Kalender - Technische Hochschule Nürnberg

Microsoft Outlook 2013
Kalender
Felizitas Heinebrodt
Technische Hochschule Nürnberg
Rechenzentrum
Kesslerplatz 12, 90489 Nürnberg
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 1/7
Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg
Microsoft Outlook 2013
Kalender
1.3
Inhalt:
1
Nutzung des Hochschulkalenders
Einleitung........................................................... 2
1.1
Der zentrale Kalender der Hochschule ...... 2
1.2
Kalender nur für persönliche Termine ....... 2
1.3
Nutzung des Hochschulkalenders ............. 2
2
Begriffserläuterungen ........................................ 2
Wenn Sie auf Ihrem PC ein zusätzliches Programm,
die Oracle Extensions for Outlook installieren, können
Sie im Outlook-Kalender nicht nur Ihre eigenen Termine verwalten, sondern auch anderen Kollegen Termine vorschlagen oder nachsehen, wann Ihre Kollegen
am besten Zeit haben.
2.1
Termine ..................................................... 2
2.2
Ereignisse .................................................. 2
2.3
Terminserien ............................................. 3
Die Oracle Extensions for Outlook stehen unter
2.4
Besprechungen ......................................... 3
https://my.ohmportal.de
3


Arbeitsoberfläche einrichten .............................. 3
3.1
Kalenderübersicht...................................... 3
3.2
Tagesansicht/Wochenansicht.................... 3
4
Einträge im Kalender ......................................... 3
4.1
Kalendereinträge erstellen oder ändern .... 3
4.2
Speichern und schließen ........................... 4
4.3
Nachträgliche Änderungen ........................ 4
4.4
Erinnerung einschalten .............................. 5
4.5
Termine farbig kategorisieren .................... 5
4.6
Termine löschen ........................................ 5
5
Ereignisse.......................................................... 5
6
Terminserien ..................................................... 6
7
Besprechungen planen ..................................... 6
7.1
Teilnehmer einladen .................................. 6
7.2
Besprechungen in der Planungsansicht .... 7
7.3
Status der Besprechung ............................ 7
8
Aus einer E-Mail einen Termin erstellen ............ 7
9
Aus einer E-Mail eine Besprechung erstellen .... 7
10
1
1.1
Noch Fragen ? ............................................... 7
für Sie zum Download bereit.
Wie Sie die Outlook Extensions installieren und Microsoft Outlook einrichten, lesen Sie in den Dokumentationen des Rechenzentrums nach.
Diese Anleitung beschreibt die Kalenderfunktionen, die
Ihnen mit (!) den Outlook Extensions, d.h. mit der
Anbindung Ihres Kalenders an den zentralen Hochschulkalender zur Verfügung stehen.
2
Begriffserläuterungen
Sie können in Ihrem Kalender verschiedene Einträge
vornehmen.
2.1
Termine
Termine sind Einträge, die definierte Anfangs- und
Endzeitpunkte haben, also z.B.

Einleitung
Workshop am 22.7.2016 von 9 bis 10 Uhr
Der zentrale Kalender der Hochschule
Der Hochschule steht ein zentrales Kalendersystem
zur Verfügung, das die Kalender aller Hochschulangehörigen beinhaltet.
1.2
Administration
Einstellungen
Kalender nur für persönliche Termine
Sie können Outlook ausschließlich zur Verwaltung Ihrer eigenen Termine nutzen. Dazu benötigen Sie keine
besondere Installation.
2.2
Ereignisse
Ereignisse sind Einträge, die nicht an bestimmte Anfangs- und End-Zeitpunkte gebunden sind, also z.B.


Geburtstag von Hans am 8. Oktober
Gleittag am 12. Oktober
Ereignisse werden im Kalender über den Terminen
eingetragen.
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 2/7
Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg
3.1
Kalenderübersicht
Links finden Sie eine Kalender-Übersicht.
2.3
Terminserien
Terminserien sind Termine, die sich regelmäßig wiederholen, also z.B.


Täglich morgens ein Workshop
Geburtstag von Hans jedes Jahr am 8. April
Sie erkennen Serien an den beiden gedrehten Pfeilen.
2.4
Besprechungen
Besprechungen sind Termine, an denen mehrere Kollegen teilnehmen.
Sie können einstellen, wie viele Monate Ihnen hier angezeigt werden. Dazu verschieben Sie mit der Maus
die Linie unter der Übersicht.
Mit Hilfe der Kalenderübersicht können Sie schnell –
monatsweise – durch den Kalender blättern.
Dazu klicken Sie mit der Maus auf den kleinen Pfeil neben dem oberen Monat.
Um eine Besprechung zu planen, geben Sie beim Eintragen des Termins weitere Teilnehmer an. Diese Teilnehmer werden automatisch per E-Mail eingeladen
und können direkt im System zu- oder absagen.
3.2
3
Arbeitsoberfläche einrichten
Nach dem Start von Outlook sehen Sie zunächst die EMail-Umgebung.
Tagesansicht/Wochenansicht
Sie können in der Menüleiste in der Start-Registerkarte
die Ansicht (Tagesansicht, Wochenansicht ...) einstellen.
4
Einträge im Kalender
4.1
Kalendereinträge erstellen oder ändern
Um einen Termin in Ihrem Kalender einzutragen, klicken Sie in der Menüleiste auf
Um Ihren Kalender zu öffnen, klicken Sie unten auf


Neuer Termin
Kalender
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 3/7
Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg
Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie alle Daten zu Ihrem Termin eintragen können (Wann, Wo ...).
4.1.2.
Beschreibung, Details
Im Feld unten können Sie Informationen zu dem Termin speichern.
Internet-Adressen werden während der Eingabe automatisch blau geschrieben und damit „anklickbar“.
4.1.3.
Sie können Termine auch direkt in den Kalender eintragen. Dazu doppelklicken Sie auf den gewünschten
Zeitpunkt. Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins. Vorteil: Es sind bereits die gewünschten Zeiten eingetragen.
Eine Datei anhängen
Sie können an den Termin eine Datei anhängen.
Dazu wählen Sie die Einfügen-Registerkarte

Datei anfügen
Im Detail-Fenster des
Termins erscheinen die ausgewählten Dateien.
Noch schneller geht es, wenn Sie auf den gewünschten Zeitpunkt klicken und direkt das Tippen des Betreffs beginnen.
4.2
Speichern und schließen
Wenn Sie alle Angaben zu dem Termin gemacht haben, klicken Sie in der Registerkarte Termin auf

4.1.1.
Speichern und schließen
Was, Wann und Wo?
Jetzt wird Ihr Termin in Ihren Kalender eingetragen.
In der Registerkarte „Termin“ machen Sie die wichtigsten Angaben zu Ihrem Termin.
4.3
4.3.1.
Nachträgliche Änderungen
Änderung der Anfangs-/Ende-Zeit
Um die Zeiten des Termins zu ändern, können Sie den
Termin direkt mit der Maus verändern. Dazu ziehen Sie
den Termin oder verschieben ihn komplett.
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 4/7
Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg
4.3.2.
Termin verschieben
Sie können den Termin innerhalb Ihrer Kalenderansicht (also z.B. innerhalb einer Arbeitswoche) verschieben. Dazu fahren Sie mit der Maus auf den Termin und
verschieben ihn an die gewünschte Stelle.
Sie können den Termin auch mit der Maus auf einen
anderen Tag in der Kalenderübersicht am linken Bildschirmrand schieben.
4.5
Termine farbig kategorisieren
Sie haben die Möglichkeit, für Ihre Kalendereinträge
Kategorien einzuführen. So können Sie in Ihrem Kalender kennzeichnen, um welche Art von Termin es
sich handelt.
Um einen Termin farbig zu kennzeichnen, klicken Sie
auf

Kategorisieren
Sie können den Farben eine Bedeutung zuweisen,
also z.B. grün für private Termine. Dazu klicken Sie in
der Farbliste unten auf

4.3.3.
Alle Kategorien
Details zum Termin verändern
Um einen bereits eingetragenen Termin nachträglich
zu öffnen oder zu verändern, suchen Sie in Ihrem Kalender den entsprechenden Termin heraus und doppelklicken auf ihn.
Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie die Angaben zu
Ihrem Termin verändern können.
4.4
Erinnerung einschalten
4.6
Termine löschen
Sie können nur Einträge in Ihrem Kalender löschen, die
Sie selbst erstellt haben.
Wenn Sie den Termin in Ihrem Kalender markieren,
können Sie in der Termin-Registerkarte unter

Optionen
die Erinnerungsfunktion einschalten.
Um einen Termin zu löschen, suchen Sie im Kalender
den entsprechenden Termin heraus.
Dann drücken Sie die Entf-Taste oder klicken in der
Menüleiste auf

5
Sie erhalten dann vor Beginn des Termins eine Erinnerung.
Löschen
Ereignisse
Um ein Ereignis, also einen Eintrag ohne definierte Anfangs-/Endzeit einzugeben, doppelklicken Sie in den
Bereich direkt unter dem Datum.
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 5/7
Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg
In dem Fenster, in dem Sie die Termindetails eintragen, setzen Sie einen Haken vor

6
Ganztägiges Ereignis
Terminserien
Wenn Sie einen Termin eintragen möchten, der sich
regelmäßig wiederholt, öffnen Sie den Termin in Ihrem
Kalender.
Sie wählen in der Registerkarte


Termin
Serientyp
7
Besprechungen planen
Unter einer Besprechung versteht man einen Termin
mit mehreren Teilnehmern.
Im zentralen Kalendersystem der Hochschule können
Sie andere Hochschulangehörige einladen und dazu
vorab überprüfen, wann die von Ihnen gewünschten
Teilnehmer Zeit haben. Außerdem übernimmt das Kalendersystem automatisch die Einladung der Teilnehmer.
7.1
Teilnehmer einladen
Um zu einem Termin weitere Teilnehmer einzuladen,
wählen Sie beim Eintragen des Termins

Teilnehmer einladen
Daraufhin erscheint eine zusätzliche Zeile.
Hier tragen Sie ein, wie sich der Termin wiederholen
soll.
Hier können Sie entweder die Email-Adressen der anderen Teilnehmer direkt angeben oder durch Klicken
auf

An
das Adressbuch öffnen und die anderen Teilnehmer
heraussuchen.
Bitte beachten Sie:
Danach finden Sie unter dem Betreff einen Eintrag
Der Termin wird im Kalender mit zwei Pfeilen gekennzeichnet.
Einladungen an „alte“ OHM-Hochschule-Adressen
können vom Teilnehmer eventuell nicht zugesagt werden. Sie sollten hier also Teilnehmer mit ihren @th-nuernberg.de-Adressen wählen.
Haben Sie alle gewünschten Teilnehmer eingetragen,
klicken Sie auf

Senden
Jetzt trägt das Kalendersystem den Termin in Ihren Kalender und in die Kalender der anderen Teilnehmer ein.
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 6/7
Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg
Außerdem bekommen die anderen Teilnehmer eine
Email, in der sie über den Termin informiert werden.
7.2
Besprechungen in der Planungsansicht
In der Registerkarte „Planen“ können Sie abfragen, ob
die Kollegen, die Sie zu einer Besprechung einladen
möchten, an Ihrem Termin frei sind.
Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie die Termindetails
eintragen können.
Dazu tragen Sie zunächst wie eben beschrieben die
gewünschten Teilnehmer ein und die geplante Uhrzeit
ein. Dann klicken Sie auf

Terminplanung
In der Planungsansicht sehen Sie, wann Ihre Kollegen
Termine haben und wann sie Zeit haben. Termine Ihrer
Kollegen sind als dunkelrote Balken dargestellt - Sie
können natürlich nicht sehen, was für Termine Ihre Kollegen haben.
7.3
9
Aus einer E-Mail eine Besprechung erstellen
Sie können aus einer E-Mail direkt eine Besprechung
erstellen. Dazu markieren Sie die E-Mail und klicken
dann auf

Besprechungsanfrage
Status der Besprechung
Wenn Sie eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern eingetragen haben, können Sie überprüfen, ob
die Teilnehmer absagen oder zusagen.
Dazu öffnen Sie den Besprechungstermin und klicken
auf

Status
Es öffnet sich ein Kalenderfenster, in das Sie weitere
Details zu dem Termin eintragen können.
Als Teilnehmer sind automatisch alle Empfänger der EMail eingetragen.
8
Aus einer E-Mail einen Termin erstellen
Häufig erhält man Terminvorschläge per E-Mail.
Sie können in Outlook aus dieser E-Mail direkt einen
Termin erstellen. Dazu nehmen Sie die E-Mail und ziehen Sie mit der Maus auf den Kalender.
10 Noch Fragen ?
Die Benutzerberatung des Rechenzentrums bietet in
KA.420 ausführliche Handbücher zu Outlook zum
Preis von etwa 5 Euro an.
DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, ©RZ/THN
Seite 7/7

Download Report