Organisatorische Fragen und Antworten zur Digitalisierung

Organisatorische Fragen und Antworten zur Digitalisierung der
Belege per Fax
Frage
Sollen die digitalen Belege nach Belegtypen
(z.B. Rechnungseingang,
Rechnungsausgang, Kasse, Sonstige)
sortiert angezeigt werden?
Antwort
Digitale Belege werden beim Buchen
grundsätzlich in der Reihenfolge angezeigt,
in der sie gefaxt wurden. Es ist aber
möglich, den Belegen mit Hilfe eines FaxDeckblatts einen Belegtyp (z.B.
Eingangsrechnung, Kassenbeleg)
zuzuordnen. Das hat den Vorteil, dass
anschließend beim Buchen nach dem
Belegtyp gefiltert und so quasi nach
Buchungskreisen gebucht werden kann.
Vorgehen: Die Fax-Deckblätter können in
der Belegverwaltung online unter
Stammdaten | Belegtyp ausgedruckt
werden. Die Belege werden vor dem Faxen
nach Belegtyp sortiert. Vor jeden Stapel
eines Belegtyps wird das entsprechende
Fax-Deckblatt gelegt und ebenfalls gefaxt.
Auf diese Weise erhalten alle nachfolgenden
Belege hinter dem Fax-Deckblatt
automatisch den Belegtyp des FaxDeckblatts. Die Fax-Deckblätter selbst
werden nicht digitalisiert; sie erscheinen
nicht im Posteingang.
Hinweis:
Unter Stammdaten | Belegtyp können –
zusätzlich zu den bereits vorhandenen
Belegtypen Rechnungseingang,
Rechnungsausgang, Kasse, Sonstige) –
weitere Belegtypen angelegt werden. Auch
für die individuell angelegten Belegtypen
können Fax-Deckblätter ausgegeben
werden.
Sollen alle Seiten und Rückseiten eines
Belegs gefaxt werden (z.B. auch
Lieferscheine, Geschäftsbedingungen)?
Wer übernimmt das Heften bei
mehrseitigen Belegen? Die Kanzlei oder der
Mandant?
Das Faxen von allen Seiten eines Belegs ist
zu empfehlen. Ob auch Lieferscheine,
Geschäftsbedingungen und Verträge gefaxt
werden sollen, sollte zwischen Kanzlei und
Mandant im Einzelfall verabredet werden.
Dies ist abhängig von der vereinbarten
Arbeitsteilung zwischen Kanzlei und
Mandant.
Für das Heften von Belegen gibt es
verschiedene Möglichkeiten:
•
Zusammenfassen des mehrseitigen
Beleges während des Faxvorganges
Hierzu können Sie in der
Belegverwaltung online unter
Stammdaten | Belegtyp über die
Schaltfläche Fax-Trennblatt drucken
Fax-Trennblätter ausgeben, die Sie beim
Faxen vor und hinter den mehrseitigen
Beleg legen. Bei Einsatz des
Belegverwaltung online
Buchungsassistenten ist diese
Möglichkeit zu empfehlen.
Zusammenfassen des mehrseitigen
Beleges während der Bearbeitung in
Belegverwaltung online oder
während des Buchens in KanzleiRechnungswesen pro.
Mit dem Mandant wurde beispielsweise
tägliches Faxen der Belege vereinbart. Auf
einem gesonderten Blatt wird die
Beleganzahl des jeweiligen Tages notiert.
Dieses Blatt wird ebenfalls gefaxt. Mit dem
Protokoll in der Belegverwaltung online
unter Protokolle | Fax kann eindeutig
nachvollzogen werden, wieviele Faxe wann
gespeichert wurden. Dies kann man mit
dem separat gefaxten Blatt vergleichen.
Denkbar wäre beispielsweise, direkt nach
dem Faxen einen Vermerk / Stempel auf
dem Papierbeleg anzubringen (gefaxt
am…).
•
Wie kann sichergestellt werden, dass alle
Belege gefaxt wurden?
Wie ist sichergestellt, dass Belege nicht
doppelt gefaxt und zum Buchen
bereitgestellt werden?
In Kanzlei-Rechnungswesen pro besteht
außerdem die Möglichkeit, die Prüfung auf
doppelte Buchungen zu aktivieren. Sollte
die Prüfung ergeben, dass ein Belegbild
doppelt gefaxt wurde, kann das Bild aus
dem Posteingang der Belegverwaltung
online gelöscht werden.
Die Prüfung auf doppelte Buchungssätze
aktivieren Sie folgendermaßen:
1. Öffnen Sie in Kanzlei-Rechnungswesen
pro den Mandantenbestand und wählen
Sie Belege buchen.
2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste
das Kontextmenü und wählen hier den
Punkt Eigenschaften.
Wie können Notizen/Mitteilungen des
Mandanten, die bisher an den Papierbeleg
geheftet wurden, übertragen werden?
3. In der Registerkarte Buchungssatz
können Sie die Prüfung auf doppelte
Buchungen aktivieren, indem Sie die
Kontrollkästchen für Debitoren und
Kreditoren aktivieren.
• In Belegverwaltung online kann der
Beleg durch den Mandanten bearbeitet
werden, hier besteht die Möglichkeit,
eine Notiz zu dem jeweiligen Beleg zu
erfassen.
Weiterhin können Notizen auf einem
separaten Blatt erfasst und gefaxt
werden, das die Kanzlei nach der
Bearbeitung und Buchung der Belege
wieder aus dem Posteingang der
Belegverwaltung online löschen kann.
• Sollen Kontierungsanweisungen des
Mandanten (z.B. Kostenstellen)
berücksichtigt werden, so sollten diese
auf dem Originalbeleg vor
Digitalisierung vermerkt werden.
Bei Belegen, die in schlecht lesbarer
Qualität vorliegen (z.B. Belege, die auf
einem schwachen Nadeldrucker auf
farbigem Papier erstellt wurden) sollte am
Faxgerät die Auflösung fein bzw. superfein
gewählt werden.
•
Wie wird mit nicht bzw. schlecht lesbaren
Belegen verfahren?
Wie werden Belege gefaxt, die vom DIN
A4-Format abweichen, z.B.
Tankquittungen?
Gibt es Belege, die beim Buchen in digitaler
Form schwierig zu bearbeiten sind?
Was geschieht mit einer bereits
digitalisierten Rechnung, die nicht den
Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes
entspricht?
Wie wird vom Mandanten die Information
an die Kanzlei weitergeleitet, dass der
Rechnungsbetrag bei der Zahlung wegen
Nicht- bzw. Teilerfüllung gekürzt wurde?
Wie können Belege gebucht werden, für
Nach dem Faxen sollten die Belege in
Belegverwaltung online auf Lesbarkeit
geprüft werden. Nicht lesbare Belege sollten
aus dem Posteingang entfernt und ggf.
noch mal mit einer anderen Auflösung
gefaxt werden.
Eine Lösung kann der Einsatz einer Faxhülle
sein, in die man kleinformatige Belege
einlegen kann. Faxhüllen sind über DATEV
erhältlich (Art.-Nr. 31015).
Bestimmte Rechnungen (meist
Sammelrechnungen von Großhandel)
erfordern eventuell eine besondere
Behandlung. Es empfiehlt sich ggf. diese
Rechnungen nach der Übermittlung in der
Kanzlei zu drucken – der Vorteil der
Aktualität und Distanzüberbrückung bleibt
dennoch gewahrt.
Ein farbiger Hintergrund auf Papierbelegen
kann zur Beeinträchtigung der Lesbarkeit
der digitalen Belege führen. Durch die
Digitalisierung der Belege in schwarz/weiß,
ist gegebenenfalls der Kontrast zwischen
Hintergrund und Schrift zu gering.
Dieser Beleg sollte nicht gebucht werden
und aus dem Posteingang von
Belegverwaltung online entnommen
werden. Der Mandant sollte darüber
informiert werden.
Da die Weitergabe und Bearbeitung der
Belege in der Regel schneller als bisher
erfolgt, ist eine Verbesserung im Gegensatz
zum bisherigen Verfahren erkennbar.
Der Beleg sollte vom Mandanten mit der
Information über die Rechnungskürzung
versehen und erneut digitalisiert werden.
In der Kanzlei sollten Belege, für die keine
die keine Vorsteuer abgezogen werden
kann?
Vorsteuer abgezogen werden kann, auf ein
entsprechendes Verrechnungskonto
gebucht werden. Erst nach Eingang eines
richtigen Belegs sollte dieser gebucht
werden.

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