es sollen alle Schüler gefiltert werden bei denen in der Berufsnummer die Ziffernfolge "100"
vorkommt.
Die benötigte Funktion lautet mid( s, start, len ) und bedeutet, dass inmitten (mid) eines Feldes nach
einer Zeichenfolge (s) gesucht wird. Starte an der Position x (start) und filtere die Zeichenlänge (len)
von y-Zeichen.
Die Syntax für den Filter sieht wie
rechts zu sehen ist aus.
Aufgrund des Filters werden nur noch
Auszubildende mit der Berufsnummer
"77421" angezeigt.
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Autor: Michael Kreil
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22.3.2 Filterung von Datumsformaten
Im folgenden Filter wird gezeigt wie das Geburtsdatum gefiltert werden kann. Das Format
YYYY.MM.DD hängt von der Liste ab die im Bereich Listen/Auswertungen verwendet wird.
Links vom Vergleichsoperator steht der Text ohne Leerzeichen, rechts das Geburtsdatum.
STRING(SCHUELER_DAT_GEBURT,"YYYY-MM-DD") > '1996-01-01'
Der folgende Filter zeigt alle Schüler, die im Juni (Monat 06) geboren sind.
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Autor: Michael Kreil
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23. Kurzanleitungen
23.1 Schülerneuanlage mit Kompaktmaske
1. Schüler Schnelleinstieg
2. In der Vorbelegung evtl. Schule, Schuljahr und Vorbesetzungsschüler wählen
3. Im Sucheinstieg auf Abbrechen klicken
4. Auf das Registerblatt Kompakt klicken
5. Auf Neuanlage klicken, wenn nötig vorbelegte Daten anpassen
Hinweis: Wenn möglich die Eltern als Vater und Mutter getrennt erfassen, auch wenn die Adresse die
gleiche ist. Schüleradresse als gewöhnlichen Aufenthaltsort erfassen.
23.2 Schülerneuanlage 2. Methode
Wenn sich ein Schüler bereits in der Datenbank befindet, weil er z.B. ein BVJ vor 2 Jahren besuchte
und nun einen Beruf erlernt, darf der Schüler nicht komplett neu angelegt werden, sondern nach
folgender Methode.
1. Auf Schülerverwaltung klicken
2. In der Vorbelegung die Schule und das Schuljahr wählen in das der neue Schüler eintreten soll.
3. Im Sucheinstieg das Schuljahr auf leer setzen und als Schuljahresspezifischer Satz Alle Sätze
wählen
4. Als Suchbegriff einen Teil seines Familiennamens eingeben, mit Stern beenden und auf OK
klicken.
5. In der Trefferliste das zuletzt besuchte Schuljahr des Schülers durch Doppelklick auswählen
6. Auf das Registerblatt Schule1 klicken und dann auf Neuanlage
7. Alle weiteren Register mit Daten füllen (S-Jahr 1, S-Jahr 2)
8. Evtl. Notenblatt und Zeugnissatz an den Schüler kopieren
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Autor: Michael Kreil
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23.3 Vorbesetzungsschüler anlegen
Vorbesetzungsschüler sind Schablonen die bereits Daten beinhalten, die auf die meisten Schüler
zutreffen. Man könnte Vorbesetzungsschüler für jeden Ausbildungsberuf an der Schule erstellen.
Das Register Adr wird bei einem Vorbesetzungsschüler logischerweise nicht ausgefüllt.
Achten Sie bei der Neuanlage darauf, dass im Registerblatt S-Jahr 1 als Typ Vorbesetzung
gewählt wird. Dies kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
1. Auf Schüler Schnelleinstieg klicken
2. In der Vorbelegung das Schuljahr und die Schule wählen
3. Im Sucheinstieg auf Abbrechen klicken
4. Auf das Registerblatt Stammdaten klicken und von hier ab alle Daten eingeben bis Register SJahr 2
23.4 Klassenneuanlage
1. Auf Klassenverwaltung klicken
2. Auf OK klicken u.U. mit Organisationsklassen und mit Statistikklassen wählen
3. In der Trefferliste eine ähnliche Klasse als Schablone wählen (falls vorhanden)
4. Auf Stammdaten klicken und danach auf Neuanlage
5. Klassenbezeichnung eingeben (max. 6 Zeichen), Schuljahr wählen und Jahrgangsstufe, Bereich,
Art der Klasse, U.-Organisation, Gliederungsplan, Unterrichtswochen, Wochenstunden,
Fächerkombination und Block zuordnen und eine Lehrkraft
Hinweis: Im Feld Status ist bei einer Regelklasse nichts einzutragen, aber bei einer
Organisationsklasse bzw. einer Statistikklasse
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23.5 Betrieb neu anlegen
1. Klicken Sie auf Betriebeverwaltung
2. Klicken Sie auf Abbrechen danach auf Stammdaten und Neuanlage
3. Wählen Sie bei Art einen der Einträge (Ausbildungsbetrieb, Heim….)
4. Ordnen Sie den Betrieb einem Typen zu
5. Geben Sie den Namen des Betriebs ein
6. Entscheiden Sie ob der Betrieb zu einem Mutterkonzern gehört oder selber ein Mutterkonzern ist
oder eine Einrichtung des Landes oder des Bundes ist. Falls nichts zutrifft lassen Sie diese felder
leer.
23.5 Blockverwaltung
Als Grundlage für die Blockzeiten dient der, jedes Jahr zu importierende, Schuljahreskalender.
1. Klicken Sie auf Datei / Organisation / Block
2. Klicken Sie auf Abbrechen danach auf Stammdaten und Neuanlage
3. Wählen Sie eine Schule und das Schuljahr aus
4. Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung und tragen Sie die Blockwochen ein
5. Falls es bereits einen Block mit nahezu identischen Daten gibt, können Sie diesen bei
Vorbesetzung Blockzeiten auswählen
6. Klicken Sie auf den Reiter Blockzeiten
7. Ändern Sie die Blockzeiten ab bzw. legen Sie die Blockwochen an (pro Blockphase eine Zeile).
Bei Einzeltagesunterricht den ersten Blocktag im Schuljahr.
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Atlantis
23.6 Fach neu anlegen
Bei den Fächern ist zu beachten, dass es Fächer mit einer KM-Nummer und welche ohne KMNummer gibt.
Für den Unterrichtseinsatz im Register Stunden bei der Klasse dürfen nur Fächer mit einer KMNummer verwendet werden.
1. Klicken Sie auf Datei / Organisation / Fach
2. Klicken Sie im Sucheinstieg auf OK
3. Doppelklicken Sie auf ein Fach in der Liste und danach auf Neuanlage
4. Vergeben Sie ein eindeutiges bzw. einmaliges Kürzel
5. Wählen Sie die Fachart, vergeben Sie einen Kurztext und einen Zeugnistext
6. Falls es eine KM-Nummer gibt, ist diese unbedingt einzugeben
23.7 Fächerkombination anlegen
1. Klicken Sie auf Datei / Organisation / Fächerkombination
2. Klicken Sie im Sucheinstieg auf OK
3. Im Reiter Stammdaten klicken Sie auf Neuanlage
4. Wählen Sie die Schule, den Typ und tragen Sie eine Bezeichnung ein
5. Falls schon eine ähnliche Fächerkombination existiert, können Sie diese im Feld Vorbesetzung
Fäch. Komb auswählen.
6. Klicken Sie auf den Reiter Einzelsatz Liste
7. Pro Fach muss eine Neuanlage erfolgen
8. Die Nummerierung, Spalte Pos 1, legt die Reihenfolge der Fächer im Zeugnis fest.
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Atlantis
•
•
•
•
•
Ein Kürzel darf nur einmal vorkommen
Die Gewichtung ist für den Notenschnitt wichtig
Fächer mit Typ Auswertung „Nicht an Schüler kopieren“ werden nicht für den Zeugnisdruck
verwendet
Tragen Sie die Schülerstunden ein, die zusätzlichen Lehrerstunden und den zugehörigen
Teilungsgrund
Weisen Sie die Fächerkombination einer Klasse im Reiter Stammdaten zu
23.8 Zeugnisnoten ohne Bemerkungen eintragen
Das folgende Beispiel bezieht sich auf ein Jahreszeugnis bei dem die Bemerkungen separat
eingetragen werden.
1. Klicken Sie auf den Schüler Schnelleinstieg
2. Wählen Sie in der Vorbelegung den entsprechenden Notensatz bei
das Schlusszeugnis.
aus. Im Beispiel ist es
3. Wählen Sie im Sucheinstieg die Klasse aus bei der Sie Noten eingeben wollen und klicken Sie auf
OK.
4. Klicken Sie auf den Reiter No.-Sammel und geben Sie das Register frei.
5. Geben Sie die Noten ein und bewegen Sie sich mit der Tab-Taste zum nächsten Feld.
•
Wenn Sie gleich für mehrere Klassen Noten eingeben wollen, tippen Sie im Feld
Klassenbezeichnung die betroffenen Klassen jeweils durch Strichpunkte getrennt ein.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
•
•
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Sie können in der Trefferliste nach der Klasse sortieren lassen und anschließend auf das
Register No.-Sammel klicken
In der Spalte Z-Art steht ein J für Jahreszeugnis, ein A für Abschlusszeugnis, ein Z für
Zwischenzeugnis usw.
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Autor: Michael Kreil
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24. Spezielle Fälle
24.1 Schüler anlegen, dessen Daten bereits in Atlantis vorliegen
Beispiel: Ein Schüler befand sich an einer Schule, verlässt diese und tritt z.B. zwei Jahre später
wieder in die Schule bzw. an eine Schule des gleichen Standorts wieder ein.
Wenn nun eine Neuanlage vorgenommen wird, erhält man eine Fehlermeldung.
Das Programm meldet, dass sich
bereits ein Schüler in der Datenbank
mit gleichem Namen befindet.
Es öffnet sich der Suchergebnisdialog
mit den wichtigsten Daten des
Suchergebnisses, z.B. zuletzt
besuchtes Schuljahr, Klasse etc.
Durch klicken auf Abbrechen wird
dieses Fenster geschlossen.
Sollte es sich nicht um ein Duplikat
handeln, kann mit Neuanlage
weitergemacht werden.
Ansonsten wird die folgende
Vorgehensweise empfohlen.
Schließen Sie den Datensatz durch
einen Klick auf die entsprechende
Schaltfläche.
Klicken Sie auf die Schülerverwaltung.
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Autor: Michael Kreil
Atlantis
- 168 -
Stellen Sie im Vorbelegungsdialog die
Schule und das Schuljahr ein in das
der Schüler wieder eintreten soll.
Holen Sie sich den letzten aktuellen Datensatz des betreffenden Schülers. Beachten Sie dabei, dass
möglichst viele Suchkriterien geleert werden müssen (kein bestimmtes Schuljahr, Alle Sätze,
etc.).
Wenn nötig könnte man auch die Schule aus der Suche "löschen".
Nun werden alle Datensätze des gesuchten Schülers angezeigt.
Markieren Sie den jüngsten Datensatz des Schülers, klicken Sie danach auf den Reiter Schule 1 und
geben die Daten ein (Eintrittsdatum, usw.). Vergessen Sie nicht die Neuanlage für S-Jahr 1
vorzunehmen und auch im Register S-Jahr 2 die Daten zu vervollständigen.
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24.2 Schülerversetzung einzelner Schüler rückgängig machen
Sollten Schüler mit dem Versetzungsmodul (Funktion / Schüler / Versetzung klassenweise)
versehentlich in das neue Schuljahr versetzt worden sein, muss bei jedem dieser Schüler wie folgt
beschrieben vorgegangen werden.
Im Beispiel wird vorausgesetzt, dass der Versetzungsdatensatz bereits aktiviert wurde und das neue
Schuljahr als das aktuelle gesetzt wurde.
Starten Sie die Schülerverwaltung.
In der Vorbelegung stellen Sie das
Schuljahr und die Schule ein in das
der Schüler "zurückversetzt" werden
soll.
Im Sucheinstieg wählen Sie das Schuljahr aus in das der Schüler versehentlich versetzt worden ist.
Klicken Sie in das Optionsfeld "Alle Sätze" und geben den Suchbegriff oder einen Teil davon ein.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf den Reiter S-Jahr 1 und löschen Sie diesen. Speichern Sie diese Änderung und
schließen Sie den Schülerdatensatz!
Starten Sie erneut die
Schülerverwaltung.
Klicken Sie in der Vorbelegung auf OK.
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Im Sucheinstieg machen Sie das Schuljahr leer und stellen wieder "Alle Sätze" ein. Geben Sie danach
den Suchbegriff ein.
In der Trefferliste werden alle angelegten Datensätze des Schülers angezeigt. Wie der letzten Spalte
zu entnehmen ist, gibt es keinen aktuellen Datensatz. Es fehlt das "J" für Ja.
Um dies zu ändern markiert man den allgemeinen Datensatz (Typ A) des letzten Schuljahres (im
Beispiel 2015/16) und klickt anschließend auf den Reiter S-Jahr 1.
Geben Sie das Register frei, setzen
Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen
Akt. Satz und speichern Sie die
Änderung.
Wenn Sie nach dieser Änderung auf den Reiter "Liste" klicken sehen Sie die Änderung. Aus dem "N"
wurde ein "J".
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Atlantis
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24.3 Schülerversetzungsdatensatz wird nicht angezeigt
Wenn ein Schüler mit dem Versetzungsmodul (Funktion / Schüler / Versetzung klassenweise) in das
neue Schuljahr versetzt wurde bekommt dieser automatisch einen sogenannten "V-Datensatz"
zugewiesen.
Solange die Versetzung noch nicht aktiviert wurde kann der "V-Datensatz" nur über die
Schülerverwaltung, mit folgender Einstellung im Sucheinstieg, angezeigt werden.
Das Schuljahr soll dasjenige sein in das der/die Schüler versetzt wurde(n).
Sind die Versetzungsdatensätze noch nicht aktiviert worden, kann man trotzdem Schülerklassenlisten
ausdrucken, wenn man bei Listen/Auswertungen die Einstellungen wählt die im obigen Bild zu sehen
sind.
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Atlantis
24.4 Notenbogen und Zeugnissatz für einzelnen Schüler anlegen
Kommt ein Schüler im laufenden Schuljahr kann diesem ein Notenblatt über Funktion / Schüler /
Notenblatt anlegen zugeordnet werden.
Anschließend kann über Funktion / Schüler / Zeugnissatz anlegen/löschen ein Zeugnissatz angelegt
werden ohne dass die Daten der anderen Schüler in der Klasse geändert werden.
24.5 Schüler wechselt die Klasse und bekommt andere Fächer
Falls ein Schüler in eine Klasse wechselt die eine andere Fächerkombination hat (= anderes
Notenblatt) muss folgendermaßen vorgegangen werden.
1. Schüler in die neue Klasse versetzen
2. Im Register No.-Kopf das Notenblatt löschen und, falls vorhanden, den Zeugnissatz (Kontrolle
ob beim Schüler schon Noten eingetragen wurden).
3. Notenblatt neu anlegen und danach den Zeugnissatz neu anlegen
24.6 Klasse lässt sich nicht löschen
Möchte man eine Klasse löschen
kann es vorkommen, dass man
folgende Fehlermeldungen erhält.
Die erste Meldung besagt, dass noch
ein untergeordneter Datensatz
gefunden wurde.
Klicken Sie auf OK.
Ein zweites Fenster erscheint und
muss mit OK bestätigt werden.
Auch die rechts zu sehende
Fehlermeldung muss bestätigt
werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
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Verlassen Sie die Klassenverwaltung
durch klicken auf das SchließenKreuz oder auf das Symbol für
Fenster schließen.
Starten Sie noch einmal die
Klassenverwaltung und öffnen das
Stammdatenregister der Klasse
welche die Fehlermeldung erzeugt
hat.
Im rechten Bereich unter Interne Info
ist zu sehen, dass bei Anzahl total
noch ein Datensatz zugewiesen ist.
Dieser Datensatz verursacht den
Fehler.
In der Regel wird dies ein
Vorbesetzungsschüler sein, da im
Bereich Schüler-Info überall eine Null
steht.
Man muss also dem Vorbesetzungsschüler eine andere Klasse zuweisen und kann dann die Klasse
löschen.
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Atlantis
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Anhang
Adressenerfassung bei einem Schüler
1. Fall: Der Schüler wohnt in einer eigenen Wohnung, die Eltern leben getrennt und sind beide als
Erziehungsberechtigte genannt worden.
In diesem Fall ist es anzuraten für alle Personen Adressen anzulegen.
Entsprechend den obigen Bedingungen
sind die Erziehungsberechtigten
einzutragen.
Für die Unterbringungsart des Schülers
ist eigene Wohnung zu wählen.
Speichern Sie und gehen Sie auf die
nächste Registerkarte.
Als Hauptadresse ist der gewöhnliche
Aufenthaltsort des Schülers einzutragen.
Zum Erfassen der weiteren Adressen
klicken Sie auf die rechte Maustaste
und wählen Neuanlage.
Wählen Sie als Typ z.B. den Vater
(Reihenfolge spielt keine Rolle) und
geben Sie dessen Adresse ein.
Speichern Sie wieder die Daten und
wählen Sie wieder Neuanlage für die
Adresse der Mutter.
Wählen Sie als Typ die Mutter und
geben Sie deren Adresse ein.
Beachten Sie, dass es nur eine
Hauptadresse gibt.
Wenn Sie das Schülerstammblatt dieses Schülers ausdrucken, erscheinen alle eingegeben Adressen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
- 175 -
Atlantis
Alle anderen Fälle ergeben sich als relativ einfache Ableitungen aus diesem Spezialfall.
2. Fall: Die Eltern leben getrennt, der Schüler wohnt bei der Mutter, beide Elternteile sind
erziehungsberechtigt.
Entsprechend den obigen Bedingungen
sind die Erziehungsberechtigten
einzutragen.
Für die Unterbringungsart des Schülers
ist nur bei der Mutter zu wählen.
Speichern Sie und klicken Sie auf die
nächste Registerkarte.
Es werden wieder zwei Adresstypen
benötigt, obwohl es sich um ein und
dieselbe Adresse handelt. Der erste Typ
ist der gewöhnliche Aufenthaltsort.
Hier wird der Vor- und Familienname
des Schülers eingetragen.
Zum Erfassen des "zweiten Adresstyps
klicken Sie auf die rechte Maustaste
und wählen Neuanlage.
Wählen Sie als Typ Mutter und geben
Sie deren Adresse ein.
Nun können Sie mit einer weiteren Neuanlage zusätzlich die Adresse des Vaters erfassen.
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Atlantis
Verwaltung von notwendigen Heimschülern
Schüler die nur zum Zwecke des Schulbesuchs im Heim wohnen, werden als notwendige
Heimschüler bezeichnet. Bei diesen Schülern müssen die Unterbringungstage abgerechnet werden.
Die erforderlichen Schritte werden im folgenden beschrieben.
•
Beim Schüler im Register Stamm im Listenfenster Unterbringungsart den Eintrag
"Heimunterbringung" wählen und bei Art Erziehungsber. eine andere Unterbringungsart
wählen (z.B. Eltern, falls dies zutrifft). Zusätzlich ist im Ja/Nein-Feld nur während der Schulzeit
ein Häkchen zu setzen.
•
Im Register Adr. muss nun zusätzlich eine Heimadresse angelegt werden. Bei Hauptwohnsitz
muss "nein" eingetragen sein.
Zusätzlich ist im Bereich Heim (während der Schulzeit) ein Heim auszuwählen.
•
Eventuelle Heimfehltage müssen im Register S-Jahr 1 eingetragen werden.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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Atlantis
•
In der Spalte Tage sind die Heimunterbringungstage, in der Spalte U.-tage sind die
Unterrichtstage zu sehen. Tragen Sie noch einen Grund ein und evtl. eine Bemerkung.
•
Für die Abrechnung kann man die Liste (10 Statistiken / 20 Meldung der auswärtigen
Heimschüler = dak_schue_heim_01) ausdrucken und die Differenz eintragen
(Unterbringungstage – Fehltage = Abrechnungstage)
Hinweis: Die Unterbringungstage werden bei den Blöcken eingetragen (Datei / Organisation /
Block).
•
Das ausgedruckte Formular an die zuständige Stelle im Schulereferat schicken.
Sonderfall: Schüler wurde als Heimschüler in Atlantis eingetragen war aber nie im Heim anwesend.
Wenn dieser Fall auftritt machen Sie den Heimschüler zum Nichtheimschüler (Adresse des Heims im
Register Adr. entfernen → Häkchen im Register Stamm entfernen → den Eintrag im Feld
Unterbringungsart ebenfalls entfernen.
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
Atlantis
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Beispiel für ein Jahreszeugnis
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Autor: Michael Kreil
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Atlantis
Neuanlage ........................................................ 56
Neuanlage mit Vorbesetzung ........................... 57
Neuanlage von Fächern ................................... 60
Typ Auswertung................................................ 61
A
Adressenerfassung beim Schüler ...............167
Anfragen ......................................................150
Abfrage auf Nulllänge ..................................... 154
Abfrage eines Datumsfeldes........................... 153
Abfrage Ja/Nein-Feld...................................... 151
Abfrageeines Listenfensters ........................... 151
Erstellen u. ändern ......................................... 151
Filter ............................................................... 157
Schüler eines best. Landkreises ..................... 152
Zuordnung der Anfragen................................. 150
Anredetext .....................................................75
Artikellisten ....................................................35
Artikelverteilung .............................................36
Ausbildungsrichtung ......................................78
Auswertung ....................................................10
B
Fächerkombination anlegen ....................... 164
Fächerkombinationen drucken ..................... 36
Fachklassenschlüssel ................................... 64
Filter setzen ................................................ 148
Freigabe ........................................................ 45
G
Grundsprengel ............................................ 105
H
Heimunterbringung, notwendig ................... 169
K
Befehle............................................................. 7
Beriebeadressen ...........................................55
Betrieb Neuanlage .......................................163
Betriebe suchen .............................................19
Betriebeneuanlage ........................................54
Betriebeverwaltung ........................................54
Block löschen ................................................69
Blockbezeichnungen .....................................67
Blockverwaltung ....................................66, 163
Kalender ........................................................ 67
Klassen suchen ............................................. 12
Klassen suchen selektiv................................ 13
Klassengruppen ............................................ 62
Klassenneuanlage ...................................... 162
Klassenverwaltung
Bockzuweisung................................................. 70
Fächergewichtung ............................................ 71
Klassenleiterzuordnung .................................... 70
Neuanlage .................................................. 70, 73
Register Fächer ................................................ 71
Register Schüler ............................................... 72
Register Stunden .............................................. 72
Register Zeugnisdaten ..................................... 71
Blockstammdaten ändern ................................. 69
Blockzeiten ändern ........................................... 69
Neuanlage ........................................................ 66
Neuanlage mit Vorbesetzung ........................... 68
Blockzeiten ....................................................67
Blockzeiten drucken ......................................40
Briefschnittstelle ..........................................122
Kontrolle eines Schülersatzes ...................... 90
L
D
Datei – Menü ................................................... 9
Drucken .........................................................31
Druckereinstellung ........................................... 9
Lehrer versetzen ......................................... 111
Lehrerstunden
Anrechnungen .................................................. 51
Arbeitszeitkonto ................................................ 51
Lehrerverwaltung .......................................... 43
E
Eintrittsklasse ................................................83
F
Fach anlegen ...............................................164
Fach neu anlegen ..........................................61
Fächerkombination
Beispiel Lehrereinsatz ...................................... 50
Lehrbefähigung auswählen .............................. 46
Lehrbefähigungen anlegen ............................... 46
Neuanlage ........................................................ 43
Register Schule ................................................ 48
Stammdaten ..................................................... 45
Liste sortieren ............................................. 148
Listen einbinden ............................................ 41
Listen für den Export ..................................... 38
Listen für Statistiken...................................... 38
Listen löschen ............................................... 42
Listengenerator ........................................... 147
Fach löschen .................................................... 59
Fächer zuordnen .............................................. 59
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Atlantis
Register Adresse .............................................. 76
Register Schule 1 ............................................. 77
Register Schule 2 ............................................. 77
Register S-Jahr 1.............................................. 78
Register S-Jahr 2.............................................. 81
Register Stamm ................................................ 75
Schüler direkt versetzen ................................... 87
Schülerstatus .................................................... 81
Schülerversetzung aktivieren ........................... 91
Schulische Vorbildung ...................................... 77
Umschüler ........................................................ 81
Unterbringung ................................................... 75
Versetzung in das neue Schuljahr .................... 92
zusätzliche Adresse.......................................... 76
M
Menü Funktion ...............................................11
Menüleiste ....................................................... 9
Menüs .............................................................. 7
Merker............................................................ 20
N
Neuanlage einer Lehreradresse ....................46
Notenblatt anlegen ........................................95
Notenblatt und Zeugnissatz ...........................95
Notenblattdruck für eine Klasse ....................33
O
Oktoberdatensatz Schüler ...........................119
P
Programmoberfläche ....................................... 8
R
Schuljahr
Aktuelles Schuljahr ändern ............................... 94
Schuljahr aktivieren ........................................ 120
Seriendruck ................................................. 133
Sprengel ...................................................... 105
Startbildschirm ................................................ 8
Starten des Programms .................................. 8
Suchkriterien ................................................. 17
Suchsymbol .................................................. 76
Symbolleiste .................................................... 9
T
Titelleiste ......................................................... 9
Raumlisten .....................................................34
Rechtevergabe ............................................138
Rechte auf die Schlüsselpflege ...................... 146
Rechte auf Funktionen ................................... 141
Rechte auf Listen............................................ 145
Rechte auf Menüpunkte.................................. 144
Rechte auf Objekte ......................................... 141
Rechte auf Schulen ........................................ 140
Sperren von Sucheinstiegen im Menü
Auswertungen............................................. 144
Zuordnung zu einer Benutzergruppe .............. 138
V
Vereinbarungen .............................................. 7
Verwerfen / neu Suchen ............................... 14
Vorbemerkungen ............................................ 7
Vorbesetzung ................................................ 82
Vorbesetzung anlegen ................................ 162
Vorbesetzungsmaske ................................... 82
W
S
Schüler klassenweise versetzen .................114
Schüler löschen .............................................11
Schülerneuanlage ........................................161
Schülertyp ......................................................72
Schülerverwaltung
Eintritt GS ......................................................... 75
Eintrittsdatum.................................................... 77
Heimadresse .................................................... 76
Kursbezeichnung .............................................. 78
Kurse (Register Lehrer) .................................... 80
Kurse (Register Schüler) .................................. 78
Kursneuanlage ................................................. 78
Neuanlage ........................................................ 74
Geschäftsbereich B (Berufliche Schulen)
Wahl Religionsunterricht ............................... 78
Wiedervorlage erstellen ................................ 52
Wiedervorlagen löschen ............................... 52
Z
Zeugnisart ändern ......................................... 31
Zeugnisbemerkungen drucken ..................... 41
Zeugnisdruck ................................................ 29
Zeugnisdruck für eine Klasse ....................... 29
Zeugnisnoten eintragen .............................. 165
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