Adobe Document Cloud Whitepaper Technischer Überblick über Adobe Sign Sicherheit, Compliance, Identitäts- und Dokumenten-Management Inhalt 1: Überblick 2: Architektur 4: Sicherheit 6: Compliance 7: Infrastruktur 7: Betrieb 8: Risikokontrolle 10:Weitere Informationen Überblick Adobe Sign unterstützt Ihre Organisation beim Umstieg auf 100 % digitale Unterschriftsprozesse. Mit dieser Lösung von Adobe Document Cloud können Sie Dokumente überall von jedem Gerät aus versenden, elektronisch unterschreiben, verfolgen und verwalten. Adobe Sign erfüllt zahlreiche branchenübliche und gesetzliche Standards bzw. kann zu deren Erfüllung entsprechend konfiguriert werden. Der zuverlässige Cloud-Dienst unterstützt umfangreiche elektronische Unterschriftsprozesse und bietet u. a. folgende Funktionen: • Identitäts-Management mit Capability-basierter Authentifizierung • Zertifizierung der Integrität von Dokumenten • Überprüfung von elektronischen Signaturen • Verwaltung von Prüfprotokollen • Integration von elektronischen Unterschriften in wichtige Business-Applikationen und Enterprise-Systeme Adobe Sign unterstützt sowohl elektronische Unterschriften als auch digitale Signaturen. Eine elektronische Unterschrift ist eine rechtlich bindende Methode, ein Einverständnis oder eine Genehmigung in einem digitalen Dokument oder Formular zu erklären. Elektronische Unterschriften sind in den meisten Industrieländern rechtlich anerkannt und durchsetzbar. Eine digitale Signatur ist eine spezielle Form der elektronischen Unterschrift, die durch ein verifiziertes digitales Zertifikat bestätigt wird. Organisationen, die diese erweiterte Form zur Authentifizierung benötigen, können Adobe Sign zusammen mit Adobe Acrobat DC oder Adobe Acrobat Reader DC verwenden, um digitale Zertifikate in elektronisch unterschriebene Dokumente zu integrieren. Die Gesetze für elektronische Signaturen sind von Land zu Land unterschiedlich. Das US-Bundesgesetz zu elektronischen Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN Act) erkennt Verträge in elektronischer Form als rechtlich gültig und wirksam an und vereinfacht damit die Verwendung von elektronischen Unterlagen und Unterschriften in zwischenstaatlichen und internationalen Geschäftstransaktionen. Die Europäische Union (EU) hat mit der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt ein konsistentes rechtliches Regelwerk für die Anerkennung elektronischer Signaturen, Siegel und Dokumente in allen 28 Mitgliedsstaaten geschaffen. Elektronische Unterschriftsprozesse mit Adobe Sign erfüllen die Vorschriften des US-amerikanischen ESIGN Act sowie der eIDAS-Verordnung der EU, solange die Lösung in Übereinstimmung mit den im jeweiligen Staat geltenden Gesetzen verwendet wird. Darüber hinaus werden die Gesetze und Vorschriften weiterer Länder zu elektronischen Unterschriften unterstützt, z. B. der Australian Electronic Transactions Act (ETA) und der Canadian Uniform Electronic Commerce Act (UECA). Dieses Whitepaper bietet einen Überblick über Adobe Sign und behandelt alle wesentlichen technischen Aspekte wie Architektur, Sicherheit, Compliance, Identitäts- und Dokumenten-Management, Netzwerkschutz, Performance-Überwachung, Service-Management und Risikokontrolle. Weitere Informationen zur Verwendung digitaler Signaturen finden Sie im Whitepaper Vollständig digitale Geschäftsprozesse mit Adobe-Lösungen für elektronische und digitale Signaturen. Architektur Die Architektur von Adobe Sign ist darauf ausgerichtet, Transaktionen in großem Umfang zu skalieren und zu verarbeiten, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird. Um ein hohes Maß an Verfügbarkeit und Skalierbarkeit zu gewährleisten, werden sämtliche Transaktionsdaten aus Adobe Sign in mehreren verteilten, redundanten Datenbank-Clustern mit automatischem Failover- und Recovery-System gespeichert.* Die folgende Abbildung zeigt die logische Architektur der Komponenten und Funktionen von Adobe Sign: Präsentationsebene REST Webcontroller ServiceEbene SOAP API-Dienste Capability-basierte Sicherheit BusinessEbene Workflow-Engine Ereignis-Management Kommunikation Dokumentenverarbeitung und -zugriff Datenebene Datenbank Dateisystem Logische Architektur von Adobe Sign Jede logische Ebene der Adobe Sign-Architektur wird durch mehrere Werkzeuge überwacht, mit denen wiederum Schlüsselindikatoren verfolgt werden, darunter die durchschnittliche Dauer der PDF-Umwandlung oder die Ressourcennutzung. Mit dem Überwachungs-Dashboard können Techniker den Zustand des Dienstes im Auge behalten. Wird einer der definierten Schwellenwerte für die Schlüsselindikatoren überschritten, werden die Techniker in Echtzeit benachrichtigt. Falls sich ein Problem nicht verhindern lässt, speichert Adobe Sign umfangreiche Diagnoseprotokolle und forensische Analysen, damit die Ursache schnell behoben und ein Wiederauftreten des Problems vermieden werden kann. Präsentationsebene Die Präsentationsebene beinhaltet die Web-basierte Benutzeroberfläche (UI) sowie die Funktionen zum Erstellen und Anzeigen oder Rendern von Dokumenten, die zur Unterzeichnung versendet werden, sowie von finalen, zertifizierten PDF-Dateien und Workflow-Komponenten. Service-Ebene Die Service-Ebene umfasst die erforderlichen Kontrollen für die API-Schnittstellen der Client- und Webservices, z. B. den REST-Gateway und die SOAP-API. Die Webserver für externe Systeme verarbeiten Browser- und APIAnfragen, während die E-Mail-Server eingehenden und ausgehenden Traffic verwalten. Mithilfe von Lastenverteilern verteilen die Webserver komplexe dynamische Anfragen an die Applikations-Server von Adobe Sign auf der Business-Ebene. Die Webserver wenden zudem Filterregeln an, um Angriffe aus dem Web zu verhindern, sowie Firewall-Schutz, um die Zugriffskontrolle zu erhöhen. Business-Ebene Die Business-Ebene von Adobe Sign ist zuständig für den Workflow, Capability-basierte Sicherheit, Dienste für die Umwandlung von Dokumenten und Verarbeitung von Bildern, Ereignis-Management, Protokollierung und Überwachung, Dateizugriff und -bearbeitung sowie Kommunikationsfunktionen. *Die automatische Wiederherstellung ist auf die Infrastruktur von Amazon Web Services beschränkt. Adobe Document Cloud Whitepaper 2 Workflow-Engine Mit der Workflow-Engine von Adobe Sign werden alle Geschäftsprozesse und Schritte ausgeführt und verwaltet, die für den Unterschriftsprozess notwendig sind. Die Workflow-Engine verwendet eine deklarative XML-basierte Definitionssprache, um die Bedingungen zur Ausführung kundenspezifischer Workflows und die Abfolge von Ereignissen zu beschreiben, die erforderlich sind, um einen Unterschrifts- oder Genehmigungsprozess abzuschließen. Capability-basierte Sicherheit Mit dieser Sicherheitsmethode wird definiert, kontrolliert und überprüft, welche Ressourcen verfügbar sind und welche Vorgänge im Zusammenhang mit diesen Ressourcen durch einen authentifizierten Anwender oder eine Applikation ausgeführt werden dürfen. Ressourcen umfassen sämtliche Informationen in Form von Dokumenten, Daten, Metadaten, Anwenderdaten, Berichten und APIs. Ereignis-Management Mit den Adobe Sign-Funktionen für Ereignis-Management wird in jedem Schritt des Workflows ein Prüfprotokoll erstellt und gespeichert, das relevante Informationen zu jedem Anwender und Dokument enthält. In jeder Phase des Workflows erzeugt Adobe Sign ein Ereignis und sendet über ein asynchrones Nachrichtensystem eine Meldung an die entsprechenden Systemressourcen. Kommunikation Adobe Sign verwendet E-Mail-Benachrichtigungen, um Anwender über Ereignisse im Zusammenhang mit Unterschriften zu informieren und unterzeichnete und zertifizierte Dokumente am Ende des Unterschriftsprozesses bereitzustellen (optional). Um Spamming und Phishing zu vermeiden, ermöglicht Adobe Sign die Authentifizierung auf Basis von Systemen wie Domain Keys Identified Mail (DKIM), Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) und Sender Policy Framework (SPF). Dokumentenverarbeitung und -zugriff Um die Leistung zu verbessern, bietet die Dokumenten-Engine von Adobe Sign zustandslose Funktionen zur Umwandlung verschiedener Dateiformate in PDF, Verschlüsselung und Entschlüsselung von Dateien und Rasterung von Bildern für die Anzeige in einem Webbrowser. Für sämtliche Prozesse zur Dokumentenverarbeitung greift Adobe Sign auf ein asynchrones, Warteschlangen-basiertes Nachrichtensystem zurück, das über alle Systemressourcen hinweg kommuniziert. Die gesamte Dokumentenverarbeitung und der Zugriff auf den Network Attached Storage (NAS) erfolgen im Hintergrund. Das heißt, alle Änderungen innerhalb von Adobe Sign werden für den Anwender sofort ersichtlich – in jedem Schritt des Workflows. Datenebene Die Datenebene ist für den Zugriff auf die Transaktionsdatenbank, die Datenbank für das asynchrone Nachrichtensystem und den Dokumentenspeicher zuständig. Transaktionsdaten, die in der Datenzugriffsebene gespeichert werden, umfassen das ursprüngliche Kundendokument, Zwischenversionen des Dokuments, die während des Unterschriftsprozesses generiert wurden, Metadaten, Anwenderdaten, Ereignisse und das finale unterzeichnete PDF-Dokument, das von Adobe Sign verarbeitet wurde. Integrationen Adobe Sign umfasst schlüsselfertige Integrationen für viele Business-Applikationen und Enterprise-Systeme wie Produkte von Salesforce, Apttus, Workday, Ariba und Microsoft. Darüber hinaus bietet Adobe Sign umfassende APIs für die Integration mit proprietären Business-Systemen oder Firmen-Websites über sichere HTTPS-, SOAPoder REST-Webservices. Eine Liste der Integrationen von Adobe Sign finden Sie auf der Adobe-Website. Adobe Document Cloud Whitepaper 3 Sicherheit Bei Adobe sind Sicherheitsmaßnahmen ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur, Software-Entwicklung und Service-Prozesse. Adobe Sign nutzt führende Sicherheitstechnologien zur Authentifizierung sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit von persönlichen Daten und Integrität von Dokumenten. Weitere Informationen zu den Sicherheitsprozessen und dem Engagement von Adobe innerhalb der Community für IT-Sicherheit sowie dem Adobe Secure Product Lifecycle (SPLC) finden Sie unter www.adobe.com/de/security. Identitäts-Management Adobe Sign setzt rollenbasiertes Identitäts-Management ein, um die Authentifizierung, Autorisierung und Zugriffskontrolle innerhalb des gesamten Adobe Sign-Systems zu steuern. Die Capability-basierten Sicherheits- und Authentifizierungsprozesse für Kundenorganisationen werden von einem Adobe Sign-Administrator definiert und aktiviert. Adobe Sign unterstützt die Definition folgender Anwenderrollen: • Absender – Lizenzierter Anwender, der von seinem Administrator spezielle Adobe Sign-Berechtigungen erhalten hat, um Unterschrifts-Workflows für Dokumente zu erstellen und Dokumente zur Unterzeichnung, Genehmigung oder Ansicht zu versenden. • Unterzeichner – Verifizierter Anwender, der von einem Absender die Genehmigung erhalten hat, ein bestimmtes Dokument zu unterzeichnen. Standardmäßig sendet Adobe Sign eine E-Mail an den Unterzeichner, die eine eindeutige URL für das Dokument enthält, das unterzeichnet werden soll. Die URL enthält exklusive IDs für die betreffende Transaktion. • Genehmiger – Verifizierter Anwender, der von einem Absender die Berechtigung erhalten hat, ein bestimmtes Dokument zu genehmigen. • Andere – Verifizierte Anwender, die von einem Absender die Berechtigung erhalten haben, ein bestimmtes Dokument oder Prüfprotokoll anzuzeigen. Authentifizierung von Anwendern Adobe Sign unterstützt mehrere Authentifizierungsmethoden, darunter Ein- und Multi-Faktor-Authentifizierung sowie zusätzliche Optionen zur Überprüfung der Identität eines Anwenders. Ein lizenzierter Anwender muss sich in der Regel mit einer verifizierten E-Mail-Adresse und einem Kennwort bei Adobe Sign anmelden, die beide einer authentifizierten Identität zugeordnet sind, z. B. einer Adobe ID. Administratoren können die Sicherheitsstufe und Komplexität eines Kennworts festlegen, die Häufigkeit der erlaubten Änderungen, den Vergleich mit früheren Kennwörtern sowie Richtlinien zum Sperren eines Kennworts (beispielsweise eine Frist zur Kennworterneuerung). Die Grundauthentifizierung bei Adobe Sign erfolgt mittels einer E-Mail-Anfrage an den betreffenden Unterzeichner. Diese Methode wird als erste Stufe der Authentifizierung betrachtet, weil die Mehrheit der Anwender alleinigen Zugriff auf ihr E-Mail-Konto hat. Die erste Stufe der Authentifizierung wird oft für Unterzeichner, Genehmiger und andere Anwenderrollen verwendet. Um die Sicherheit zu erhöhen und Manipulationen vorzubeugen, können Sie zusätzliche Authentifizierungsmethoden wie Telefon, SMS oder wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-Based Authentication, KBA) in den Prozess einbinden, sofern sie in Ihrer Region verfügbar sind. Adobe Sign unterstützt folgende Authentifizierungsoptionen: • Adobe Sign ID – Eine Kombination aus verifizierter E-Mail-Adresse und Kennwort, die von einem lizenzierten Anwender für die sichere Anmeldung bei Adobe Sign verwendet wird. • Adobe ID – Eine Adobe ID ermöglicht den Zugriff auf alle lizenzierten Adobe-Dienste, darunter auch Adobe Sign. Die von Adobe gehosteten Accounts werden kontinuierlich auf ungewöhnliche Aktivitäten hin überprüft, um das Sicherheitsrisiko zu minimieren. • Google ID – Anwender werden durch einen Google-Dienst wie Google Mail oder Google Apps authentifiziert. • Single Sign-on (SSO) – Unternehmen, die striktere Zugriffskontrollen benötigen, können SSO über Security Assertion Markup Language (SAML) nutzen, um Adobe Sign-Anwender auf Basis ihres internen Identitätssystems zu verwalten. Adobe Sign kann außerdem für die Systeme führender Anbieter im Bereich IdentitätsManagement konfiguriert werden, z. B. Okta und OneLogin. Adobe Document Cloud Whitepaper 4 Zertifizierung von Dokumenten In jeder Phase des Workflows verwendet Adobe Sign eine Prüfsumme, um die Integrität und Vertraulichkeit des Dokuments sicherzustellen. Über eine PKI (Public Key Infrastructure) werden finale PDF-Dokumente mit einer digitalen Signatur zertifiziert, bevor sie an alle Beteiligten verteilt werden. Die digitale Signatur wird mit einem Hash-Algorithmus erstellt, der spezielle, eindeutige Informationen aus der finalen unterzeichneten PDF-Datei verwendet, um eine Zeichenfolge mit Hexadezimal-Verschlüsselung mit einer festgelegten Anzahl von Ziffern und Buchstaben auszugeben. Die grafisch als blaues Banner und Zertifizierungs-Badge dargestellte digitale Signatur im oberen Bereich des unterzeichneten PDF-Dokuments verifiziert die Integrität des Dokuments (siehe folgende Abbildung) und bestätigt, dass das Dokument seit der Anwendung des Zertifikats nicht verändert wurde. Das zertifizierte PDF-Dokument kann bei Bedarf zusätzlich durch ein Kennwort geschützt werden. Badge in Acrobat DC Badge in Acrobat X und XI Zertifizierungs-Banner und -Badges von Adobe Sign Die Bilder stammen aus der englischen Software und dienen nur zu Referenzzwecken. Um die Schlüssel zum Sperren und Zertifizieren des unterzeichneten PDF-Dokuments zu erzeugen, verwendet Adobe Sign spezielle Zertifikate, die von Vertrauens- und Zeitstempeldiensten ausgegeben werden. Unter bestimmten Umständen kann Adobe Sign so konfiguriert werden, dass zertifizierte Dokumente über behördlich vorgeschriebene Vertrauensdienste ausgegeben werden. Diese Vorgehensweise ist beispielsweise in der Schweiz oder in Indien erforderlich. PKI-Schlüssel zur Zertifizierung des finalen PDF-Dokuments werden in einem Hardware-Sicherheitsmodul gespeichert, um Angriffe aus dem Internet und Manipulation zu verhindern. Verschlüsselung Im Ruhemodus werden Dokumente und Assets mit 256-Bit-AES verschlüsselt. Um die sichere Datenübertragung über HTTPS zu gewährleisten, unterstützt Adobe Sign das TLS-Protokoll (ab Version 1.0). Der Zugriff auf Dokumente im Ruhemodus ist nur mit Capability-basierten Berechtigungen über die Datenzugriffsebene möglich. Alle Verschlüsselungsschlüssel werden in einer sicheren Umgebung mit eingeschränktem Zugriff gespeichert und nach dem Rotationsprinzip genutzt. Absender haben zudem die Option, ein Dokument mit einem privaten Kennwort zusätzlich zu schützen. Festlegen von Verschlüsselungsstufen für PDF-Dokumente im Adobe Sign-Dashboard Adobe Document Cloud Whitepaper 5 Compliance Adobe Sign ermöglicht verifizierten Unterzeichnern weltweit die Interaktion mit digitalen Dokumenten von überall und mit jedem Gerät – in Übereinstimmung mit zahlreichen branchenüblichen und gesetzlichen Standards. Kunden behalten die Kontrolle über ihre Dokumente, Daten und Workflows und können steuern, wie sie die lokalen oder regionalen Vorschriften am besten einhalten. Weitere Informationen über regionale Gesetze zu elektronischen Signaturen finden Sie in diesem Dokument: Elektronische Signaturen weltweit: Leitfaden zu Gesetzgebung und Durchsetzbarkeit. ISO 27001 Der Standard ISO 27001 wurde von der International Organization for Standardization (ISO) und der International Electrotechnical Commission (IEC) veröffentlicht. Mit diesem Standard werden Anforderungen an ISMS-Systeme (Information Security Management Systems) festgelegt, die durch eine unabhängige und anerkannte Zertifizierungsstelle überprüft werden können. Adobe Sign ist für ISO 27001:2013 zertifiziert. SSAE 16 SOC 2 Das Statement on Standards for Attestation Engagements (SSAE) No. 16 for Service Organization Controls (SOC) umfasst eine Reihe von IT-Kontrollen in Bezug auf Sicherheit, Verfügbarkeit, Integrität bei der Verarbeitung und Vertraulichkeit (Type 2). SSAE 16 SOC 2 entspricht den Bestimmungen des Sarbanes-Oxley Act (SOX). Adobe Sign erfüllt die Sicherheits- und Verfügbarkeitskriterien von SOC 2 Type 2. PCI DSS Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist ein Standard für Informationssicherheit für alle Organisationen, die Kreditkartentransaktionen über gängige Kreditkartensysteme abwickeln. Zweck dieses Standards ist es, die Einhaltung der Regeln zum Schutz persönlicher Daten von Karteninhabern zu kontrollieren und Betrugsfälle zu reduzieren. Als Lösung von Adobe Document Cloud ist Adobe Sign als Händler und Dienstleister nach dem Standard PCI DSS 3.1 zertifiziert. HIPAA** Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) definiert Standards für elektronische Transaktionen im Gesundheitswesen, um vertrauliche Patienteninformationen zu schützen. Jede Organisation, die gemäß Definition des US-Ministeriums für Gesundheitspflege und Soziale Dienste (Department of Health and Human Services, HHS) eine juristische Person ist und eine Partnervereinbarung (Business Associate Agreement, BAA) mit Adobe unterschrieben hat, kann Adobe Sign so konfigurieren, dass Konformität mit den HIPAA-Vorschriften gewährleistet wird. 21 CFR Part 11** Mit dem Code of Federal Regulations, Title 21, Part 11: Electronic Records; Electronic Signatures (21 CFR Part 11) hat die US-Bundesbehörde zur Lebens- und Arzneimittelüberwachung (FDA) Vorschriften zu elektronischen Datensätzen und elektronischen Signaturen festgelegt. Adobe Sign lässt sich für die Bestimmungen von 21 CFR Part 11 konfigurieren. GLBA** Der US-amerikanische Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) umfasst Vorschriften für Finanzinstitute zum Schutz persönlicher Kundeninformationen. Adobe Sign lässt sich so konfigurieren, dass Finanzinstitute die GLBAVorschriften einhalten können. FERPA** Der US-amerikanische Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) wahrt die Vertraulichkeit der Daten von Schülern und Studierenden. Adobe Sign kann für die Bestimmungen von FERPA konfiguriert werden. ** Kunden sind letztendlich dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Adobe Sign so konfiguriert ist und geschützt wird, dass gesetzliche Vorschriften wie HIPAA, FERPA, GLBA und 21 CFR Part 11 erfüllt werden. Adobe Document Cloud Whitepaper 6 Infrastruktur Die Infrastruktur von Adobe Sign wird in Tier 4-Rechenzentren des American National Standards Institute (ANSI) gehostet und von Rackspace und Amazon Web Services (AWS) verwaltet, unseren bevorzugten Anbietern für Cloud-Dienste. Alle Hosting-Partner führen äußerst strenge Kontrollen in Bezug auf den Zugriff auf Rechenzentren, Fehlertoleranz, Umgebungssicherung und Sicherheit durch. Nur zugelassene, autorisierte Adobe-Mitarbeiter, Mitarbeiter bei Anbietern von Cloud-Diensten und Vertragspartner mit einem legitimen und anerkannten Unternehmen haben Zugriff auf die gesicherten Standorte in Nordamerika und der Europäischen Union. Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu erreichen, überprüft Adobe regelmäßig Compliance-Nachweise wie beispielsweise SOC II Type II- und ISO 27001-Berichte. Zusätzlich überwacht Adobe alle Adobe Sign-Komponenten mithilfe von IDS-Lösungen (Intrusion Detection System) und IPS-Systemen (Intrusion Prevention Systems). Netzwerkschutz Mithilfe von Netzwerkgeräten überwachen und kontrollieren alle Dienstleister für Adobe Sign die Kommunikation an der Außengrenze sowie an wichtigen internen Grenzen des Netzwerks. Diese Firewalls und andere Mechanismen wenden Regelsätze, Access Control Lists (ACLs) und Konfigurationen an, um den Informationsfluss zu speziellen Informationssystem-Diensten zu lenken. ACLs bzw. Richtlinien für den Netzwerkfluss dienen zur gezielten Steuerung des Verkehrsflusses an jeder verwalteten Schnittstelle. Für AWS-Implementierungen prüft und genehmigt die AWS-Sicherheitsgruppe alle ACL-Richtlinien und weist sie mithilfe des ACL-Manage-Tools von AWS automatisch jeder verwalteten Schnittstelle zu. So ist sichergestellt, dass diese die jeweils aktuellen ACLs anwenden. Bei Rackspace werden diese Kontrollen durch die Konfiguration mehrerer Hardware-Klassen implementiert, darunter Router und Firewall-Appliances. Mit einer Reihe von automatisierten Überwachungssystemen stellen beide Anbieter eine hohe Performance und Verfügbarkeit aller Dienste sicher. Überwachungs-Tools helfen, an Netzwerkpunkten mit ein- und ausgehender Kommunikation ungewöhnliche oder unzulässige Aktivitäten und Situationen zu erkennen. Auf diese Weise werden typische Sicherheitsrisiken vermieden, z. B.: • DDoS-Angriffe (Distributed Denial Of Service) • MITM-Angriffe (Man in the Middle) • IP-Spoofing (Internet Protocol) •Port-Scanning • Packet-Sniffing durch andere Instanzen Adobe verwendet Secure Shell (SSH) und Secure Sockets Layer (SSL) für Verbindungen zur Verwaltung der gehosteten Infrastruktur für Document Cloud-Dienste. Betrieb Adobe wendet branchenübliche Best Practices für den laufenden Betrieb an, z. B. Performance-Überwachung, um den einwandfreien Zustand von Adobe Sign sicherzustellen. Performance-Überwachung Adobe ergreift umfassende Maßnahmen zur Überwachung von Adobe Sign, u. a. regelmäßige Überprüfungen von Verfügbarkeit, Datenvolumen und Leistung. Alle Maßnahmen basieren auf definierten und messbaren Schwellenwerten, die als Indikatoren für die Notwendigkeit präventiver Maßnahmen dienen. Die Schwellenwerte und Prozesse zur Kontrolle des Systemzustands werden regelmäßig überprüft. Adobe führt zudem eine Server-seitige Protokollierung der Aktivitäten von Kunden durch, um Dienstausfälle, spezielle Kundenprobleme und gemeldete Fehler zu beheben. Die Protokolle enthalten keine persönlichen Daten wie Kennwörter oder Namen – mit Ausnahme der Adobe ID (sofern gegeben). Nur technisches SupportPersonal sowie ausgewählte Techniker und Entwickler von Adobe mit entsprechender Berechtigung haben Zugriff auf die Protokolle, um spezielle Probleme zu beheben. Service-Management Adobe setzt standardmäßige Methoden der Service-Verwaltung ein, wie Änderungs-, Störungs- und ProblemManagement. Unsere Prozesse und Kontrollmethoden unterstützen zudem zahlreiche Compliance-Frameworks. Adobe Document Cloud Whitepaper 7 Änderungs-Management Adobe verwendet einen umfassenden, standardkonformen Prozess für das Änderungs-Management. In diesem Zusammenhang werden strenge Prüfungen durchgeführt, um potenzielle Auswirkungen und Vorteile von Änderungen am Adobe Sign-Dienst einzuschätzen. Die meisten Änderungen haben keinerlei Auswirkungen auf den Dienst. Es gibt jedoch seltene Ausnahmen wie den jährlichen Test der Disaster-Recovery-Prozesse, die das Kundenerlebnis beeinträchtigen können. In solchen Fällen werden Adobe Sign-Anwender im Vorfeld über potenzielle Auswirkungen informiert. Störungs-Management Im Falle einer Dienstunterbrechung leitet das Adobe Sign-Team den Adobe-Prozess für Störungs-Management ein. Bei diesem Prozess arbeiten rund um die Uhr verfügbare Techniker über Onlinetools zusammen, um das Problem zu untersuchen und zu beheben. Im Rahmen dieses Prozesses werden auch Daten zu sämtlichen Ereignissen auf dem Weg zur Problemlösung erfasst. Diese Daten werden zusammen mit Zeitangaben und Informationen zu den Auswirkungen der Störung herangezogen, um etwaige Konsequenzen für unsere ServiceVereinbarungen (SLAs) einzuschätzen. Alle ungelösten Probleme werde an das Problem-Management-Team weitergeleitet. Problem-Management Im Rahmen des Adobe-Prozesses für Störungs-Management wird ein formelles Meeting durchgeführt, um die Ursache des Ereignisses zu überprüfen und vorbeugende Maßnahmen zu ermitteln. Da bei Ausfällen nicht nur eines, sondern mehrere Ereignisse aufgedeckt werden können, wird dieser Prozess eingesetzt, um sämtliche Probleme und Schwachstellen zu beheben, die zu einem Ausfall geführt haben oder bei denen das Risiko eines Ausfalls besteht. Ziel des Problem-Managements ist es, eine Analyse und Zusammenfassung des Ereignisses zu erstellen, sowie eine detaillierte Erklärung der Ursache, eine Analyse der Auswirkungen und eine Beschreibung der Maßnahmen zur vollständigen Behebung des Problems. Personal Adobe arbeitet mit einem engagierten, weltweit agierenden IT-Team zusammen, das nach dem Follow-the-SunPrinzip zu den jeweiligen Geschäftszeiten zur Verfügung steht. Dadurch erhält das Adobe-Team für StörungsManagement rund um die Uhr technische Unterstützung, um Dienstunterbrechungen so schnell wie möglich zu beheben. Die meisten auf Abruf verfügbaren Techniker sind in den USA und in Noida (Indien) ansässig. Risikokontrolle Ob auf Schwachstellen geprüft oder potenzielle Bedrohungen verhindert werden sollen: Adobe setzt branchenübliche Praktiken ein, um sicherzustellen, dass die Prozesse für Risiko-Management und Problemlösung im Zusammenhang mit Adobe Sign agil und gründlich sind. Risiko-Management Adobes Ziel beim Risiko- und Schwachstellen-Management sind kurze Reaktionszeiten, erfolgreiche Risikominderung und effektive Fehlerbehebung. Adobe überwacht die aktuelle Bedrohungslage, tauscht Informationen mit Sicherheitsexperten auf der ganzen Welt aus und behebt Störungen so schnell es geht. So wird für alle Adobe-Produkte die größtmögliche Sicherheit gewährleistet. Alle Hosting-Anbieter für Adobe Sign verwenden mehrere Tools zur proaktiven Erkennung, Beurteilung und Verfolgung von potenziellen Bedrohungen wie DDoS-Angriffen (Distributed Denial Of Service) im gesamten Netzwerk. Penetrationstests Adobe beauftragt anerkannte Sicherheitsunternehmen mit der Durchführung von Penetrationstests, um potenzielle Sicherheitslücken aufzudecken und die Sicherheit von Produkten und Diensten von Adobe insgesamt zu verbessern. Nach Erhalt des Berichts eines Drittanbieters dokumentiert Adobe die Sicherheitslücken, bewertet deren Schweregrad und Priorität und entwirft eine Strategie zur Risikominimierung oder einen Plan zur Problembehebung für Adobe Sign. Vor jedem Release führt das Sicherheits-Team für Adobe Sign eine Risikoeinschätzung des Dienstes durch, um etwaige Sicherheitslücken in der Netzwerkstruktur einschließlich Firewalls, Lastenverteilern und ServerHardware sowie Schwachstellen auf Anwendungsebene zu ermitteln. Die Risikoeinschätzung wird von hochqualifizierten Mitarbeitern durchgeführt, die für den Aufbau einer sicheren Netzwerktopologie und -infrastruktur sowie den Schutz des Adobe Sign-Dienstes verantwortlich sind. Im Rahmen dieser Maßnahmen werden Threat-Modeling-Aktivitäten und Scans zur Ermittlung von Sicherheitslücken sowie statische/ dynamische Applikationsanalysen durchgeführt. Adobe Document Cloud Whitepaper 8 Proaktive Sicherheitsmaßnahmen Adobe hat branchenspezifische Schwachstellenlisten abonniert, u. a. von US-CERT, Bugtraq und SANS, sowie die Sicherheitshinweise führender Anbieter von Sicherheitslösungen, damit das Unternehmen zeitnah auf die täglich neu entstehenden Schwachstellen und Bedrohungen reagieren kann. Für Cloud-basierte Dienste wie Adobe Sign werden wichtige Aspekte wie Fehlerbehebung, Entscheidungsprozesse, Fehlersuche und externe Überwachung zentral gesteuert. Diese Herangehensweise gewährleistet funktionsübergreifende Konsistenz, und Probleme lassen sich schneller lösen. Hat eine bekanntgegebene Sicherheitslücke Auswirkungen auf Adobe Sign, werden die zuständigen Document Cloud-Teams umgehend informiert, damit sie Maßnahmen zur Risikominimierung einleiten können. Wenn die Sicherheit von Adobe Sign beeinträchtigt ist, wird das Incident Response Team gemeinsam mit den Entwickler-Teams von Adobe aktiv, um den Fehler schnellstmöglich zu identifizieren und zu beheben. Dabei kommt folgende Vorgehensweise zum Einsatz: • Einstufung der Sicherheitslücke • Minderung des Risikos im Produktionseinsatz • Isolierung, Untersuchung und Entfernung manipulierter Knoten (nur Cloud-basierte Dienste) • Entwicklung einer Lösung • Implementierung der Lösung • Überwachung der Aktivitäten und Bestätigung, dass mit der Lösung das angestrebte Ziel erreicht wurde Die forensische Analyse eines Vorfalls umfasst die Erfassung eines vollständigen Bilds (oder Speicherauszugs) der/des betroffenen Rechner(s), die sichere Aufbewahrung von Beweisen und eine lückenlose Dokumentation. Wiederherstellung nach Ausfall Adobe Sign-Rechenzentren sind auf hohe Verfügbarkeit ausgerichtet und so konzipiert, dass System- oder Hardware-Ausfälle nur minimale Auswirkungen auf die Kunden haben. Kommt es jedoch zu einem Funktionsausfall, stellt Adobe regionale Disaster-Recovery-Pläne für Adobe Sign und einen jährlich aktualisierten Leitfaden zur Verfügung, der alle erforderlichen Schritte zur Failover-Durchführung beschreibt. Adobe strebt folgende Disaster-Recovery-Parameter für Kunden von Adobe Sign an: • Recovery Point Objective (RPO) – Bezieht sich auf die Menge der Daten, die beim Disaster Recovery verloren gehen könnten. Dabei ist der Zeitraum zwischen zwei Datensicherungen ausschlaggebend. Für Adobe Sign liegt dieser Wert bei 2 Stunden. • Recovery Time Objective (RTO) – Bezieht sich auf die potenzielle Ausfallzeit, genauer gesagt, die Dauer ab dem Zeitpunkt eines Datenverlusts bis zur vollständigen Wiederherstellung. Für Adobe Sign liegt dieser Wert bei 8 Stunden. Kundenbenachrichtigungen Informationen zu den Betriebszeitdaten von Adobe Sign finden Sie unter www.adobe.com/go/trust-dc-de. Darüber hinaus werden Adobe Sign-Kunden sowohl über geplante als auch ungeplante Ausfallzeiten und den jeweiligen Status des Dienstes benachrichtigt. Wenn die Notwendigkeit besteht, den Betrieb von einem Hauptstandort zu einem alternativen Standort für den Disaster-Recovery-Prozess zu migrieren, erhalten Kunden spezielle Benachrichtigungen mit folgenden Informationen: • Benachrichtigung zur geplanten Migration der Dienste zum Disaster-Recovery-Standort • Stündliche Updates zum Fortschritt der Migration • Benachrichtigung nach Abschluss der Migration Die Benachrichtigungen umfassen auch Kontaktinformationen und Hinweise zur Verfügbarkeit des KundenSupports und der Success Manager. Diese Mitarbeiter beantworten Fragen während und nach der Migration, um die reibungslose Wiederaufnahme des Betriebs am alternativen Standort zu gewährleisten. Datenisolation / Abgrenzung Alle Partner für den Cloud-Dienst wenden strenge Sicherheits- und Kontrollmechanismen zur Isolation von Kundendaten innerhalb des mehrmandantenfähigen Services an. Darüber hinaus werden SicherheitsManagement-Prozesse und andere Kontrollfunktionen eingesetzt, um sicherzustellen, dass Kundendaten korrekt isoliert und geschützt werden. Adobe Document Cloud Whitepaper 9 Weitere Informationen Adobe Sign: www.adobe.com/go/adobesign-de Sicherheitslösungen von Adobe: www.adobe.com/de/security Sicherheit von Amazon Web Services: https://aws.amazon.com/security Sicherheit von Rackspace: https://www.rackspace.com/security Anleitung zur Konfiguration von Single Sign-on (Enterprise-Hilfe): https://helpx.adobe.com/de/enterprise/help/configure-sso.html Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58 D-80992 München Adobe Systems (Schweiz) GmbH World Trade Center Leutschenbachstrasse 95 CH-8050 Zürich www.adobe.de www.adobe.at www.adobe.ch www.adobe.com Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. © 2016 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. 7/16 10
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