Runden Tisch - Campusmanagement

Campusmanagement
ERM
SLM
Fragen & Antworten
zum »Runden Tisch« vom 25. April 2016
mit der Kanzlerin,
dem Vizepräsidenten für Studium und Lehre
und den Projektmanagern
01
SLM Parallelbetrieb altes und neues System
Es scheint absehbar zu sein, dass bei einer Einführung von SLM zum Wintersemester 2016/17 sowohl das neue System
als auch das alte System parallel laufen werden.
Für wie lang ist ein Parallelbetrieb geplant?
Es wird keinen Parallelbetrieb im engeren Sinne geben,
auch wenn Teile der HIS-GX-Software noch einige Jahre betrieben werden.
Die in QISPOS gebündelten Funktionen rund um Prüfungen werden von SAP abgelöst. QISPOS bleibt mit
lesendem Zugriff für einen Übergangszeitraum verfügbar. POS wird nur noch für auslaufende Studiengänge
im Referat IB verwendet.
02
Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation und weitere Bereiche der Studierendenverwaltung werden voraussichtlich bis 30. November 2017 in ZUL und SOS
verwaltet. Danach erfolgt die Umstellung für alle Studiengänge und alle Studierenden auf SAP.
Schnittstellen für den Datenaustausch in den Übergangsphasen befinden sich in der Entwicklung.
Personelle Kapazität im Prüfungsamt
Ist die personelle Kapazität für die
doppelte Datenpflege im Prüfungsamt
gegeben?
03
Eine doppelte Datenpflege ist nicht vorgesehen. Nur
Diplomstudiengänge laufen weiterhin bis 2020 in POS,
Bachelor und Master nach Umstellung in SAP.
Schulungen und Einweisungen ins Prüfungsmanagement
Die AnwenderInnen des neuen Prüfungsmanagmentsystems werden ab August 2016 geschult. Für alle unmittelbar mit
der Lehre betrauten Personen (HochschullehrerInnen, Sekretariate, wissenschaftliche MitarbeiterInnen) sind die
Monate August und September jedoch diejenige Zeit, in der Urlaub genommen werden kann bzw. in der aufwändige
Blockpraktika durchgeführt werden.
Wie wird sichergestellt, dass alle NutzerInnen rechtzeitig und umfassend
geschult werden? Was sieht das Schulungskonzept vor? Wann werden die
NutzerInnen über die Schulungstermine
informiert?
Etwa zur Jahresmitte werden wir über den weiteren
Projektverlauf entscheiden und rechtzeitig über die
konkreten Schulungsangebote informieren. Angebote
werden über einen längeren Zeitraum wiederholt angeboten, um allen Betroffenen die Teilnahme zu ermöglichen. Daneben wird es elektronische Angebote geben,
Fragen & Antworten zum »Runden Tisch«
ggf. auch multimediale Angebote. Dafür soll ein zentrales Webportal bereitgestellt werden, in dem sukzessive sämtliche Schulungs-, und Unterstützungsangebote
nach Zielgruppen/Nutzergruppen bereitgestellt werden.
Darüber hinaus werden auch über den angeführten
Zeitraum hinweg weitere Schulungen angeboten.
Wann genau finden die Schulungen im
August/September statt bzw. wann
stehen die genauen Termine fest?
Werden Ferien- und Urlaubszeiten berücksichtigt?
04
Im Juni fallen noch wichtige Entscheidungen im Projekt
SLM, die ggf. noch Änderungen auf den Projektplan
haben können. Einen Terminplan werden wir dann vorlegen und die Kursbuchungen ermöglichen.
Klar ist, dass es eine Vielzahl von Terminen geben
wird, so dass auch in den Urlaubszeiten eine Teilnahme möglich sein sollte. Darüber hinaus wird es auch
später noch Angebote für Nachzügler oder neue Mitarbeiter/innen geben.
Zusammensetzung der Workshops (ERM)
Nach welchem Prinzip wurden die
Personen ausgewählt? Aus welchem
Grund ist der Anteil der FakultätsvertreterInnen gering? Hier entsteht die Besorgnis, dass das Bedarfsspektrum der
unterschiedlichen Fachkulturen etc. nicht
abgedeckt werden kann.
05
Die Auswahl der Fakultätsbeschäftigten erfolgte aufgrund der Meldungen von Interessierten und der
Eintragungen in den Listen, die in diversen Informationsveranstaltungen auslagen. Zum jetzigen Zeitpunkt
sind die Möglichkeiten der Fakultätsbeteiligungen aufgrund der beschränkten Kapazitäten in den Workshops
ausgeschöpft. Auf das Know-how der Fakultäten soll im
Rahmen des Testmanagements zurückgegriffen werden. Nachzulesen unter Direktzugang: 168726
»Dezentrale Beschaffung« in den Workshops
Die Grundschulungen in den derzeitigen Workshops wurden von den TeilnehmerInnen sehr gut angenommen, sie fühlen
sich ausreichend für den Konzeptworkshop vorbereitet. Allerdings wurde z.B. beim Thema Beschaffung der Bereich dezentrale Beschaffung vollständig ausgeklammert. Für die Fakultäten ist gerade das ein besonders wichtiger und essentieller Punkt.
Aus welchem Grund wurde für den
Bereich SRM (dezentrale Beschaffung)
kein Grundkurs organisiert? Aktuell wird
der entsprechende Konzeptworkshop
ohne Vorkenntnisse durchgeführt. Wie
wird es zu einer fundierten Entscheidung
kommen? Wird noch nachkorrigiert?
Die Frage nach der dezentralen Sicht ist verständlich,
da diese in erster Linie nicht in Modul MM (Material
Management), sondern in den Workshops zum Modul SRM (Supplier Relationsship Management) besprochen werden.
Für die Workshop-Tage SRM sind nach Auffassung der
SAP-Berater keine Schulungen erforderlich, weil das
System weitgehend selbsterklärend sei.
Wie werden mögliche Fehlentwicklungen vermieden?
Grundsätzlich verfolgen wir die Strategie, die UmstelFragen & Antworten zum »Runden Tisch«
lung des Beschaffungsprozesses analog dem Vergabeprozess als zunächst freiwilliges Angebot systematisch
aufzubauen. D.h. für dezentrale Beschaffungen werden Kataloge eingebunden und ggf. selbst erstellt, über
die Bestellungen rechtssicher und möglichst bedienerfreundliche erfolgen können. Für dezentrale Beschaffungen außerhalb der Kataloge wird der Workflow in
den Workshop sgeklärt werden müssen.
Wie werden „Rollen“ und „Befugnisse“
im Beschaffungsprozess vergeben?
Wird es bei der dezentralen Beschaffung
nur einen bestimmten Personenkreis
geben, der über die entsprechende
Berechtigung, Bestellungen auszulösen,
verfügt?
Wie wird sichergestellt, dass „Doppelbefugnisse“ auch weiterhin vergeben
werden? Es gibt viele KollegInnen, die
über 20 bis 50 Kostenstellen beschaffen
können.
06
Zur Frage des Personenkreises, der zukünftig bestellen
kann, wird besonders die Frage relevant sein, wie der
Besteller in die Lage versetzt werden kann, die richtigen Daten (Sachkonto etc.) benutzerfreundlich bzw.
automatisiert zu finden. Die Freigabe einer Bestellung
muss immer über den Wirtschaftsbefugten erfolgen.
Wir gehen davon aus, dass die Frage, über wie viele
und welche Kostenstellen beschafft werden kann, kein
grundlegendes Problem darstellen wird. Rollen- und
Rechte werden TU-weit für alle (SAP-)Prozesse nach
einheitlichen Kriterien vergeben werden müssen.
Diese Frage geht deshalb auch über den Beschaffungsprozess hinaus.
Datenhaltung und -nutzung an der TU
Welche (ggf. neue) Daten benötigen wir
für Zwecke der Forschungsförderung,
Internationalisierung, Controlling, Steuerung, Leistungsbewertung und Forschungsmarketing?
Und welche bisher erhobenen Daten
werden/müssen nicht mehr erhoben werden? Welche Daten in welcher Aggregation und Detailtiefe benötigt die zentrale
(Präsidium, Controlling, Marketing) und
die dezentrale Ebene (Fachgebiete,
Institute, Fakultäten)? Wurden die Bedürfnisse der dezentralen Ebene bereits
ermittelt?
In der Vorbereitungsphase des ERM-Projektes gab es
die AG Berichtswesen, die zunächst die wichtigsten
Handlungsfelder und aufwendigsten Berichtspflichten
identifiziert hat. U.a. wurden dabei auch erste Gespräch mit FakultätsvertreterInnen geführt.
In einem zweiten Schritt wird ab Mai ein Konzept für ein
Strategisches Berichtswesen mit Unterstützung einer
Beratungsfirma erstellt. Dabei wird ein Schwerpunkt auf
der Ausarbeitung eines Management-Informationssystems (MIS) liegen. D.h. es wird erarbeitet, welche Informationen Führungskräfte an der TU Berlin benötigen,
um ihre Aufgaben effizient und strategisch zielführend
zu steuern. Die Fakultäten sind eine zentrale Zielgruppe für die Ausarbeitung.
Darüber hinaus haben weitere Arbeitsgruppen in der
Vorbereitungsphase Datenbedarfe ermittelt, die im
Teilprojekt Berichtswesen & Controlling berücksichtigt
werden (z.B. AG Forschungsdatenbank, AG Kapazitätsberechnung, AG Status/Daten).
Die AG Forschungsdatenbank hat ihre Ausarbeitun-
Fragen & Antworten zum »Runden Tisch«
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gen auf Grundlage des Kerndatensatz Forschung erstellt. Es wird zu prüfen sein, welche Anforderung im
Zuge der Einführung von SAP und im Sinne einer Kosten-Nutzen-Analyse umgesetzt werden können.
»Schattenbuchhaltung« in den Fachgebieten
Das von der Kanzlerin formulierte Ziel, mit SAP die »Schattenbuchhaltung« in den Fachgebieten zu erfassen, ist ein wesentliches Ziel des Projektes. Da bisher keine Planungswerkzeuge für die Fachgebiete zentral zur Verfügung gestellt
wurden, ist die Schattenbuchhaltung jedoch eher als die reguläre Buchhaltung der Fachgebiete anzusehen. Wichtig wäre
hierbei ein integratives Konzept in SAP von Planung und Buchung aus Sicht der Fachgebiete, damit nicht wie bisher die
SuperX-Daten und Papieranträge überwiegend von Hand in Excel- und Access-Tools gepflegt werden müssen.
Wie wird sichergestellt, dass dieses Ziel
erreicht wird?
08
In SAP gibt es verschiedene Module, die zur Planung
von Projekten für große Fachgebiete geeignet sind.
Diese Planungsmodule wurden eingekauft, es können
sich aber noch zusätzliche Anforderungen ergeben.
Die Kalkulation von Drittmittelprojekten in der Auftragsforschung, die bislang über ein Excel-Tool erfolgte, wird
auch weiterhin möglich sein. Für die Auswertungen von
Plan- und Ist-Daten wird das umfangreiche SAP ERP
Standardberichtswesen genutzt. Neben den Standardberichten sind zusätzlich definierte Auswertungen enthalten. In entsprechenden Workshops werden dazu
Details erarbeitet.
Doppelte Eintragungen; Elektronische Projektakte
Viele Projektdokumente werden aktuell sowohl von V C/E sowie den Fachgebieten in Projektakten erfasst. Die Unterlagen werden doppelt geführt und oft als Kopie von VC/E an die Fachgebiete oder umgekehrt verschickt.
Eine gemeinsame elektronische Projektakte mit wesentlichen Dokumenten könnte hier der Aufwand für alle am Projekt
beteiligten optimieren.
Ist geplant, eine Projektakte (ggf. mit
SAP-Unterstützung) einzuführen?
Ja, wir wollen mit dem sogenannten Recordsmanagement von SAP elektronische Akten anlegen. Neben
einer Beschaffungsakte oder einer Studierendenakte soll es auch verschiedene Vertragsakten geben. Für
die Akten im Bereich Forschung ist eine Projektakte geplant, die die wesentlichen Dokumente eines Projektes
umfassen soll. Das Recordsmanagement stellt neben
der Möglichkeit eine elektronische Akte in einer vorgegebenen Struktur abzulegen auch die Funktionalität
bereit, einen Workflow mit Terminen und Zuständigkeiten abzubilden. Mit dem Recordsmanagement wäre
es möglich, neben den Bewirtschaftungs- und Projektdaten, die im System vorhanden sind, auch die Vertrags- und andere in Frage kommende Schriftstücke in
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einer Projektakte für die Berechtigten bereitzustellen,
dass notwendige Einsichten sofort also optimiert möglich sind.
Elektronische/r Bestellvorgang / Rechnungsbearbeitung
Die Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen ist in der jetzigen Papierform zeitaufwändig. Hier würde ein durchgängiger Prozess, insb. mit Schnittstelle zur elektronischen Projektakte, die Mitarbeiter in den Fachgebieten entlasten.
Wie wird die elektronische Bestellung
und Rechnungsbearbeitung im Rahmen
der SAP-Einführung umgesetzt?
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Der Service einer elektronischen Bestellung für den
Anforderer (dezentrale Bestellung) wird derzeit in der
Umsetzung gemeinsam mit SAP verfolgt.
Damit einher gehen auch Fragestellungen bzgl. der
Freigabeprozesse/Workflow und der Bereitstellung von
bestellbaren Produkten sowie der Bestrebung einen
hohen Grad der Rechtssicherheit herzustellen.
Durch die Digitalisierung soll eine Vereinfachung und
Beschleunigung der Prozesse und dadurch auch eine
Zeitersparnis herbeigeführt werden.
Die zweite Differenzierung bezieht sich auf die elektronische Rechnungslegung. Diese Fragestellung umfasst
zahlreiche Bereiche innerhalb der TU Berlin, nämlich
alle in denen eine Rechnung ohne vorherige Bestellung, z. B. Stromrechnung, verursacht wird, was über
reine Beschaffung deutlich hinausgeht. Aus Sicht der
Beschaffung besteht somit hier ein großes, aber kein
exklusives Interesse, weshalb dieses Thema an anderer Stelle verfolgt wird.
Kostenplanung und -kontrolle durch die Fachgebiete: Personalkosten
Die wesentlichen Ausgaben in Projekten sind Personalkosten. Eine sorgfältige Kostenplanung der Fachgebiete erfordert
daher, die Personalkosten über die geplante Vertragsdauer exakt angeben zu können. Ein Modul zur Personalplanung
für die Fachgebiete muss deshalb auch Jahressonderzahlung, Tariferhöhungen und insbesondere Stufenanstiege kennen und berücksichtigen.
Wird diese Funktionalität mit SAP
realisiert?
Der Bedarf nach einem Personalplanungstool wurde
von mehreren Seiten formuliert. Es wird derzeit geprüft,
in welchem Rahmen die Personalkostenhochrechnung
realisiert werden kann. Hierzu gibt es unterschiedliche Umsetzungsmöglichkeiten. So werden bestimmte
Mindestanforderungen durch das Modul PA (Personaladministration) abgedeckt. Es gilt nun abzugleichen
inwieweit, die Funktionalitäten die Bedingungen der
Personalkostenplanung im Drittmittebereich abdecken.
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SAP am Arbeitsplatz
Wer installiert SAP? Wer vergibt die
Rechte? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Welche Voraussetzungen
muss mein PC mitbringen?
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Hierzu erfolgen derzeit Vorklärungen. Ausschlaggebend ist z.B. die Frage, ob der SAP GUI benötigt wird
oder ein Webzugriff usw. Die Koordination zu den
Rechten und Rollen wird derzeit geklärt.
Insbesondere für SLM gilt: In vielen Fällen wird keine
Installation am Arbeitsplatzrechner nötig sein, da der
Zugriff über den Webbrowser erfolgen wird.
Aspekte für SLM im Campusmanagement
Wie erfolgt der Noteneintrag?
Kann es weiterhin zentral geführt werden oder erfolgt der Noteneintrag nur
vom Dozenten?
Der Noteneintrag erfolgt durch die Prüfenden oder
durch Personen, die von Ihnen dazu berechtigt wurden.
Dies sind in der Regel Mitarbeitende am Fachgebiet.
Gibt es eine Option für Teilnehmerlisten?
Module mit beschränkter Teilnehmerzahl.
Nur Lehrveranstaltungen können teilnehmerbeschränkt
sein, dafür ist dann auch eine Anmeldung/ Zulassung
möglich, dies wird im Lehrveranstaltungsmanagement
umgesetzt. Eine Anmeldung zur Lehrveranstaltung
kann eine Voraussetzung für die Prüfungsanmeldung
sein.
Können Studenten auch vom FG aus anund abgemeldet werden?
Nicht vorgesehen: Studierende melden sich für ihre
Prüfungen selbst an, sollte auch bei „komplexerer
Sachlage“ möglich sein. Die Bereiche sollen von solchen Aufgaben möglichst entlastet werden.
Werden auch die Abschlussarbeiten im
SAP bearbeitet? Wenn ja, wie ist der Ablauf (Antrag, Unterschriften, Abgabedatum) und kann ich alle Abschlussarbeiten
vom FG sehen?
Ja, der Prozess des Onlineantrags ist auf der Webseite. Laufende Abschlussarbeiten einsehen kann nur
der Prüfungsausschuss und die Gutachter (ggf. durch
Rechteweitergabe möglich). Dies wird aber erst im
zweiten Schritt der Einführung möglich sein.
Im Moment muss jede Abschlussarbeit
bei LinF und in der Lehrleistungserfassung FSC einzeln eingetragen werden.
Abschlussarbeiten können für LinF aus der Datenbasis
ausgewertet werden.
Ist erkennbar, nach welcher StuPO der
Student studiert?
Als Prüfungsausschuss ja, weil notwendig. Unklar ist
noch die Notwendigkeit für die Fachgebiete.
Fragen & Antworten zum »Runden Tisch«
Wie erfolgt die Anmeldung, wenn die
Prüfungen über mehrere Semester gehen? (Portfolio-Modul, wo die LV in zwei
unterschiedlichen Semestern stattfinden
und der Prüfungszeitraum unbegrenzt
ist.) Prüfung kann in zwei Semester gemacht werden, muss aber nicht?
Anmeldungen erfolgen elektronisch zu Semesterbeginn, wie andere Portfolio-Prüfungen auch. Laufzeit
der Portfolioprüfung wird gleich der Laufzeit des Moduls sein. Verlängerungen der Laufzeit im Einzelfall bei
Krankheit o.ä. sind möglich.
Wie werden die Prüfungsanmeldungen
ins andere Semester verschoben?
Das ist nicht notwendig, da es eine Laufzeit für Portfolioprüfungen gibt (vgl. Modullaufzeit). Es wird keine Begrenzung der Noteneinsicht auf zwei zurückliegende
Semester mehr geben.
Gibt es weiterhin Terminbereiche? Ist der
Ablauf ähnlich wie bei QISPOS?
Nein. Es können auch mehrere Prüfungstermine in einem Semester angeboten werden.
Wer sind unsere Ansprechpartner?
Ein gut funktionierendes Support-Angebot ist eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Einführung. Dies
bereiten wir daher sehr sorgfältig vor. Eine zentrale
Rolle werden dabei Experten und die AnwendungsbetreuerInnen spielen. Über die Unterstützungsangebote
wird im Rahmen der Schulungen informiert.
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SAP-JAM Kommunikationsmodul
Im Unternehmen Nachrichten und Veranstaltungen posten, Gruppen bilden, Beiträgen folgen – das ist mit sogenannten
„Enterprise Social-Lösungen“ möglich. Eine der führenden Lösungen auf dem Markt ist die cloudbasierte Lösung SAP
Jam. Banal gesagt, JAM ist ein interaktives Intranet. Im Gegensatz zu geschlossenen Systemen, auf die in der Regel nur
vom Arbeitsplatzrechner zugegriffen werden kann, handelt es sich hierbei um eine Cloud-Software. Der Log-in ist von jedem internetfähigen Device aus möglich. Die TU führt JAM im Rahmen des neuen SAP-Systems ein.
Zunächst soll es für die Projektzusammenarbeit und zentrale Informationsbereitstellung für die Projektteams eingesetzt
werden. In einem zweiten Schritt wird ein Pilotprojekt umgesetzt, das die Lehrstuhlsekretariate als wichtige Zielgruppe
für den Wissensaufbau rund um das Thema SAP einbezieht
Wann gibt es zu diesem Modul eine
Schulung?
Die Nutzung dieser Kommunikationsplattform wird derzeit für die Genehmigung durch den Personalrat und
die Datenschutzbeauftragte vorbereitet. Danach erfolgen Schulungen für die genannten Zielgruppen.
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Mitarbeiter-/Projektzielbefragung
Gibt es bereits Ergebnisse zu der Befragung der MitarbeiterInnen vom Februar
2016?
Ja, die Ergebnisse werden derzeit aufbereitet und in
Kürze ausführlich veröffentlicht.
Erste Eckdaten:
• Teilnehmende gesamt: 540 Beschäftigte, (60% weiblich, 38% männlich, 2% transgeschlechtlich)
• Zugehörigkeit Statusgruppe: 61% sonstige Beschäftigte, 21% wissenschaftliche Beschäftigte, 10% studentische Hilfskräfte, 8% Hochschullehrende
• Zugehörigkeit zur TU Berlin: 35% 10 Jahre oder mehr,
22% 5-10 Jahre
• Wichtigste übergreifende Ziele sind nach Einschätzung von 82.7% »Die schnellere, zuverlässigere und
komfortablere Unterstützung von Forschung, Lehre und Verwaltung«, gefolgt von »Die Verkürzung der
Kommunikationswege« mit 72.8% sowie »Die Rechtssicherheit unserer Prozesse« mit 72.8%.
• Wichtigstes Ziel in der zentralen und Fakultätsverwaltung ist »Die Steigerung der Zufriedenheit mit den
Services der Verwaltung für Beschäftigte und Studierende« mit 77.7%.
• Wichtigstes Ziel in Studium und Lehre ist mit 73%
»Eine gut strukturierte und gepflegte Datengrundlage
(Prüfungsordnungen, Module, Lehrveranstaltungen
etc.) für viele Prozesse«.
Anmeldungen zum nächsten Runden Tisch sind in
Kürze auf der Website möglich.
Wir werden Sie rechtzeitig informieren.
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