- Gefolge zu Herzoghart e. V.

Protokoll
Jahreshauptversammlung
Gefolge zu Herzoghart e. V.
vom 12.03.2016
Versammlungsort:
anwesende Mitglieder:
davon stimmberechtigt:
anwesende Gäste:
Versammlungsleitung:
Protokollführer:
Beginn:
Ende:
Landgasthof Haselbach, Haselbach 15, 84544 Aschau a. Inn
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0
Stephan von Ahnen
Stephan von Ahnen
19:11 Uhr
20:03 Uhr
Anlagen:
Einladung zur Jahreshauptversammlung 2016
Anwesenheitsliste
Übersicht Haushalt 2015
Haushaltsplan 2016
Beitragsordnung (2. Fassung vom 08.03.2016)
TOP 1
Begrüßung der Mitglieder und Feststellung der ordentlichen Ladung
Der Vorsitzende Stephan von Ahnen begrüßte die anwesenden Mitglieder.
Er stellte die ordnungsgemäße Ladung fest: Die Einladung wurde am 24.02.2016 per E-Mail
verschickt. Die Ladungsfrist beträgt laut Satzung (§ 14 Abs. 3 Satzung) 14 Tage. Die Einladung
wurde 17 Tage vor Veranstaltungsbeginn verschickt. Damit wurde die Versammlung ordentlich
geladen.
TOP 2
Feststellung der Beschlussfähigkeit und Festsetzung der ordentlichen Ladung
Von Ahnen stellte die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung fest. Nach § 15 Abs. 1
Satzung ist die Mitgliederversammlung ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienen Mitglieder
beschlussfähig. Damit ist die Mitgliederversammlung beschlussfähig.
Der Vorsitzende legte die Tagesordnung, die per Einladung verschickt wurde, fest. Es wurden keine
Ergänzungen per E-Mail oder Post eingereicht. Von Ahnen fragte die Mitgliederversammlung nach
einer Tagesordnungsergänzung ab. Es wurden keine Ergänzungen der Tagesordnung beantragt.
TOP 3
Bericht des Vorsitzenden
Vorsitzender Stephan von Ahnen berichtete über die Mitgliederentwicklung:
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Der Mitgliederstand zum 01.01.2015 betrug 26, am 01.01.2016 waren es 27 Mitglieder. Der
Zuwachs im Jahr 2015 betrug sieben Mitglieder. Sechs Mitglieder haben den Verein im Jahr 2015
verlassen. Ein Mitglied ist unter 18 Jahren. Insgesamt sind im Verein elf weibliche und 16
männliche Mitglieder. Das Durchschnittsalter des Vereins beträgt 32,21 Jahre.
Von Ahnen lobte die positive Vereinsentwicklung im Jahr 2015. Durch ungeplante Gagen konnten
bereits 2015 einige wichtige Neuanschaffungen getroffen werden. Im ersten Vereinsjahr war das
Gefolge zu Herzoghart e. V. auf fünf Veranstaltungen. Die Veranstalter und auch Besucher haben
durchweg positives Feedback gegeben. Der Verein konnte sich auch eines wachsenden
Vereinsfundus erfreuen. So wurden 2015 zwei neue Zelte, ein Sonnensegel, diverse
Lagerausrüstung und Gewandung angeschafft. Stephan von Ahnen lobte die gute Zusammenarbeit
im Verein, sowie die immer besser werdende Lagerverwaltung und Auf- und Abbauorganisation.
Der Vorsitzende berichtete über die Veranstaltungen 2015:
Am 14. Februar 2015 war der Verein das erste Mal beim Faschingstreiben in Waldkraiburg dabei.
Der Verein war am Festumzug dabei und betrieb einen Stand am Sartrouville-Platz. Die Besucher
konnten Gewürzwein, Punsch und Schnaps kaufen. Insgesamt bewertete von Ahnen die Teilnahme
als positiv, auch wenn sich die Teilnahme noch mehr etablieren muss.
Vom 10. bis 12. Juli 2015 war der Verein am Burgfest in Burghausen. Das war die erste offizielle
Teilnahme an einem Mittelalterfest. Leider wurde der Platz, dem der Verein vom Veranstalter
zugewiesen wurde, von anderen Lagergruppen belegt. Der Veranstalter bot dem Verein einen
Lagerplatz auf der Wiese am Pulverturm an, sowie 50 Euro mehr Gage als Entschädigung. Dort war
das Lager abseits vom eigentlichen Geschehen. Dennoch hatten die Mitglieder sehr viel Spaß an
dem Platz. Es wurde kein Programm angeboten. Insgesamt waren 18 Mitglieder dabei.
Vom 01. bis 02. August 2015 war der Verein beim Mittelaltermarkt am Schloss Staufeneck in
Piding. Dort war der Verein sehr gut positioniert. Das Lager wurde auf einer kleinen Anhöhe
aufgeschlagen. Als Programm war der Verein zwei Mal am Tag auf der Bühne, sowie am
Samstagabend noch ein weiteres Mal. Weiterhin waren die Kinderspiele, Bogenschießen und das
Mittelalter zum Anfassen mit dabei. Die Teilnahme und das Programm wurden von den Besuchern,
dem Veranstalter und den Mitgliedern sehr positiv bewertet. Insgesamt waren 18 Mitglieder
dabei.
Am 14. August 2015 war das Gefolge zu Herzoghart e. V. am Schlossgartenfest Neumarkt St. Veit.
Das Schlossgartenfest ist eine sehr kleine Veranstaltung, dafür in unmittelbarer Nähe. Das
Programm umfasste Kinderspiele, Bogenschießen und Mittelalter zum Anfassen. Leider wurde das
Schlossgartenfest auf Grund eines starken Wolkenbruchs frühzeitig eingestellt. Von Ahnen
beurteilte die Veranstaltung als positiv und sieht hier noch viel Potential. Insgesamt waren 13
Mitglieder dabei.
Vom 12. bis 13 September 2015 war der Verein bei den Burgtagen in Tittmoning vertreten. Dort
hatte der Verein kleine Platzprobleme, die jedoch in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter schnell
gelöst werden konnten. Das Programm umfasste eine Bühnenshow, die zwei Mal am Tag
aufgeführt wurde, eine zusätzliche Show am Samstagabend, Kinderspiele und Mittelalter zum
Anfassen. Insgesamt waren 15 Mitglieder dabei.
Am 19. September 2015 war der Verein am Weltkindertag des Familienzentrums Waldkraiburg
vertreten. Dort wurde ein Zelt aufgebaut und das Nachmittagsprogramm mit den VereinsKinderspielen begleitet. Insgesamt waren 2 Mitglieder vor Ort.
Vom 26. bis 27. September 2015 war das Gefolge zu Herzoghart e. V. am Mittelalterlichen
Phantasie Spectaculum. Dort waren wir auf einer großen Fläche untergebracht. Insgesamt war die
Veranstaltung als reine Lagergruppe geplant. Mittelalter zum Anfassen wurde zwar angeboten,
von den Besuchern jedoch nicht wahrgenommen. Insgesamt waren 18 Mitglieder dabei.
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Vom 03. bis 06. Dezember 2015 nahm das Gefolge zu Herzoghart e. V. das erste Mal am
Christkindlmarkt in Waldkraiburg teil. Der Lagerplatz für den kleinen, mittelalterlichen Marktteil
war direkt vor der katholischen Kirche. Aufgrund der Erhöhung mussten die Besucher erst animiert
werden, die wenigen Stufen zu uns hinaufzusteigen. Daher waren die ersten zwei Tage etwas
schleppend. Das Feedback der Besucher war jedoch durchweg positiv. Besonders der köstliche
Gewürzwein und das Ambiente wurden gelobt. Wir haben dort Gewürzwein und Punsch aus dem
Eisenkessel (Lagerfeuer), Lebzeltl und Schnaps verkauft. Weiterhin waren ein Bastelzelt, in dem
nach alter Tradition Schiffchen gebastelt wurden, sowie ein Geschichtenzelt aufgebaut. Insgesamt
bewertete der Vorstand die Veranstaltung als gut, doch auch hier muss sich noch die Teilnahme
am Christkindlmarkt mehr etablieren.
Von Ahnen berichtete über die neue Webseite. Diese ist zum Versammlungszeitpunkt bereits
fertiggestellt. Ein Problem mit dem Domainumzug lässt jedoch eine derzeitige Erreichbarkeit
außen vor. Sobald das Problem gelöst ist, wird die neue Webseite entsprechend auf allen gängigen
Plattformen promotet. Weiterhin stellte er die neue Foto-Galerie-Funktion vor. Diese Foto-Galerie
wird über einen speziellen Freigabelink und ein Passwort, das im internen Mitgliederbereich der
neuen Webseite zu finden ist, erreichbar sein. Er erinnerte auch daran, dass jedes Mitglied gerne
eigene Inhalte publizieren kann.
Der Vorsitzende sprach das vereinseigene Medienteam an. Derzeit besteht das Medienteam aus
drei Mitgliedern, die aktiv arbeiten. Die Aufgaben des Medienteams sind die Gestaltung von
Werbemitteln, Berichterstattung und Veranstaltungsfotos. Alle Interessenten können sich
jederzeit beim Vereinsvorstand melden.
Stephan von Ahnen brachte die Kinderspiele zur Sprache. 2015 wurden diese intensiv verwendet.
Das Feedback der Besucher zu den Spielen war durchweg positiv. Gerade das
Kinderarmbrustschießen wurde gerne verwendet. Derzeit befinden sich die Spiele in Wartung und
werden für die kommende Saison in Stand gesetzt. Auch erinnerte von Ahnen, dass Material für
weitere Bänke und Tische bereits besorgt wurde und jederzeit die Arbeiten daran aufgenommen
werden können.
Der Vorsitzende appellierte noch einmal an die Versammelten, dass jeder seine persönliche
Gewandung und Ausrüstung vervollständigen sollte, da der Verein noch keinen ausreichenden
Fundus für alle Mitglieder besitzt. Er lobte auch, dass die meisten Mitglieder bereits voll
ausgestattet sind. Sollten bei der Anschaffung von Gewandung und Ausrüstung Fragen auftauchen,
bot der Vorsitzende den Mitgliedern an, sich jederzeit an den Vorstand wenden zu können.
Zuletzt sprach von Ahnen in seinem Bericht noch einige Danksagungen aus. Er lobte das
Engagement von Kerstin, da sie die Materialverwaltung und Koordination des Handwerks
übernommen hatte. Ein weiteres Lob sprach er Dustin aus, der viele Vereinsmitglieder mit seinem
privaten Material ausstattete und sich maßgeblich am Bau von neuer Ausrüstung und Ausstattung
beteiligte. Auch Ernst lobte er, der maßgeblich an der Konzeptionierung und Konstruktion der
Kinderspiele beteiligt ist.
TOP 4
Bericht des Schatzmeisters
Schatzmeister Sonja Hoffmann berichtete über die Haushaltslage 2015 und stellte den
Haushaltsplan 2016 vor. Sie betonte die gute Finanzlage, die vor allem auf Grund der
außerplanmäßigen Gagen 2015 entstanden ist. Damit konnten bereits 2015 einige größere
Investitionen getätigt werden. So hat der Verein nun zwei Vereinszelte und ein 5x5m Sonnensegel,
sowie diverses Lagermaterial und ein paar Gewandungsteile für den Vereinsfundus. Der
detaillierte Haushalt 2015, sowie der Haushaltsplan 2016 liegen diesem Protokoll als Anlage bei.
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TOP 5
Entlastung des Vorstandes
Der Vorsitzende von Ahnen schlägt der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstandes vor.
Nach dem nach einer Abfrage seitens von Ahnen keine Wortmeldungen eingegangen sind, stimmt
die Mitgliederversammlung ab:
Ja:
8
Nein:
0
Enthaltung: 0
Damit ist der Vorstand einstimmig entlastet.
TOP 6
Anpassung der Ordnungen
Der Vorsitzende Stephan von Ahnen berichtet den Anwesenden folgenden Vorstandsbeschluss:
„Aufgrund versicherungsrechtlicher Gegebenheiten, sowie einer mangelnden Umsetzbarkeit der
Kooperationsvereinbarung, stellt der Vorstand den Antrag an die Mitgliederversammlung, die
Kooperationsvereinbarung aufzuheben.“
Von Ahnen erklärt den Anwesenden, dass die Kooperationsvereinbarung, die in der
vorangegangenen Jahreshauptversammlung (13.03.2015) getroffen wurde, nicht haltbar ist. Zum
einen lassen die Veranstaltungshaftpflichtversicherungen eine Teilnahme von NichtVereinsmitgliedern nicht zu. Somit ist im Schadensfall kein Versicherungsschutz gewährleistet.
Zum anderen ist eine Konkurrenzhaltung zwischen dem VfL Waldkraiburg e. V. – Sparte
Mittelalterliche Kampfkunst und dem Gefolge zu Herzoghart e. V. ausgeschlossen, da der VfL als
Sportverein andere Interessen vertritt, als das Gefolge zu Herzoghart e. V. als Kulturverein. Ein
weiterer Punkt ist die fehlende Haftung bei Beschädigung von Vereinsmaterial bei NichtMitgliedern.
Nachdem keine weiteren Fragen oder Anmerkungen zum Antrag eingegangen sind, bittet der
Vorsitzende von Ahnen die Mitgliederversammlung zur Abstimmung:
Ja:
10
Nein:
0
Enthaltungen: 1
Damit wurde dem Antrag, die Kooperationsvereinbarung aufzuheben, stattgegeben. Die Ordnung
tritt somit mit Wirkung zum 12.03.2016 außer Kraft.
Der Vorsitzende von Ahnen berichtet den Anwesenden folgenden Vorstandsbeschluss:
„Aufgrund der Transparenz und Eindeutigkeit des operativen Geschäftsbetriebs des Vereins
Gefolge zu Herzoghart e. V. stellt der Vorstand den Antrag an die Mitgliederversammlung, die
Beitragsordnung des Vereins Gefolge zu Herzoghart e. V. um die Punkte „Mahnung und Verzug“
sowie eine Ergänzung zum Vergünstigungsnachweis zu erweitern und weitere redaktionelle
Änderungen vorzunehmen.“
Stephan von Ahnen erklärt der Mitgliederversammlung, was die einzelnen Punkte im Detail
bewirken und bedeuten:
Die meisten Änderungen in der Beitragsordnung unterliegen der gängigen und derzeit gültigen
Rechtsprechung. Die Erweiterungen sollen den Mitgliedern einen eindeutigen Aufschluss über das
Mahnverfahren des Vereins geben, um hier eine gemeinsame Handlungsbasis zu schaffen.
Weiterhin wurde ein weiterer Absatz hinzugefügt, der die Nachweispflicht für die
Vereinsbeitragsvergünstigungen regeln soll. Die redaktionellen Änderungen sind kleine
Anpassungen im Wortlaut, um auch hier entsprechend transparent zu sein. Nachfolgend eine
Auflistung aller Änderungen und Erweiterungen:
§ 2 Abs. 1: Ausbesserung von „Jahres“ in „Kalenderjahres“
§ 2 Abs. 2: Ergänzung „SEPA“
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§ 2 Abs. 3: Hinzugefügt: „Auch nach Ausscheiden aus dem Verein besteht für das volle laufende
Jahr Beitragspflicht. Diese erlischt mit dem Wirksamwerden der Kündigung.“
§ 3: Neuer § 3; bisher war § 3 „Beiträge“; wurde nun zu § 4:
„§ 3 Mahnung und Verzug
1. Ist ein Mitglied 14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum im Verzug, wird die erste Mahnung per
Einschreiben verschickt. Wurde der Beitrag 14 Tage nach Versenden der ersten Mahnung
nicht beglichen, wird die zweite Mahnung per Einschreiben verschickt. Die Kosten für die
Mahnungsbearbeitung sind unter § 4 Abs. 5 Beitragsordnung angegeben.
2. Sollte ein Mitglied 30 Tage nach Versenden der zweiten Mahnung im Verzug sein, wird ein
gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet.
3. Gleichzeitig mit dem Eröffnen des gerichtlichen Mahnverfahrens wird dem
entsprechenden Mitglied die Teilnahme an sämtlichen Vereinsaktivitäten verweigert.
4. Nach erfolglosem Mahnverfahren und einer Frist von drei Monaten nach dem eigentlichen
Fälligkeitsdatum des Mitgliedsbeitrages, endet die Mitgliedschaft des entsprechenden
Mitglieds automatisch zum Ende des Kalenderjahres.“
§ 4 Abs. 2: Dieser Absatz wurde neu hinzugefügt. Ursprüngliche Absätze wurden entsprechend
weiter notiert:
„Läuft ein zeitlich befristeter Nachweis, der eine Vergünstigung der Beiträge gestattet, ab, ist das
Mitglied dazu verpflichtet, selbstständig mit einer Frist von einem Monat einen aktuellen
Nachweis zu liefern, bzw. eine entsprechende Änderung dem Vorstand mitzuteilen. Fehlt dieser
Nachweise, wird das entsprechende Mitglied im folgenden Kalenderjahr ohne Vergünstigung
berechnet.“
§ 6: Datum des Inkrafttretens der Ordnung wurde auf den 12.03.2016 angepasst.
Nachdem keine weiteren Fragen oder Anmerkungen zum Antrag eingegangen sind, bittet der
Vorsitzende von Ahnen die Mitgliederversammlung zur Abstimmung:
Ja:
11
Nein:
0
Enthaltungen: 0
Damit wurde der Antrag, die Beitragsordnung anzupassen, einstimmig von der
Mitgliederversammlung verabschiedet. Die neue Beitragsordnung (2. Fassung vom 08.03.2016)
tritt mit Wirkung zum 12.03.2016 in Kraft.
TOP 7
Veranstaltungen und Termine 2016
Der Vorsitzende berichtet der Mitgliederversammlung, welche Termine 2016 anstehen:
Zugesagte Mittelalterfeste:
11. – 12. Juni 2016: Tegernsee
08. – 10. Juli 2016: Burgfest Burghausen
05. – 07. August 2016: Mittelaltermarkt Schloss Staufeneck Piding
10. – 11. September 2016: Burgtage Tittmoning
Noch ausstehende Termine:
29. – 31. Juli 2016: Ritterspiele Ehrenberg in Reutte/Tirol
11./12. August 2016: Schlossgartenfest Neumarkt St. Veit
Weitere Vereinstermine:
13. – 16. Mai 2016: Saisonauftaktfest (intern) in Schützing am Chiemsee
13. – 17. Juni 2016: Bogenbaukurs
25. Juni 2016: Mittelalterliches Lagerleben; Jugendprogramm mit KJR Mühldorf a. Inn
17./18. September 2016: Pfarrgemeindefest in Pürten zur Eröffnung des neuen Pfarrgemeindehofs
01. – 04. Dezember 2016: Christkindlmarkt Waldkraiburg
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Von Ahnen merkt an, dass weitere Termine noch hinzukommen können. Die Einladungen werden
dazu wieder per E-Mail versendet. Der Vorstand freut sich wieder über eine zahlreiche Teilnahme.
Die Organisation und Ausarbeitung des Bühnenprogramms 2016 hat Miriam übernommen. Der
Vorsitzende lobt an dieser Stelle ihre Einsatzbereitschaft. Weiterhin wird Dustin ein
Zusatzprogramm für Running Acts und Technikvorführungen am Lager vorbereiten.
Der Vorsitzende Stephan von Ahnen übergibt das Wort an Dustin Hoffmann, der zum
Saisonauftaktfest berichtet:
Das Saisonauftaktfest richtet sich an alle Mitglieder des Vereins. Dieses Fest wird vor allen
Veranstaltungen in diesem Jahr stattfinden und dient somit als „warm-up“. Geplant ist, dass alle
Teilnehmer am Jugendzeltplatz in Schützing (KJR Traunstein), ein gemütliches Wochenende
verbringen. Auf dem Programm stehen unter anderem Teambuilding-Maßnahmen, Workshops,
Spiele und weitere Aktivitäten, wie einen Bergausflug oder Museumsbesuch. Weitere
Informationen, sowie eine Kosten- und Programmübersicht werden in den nächsten Wochen per
E-Mail von ihm versendet. Maßgeblich für die Planung und Umsetzung werden Dustin und Julia
sein.
Der Vorsitzende spricht seinen Dank für die bisherige Planung aus und wünscht sich eine rege
Teilnahme der Mitglieder
TOP 8
Anträge Aufwandsentschädigungen
Von Ahnen berichtet, dass ihm keine Anträge auf Aufwandsentschädigung eingegangen sind. Er
fragt die anwesenden Mitglieder, ob ein weiterer Antrag gestellt wird. Kein Versammlungsmitglied
hat einen Antrag auf Aufwandsentschädigung gestellt.
TOP 9
Sonstiges
Der Vorsitzende von Ahnen führt an, dass auch im Jahr 2016 wieder einige Arbeiten zu erledigen
sind. So wurde bereits neues Material für neue Tische und Bänke bestellt. Weiterhin sind noch
einige Projekte zur Lagergestaltung und Lagerung offen. Er verweist hier auf Kerstin und Ernst.
Ort, Datum
Schriftführer
Vorsitzender
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