21.07.2016 17:53 1/6 ASV-Leitfaden für Grund- und Mittelschulen im Schuljahr 2016/2017 ASV-Leitfaden für Grund- und Mittelschulen im Schuljahr 2016/2017 Auf dieser Seite möchten wir die Schulen bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben mit dem neuen Schulverwaltungsprogramm ASV unterstützen. Da dieser Leitfaden laufend aktualsiert wird, empfehlen wir die Anlage eines Favoriten bzw. eines Lesezeichens. Grafischer Überblick über anstehende Aufgaben im laufenden Kalenderjahr Termine ab sofort: Registrierung www.asv.bayern.de ab sofort: Bezug RSS-Feed ab sofort: Einarbeitung und Schulung 03.06.2016 Teilnahme an Portalumfrage zum Bildungs- und Betreuungsangebot bis 01.07.2016 Installation und Inbetriebnahme 01.08.2016 Vorbereitung der Altdaten 15.09.2016 Späteste Bereitstellung der ASV-Installation durch externen Dienstleister Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - http://www.asv.bayern.de/wiki/ Letzte Änderung: 27.06.2016 07:09 gms:leitfaden16_17 http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/leitfaden16_17 Inbetriebnahme Wird Ihre Schule im Rahmen einer regional-zentralen Installation gemeinsam mit anderen Schulen verwaltet, übernimmt der Betreiber sowohl die Installation als auch das Anlegen der Schule. Als Schule sollten Sie nach Abschluss der Inbetriebnahme die Funktionsfähigkeit des Systems prüfen (Start des Clients, Anmeldung am System etc.). Installation Mit dem KMS I.4-BO1372.12/102/6 vom 02.05.2016 wurde der offizielle Startschuss für die Inbetriebnahme erteilt. Sie können die benötigten Installationspakete beziehen … 1. nach Login auf www.asv.bayern.de im Bereich Downloads 2. nach Login auf dem Schulportal im Bereich ASV-Download Für die Erstinstallation verwenden Sie ab 27.06.2016 den Voll-Installer der Version 1.27.468_032_12_by-installer. Bevor Sie oder ein Dienstleister die Installation vornimmt, prüfen Sie bitte: 1. Steht fest, in welcher Betriebs- und Installationsvariante ASV eingesetzt werden soll? 2. Wer nimmt die Installation vor (Schule, Landratsamt, Medienzentrum, Dienstleister)? 3. Wo wird ASV installiert (PC/ Server an der Schule - externer Betrieb Landratsamt/Medienzentrum/ Dienstleister)? 4. Liegen die benötigten Systemvoraussetzungen (an Ihrer Schule) vor? 5. Verfügen Sie oder Ihr Dienstleister über ein gültiges Zertifikat? 6. Sind Ihnen die Zugangsdaten für das Schulportal (häufig auch als OWA Passwort bezeichnet) bekannt? 7. Wissen Sie, an wen Sie sich wenden können im Falle von technischen Problemen? Bitte folgen Sie der jeweiligen Installationsanleitung für Ihr System. Nur bei Entscheidung für ASV Server Enterprise bereiten Sie Ihr System entsprechend vor: Installation Postgres 9.5 Prüfung und ggf. Einbindung einer eigenen (serverseitig vorhandenen) JRE (Java Runtime Environment). Installieren Sie zunächst den DSS (Dezentraler Schul Server) in der gewählten Variante (School/ Enterprise) Binden Sie bei der Installation Ihr Zertifikat mit ein. Entscheiden Sie im Installationsdialog, ob der ASV-Server als Dienst eingerichtet bzw. der Aktualisierungdienst mit installiert werden soll (beides empfohlen). Starten Sie den DSS Server (bei Dienstinstallation automatisch) und fahren Sie mit der ClientInstallation fort. Dokumentieren Sie Ihre Installation mit Unterstützung des Installationsprotokolls und des Kennwortformulars. http://www.asv.bayern.de/wiki/ Stand: 21.07.2016 17:53 21.07.2016 17:53 3/6 ASV-Leitfaden für Grund- und Mittelschulen im Schuljahr 2016/2017 Update der ASV-Installation: Am 27. Juni 2016 wurde die aktualisierte ASV-Version 1.27.468 bereitgestellt. Bitte beachten Sie dazu folgende Hinweise: 1. Sollte Ihre Schule bislang ASV nicht installiert haben, verwenden Sie bitte ab sofort (siehe oben) den Voll-Installer dieses Releases, das Sie über den Download-Bereich beziehen können. 2. Wenn Sie wie empfohlen, bei der Erstinstallation den Aktualisierungsdienst aktiviert haben, dann wird ASV gemäß der Konfiguration, die Sie für den Dienst angegeben haben, das Update automatisch vornehmen. In der Standardeinstellung (automatisches Update) läuft die Aktualisierung im Hintergrund und der Anwender wird beim Start eines Clients darauf hingewiesen, dass dieser sich nun ebenfalls aktualisiert. 3. Im Fall eines nicht verfügbaren oder deaktivierten Aktualisierungsdienstes nehmen Sie bitte ein manuelles Update gemäß Beschreibung vor. Schule anlegen Bitte beachten Sie unbedingt, dass Sie in ASV Ihre Schule für das Schuljahr 2016/ 2017 erfassen. Wenn Sie bei diesem Schritt das falsche (also aktuelle Schuljahr 2015/ 2016) wählen, dann scheitert zu einem späteren Zeitpunkt die Altdatenübernahme. Im Zuge der Installation wird ein Benutzer mit der Kennung sys angelegt (Passwort: !!ASV!!). Dieser ist Systemadministrator und damit Verwalter der Datenbasis und wird für den nächsten Schritt - das Anlegen der Schule - benötigt. Stellen Sie sicher, dass der DSS (Dezentrale Schulserver) auf Ihrem System läuft. Starten Sie den Client und melden Sie sich als sys an. Folgen Sie der Anleitung "Schule anlegen". Während des Prozesses „Schule anlegen“ wird ein weiterer Standardnutzer eingerichtet. Dessen Kennung lautet: admin0000XXX (0000 steht für Ihre vierstellige Schulnummer, XX für die Schulart Beispiel: admin1234GMS). Der Administrator wird benötigt für die Übernahme der Daten aus den Altverfahren sowie für die Verwaltung von Benutzern und Rollen. Die reine Inbetriebnahme ist damit abgeschlossen. Bitte beachten Sie: Nach der Inbetriebnahme sind vorerst keine weiteren Schritte in ASV erforderlich. Da zum gegebenen Zeitpunkt keine Schüler-, Lehrer- oder Unterrichtsdaten im Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - http://www.asv.bayern.de/wiki/ Letzte Änderung: 27.06.2016 07:09 gms:leitfaden16_17 http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/leitfaden16_17 System sind, ist kein Arbeiten mit ASV möglich. Verzichten Sie bis auf weiteres auf jede Form der Datenerfassung (manuell oder per Altdatenübernahme). Sollte aus Ihrer Sicht bereits zum jetzigen Zeitpunkt eine Datenerfassung erforderlich sein (z.B. weil eine große Zahl an SchülerInnen manuell in ASV übertragen werden muss), nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Multiplikator auf. Dieser wird Sie in diesem Punkt beraten und ggf. weitere Schritte einleiten. Vorbereitung der Daten in den Altverfahren (WinSV/ ISK) Bitte nutzen Sie die verbleibende Zeit bis August 2016, um Ihren Altdaten (WinSV, ISK) für die Datenmigration vorzubereiten. Je besser die Daten in den bisherigen Systemen gepflegt sind, desto geringer fällt der Nachpflegeaufwand in ASV nach der Datenübernahme aus. Informationen zur Datenvorbereitung finden Sie unter: 1. Datenpflege WinSV 2. Datenpflege ISK Schulen, die im aktuellen Schuljahr am erweiterten Parallelbetrieb teilnehmen und ihre Daten in die produktive Umgebung überführen möchten ohne erneute Altdatenübernahme, können frühestens ab 01.08.2016 den Systemwechsel einleiten. Über die konkrete Umsetzung werden die betroffenen Schulen gesondert informiert. Schulungsangebot/ Einarbeitung Um die Einarbeitung in ASV zu unterstützen, werden verschiedene zentrale und dezentrale Schulungsmaßnahmen angeboten. Das Ziel besteht darin, die Anwender zielgruppen-differenziert in die Lage zu versetzen, die schulverwalterischen Aufgaben mit Unterstützung von ASV zu bewältigen. Wir empfehlen allen neuen Anwendern, eine Kombination von eLearning- und Präsenzangeboten wahrzunehmen. Durch eine frühzeitige Verknüpfung von Theorie und Praxis kann die Einarbeitung rasch gelingen und Sie erwerben das benötigte Knowhow bereits im aktuellen Schuljahr und sind damit bestens vorbereitet für die eigentliche Migration im Herbst. eLearning – Selbstlernkurs für ASV-Einsteiger Die Akademie für Lehrerfortbildung bietet Selbstlernkurse für verschiedene Zielgruppen an, die nach Anmeldung über FIBS selbstständig durchlaufen werden. http://www.asv.bayern.de/wiki/ Stand: 21.07.2016 17:53 21.07.2016 17:53 5/6 ASV-Leitfaden für Grund- und Mittelschulen im Schuljahr 2016/2017 Die Teilnehmer erhalten Gelegenheit, sich mit den Grundlagen der Anwendung vertraut zu machen. Folgende Bausteine stehen zur Verfügung: Basiskurs: Grundlagen der Anwendung für alle Neu-Einsteiger vgl. Kurs A211-5.5.4/16/90/615A Schülerkurs I: Grundlagen der Schülerdatenpflege vgl. Kurs A211-5.5.4/16/90/614A Lehrerkurs I: Grundlagen der Lehrerdatenpflege vgl. Kurs A211-5.5.4/16/90/613A Während der Basiskurs für alle Neueinsteiger konzipiert ist, richtet sich der Schülerkurs an Verwaltungsangestellte und Lehrpersonal, das mit der Schülerdatenpflege beauftragt ist. Der Lehrerkurs ist für Mitarbeiter in der Schulleitung gedacht, welche Lehrer- und Unterrichtsdaten verwalten. Für die Kurse anmelden können Sie sich unter https://fibs.alp.dillingen.de. Geben Sie dazu die gewünschte Kursnummer (z.B. 90/615A) in das Suchfeld ein. Sie werden auf die Kursbeschreibung weitergeleitet. Über die Schaltfläche Bewerben können Sie sich für den Kurs anmelden. Bitte beachten Sie, dass bei diesem eLearning-Angebot keine Freigabe/ Freischaltung durch die Schulleitung erforderlich ist. Sobald Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie die Zugangsdaten zum System und können in das Kursprogramm einsteigen. eSession-Zyklus Im Zeitraum zwischen dem 06.06. und 01.07.2016 wird eine Reihe von zwölf Online-Veranstaltungen – so genannte eSessions – angeboten. Es handelt sich dabei um Vorträge von ca. 45 Minuten Länge in einem virtuellen Konferenzraum. Im Zentrum jeder Sitzung steht ein bestimmtes Aufgabenspektrum, das live in der Anwendung gezeigt wird. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, im Chat Fragen zu stellen. Darüber hinaus gibt es zu jedem der behandelten Themenkomplexe Aufgabenpakete (Szenarien) , die Sie ebenfalls zeitunabhängig und selbstständig bearbeiten können. Hier erhalten Sie einen Überblick über das verfügbare Angebot. Bitte beachten Sie die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Online-Veranstaltung. Regionales Angebot Die bayernweit zur Verfügung stehenden 160 Multiplikatorinnen und Multiplikatoren werden außerdem ein regionales Angebot entwickeln und kommunizieren, das bestmöglich auf die Anforderung der Region zugeschnitten ist. Über dieses Angebot informieren die Regierungs- bzw. Schulamtsbezirke in geeigneter Weise. Die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren stehen Ihnen in allen Belangen rund um ASV mit Rat und Tat zur Seite. Ihren Ansprechpartner vor Ort können Sie rasch ausfindig machen über folgende Übersicht. Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - http://www.asv.bayern.de/wiki/ Letzte Änderung: 27.06.2016 07:09 gms:leitfaden16_17 http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/leitfaden16_17 Quelle: http://www.asv.bayern.de/wiki/ - Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation Permanenter Link: http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/leitfaden16_17 Letzte Änderung: 27.06.2016 07:09 http://www.asv.bayern.de/wiki/ Stand: 21.07.2016 17:53
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