Sage ACT!

Sage ACT!
Schnelleinstieg - Tätigkeiten planen
Die Software für Unternehmer mit Ambitionen!
Sage ACT!
Schnelleinstieg
Tätigkeiten mit Kontakten, Gruppen
und Firmen planen
Sie können Tätigkeiten von einem Kontakt-,
Gruppen oder Firmendatensatz oder von einem
Kalender aus planen.
Beim Planen einer Tätigkeit mit einem neuen
Kontakt können Sie gleichzeitig den Kontakt
hinzufügen. Sie können auch Tätigkeiten planen,
die regelmäßig stattfinden, beispielsweise
monatliche Besprechungen.
Tätigkeiten planen
Tätigkeiten müssen mit mindestens einem Kontakt geplant werden (Sie selbst zählen dabei mit),
auch wenn Sie eine Tätigkeit mit einer Gruppe
oder Firma planen.
Sie können Details eingeben, einen
Erinnerungshinweis für eine Tätigkeit einstellen
und einen Ort für die Tätigkeit angeben. Außerdem können Sie eine Prioritätsstufe für die Tätigkeit festlegen und angeben, wie die Tätigkeit in
Kalendern und der Registerkarte Tätigkeiten
angezeigt wird.
Um die Verwaltung von Tätigkeiten zu vereinfachen, können Sie für jeden Kontakt eine
separate Tätigkeit erstellen. Dies ist insbesondere
dann nützlich, wenn dieselbe Tätigkeit mit
mehreren Kontakten geplant werden muss.
Sie können eine E-Mail-Nachricht an Kontakte
senden, um diese über die Tätigkeit zu
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informieren. Hierzu müssen Sie ein E-Mail-System eingerichtet haben, und für die Kontakte
muss eine E-Mail-Adresse im Kontaktdatensatz
enthalten sein, damit die E-Mail-Nachrichten
erfolgreich übertragen werden können.
Wenn Sie eine Tätigkeit mit anderen Benutzern
planen, erhalten diese eine Einladung, die sie
annehmen, vorläufig annehmen oder ablehnen
können. Sie brauchen also keine spezielle
Benachrichtigung per E-Mail zu senden.
Beim folgenden Verfahren werden die Standardeinstellungen verwendet, die bei der Installation
von ACT! festgelegt wurden.
So planen Sie eine Tätigkeit
n Klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Anruf planen, Besprechung
planen oder Erledigung planen.
Hinweis: Sie können eine benutzerdefinierte
Tätigkeit vom Menü Planen aus planen, indem
Sie auf Andere klicken und dann die Tätigkeit
auswählen. Das Dialogfeld Tätigkeit planen wird
angezeigt.
n Geben Sie die Tätigkeitsinformationen auf der
Registerkarten Allgemein nach Bedarf ein:
Wählen Sie mithilfe der Kalender und Listen
ein Startdatum und ein Enddatum sowie eine
Startzeit und eine Endzeit aus. (Optional) Sie
können eine Markierung im Arbeitswochen-,
Wochen-und Monats-kalender anzeigen.
Aktivieren Sie hierfür die Option Banner
verwenden
Hinweis: Sie können auch eine zeitlose Tätigkeit
planen, indem Sie in der Liste Startzeit auf Zeitlos
klicken. Zeitlose Tätigkeiten werden in der
Checkliste des Kalenders angezeigt. Die Checkliste befindet sich unterhalb des Mini-Kalenders
auf der rechten Seite aller Kalenderansichten.
n Wählen Sie in der Liste Planen mit einen
Kontakt aus, mit dem Sie die Tätigkeit planen
möchten (standardmäßig wird der aktuelle
Kontakt ausgewählt). Klicken Sie auf
Persönlicher Datensatz, um eine private
Tätigkeit zu planen.
n (Optional) Geben Sie in den Feldern Betreff
und Ort eine Beschreibung und einen Ort für
die Tätigkeit ein. Wenn Sie mehr Platz benötigen, verwenden Sie die Registerkarte
Details.
n Wählen Sie in der Liste Priorität eine Priorität
aus. Die Standardeinstellung ist Niedrig.
n Wenn Sie die Textfarbe für die Tätigkeit
einstellen möchten, klicken Sie im Feld Farbe
auf die Schaltfläche Durchsuchen (...), und
wählen Sie dann die Farbe aus.
Tipp: Sie können unterschiedliche Farben für
unterschiedliche Arten von Tätigkeiten und
Prioritäten oder unterschiedliche Benutzer in
der Datenbank wählen.
n Wenn Sie an die Tätigkeit erinnert werden
möchten, wählen Sie in der Liste Hinweis
generieren eine Hinweisoption aus. Die
Standardeinstellung ist Kein Hinweis.
n Um eine Tätigkeit im Auftrag eines anderen
Benutzers zu planen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Planen für, und wählen Sie dann
im Dialogfeld Planen für in der Liste Diese
Tätigkeit planen für den Benutzer aus. Klicken
Sie dann auf OK.
n (Optional) Um eine E-Mail-Nachricht an die
Kontakte zu senden, mit denen die Tätigkeit
geplant ist, klicken Sie im Menü Optionen auf
E-Mail über Tätigkeit an Kontakte senden.
(Das Menü Optionen befindet sich in der
rechten oberen Ecke des Dialogfelds.)
n (Optional) Wenn Sie für jeden Kontakt, mit
dem die Tätigkeit geplant wird, eine separate
Tätigkeit erstellen möchten, klicken Sie im
Menü Optionen auf Für jeden Kontakt eine
Tätigkeit erstellen.
n Wenn die Tätigkeit privat sein soll,
wählen Sie Privat.
n Um eine Ressource zu planen (beispielsweise
einen Konferenzraum) oder andere Benutzer
in die Planung aufzunehmen, klicken Sie auf
die Registerkarte Verfügbarkeit.
n Um eine wiederkehrende Tätigkeit zu planen,
klicken Sie auf die Register karte Einstellungen für wiederkehrende Tätigkeiten.
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nach aus, und klicken Sie auf den nach rechts
weisenden Pfeil.
n Klicken Sie auf OK.
n Wenn Sie das Senden einer E-Mail-Nachricht
mit Details über die Tätigkeit gewählt haben,
wird die E-Mail-Nachricht eingeblendet.
Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht zu
senden.
So verknüpfen Sie eine Tätigkeit mit einer
Gruppe oder Firma
Hinweis: Gruppen und Firmen werden im
Dialogfeld Tätigkeit planen hinzugefügt.
n Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein im
Feld Verknüpfen mit auf die Schaltfläche
Durchsuchen (...). Das Dialogfeld
Gruppe/Firma zuordnen wird angezeigt.
n Um eine Tätigkeit mit einer Gruppe zu planen,
wählen Sie eine Gruppe aus der Liste unter
dem Feld Suchen nach aus, und klicken Sie
dann auf den nach rechts weisenden Pfeil.
n Um eine Tätigkeit mit einer Firma zu planen,
klicken Sie auf die Registerkarte Firmen /
Geschäftsbereiche. Wählen Sie dann eine
Firma aus der Liste unter dem Feld Suchen
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Hinweis: Verknüpfen Sie die Tätigkeit mit allen
Gruppen und Firmen, indem Sie auf den nach
rechts weisenden Doppelpfeil auf der
Registerkarte Gruppen/Untergruppen oder
Firmen/Geschäftsbereich klicken.
n Klicken Sie auf OK und schließen Sie das
Planen der Tätigkeit ab. Die Tätigkeit wird in
der Ansicht Gruppendetail oder Firmendetail
angezeigt.
Einen Kontakt beim Planen
einer Tätigkeit hinzufügen
Sie können eine Tätigkeit planen und gleichzeitig
einen Kontakt hinzufügen. Der Kontakt wird im
Dialogfeld Tätigkeit planen hinzugefügt.
So fügen Sie einen Kontakt aus dem Dialogfeld
„Tätigkeit planen" hinzu
n Klicken Sie im Dialogfeld Tätigkeit planen auf
die Registerkarte Allgemein, klicken Sie auf
die Schaltfläche Kontakte, und wählen Sie
Neuer Kontakt.
n Geben Sie im Dialogfeld Neuer Kontakt die
Informationen über den Kontakt ein, und
klicken Sie auf OK. Der Name des Kontakts
wird im Feld Planen mit des Dialogfelds
Tätigkeit planen angezeigt.
Wiederkehrende Tätigkeiten planen
Möglicherweise haben Sie Tätigkeiten, die regelmäßig wiederkehren, beispielsweise wöchentliche Besprechungen. Sie brauchen die Tätigkeit
nur ein einziges Mal zu planen und können dann
festlegen, wie häufig sie wiederholt wird. Sie
legen die Wiederholung im Dialogfeld Tätigkeit
planen fest.
So planen Sie eine wiederkehrende Tätigkeit
n Klicken Sie im Dialogfeld Tätigkeit planen auf
die Registerkarte Wiederholung.
n Wählen Sie im Feld Häufigkeit aus, wie häufig
die Tätigkeit eintritt. Die Standardeinstellung
ist Einmal. Die Angaben im Feld Tätigkeit
findet statt ändern sich je nach gewählter
Häufigkeit.
n Wählen Sie die Details für den Termin aus.
Wenn Sie beispielsweise Wöchentlich gewählt
haben, wählen Sie den Wochentag aus, an
dem die Tätigkeit stattfindet.
n Wählen Sie in der Kalenderauswahl Start ein
Startdatum aus.
n Wählen Sie Kein Enddatum, oder wählen Sie
Endet und wählen Sie ein Enddatum aus.
n Klicken Sie auf OK.
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