Leistungsbeschreibung - Ministerium für Umwelt, Klima und

Leistungsbeschreibung
Organisation und Abwicklung der Preisverleihung beim Landkreiswettbewerb „Leitstern Energieeffizienz 2016“
Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg (UM)
verleiht am Dienstag, 15.11.2016, zum 3. Mal den Leitstern Energieeffizienz. Es
handelt sich um einen landesweiten Wettbewerb zur Auszeichnung besonders energieeffizienter Stadt- und Landkreise. Beim Wettbewerb nehmen ca. 28 Stadt- und
Landkreise teil. Die Auswertung der Fragebögen, Unterlagen sowie mehrerer Förderprogramme sowie die inhaltliche Umsetzung erfolgt durch das ZSW. Eine Jury ermittelt Ende Oktober zusätzlich einige Preisträger in verschiedenen Sonderkategorien.
Die Preisverleihung erfolgt am 15.11.2016 im Neuen Schloss in Stuttgart (Marmorsaal) durch Minister Franz Untersteller.
Es soll sich um eine feierliche Abendveranstaltung von 17.00 bis 19.00 Uhr in
Stuttgart handeln. Der Marmorsaal im Neuen Schloss in Stuttgart ist bereits vorreserviert. Es werden keine Teilnehmergebühren erhoben.
Die Veranstaltung richtet sich an Landräte und Landrätinnen, an Oberbürgermeister
und Oberbürgermeisterinnen sowie weitere eingebundene Vertreter und Vertreterinnen der Stadt- und Landkreise inklusive der regionalen Energieagenturen. Es ist mit
ca. 50 bis 80 Personen zu rechnen. Der Termin wurde beim Wettbewerbsaufruf bereits vorangekündigt.
Für die Konzeption, Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung müssen folgende Leistungen erbracht werden:
Konzeption/Programm
 Abstimmung des Programms (Gerüst liegt vor) mit Auftraggeber und ZSW
 Moderation: inhaltliche Abstimmung und Ablaufplanung, Vertragliches und Abrechnung (Moderatorin hat Termin bereits reserviert)
Stand: 25.07.2016
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Gestaltung und Produktion der Awards und Sonstiges
 Beschaffung der zu übergebenden Awards „Leitstern Energieeffizienz“ in Abstimmung mit dem Auftraggeber: 3 Gewinner und ca. 7 Sonderpreise
(in Anlehnung an Awards 2014/2015)
sowie Urkunden mit Rahmen für alle Teilnehmer (ca. 28 Stück)
 Rednerpult verblenden
 Es sind keine Tagungsunterlagen erforderlich
Organisation/Technik
 Abwicklung, Vorbereitung und Organisation der Räumlichkeiten, Bestuhlung, usw.
vor Ort im Vorfeld bzw. bei der Veranstaltung
 Organisation, Bereitstellung, Betreuung der erforderlichen Technik (Bild und Ton
für Präsentation sowie Mikros für Redner und Moderatorin)
 Catering und Getränke: Vorschlag und Angebot in angemessenem Rahmen, gerne
als Fingerfood o. ä. in Abstimmung mit Auftraggeber (Abrechnung auf Nachweis).
 Info-Mailing zu organisatorischen Aspekten an Teilnehmerinnen und Teilnehmer
sowie Anmeldebestätigung
 Pressearbeit – auch regional/lokal von möglichen Gewinnern – in Abstimmung mit
dem Auftraggeber. Berichterstattung im Vorfeld über Gewinnerkreise lancieren und
flankieren
 Abstimmungsgespräche mit dem Auftraggeber
 gesamte Realisierung und Durchführung
 Fotos während der Veranstaltung und anschließend Kurzbericht zur Dokumentation (ca. 3 bis 4 Seiten)
Gästemanagement
 Organisation und Abwicklung des Anmeldeverfahrens und Check-In
 Teilnehmerliste
 Teilnehmerregistrierung und Betreuung der Teilnehmer vor Ort
 Druck und Bereitstellung von Namensschildern
 Klärung/Organisation von Parkmöglichkeiten, Vorab-Info an Teilnehmerinnen und
Teilnehmer
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
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Kontakt
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
Harald Höflich, Kernerplatz 9, 70182 Stuttgart
E-Mail: [email protected]
Telefon: 0711 126-1223
Abgabefrist
Montag, 5. September 2016 (am besten per E-Mail)
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg

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