Servicebeschreibung zum

EASY Contract – Mobile
Servicebeschreibung
Stand:
18.07.2016
Autor:
EASY SOFTWARE AG
Version: 1.2
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................................... 2
1
Einführung ..................................................................................................................................................... 3
2
Überblick ........................................................................................................................................................ 4
2.1
Technische Lösung ............................................................................................................................ 4
2.2
Systemvoraussetzungen ................................................................................................................... 5
2.3
Leistungsmerkmale im Regelbetrieb ................................................................................................ 5
2.4
Security/Safety .................................................................................................................................... 6
2.5
Service-Levels im Regelbetrieb ......................................................................................................... 7
2.6
Wartungsfenster ................................................................................................................................. 7
2.7
Lieferungen und Leistungen.............................................................................................................. 8
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1 Einführung
EASY Contract bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten für ein modernes, digitales Vertragsund Fristenmanagement – und wesentliche Funktionen der Lösung stehen Ihnen dank EASY
Contract - Mobile nun auch zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung. Mobil auf Ihrem
Smartphone oder Tablet. So flexibel wie nie zuvor. So einfach wie nie zuvor.
EASY Contract ist ein modernes, webbasiertes System für die zentrale Verwaltung und
Verarbeitung von Verträgen. Alle Dokumente, Informationen und Anlagen sind für alle
Beteiligten schnell und unkompliziert aufrufbar. Ein einheitlicher, aktueller Informationsstand
bleibt stets gewährleistet.
Mit EASY Contract - Mobile nutzen Sie Funktionen von EASY Contract über eine intuitive
Nutzeroberfläche auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Die moderne, benutzerfreundliche App
ist für iOS verfügbar und liefert Ihnen im Handumdrehen Informationen zu Vertragsdaten,
Vertragsdokumenten, Vertragsfristen und Vertragspartnern.
Das System sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihre Daten vollumfänglich geschützt sind. Eine
starke Verschlüsselung sowohl auf Ihrem Gerät als auch entlang des Übertragungswegs
verhindert unberechtigtes Mitlesen oder den Missbrauch sensibler Daten.
Als berechtigter Benutzer identifizieren Sie sich mit den gleichen Anmeldeinformationen, die
Sie beim lokalen Arbeiten mit EASY Contract verwenden. Sie müssen sich also keine
weiteren Passwörter merken, es entsteht kein zusätzlicher Aufwand. Unter iOS können Sie
sich darüber hinaus mit Hilfe Ihres Fingerabdrucks authentifizieren (TouchID).
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2 Überblick
EASY Contract – Mobile ist eine Lösung für den mobilen sicheren Zugriff auf ihre
Informationen in EASY Contract über ihre mobilen Geräte.
2.1 Technische Lösung
EASY Contract – Mobile basierte auf der neuen Softwareplattform der EASY Software AG.
Die Entwicklung dieser innovativen und leistungsstarken Integrationsplattform wurde mit
dem Ziel gestartet, auf Basis modernster Technologien und einer innovativen Architektur
die Grundlage für leistungsstarke, intelligente und einfach zu bedienende ECM-Lösungen
der nächsten Generation zu bilden. Dabei werden moderne Cloud-Lösungen ebenso
unterstützt wie klassische On-Premise-Installationen. Aus Gründen der Sicherheit und der
Compliance werden die entsprechenden Lösungen aus einem zertifizierten deutschen
Rechenzentren heraus zur Verfügung gestellt.
Die EASY Contract – Mobile App kann aus dem Apple App Store kostenlos auf iOS Geräte1
heruntergeladen werden. Nach dem ersten Start der App kann man diese in einem
Demobetrieb vollumfänglich mit bereitgestellten Demo Daten testen. Die EASY Contract –
Mobile App kann ohne Registrierung im Demobetrieb genutzt werden.
Nachdem Sie sich von der Leistungsfähigkeit und der intuitiven Bedienung von EASY
Contract – Mobile überzeugt haben wollen Sie natürlich statt mit Demodaten mit Ihren
originären Informationen aus Ihrem EASY Contract System arbeiten.
Für die Verwendung der App im Produktivbetrieb ist dafür eine Bestellung unter
http://easy.de/contract-mobile oder über ihren betreuenden Partner erforderlich. Im
Rahmen des Bestellprozesses erfolgt in wenigen Schritten eine Registrierung und Anlage
eines individuellen Kundenzugangs für die Nutzung von EASY Contract – Mobile in
Verbindung mit ihrem EASY Contract System.
Die Verbindung zwischen EASY Contract – Mobile und ihrem lokalen EASY Contract
System erfolgt schnell und einfach. Um ihre Informationen mobil verfügbar zu machen, ist
es erforderlich den EASY Contract – Mobile Konnektor sowie eine Funktionserweiterung in
ihr lokales EASY Contract zu installieren. Nach der Installation dieser Komponenten steht
ihnen ihr System für die mobile Nutzung zur Verfügung.
Als letzten Schritt muss nun noch die iOS App mit ihrem Kundenzugang verbunden werden.
Hierzu erhalten Sie im Zuge der Bestellung einen QR-Code per E-Mail zugesandt. Diesen
müssen einfach mit Hilfe der iOS App abfotografieren und schon ist EASY Contract –
Mobile auf ihrem Gerät einsatzbereit.
1
Die Bereitstellung der Lösung für Android® ist in Vorbereitung.
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2.2 Systemvoraussetzungen
Um die Funktionalitäten von EASY Contract - Mobile nutzen zu können, müssen folgende
Systemvoraussetzungen erfüllt sein:
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Nutzung einer EASY Contract Installation in der Version 2.2 und installiertes JDK 8
EASY DMS / Documents mindestens Version 4 c Build 1853
Internetverbindung des EASY Contract Servers
Nutzung eines iOS Gerätes (iOS 9).
Internetverbindung auf dem iOS Gerät mit ausreichend Bandbreite (empfohlen UMTS
(3G), LTE (4G) oder WLAN).
2.3 Leistungsmerkmale
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Installation über den Apple App Store.
Automatisches Deployment des Kundenzugangs
Aktivierung der ‚Applikation‘ nach erfolgter Bestellung über das EASY-Portal
http://easy.de/contract-mobile.
Zugriff auf ein definiertes Set von Vertragsdaten und Dokumenten des EASY Contract
Standards.
Zugriff auf Fristen
Zugriff auf Vertragspartner
Anmeldung mit den gleichen Anmeldedaten wie in der Browser Version
Komfortables Login über TouchID (Apple)
Sichere, d.h. verschlüsselte Verbindung
Kein direkter Datenzugriff auf die lokale EASY Contract Installation, weil Caching der
Daten in zertifiziertem Rechenzentrum
Keine Speicherung von EASY Contract Kennwörtern im Rechenzentrum
EASY Cloud-Storage in hochverfügbarer Umgebung
Nutzungsgebühr einschließlich Lizenz, Support und Wartung
Automatische Löschung aller Daten, die innerhalb der EASY Plattform liegen zwei
Wochen nach Vertragsablauf mittels Löschen des Services. 2
2
Daten können weiterhin in übergreifenden Sicherungsbeständen bis zu deren Vorhalteende im Gesamtbestand vorhanden
sein.
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2.4 Security / Safety
Verbindung vom EASY Contract System des Kunden (on premise) ins EASY
Rechenzentrum:
Verbindung von der EASY Contract – Mobile App ins EASY Rechenzentrum:
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Deutsche Rechenzentren4
Verschlüsselte Verbindung zwischen Kundeninstallation und Rechenzentren
Verschlüsselte Verbindung zwischen EASY Contract – Mobile App und Rechenzentren
Regelmäßige Failover-Tests der Infrastruktur
Interne Audits zur Datensicherheit (mind. 1 Mal pro Jahr)
Verpflichtung aller prozessbeteiligten Personen der EASY Software AG auf das
Datengeheimnis nach Bundesdatenschutzgesetz und Telekommunikationsgesetz.
3
Bereitstellung für Android ® in Vorbereitung
4
Die Liste der zur Ablage von Daten genutzten deutschen Rechenzentren kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
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2.5 Service-Levels
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EASY Contract - Mobile steht Ihnen als Nutzer täglich grundsätzlich rund um die Uhr
(„7x24“) zur Verfügung.
EASY Contract - Mobile weist eine jährliche durchschnittliche Verfügbarkeitsrate von
98,5 % 5 auf.
Die Reaktionszeit bei Vorfällen (Incidents) liegt im Rahmen der Servicezeit bei 90 min
für Störungen durch Ausfall der Gesamtservices.
Die Reaktionszeit bei Serviceanfragen liegt im Rahmen der Servicezeit (Mo-Fr 08:00
bis 18:00 Uhr) am nächsten Arbeitstag.
2.6 Wartungsfenster
Wartungsfenster, in denen Wartungsarbeiten durchgeführt werden, sind jeweils von Montag
bis Donnerstag 00:00 – 08:00 Uhr.
Wartungsarbeiten außerhalb dieser Zeit werden auf geeignete Art und Weise angezeigt.
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Ausgenommen regelmäßige oder geplante und angekündigte Wartungsarbeiten.
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2.7 Service-Leistungen
Die nachfolgende Auflistung fasst die wesentlichen Service-Leistungen von EASY und RZProvider zusammen:
Betriebsabläufe und Management
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Betrieb und Monitoring der Hard- und Softwareplattformen
Servicewiederherstellung nach Ausfall
Serviceverfügbarkeitsprüfung nach Wiederherstellung/Neustart
Internes Datensicherheits-Audit
Betriebs- und Servicemanagement
Mobile Service
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Bereitstellung des EASY Cloud Archivierungs-Services
Maintenance der EASY Mobilekomponenten
Transparente und sichere Dokumentenspeicherung
Storage der Daten in zertifizierten Rechenzentren
Regelmäßige Backups der Daten
Keine Wiederherstellung von Daten die durch den Kunden gelöscht wurden
Datenaufbewahrungsdauer für Dateien im System entspricht grundsätzlich der
Vertragsdauer
Incident- und Problemmanagement
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Service Desk Erreichbarkeit per Email und Telefon
Bereitstellung einer zentralen Rufnummer/Email Adresse für alle Anfragen zur
Unterstützte Sprachen: Deutsch und Englisch
Analyse technischer Probleme
Rückmeldung an den Ticket-Ersteller
Koordination der Incidents und Problemfälle (Problems)
Administrative Leistungen
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Auftragsmanagement
Lizenzmanagement
Monatliche Verbrauchsdatenermittlung und Rechnungsstellung
Reporting
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