TOP-Kennzahlen im Einkauf

BME-Umfrage
TOP-Kennzahlen im Einkauf
Leseprobe 2016
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J
Kennzahlen zu:
Kosten des Einkaufs
Einkaufsorganisation
Lieferantenmanagement
Inhaltsverzeichnis
Danksagung ............................................................................................................................................. 3
Vorwort ................................................................................................................................................... 4
Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2015 ............................................................................... 5
Einkaufskennzahlen richtig verstehen..................................................................................................... 7
Methodik: Auswahl der Best in Class ...................................................................................................... 8
10 Jahre Benchmark: Kernaussagen 2016............................................................................................. 10
Teilnehmer 2016 ................................................................................................................................... 19
Hierarchische Einordnung des Einkaufs ................................................................................................ 21
Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf .................................................................................... 22
Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................ 24
Warengruppenstrategie ........................................................................................................................ 25
Nicht-traditionelle Beschaffungsfelder ................................................................................................. 26
Early Involvement .................................................................................................................................. 27
Lieferantenbewertung........................................................................................................................... 28
Ziele für den strategischen Einkauf ....................................................................................................... 29
Vereinbarung des Zahlungsziels ............................................................................................................ 30
Rechnungsprüfung ................................................................................................................................ 31
Durchlaufzeit ......................................................................................................................................... 34
Einkaufskennzahlen
Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz........................................................................................... 35
Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................. 37
Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz .............................................................................................. 39
Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................... 41
Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................... 43
Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................... 45
Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................... 47
Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen ....................................................... 49
Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................... 51
Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................ 53
Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen ........................ 55
Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................ 57
Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen.............................................................................. 59
Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung ...................................................... 61
Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen ................................................................ 63
Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung ... 65
Kennzahl 17: Kostenveränderung ......................................................................................................... 67
Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung ............................................................................ 69
Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer .................................................................................................... 71
Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant.............................................................................................. 73
Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen .......................................................... 75
Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung ...................................................................................... 77
Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel....................................................................................... 79
Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto ......................................................................................... 81
Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung ................................................................................................... 83
Fachbeitrag
Materialgruppenmanagement in Zusammenarbeit mit TARGUS Management Consulting AG ........... 84
Impressum
BME e.V. .............................................................................................................................................. 106
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Danksagung
Im Namen des BME e.V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOPKennzahlen im Einkauf“ teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren
die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns
stets eine große Hilfe.
Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises
„TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.
Holger Wiegand, Head of Sourcing Operations EMEA,
3M EMEA GmbH
Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik,
Big Dutchman AG
Thomas Schöne, Einkaufsleiter,
Big Dutchman International GmbH
Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management,
Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG
Ralf Sommer, Leiter Supply Support,
InfraServ GmbH & Co. Höchst KG
Marcus Urbach, Leiter Einkauf,
InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG
Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement,
KfW Bankengruppe
Andreas Priesing, Einkauf,
Miele & Cie. KG
Guido Bader, Einkaufsplanung, Kennzahlen & Richtlinien,
RWE GBS GmbH
Anton Kirmeier,
Geschäftsbereichsleiter Organisation/IT und Beschaffung
Stadtwerke Mainz AG
Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management,
Mitglied der Geschäftsleitung,
TRILUX GmbH & Co. KG
Sonja Brepols, Purchasing Controller,
Zentis GmbH & Co. KG
Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting,
ZF Friedrichshafen AG
Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!
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Vorwort
Wir freuen uns, gemeinsam mit Ihnen ein kleines Jubiläum zu feiern: Vor Ihnen liegt nunmehr die
zehnte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“. Was 2007 als zartes Pflänzchen mit zehn
Kennzahlen, 50 Teilnehmern und einem Umfang von 20 Seiten begann, ist mittlerweile auf 25
Kennzahlen herangewachsen und umfasst über 100 Seiten.
Für die zehnte Erhebung stellten rund 250 Unternehmen ihre internen Daten zur Verfügung, um sich
an einem der europaweit größten Benchmarks von Prozessen und Kosten im Einkauf zu beteiligen.
Darunter befinden sich sowohl große DAX-Konzerne als auch KMU.
In der zehnjährigen Historie hat es sich bestätigt, dass im Einkauf ein Wandel stattgefunden hat: Viele
Beschaffungsabteilungen konnten durch die Analysen Transparenz über ihre Kostenstrukturen und
Prozesse gewinnen – mit dem Ergebnis, dass sich die wichtigsten Kennzahlen positiv entwickelt
haben. Trotzdem herrscht bei vielen Unternehmen noch Nachholbedarf bei der Umsetzung einer
Einkaufsstrategie, denn gut die Hälfte aller Einkäufer ist nach wie vor im operativen Geschäft tätig.
Der visionäre Charakter, einen einheitlichen und anerkannten Standard zur Messung der Effizienz der
Prozesse und Organisation im Einkauf zu schaffen, ist damit mehr und mehr zur Realität geworden.
Viele Teilnehmer nutzen inzwischen die Kennzahlen und Definitionen aus den BME-TOP-Kennzahlen
als Standard für das interne Reporting und externe Vergleiche.
Im Laufe der Jahre wurden die „harten“ Kennzahlen sukzessive um Fragestellungen zur
Einkaufsstrategie und der Organisation erweitert. Diese zusätzlichen Erhebungen haben es belegt,
dass Best-in-Class Unternehmen auch in puncto Strategie und Organisation im Vorderfeld zu finden
sind.
Verfestigt hat sich auch die Tatsache, dass diese Unternehmen bei den Kennzahlen um 30 bis 50
Prozent besser abschneiden als der Durchschnitt. Dies bestätigt auch ein neuer Fragenkomplex, der
den Zusammenhang zwischen aktivem Lieferantenmanagement und den Best-in-Class-Kennzahlen
unterstreicht.
In der Jubiläumsausgabe lassen wir auch die letzten zehn Jahre Revue passieren, indem wir die
Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen in dieser Periode aufzeigen. Dadurch wird auch belegt, dass
die Prozesse im Einkauf in den vergangenen Jahren effizienter und effektiver geworden sind.
Abschließend bleibt noch zu sagen: Nutzen Sie die Kennzahlen, um im Top-Management die Sinne für
den Einkauf zu schärfen und gezielt Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen voranzutreiben!
Volkmar Klein
Evgenia Gavrina
Bereichsleiter BME-Benchmark-Services
Projektmanagerin BME-Benchmark-Services
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TOP-Kennzahlen im Einkauf | 3
Einkaufskennzahlen richtig verstehen
Bei der Interpretation der Kennzahlen ist es sehr wichtig, diese nicht isoliert, sondern in
Zusammenhang miteinander zu betrachten. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des
Einkaufs die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe
Markteinflüsse sowie Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle
Verschiebungen zur „Verbesserung“ der einen Werte und gleichzeitig zur „Verschlechterung“ der
anderen führen. Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und
Unternehmensziele zu verstehen.
 Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte
 Festlegung der Vergleichspartner
 Festlegung der Hauptkennzahlen
 Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse
 Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den
Best-in-Class-Werten gegenüberstellt
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Teilnehmer 2016
Bei der 10. Auflage konnte der BME einen neuen Teilnehmerrekord einstellen. Mit rund 250
Teilnehmern, welche in der Summe rund 200 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund 20.000
Mitarbeiter im Einkauf aus allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die
Kennzahlen des BME einen repräsentativen Charakter auf.
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Rund 17 Prozent aller Teilnehmer sind Newcomer, darunter sowohl Global Player als auch klein- und
mittelständische Unternehmen. Mit zirka 83 Prozent der „Stammgäste“, die regelmäßig an der
Umfrage teilnehmen, ist eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden. Dabei ist keine strukturelle
Veränderung zum Vorjahr festzustellen, weder bei Branchen-, noch bei Umsatzverteilung.
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Methodik: Auswahl der Peer Group
Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner
Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen
Unternehmen. Deshalb ist die Auswahl geeigneter Vergleichspartnern von entscheidender
Bedeutung. Bei der Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin wichtig, dass diese als komplexes
System betrachtet werden.
Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich:

Durchschnittswerte
Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen
teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller
Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet.

Best-in-Class-Werte
Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem
Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen
bestehen) am geringsten sind.
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Einkaufsorganisation

Einkaufsvolumen je
Mitarbeiter im Einkauf



Beschaffungsstruktur
Einkaufsprozess


Anzahl Bestellungen
je Einkäufer
Durch Einkauf
verantwortetes
Einkaufsvolumen
Abrufquote aus
Rahmenverträgen und
Katalogen


Kosten je
Bestellvorgang
Einkaufsvolumen über
langfristige Verträge
Aktive Lieferanten je
Mio. € Einkaufsvolumen

Liefertermintreue


Reklamationsquote
Artikelanzahl je Mio. €
Einkaufsvolumen

Kostenveränderung
Verteilung der
Gesamtkosten der
Einkaufsabteilung
Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro
Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum
Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen
bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen
nochmals geprüft:
-
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
-
Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf
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-
Liefertermintreue
-
Reklamationsquote
-
Einkaufsvolumen in Verantwortung des Einkaufs
-
Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge
-
Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen
-
Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog).
Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23
Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25
(Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar.
Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den
aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung).
Durchschnitt
aller
Teilnehmer
Metall-, Elektro-,
und Kunststoffindustrie,
Maschinenbau
Energie,
Versorgung,
GöR
Dienstleister
Chemie-, Biound
Pharmaindustrie
Kfz-Industrie
und
Systemzulieferer
Am Beispiel der Führungskennzahl „Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen“ lässt sich gut erkennen,
dass die Unterschiede zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt in der Regel 30 bis 50
Prozent betragen. Dies gilt für fast alle Hauptkennzahlen!
Bei den sog. „neutralen“ Kennzahlen kann vorkommen, dass die Best-in-Class-Werte sogar leicht
unter dem Durchschnitt liegen. Da unser Ziel war, hier echte Unternehmensprofile abzubilden, um
dann von den Besten lernen zu können, wurden als Best-in-Class-Werte stets die Mittelwerte der
ausgewählten fünf Best-in-Class-Unternehmen dargestellt.
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10 Jahre Top-Kennzahlen: Kernaussagen
Management, Controlling und Beschaffung benötigen ein Instrumentarium, das nicht nur die
Leistung des Einkaufs spiegelt, sondern diese auch steuert: ein Kennzahlensystem. Aus diesem
Grund ermittelt der BME seit 10 Jahren die Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im
Einkauf.
Die Ergebnisse der aktuellen Erhebung belegen: 2015 befand sich der Einkauf in einer Komfortzone.
Viele Beschaffungsabteilungen konnten Transparenz über ihre Kostenstrukturen und Prozesse
gewinnen: Die Hauptkennzahlen haben sich positiv entwickelt. Festzuhalten bleibt jedoch auch, dass
ein Großteil der strategischen Indikatoren unverändert geblieben ist.
Umso auffälliger ist die weiterhin positive Entwicklung der Best-in-Class-Unternehmen. Sie haben die
günstige Konjunkturlage genutzt, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Die aktuelle
Auswertung belegt, dass die Best in Class bei fast allen Hauptkennzahlen deutlich besser (bis zu 50
Prozent) als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und
Effizienz der Einkaufsabteilungen bei vielen Unternehmen deutlich gestiegen sind.
Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen?

Einkauf als Wertschöpfungsmanager: Hohe hierarchische Eingliederung des Einkaufs sowie
aktives internes Einkaufsmarketing haben dazu geführt, dass der Einkauf Verantwortung für
mehr als 90 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens übernommen hat. Auch in den
sogenannten nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern wie Reise-, Beratung- oder
Marketingleistungen arbeitet der Einkauf eng mit den Bedarfsträgern zusammen.
Gemeinsam werden für nahezu alle Beschaffungskategorien Strategien definiert, auch wenn
es letztendlich bedeutet, dass der Einkauf sich bewusst zurückzieht.

Einkaufsorganisation: Die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und
Warengruppenmanagement ist weiterhin dominierend. Immer mehr Unternehmen setzen
auf flexible anpassungsfähige Strukturen. Auffällig ist auch, dass die Best-in-ClassUnternehmen nur noch ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft
einsetzen.

Hohe Prozesseffektivität und Effizienz: Die Automatisierung des Bestell- und
Abrechnungsprozesses in Verbindung mit der Standardisierung der Bedarfe schreitet weiter
voran. Die Klassenbesten schreiben nicht nur mehr Bestellungen, sie managen ein um 30 bis
50 Prozent höheres Einkaufsvolumen je FTE p.a. Auch die Anzahl der Artikel und Lieferanten
sind bei den Best in Class nur halb so hoch wie bei dem Durchschnitt. Dadurch konnten sie
ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Lieferantenmanagement: Fast alle Best-in-Class-Unternehmen führen regelmäßig
Lieferantenbewertungen durch und messen konsequent die Liefertermintreue und
Reklamationsquote. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Optimierung des
Lieferantenstammes erreicht werden. Viele Best-in-Class-Unternehmen verfahren nach dem
Prinzip „ein Artikel – ein Lieferant“.

Regelmäßiges Controlling / externes Benchmarking: Gut zwei Drittel der Best-in-ClassUnternehmen nehmen regelmäßig an der BME-Erhebung teil. In vergangenen Jahren
konnten Sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best-inClass und dem Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen.
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Kennzahl 2
Durchschnittswerte
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Kennzahl 2
Best-in-Class-Werte
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TOP-Kennzahlen im Einkauf | 11
Kennzahl 2
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Formel
Beschreibung
Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100%
Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T€
Einheit
Prozent
Parameterdefinition
Gesamtkosten der
Einkaufsabteilung
Alle direkten und indirekten Kosten,
die für die Durchführung der
Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle
Einkauf anfallen inkl. Personalkosten,
IT-/Systemkosten. Ohne
Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung
etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von
Lagerhütern, gebrauchten Maschinen
etc. (siehe auch Kennzahl 14:
Verteilung der Gesamtkosten).
Durch EK verantwortetes
Einkaufsvolumen
In der Berichtperiode fakturiertes
Bestellvolumen (Rechnungsvolumen),
das in der Verantwortung des Einkaufs
liegt und direkt dem Einkauf
zuzuordnen ist.
Kategorie
Prozesse/Kosten
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Anforderungsformular
Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199
n e t
TOP-Kennzahlen im Einkauf 2016
Durchschnittswerte
BMEnet GmbH
Best-in-Class-Werte
 BME-Mitglieder: 1.480,- € zzgl. MwSt
 BME-Mitglieder: 1.480,- € zzgl. MwSt
 Nicht-BME-Mitglieder:
1.880,- € zzgl. MwSt.
 Nicht-BME-Mitglieder:
1.880,- € zzgl. MwSt.
Anrede:
 Frau
 Herr
Name:
Vorname:
Funktion:
Firma:
Adresse:
E-Mail:
Tel.:
Fax:
BME-Mitgliedsnummer:
Branche:
Umsatz (in Mio. €):
Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):
Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2016“ an.
Datum und Unterschrift:
Ansprechpartner:
Volkmar Klein
Bereichsleiter BME-Benchmark-Services
Tel.: +49 (0) 69 30838-301
Fax: +49 (0) 69 30838-199
E-Mail: [email protected]
Evgenia Gavrina
Projektmanagerin BME-Benchmark-Services
Tel.: +49 (0) 69 30838-312
Fax: +49 (0) 69 30838-199
E-Mail: [email protected]

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