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22. Juli 2016
Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Freiburg
arbeitet mit digitalen Akten
Die Stadtverwaltung Freiburg hat vor kurzem ihre Ausländerakten mit Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG komplett digitalisiert. Anlass war
unter anderem der bevorstehende Umzug in ein neues Gebäude. Durch die
Maßnahme bleibt es der Stadt nicht nur erspart, die 2,3 Millionen Blatt zu
transportieren, vielmehr profitieren die Mitarbeiter von einem schnelleren Zugriff auf die Dokumente bei der Fallbearbeitung.
Freiburg pflegt – begünstigt durch die Lage im Dreiländereck – eine lebendige
Kultur des Austausches zwischen Menschen unterschiedlichster Herkunft. Hier
leben Mitbürgerinnen und Mitbürger aus über 160 Nationen. Die damit zusammenhängenden Verwaltungsaufgaben werden von der Abteilung für Ausländerund Staatsangehörigkeitsrecht des Amtes für Migration und Integration wahrgenommen. Diese Abteilung kümmert sich unter anderem um Visumfragen, Fragen
des Aufenthaltsrechts, der Arbeitserlaubnis und Einbürgerung. Außerdem vermittelt sie Antragstellende zu Kontaktstellen, bei denen die Migrationserstberatung stattfindet und die weitere Beratungen anbieten. Dabei ist die Ausländerakte
ein wesentlicher Informationslieferant, in der alle wichtigen Fakten enthalten
sind. Mit diesen können die Mitarbeiter die zeitlichen Entwicklungen und die Vorgeschichte ihrer Kunden nachvollziehen. Die Beratungsgespräche erfolgen zum
Großteil über vorherige Terminvereinbarungen. Dazu wurden die Akten der Kunden am Vortag herausgesucht und auf dem Schreibtisch des jeweiligen Sachbearbeiters bereitgelegt.
Im Sommer 2016 steht ein Umzug in ein neues Gebäude an. Damit der Transport
der rund laufenden 20.000 Ausländerakten mit einem Gesamtvolumen von etwa
zwei Millionen Blatt entfällt, entschloss sich die Abteilung für Ausländer- und
Staatsangehörigkeitsrecht, diesen Bestand zu digitalisieren. Außerdem sollten im
neuen Gebäude die Vorgaben hinsichtlich der Flächen- und Arbeitsplatzausstattung eingehalten werden. Diese lassen pro Arbeitsplatz lediglich vier laufende
Aktenmeter zu, vor der Digitalisierung waren es in der Ausländer- und Staatsangehörigkeitsabteilung bis zu 25 Meter. In den Akten befinden sich Aufenthaltsan-
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träge und diverse Nachweise, beispielsweise zur Qualifikation oder zum Familienstand. Sie bestehen aus einem oder mehreren Aktenbänden. Die darin enthaltenen Dokumente sind entweder ein- oder beidseitig beschriftet. Sie haben zum
Großteil ein DIN-A4-Format, teilweise kommen aber auch kleinere Papierformate
vor, insbesondere DIN A5 und DIN A6. Es handelt sich jeweils um Kopien oder
Durchschläge, in Pappheftern abgelegt, die außen mit Name, Vorname und Geburtsdatum beschriftet sind.
„Die Digitalisierung von Akten war für uns Neuland“, sagt Burkhard Hermann,
Projektleiter Einführung DMS/ECM bei der Stadt Freiburg. „Deshalb suchten wir
für dieses Pilotprojekt einen Scandienstleister, der sich im kommunalen Umfeld
und mit dem Dokumenten-Management-System auskennt, das bei dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung, kurz KIVBF, im Einsatz ist.“ Die
KIVBF stellt ihren Kunden, den Gemeinden, Stadtkreisen und Landkreisen in Baden und Franken, IT-Fachlösungen sowie Komplettlösungen zur Führung elektronischer Akten zur Verfügung, so auch der Stadt Freiburg.
Als Dokumenten-Management-System ist die Software enaio® der OPTIMAL
SYSTEMS GmbH im Einsatz. OPTIMAL SYSTEMS pflegt eine enge Partnerschaft
mit der TROPPER DATA SERVICE AG und hat mit dem Scandienstleister zahlreiche Projekte bei öffentlichen Verwaltungen erfolgreich absolviert. Die Stadt Freiburg beauftragte TROPPER mit der Digitalisierung der Ausländerakten. Im November 2015 fand das Kick-off statt, kurz danach eine erste probeweise Verarbeitung. Nachdem dieser Test erfolgreich verlaufen war, erfolgte Mitte Dezember der
Projektstart.
Zum Transport haben die Mitarbeiter der Stadt Freiburg die Akten in verschließund verplombbare, bruchsichere und rollbare Datenschutzcontainer verpackt und
dabei in einer Lieferliste festgehalten, welche Akten die Reise an den Hauptsitz
von TROPPER in Leverkusen antraten. Hierbei dienten der Name, Vorname und
das Geburtsdatum als Indexkriterien. Da zum Projektstart der komplette Aktenbestand inventarisiert wurde, konnte zu jeder Zeit ein Abgleich erfolgen, welche
Akten bereits digitalisiert worden waren und welche noch fehlten.
TROPPER holte die Akten in insgesamt acht Chargen alle zwei Wochen aus Freiburg ab. Die Dokumente wurden doppelseitig mit einer Auflösung von 300 dpi
digitalisiert und in schwarz-weiße PDF-Dateien gewandelt. Über einen intelligenten Algorithmus wurden während des Scannens leere Rückseiten automatisiert
erkannt und aussortiert. Damit die Mitarbeiter schneller auf die Informationen
zugreifen können, hat TROPPER zusätzlich die Dokumente per OCR mit einer
Volltextsuchmöglichkeit ausgestattet.
Nach erfolgreicher Digitalisierung haben die TROPPER-Mitarbeiter die PDFDateien mitsamt den dazugehörigen Indexdaten täglich der KIVBF als XML-Datei
über eine sichere Austauschplattform zum Download zur Verfügung gestellt, die
diese in das Dokumenten-Management-System enaio® importiert hat, welches
über eine Schnittstelle an das landeseinheitliche Dialogverfahren für Ausländer
„LaDiVA“ angebunden ist.
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LaDiVA umfasst sämtliche automatisierbare Bearbeitungsvorgänge der Ausländerbehörde und unterstützt somit die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Verwaltungsaufgaben. Bei dem Projekt bewies TROPPER unter anderem einmal
mehr seine Flexibilität. „Wenn eine Akte, die zur Fallbearbeitung notwendig war,
sich gerade in Leverkusen befand, haben die Sachbearbeiter kurzerhand unseren
zuständigen Mitarbeiter von TROPPER kontaktiert“, sagt Diane Walter, zuständige Abteilungsleiterin der Ausländerbehörde. „Daraufhin wurde diese vorgezogen
und stand am nächsten Tag im System zur Verfügung.“
Ende Mai hat TROPPER alle Akten digitalisiert und hielt das vereinbarte Zeitfenster ein. Somit kann die Abteilung für Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht
mehr oder weniger papierlos umziehen. Die Mitarbeiter freuen sich nicht nur
über mehr Platz, sondern vor allen Dingen über optimierte Abläufe. „Früher
mussten die Kollegen bei der Bearbeitung erst einmal die dazugehörige Akte
suchen. Im Idealfall war sie im eigenen Büro aufzufinden, andernfalls lag sie aber
auch an einem anderen Ort“, so Margarete Höfflin-Stöhr, Koordinatorin Publikumsteam der Abteilung Ausländerrecht. „Heute loggen sie sich in LaDiVA ein
und rufen dann die erforderlichen Akten per Tastendruck auf.“ Auch die Vorbehalte einiger Mitarbeiter, die Fallbearbeitung papierlos vorzunehmen, waren
schnell vom Tisch. Denn die von TROPPER erstellten PDF-Dateien sind von hoher
Qualität, so dass sie gut zu handhaben sind.
Außerdem beschleunigt enaio® den Zugriff auf die Unterlagen z.B. mittels Volltextsuche. Insgesamt können sich die Mitarbeiter jetzt intensiver um die Angelegenheiten ihrer Kunden kümmern und die Terminvorbereitung erfolgt ohne die
vorherige zum Teil zeitaufwändige Aktensuche. Auch im Vertretungsfall oder für
schnelle Auskünfte stehen die Daten unmittelbar zur Verfügung. Zudem müssen
die Unterlagen für die täglichen Termine nicht mehr am Arbeitsplatz gestapelt
werden. Ein weiterer Vorteil: In der Ausländerbehörde gibt es einen Serviceschalter mit hohem Kundenaufkommen zur Übernahme schnell zu bearbeitender Prozesse und zum Managen von Eilfällen ohne Termin. Während die Sachbearbeiter
früher erst die Akten suchen mussten, wenn der Kunde vor Ihnen stand, reicht
heute ein Tastendruck und die erforderlichen Informationen bzw. Unterlagen
stehen sofort zur Verfügung. „Das verkürzt natürlich den Zeitaufwand erheblich,
so dass mehr Kunden im Front Office Bereich bedient werden können“, sagt Frau
Walter. Ein weiterer Mehrwert besteht darin, dass auf die Akten von Familienverbänden, bei denen einzelne Personen oft unterschiedliche Nachnamen haben,
sofort zugegriffen werden kann. In dem vorherigen Organisationskonzept waren
diese alphabetisch nach Nachnamen sortiert und somit an unterschiedlichen
Stellen abgelegt. Die digitalen Akten auf Basis von enaio®, der Software von
OPTIMAL SYSTEMS, wirken sich darüber hinaus positiv bei der behördenübergreifenden Kommunikation aus. Für Rechtsanwälte, Polizeibehörden und Gerichte können die Akten oder Aktenauszüge in wenigen Arbeitsschritten aufbereitet
und elektronisch versendet werden. Wechselt ein Ausländer mit befristetem Aufenthaltstitel den Wohnort, wird die Akte an die zuständige Behörde weitergeleitet. Dabei spart der datenschutzkonforme Versand von PDF-Dateien über die
Virtuelle Poststelle (VPS) erheblich Zeit und Papier.
Noch sind die Akten unter datenschutzrechtlichen Aspekten bei TROPPER in
Leverkusen eingelagert. Sobald die Stadt Freiburg die Freigabe erteilt, werden sie
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über einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb vernichtet nach DIN 66399 –
Sicherheitsstufe 4, die für Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten empfohlen wird.
Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken
(KIVBF)
Als IT-Systemhaus berät und begleitet der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (ZV KIVBF) seine
Kunden bei der Erledigung ihrer vielfältigen Aufgaben mit Dienstleistungen der automatisierten Datenverarbeitung von der Implementierung bis zur fortlaufenden Anwendungs- und Anwenderbetreuung (Support).
OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 25 Jahren mit
über 330 Mitarbeitern Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen
für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Prozessen.
TROPPER DATA SERVICE AG
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe
Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen
für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER
DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer
der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen, eine Niederlassung befindet sich in Neuenhagen/Berlin.
Weitere Geschäftsstellen sind in Ratingen und Dresden angesiedelt.
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