Bedienungsanweisung MELAtrace Dokumentation. Beladungsverwaltung. Freigabe. Version 3.0.8.1 Wir danken Ihnen für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Kauf dieses Produktes entgegengebracht haben. Seit 1951 hat sich MELAG, ein mittelständisches Familienunternehmen, auf den Bereich Hygiene in der Praxis spezialisiert. In dieser Zeit gelang uns der Aufstieg zu einem führenden Sterilisatorenhersteller. Mehr als 450.000 MELAG Geräte zeugen weltweit von der hohen Qualität unserer ausschließlich in Deutschland gefertigten Produkte. MELAG - Geschäftsführung und Mitarbeiter Allgemeine Hinweise Bitte lesen Sie diese Bedienungsanweisung, bevor Sie mit der Installation und Anwendung dieses Programmes beginnen. Bitte lesen Sie auch alle Sicherheitshinweise aufmerksam. Bewahren Sie die Bedienungsanweisung sorgfältig auf. Sie ist Teil des Produktes. Anwendergruppe Diese Bedienungsanweisung richtet sich an Ärztinnen und Ärzte, Arzthelferinnen/Arzthelfer und den Service. Zu dieser Anweisung Verwendete Symbole Symbol Erklärung Weist auf eine gefährliche Situation hin, deren Nichtbeachtung zu einer Beschädigung der Gerätesoftware, zu Datenverlust oder Netzwerkproblemen führen kann. Weist auf wichtige Informationen hin. Auszeichnungsregeln Symbol Freigabe Autoklav Reinigen siehe Kapitel 2 Erklärung Menübefehle werden durch kursiven Fettdruck gekennzeichnet. Freigabe Autoklav bezeichnet z.B. das Menü „Freigabe Autoklav“. Menübefehle in Dialogfenstern sind ebenfalls fett gedruckt. Wörter oder Wortgruppen, die auf dem Display des Gerätes angezeigt werden, sind als Displaytext gekennzeichnet. Verweis auf einen anderen Textabschnitt oder eine Abbildung innerhalb dieser Anweisung. Kapitel 1 – Installation und Lizenzierung Inhaltsverzeichnis Indikatorabfrage...................................................... 13 Kapitel 1 – Installation und Lizenzierung .........4 Systemvoraussetzungen ............................................. 4 Hardware ................................................................. 4 Software ................................................................... 4 Freigabeoptionen.................................................... 14 Erstellen eines Aufbereitungsprotokolls ..................... 16 Freigabe eines Protokolls aus MELAview .................. 17 Empfang eines Protokolls aus MELAview .................. 18 Installation ................................................................... 4 Lizenzierung ................................................................ 4 Kapitel 4 – Etiketten drucken ........................ 19 Etikettendruck sofort nach der Freigabe .................... 19 Kapitel 2 – Programmoberfläche .....................5 Etikettendruck zu einem späteren Zeitpunkt .............. 21 Einleitung ..................................................................... 5 Anmeldung .................................................................. 5 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen ........ 23 Hauptansicht................................................................ 6 Beladungsverwaltung ................................................. 23 Kopfzeile .................................................................. 6 Beladungselemente ................................................ 23 Menüleiste................................................................ 6 Standardchargen .................................................... 24 Hauptmenü .............................................................. 6 Begründungen ........................................................ 26 Administrator-Einstellungen ..................................... 7 Benutzerverwaltung ................................................... 27 Hilfe-Center .............................................................. 7 Praxis ..................................................................... 27 Benutzer ................................................................. 27 Kapitel 3 – Freigabeprozess ...........................8 Freigabe von MELAtherm-Protokollen ......................... 8 Beladung für den Autoklav........................................... 9 Ein mit MELAview verbundenes Gerät auswählen... 9 Beladung des Autoklaven zusammenstellen............ 9 Beladungselemente entfernen ................................10 Authentifizierung ..................................................... 28 Auto-Logout ............................................................ 28 Weitere Einstellungen ................................................ 29 Freigabe ................................................................. 29 Datenbank-Einstellungen ....................................... 29 Datenbank sichern/wiederherstellen....................... 30 Chargen-Bezeichnung eintragen ............................11 Die Autoklavbeladung mit MELAtherm-Chargen verbinden ................................................................11 Freigabe von Sterilisationsprotokollen ........................12 Kapitel 6 – Hilfe-Center ................................ 31 Kapitel 1 – Installation und Lizenzierung Kapitel 1 – Installation und Lizenzierung Systemvoraussetzungen Hardware mindestens 1 GHz (x86) bzw. 1,4 GHz (x64) Prozessor, empfohlen 2 GHz Multi-Core-Prozessor Windows 8 oder 7 SP1, Windows Vista SP2, Windows Server 2012, Windows Server 2008 SP2 mindestens 1 GB RAM, empfohlen 4 GB RAM mindestens 7 GB freier Festplattenspeicher für die Installation Label-Printer MELAprint 60 für den Etikettendruck (optional) Software MELAview 3 Dokumentationssoftware Microsoft .NET Framework 4.5 HINWEIS Es darf kein Microsoft SQL Desktop Edition auf dem Computer installiert sein. Installation Auf der DVD sind zwei Installationsdateien enthalten, eine für MELAtrace und eine, in der MELAview und MELAtrace zusammen installiert werden. Nur für den Fall, dass MELAview noch nicht auf Ihrem Computer installiert ist, führen Sie letztere aus. Abhängig davon, ob Sie MELAtrace zusammen mit MELAview oder separat installieren, werden folgende zusätzliche Komponenten installiert: Microsoft .NET Framework (wird bei der Installation von MELAview installiert, wenn noch kein .NET Framework auf dem Computer installiert ist) Microsoft SQL Server 2012 (wird mit MELAtrace installiert, sofern noch kein SQL Server auf dem Computer installiert ist) Bitte beachten Sie für die Installation von MELAtrace folgende Hinweise: f f Wenn Sie ein Notebook verwenden, betreiben Sie dieses während der Installation nur mit Netzteil. f Prüfen Sie, ob Sie auf dem Computer Administratorrechte haben. f Windows darf während der Installation nicht im abgesicherten Modus ausgeführt werden. f Stellen Sie während der Installation eine Internetverbindung zum Computer her. Schließen Sie vor der Installation alle offenen Programme. Um die Installation von der DVD zu starten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Starten Sie die entsprechende Installationsdatei. Es öffnet sich der Installationsassistent. 2. Wählen Sie Ihre Sprache und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 3. Folgen Sie während der Installation den Anweisungen. Lizenzierung Wenn Sie bereits eine gültige MELAview 3 Lizenz haben und MELAtrace nachträglich installieren, ist keine zusätzliche Lizenzierung von MELAtrace erforderlich. Wenn Sie MELAtrace zusammen mit MELAview 3 installieren, erfolgt die Lizenzierung über MELAview. 4 Kapitel 2 – Programmoberfläche Kapitel 2 – Programmoberfläche Einleitung MELAtrace ist eine Software für die Dokumentation, Beladungsverwaltung und Chargenfreigabe der Instrumentenaufbereitung. MELAtrace verknüpft die Aufbereitungsschritte der Reinigung und Desinfektion mit der Sterilisation, um eine übergreifende Dokumentation sicherzustellen. Die intuitive Benutzeroberfläche und das einfache Lizenzmodell garantieren höchste Sicherheit und Zufriedenheit. Anmeldung Bei jedem Start von MELAtrace bzw. nach jedem Abmelden und bei Authentifizierungsvorgängen ist eine Anmeldung erforderlich. Geben Sie dazu Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in das Anmeldefenster ein. Zugangsdaten für die erstmalige Anmeldung: Benutzername: melagadmin Passwort: melag HINWEIS Es wird dringend empfohlen, den voreingestellten Benutzernamen und das Passwort nach der ersten Anmeldung zu ändern. 5 Kapitel 2 – Programmoberfläche Hauptansicht Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Hauptmenü des Programms. 1 2 3 4 5 Abb. 1: Hauptansicht (1) Kopfzeile mit Benutzerinformationen (2) Menüleiste (3) Hauptmenü (4) Einstellungen (nur für Administrator sichtbar) (5) Hilfe-Center Kopfzeile Hier wird der Benutzername des aktuell angemeldeten Benutzers angezeigt sowie die Restzeit bis zur automatischen Abmeldung, sofern aktiviert (siehe Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen). Über „Abmelden“ können Sie den aktuellen Benutzer abmelden. Menüleiste Freigabe MELAtherm Hier können Sie MELAtherm-Protokolle freigeben und für die spätere Beladung im Autoklav weiterverwenden. Beladung Autoklav Hier legen Sie fest, aus welchen Beladungselementen, z. B. Waschtrays, Sterilcontainer, einzeln verpackte Instrumente usw., sich die Beladung für den Autoklav zusammensetzt. Freigabe Autoklav Hier geben Sie Protokolle von sterilisierten Chargen vollständig frei bzw. haben die Möglichkeit, die Beladungselemente der Charge auch nur teilweise freizugeben. Nicht freigegebene Beladungselemente können mit einer Begründung hinterlegt werden, z. B. nicht ordnungsgemäß verpackt, Rückstände auf den Instrumenten usw. Für erfolgreich freigegebene Chargen können Sie ein Aufbereitungsprotokoll erstellen. Etikettendruck MELAprint 60 Hier können Sie nach der Freigabe einer sterilisierten Charge Etiketten auf dem Label-Printer MELAprint 60 drucken, um eine Rückverfolgbarkeit der Beladungselemente zu ermöglichen. Hauptmenü Hier finden Sie die vier Hauptfunktionen Freigabe MELAtherm, Beladung Autoklav, Freigabe Autoklav, Etikettendruck MELAprint 60. 6 Kapitel 2 – Programmoberfläche Administrator-Einstellungen Die folgenden Menüpunkte sind nur für Benutzer mit Administrator-Rechten (in MELAtrace) sichtbar: Beladungsverwaltung Hier werden Beladungselemente, Standardchargen und Begründungen für nicht freigegebene Beladungselemente und Chargen angelegt und verwaltet. Benutzerverwaltung Hier werden Benutzer angelegt und verwaltet, Informationen zur Praxis eingetragen und Einstellungen zur Authentifizierung und dem Auto-Logout, d.h. dem automatischen Abmelden eines Benutzers bei Inaktivität festgelegt. weitere Einstellungen Hier werden Einstellungen zur Freigabe- und Datenbankverwaltung vorgenommen. Hilfe-Center Hier finden Sie hilfreiche Dokumente wie die Bedienungsanweisung und Musterbeladungen mit Beladungsbeispielen. 7 Kapitel 3 – Freigabeprozess Kapitel 3 – Freigabeprozess Freigabe von MELAtherm-Protokollen Voraussetzung, damit ein MELAtherm-Protokoll in MELAtrace freigegeben werden kann: 9 9 9 9 9 Das Reinigungs- und Desinfektionsprogramm wurde erfolgreich beendet. Das MELAtherm-Protokoll wurde noch nicht freigegeben. Der Inhalt des MELAtherm-Protokolls wurde nicht geändert. Das MELAtherm-Protokoll ist nicht älter als 1 Stunde bzw. als die unter Einstellungen festgelegte Vorhaltezeit. Das MELAtherm-Protokoll wurde von einem Gerät erzeugt, das in MELAview lizenziert ist. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Freigabe MELAtherm. 2. Wählen Sie durch Klick auf das Verzeichnis aus, in dem das MELAtherm-Protokoll liegt. Je nach Suchtiefe werden das Verzeichnis und ggf. Unterverzeichnisse nach noch nicht freigegebenen MELAtherm-Protokolle durchsucht und in der Liste angezeigt. 3. Wählen Sie aus der Liste das freizugebende MELAtherm-Protokoll aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Beantworten Sie nachfolgendes Dialogfenster mit Ja. Die freigegebene MELAtherm-Charge kann danach für die Beladungsdefinition für den Autoklav innerhalb von 24 Stunden weiter verwendet werden. Danach verfällt das MELAtherm-Protokoll. 8 Kapitel 3 – Freigabeprozess HINWEIS Die Zeitspanne zum Vorhalten von MELAtherm-Protokollen für eine anschließende Beladungsdefinition kann unter weitere Einstellungen ´ Freigabe geändert werden. HINWEIS Wenn das Dialogfenster eine Warnmeldung anzeigt, ziehen Sie für nähere Informationen bitte das MELAtherm-Protokoll hinzu. Beladung für den Autoklav Ein mit MELAview verbundenes Gerät auswählen Dieses Fenster wird nur angezeigt, wenn mehrere Autoklaven in MELAview lizenziert sind. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Beladung Autoklav. 2. Wählen Sie einen Autoklav aus der Liste aus, für den eine Beladung zusammengestellt werden soll und klicken Sie auf Weiter. In dem sich öffnenden Fenster wird die Beladung zusammengestelt. Beladung des Autoklaven zusammenstellen aus einzelnen Beladungselementen 1. Um einzelne Beladungselemente auszuwählen, wählen Sie ein Element aus der Liste Beladungselemente aus. Voraussetzung ist, dass unter Beladungsverwaltung die Beladungselemente angelegt wurden, siehe Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um dieses der Beladung hinzuzufügen. Alternativ kann das Element der Beladungsdefintion auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch hinzugefügt werden. 9 Kapitel 3 – Freigabeprozess aus festgelegten Standchargen 1. Um eine vordefinierte Beladung (Standardcharge) auszuwählen, wählen Sie aus der Liste Standardchargen eine Beladung aus. Voraussetzung ist, dass unter Beladungsverwaltung mindestens eine Standardcharge angelegt wurden, siehe Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um diese der Beladung hinzuzufügen. aus nicht in der Datenbank hinterlegten Elementen Neben der Auswahl von vordefinierten Beladungselementen und Standardchargen können Sie auch Beladungselemente zur Charge hinzufügen, die nicht in der Datenbank hinterlegt sind. 1. Tragen Sie einen Namen eines anderen Beladungselementes in das Feld Element ergänzen ein. 2. Klicken Sie auf , um diese der Beladung hinzuzufügen. HINWEIS Dieses Beladungselement wird nicht automatisch in der Datenbank gespeichert, sondern ist nur für die aktuelle Charge verwendbar. Beladungselemente entfernen Durch Klick auf Entfernen werden die Beladungselemente bzw. Standardchargen wieder aus der Liste Beladungsdefinition gelöscht. 10 Kapitel 3 – Freigabeprozess Chargen-Bezeichnung eintragen Sie können jeder Charge optional eine eigene Bezeichnung geben. Tragen Sie hierzu in das Feld Chargen-Bezeichnung abschließend eine optionale Beschreibung ein. Die Bezeichnung wird am Ende des Prozesses auf dem Aufbereitungsprotokoll angegeben. Die Autoklavbeladung mit MELAtherm-Chargen verbinden 1. Nachdem Sie die Beladung für den Autoklav festgelegt haben (siehe Abschnitt Beladung des Autoklaven zusammenstellen), klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster. In der Liste MELAtherm-Chargen stehen alle freigegebenen MELAtherm-Chargen, die innerhalb der zulässigen Vorhaltezeit (Standard: 24 Stunden) liegen. 2. Wählen Sie aus der Liste MELAtherm-Chargen eine Charge aus und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen. 3. Wenn Sie eine Fremd-Charge, z. B. aus einem Reinigungs- und Desinfektionsgerät eines anderen Herstellers, auswählen möchten, tragen Sie in das Feld Fremd-Charge eine Beschreibung ein. Sie können für die Fremd-Charge noch den Pfad zu der jeweiligen Protokolldatei durch Klick auf angeben (optional). Der Pfad wird dann im Aufbereitungsprotokoll vermerkt. 4. Um fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. Es wird eine Zusammenfassung angezeigt. 11 Kapitel 3 – Freigabeprozess 5. Um die Beladungsdefinition abzuschließen, klicken Sie auf Fertig. 6. Bestätigen Sie nachfolgendes Dialogfenster mit OK. Freigabe von Sterilisationsprotokollen Voraussetzung, damit ein Sterilisationsprotokoll in MELAtrace freigegeben werden kann: 9 9 Das Sterilisationsprogramm wurde erfolgreich beendet. 9 Der Inhalt des Sterilisationsprotokolls wurde nicht geändert. 9 9 12 Das Sterilisationsprotokoll wurde noch nicht freigegeben. Das Sterilisationsprotokoll ist nicht älter als 1 Stunde bzw. als die unter Einstellungen festgelegte Vorhaltezeit. Das Sterilisationsprotokoll wurde von einem Gerät erzeugt, das in MELAview lizenziert ist. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Freigabe Autoklav. 2. Wählen Sie durch Klick auf das Verzeichnis aus, in dem das entsprechende Sterilisationsprotokoll liegt. Je nach Suchtiefe werden das Verzeichnis und ggf. Unterverzeichnisse nach noch nicht freigegebenen Sterilisationsprotokollen durchsucht und in der Liste angezeigt. 3. Wählen Sie aus der Liste das freizugebende Sterilisationsprotokoll aus und klicken Sie auf Weiter. Kapitel 3 – Freigabeprozess 4. Wenn Sie das gewählte Sterilisationsprotokoll freigeben möchten, beantworten Sie das nachfolgende Dialogfenster mit Ja, um den Freigabeprozess, wie im Folgenden beschrieben, durchzuführen. HINWEIS Die Zeitspanne zum Vorhalten von Sterilisationsprotokollen für eine Freigabe kann unter weitere Einstellungen ´ Freigabe geändert werden. HINWEIS Wenn das Dialogfenster eine Warnmeldung anzeigt, ziehen Sie für nähere Informationen bitte das Sterilisationsprotokoll hinzu. Indikatorabfrage Wenn die Indikatorabfrage aktiviert ist, können Sie hier bewerten, ob die mitgeführten Indikatoren umgeschlagen sind. Es öffnet sich folgendes Fenster: 13 Kapitel 3 – Freigabeprozess 1. Bewerten Sie, ob der mitgeführte Indikator umgeschlagen ist und klicken Sie anschließend auf Weiter. HINWEIS Die Indikatorabfrage wird nur angezeigt, wenn diese Funktion unter weitere Einstellungen ´ Freigabe ´ Indikatorabfrage durchführen aktiviert ist. Andernfalls wird dieses Fenster übersprungen. 2. Um fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. Freigabeoptionen Nach der Indikatorabfrage müssen die Beladungselemente freigegeben werden. Hier stehen drei Optionen zur Verfügung. Gesamte Sterilisationscharge freigeben Wenn Sie alle Beladungselemente einer Sterilisationscharge freigeben möchten, wählen Sie Alle Beladungselemente freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es wird sofort eine Vorschau des Aufbereitungsprotokolls angezeigt, siehe Abschnitt Erstellen eines Aufbereitungsprotokolls. 14 Kapitel 3 – Freigabeprozess Einzelne Beladungselemente nicht freigeben Wenn Sie ein oder mehrere Beladungselemente einer Sterilisationscharge nicht freigeben möchten, wählen Sie Einzelne Beladungselemente nicht freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Wählen Sie in der linken Liste Beladungselement das betreffende Beladungselement aus und geben Sie in der rechten Liste Begründung mindestens einen Grund an, warum das betreffende Beladungselement nicht freigegeben wurde. Voraussetzung ist, dass unter Beladungsverwaltung Begründungen angelegt wurden, siehe Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen. 2. Wenn in der Liste der betreffende Grund nicht aufgeführt ist, tragen Sie unter sonstige Begründung einen anderen Grund ein und fügen Sie diesen durch Klick auf hinzu, siehe auch Beladungsverwaltung ´ Begründungen. Sonstige Begründungen werden nicht in die Liste der Begründungen in der Datenbank gespeichert. 3. Verfahren Sie auf diese Weise mit allen nicht feigebenen Beladungselementen. 4. Klicken Sie abschließend auf Weiter. Gesamte Sterilisationscharge nicht freigeben Wenn Sie die gesamte Sterilisationscharge nicht freigeben möchten, wählen Sie Charge nicht freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Geben Sie in der Liste Begründung ein oder mehrere Gründe an, warum die betreffende Sterilisationscharge nicht freigegeben wurde. 15 Kapitel 3 – Freigabeprozess Voraussetzung ist, dass unter Beladungsverwaltung Begründungen angelegt wurden, siehe Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen. 2. Wenn in der Liste der betreffende Grund nicht aufgeführt ist, tragen Sie unter sonstige Begründung einen anderen Grund ein und fügen Sie diesen durch Klick auf auch Beladungsverwaltung ´ Begründungen. 3. hinzu, siehe Klicken Sie abschließend auf Weiter. Erstellen eines Aufbereitungsprotokolls Nach erfolgter Freigabe der Sterilisationscharge oder einem Teil der Charge wird ein sogenanntes Aufbereitungsprotokoll erstellt. In dem Aufbereitungsprotokoll werden alle Informationen des gesamten Aufbereitungsprozesses einer Charge (Freigabe, MELAtherm-Charge, Beladung Autoklav, Freigabe Autoklav) dokumentiert. Zunächst wird eine Vorschau erstellt. Im Aufbereitungsprotokoll können Sie unter Optionale Informationen außerdem folgende Elemente anzeigen lassen: MELAtherm-Protokoll(e) anzeigen Es wird das MELAtherm-Protokoll, das der Autoklavbeladung zugeordnet wurde, im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt. MELAtherm-Grafikprotokoll(e) anzeigen Es wird das MELAtherm-Grafikprotokoll, das der Autoklavbeladung zugeordnet wurde, im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt. Sterilisationsprotokoll anzeigen Es wird das Sterilisationsprotokoll der zuvor freigegebenen Charge im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt. Sterilisations-Grafikprotokoll anzeigen Es wird das Sterilisations-Grafikprotokoll der zuvor freigegebenen Charge im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt. Um den Ablageort des Aufbereitungsprotokolls zu ändern, klicken Sie auf gewünschten Ablageordner aus. und wählen den HINWEIS Standardmäßig wird das Aufbereitungsprotokoll in dem Verzeichnis gespeichert, das unter weitere Einstellungen ´ Freigabe festgelegt wurde. 16 Kapitel 3 – Freigabeprozess Nach Klick auf Aufbereitungsprotokoll erzeugen wird das angezeigte Aufbereitungsprotokoll als PDFDokument im entsprechenden Verzeichnis im PDF-Format abgelegt. Wie Sie anschließend Etiketten drucken können, erfahren Sie im nächsten Kapitel. Freigabe eines Protokolls aus MELAview MELAtrace kann auch direkt aus MELAview gestartet werden: 1. Wählen Sie ein MELAtherm- oder Sterilisationsprotokoll aus der Protokoll-Liste in MELAview aus. 2. Rufen Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf das gewählte Protokoll das Kontextmenü auf. Mit Protokoll in MELAtrace freigeben wird MELAtrace gestartet. Wenn Sie z. B. ein MELAtherm-Protokoll ausgewählt haben, öffnet sich in MELAtrace das Menü Freigabe MELAtherm. In der Liste wird dann nur das zuvor ausgewählte MELAthermProtokoll angezeigt. 3. Um das MELAtherm-Protokoll freizugeben, gehen Sie, wie im oberen Abschnitt Freigabe von MELAtherm-Protokollen beschrieben, vor. Um ein Sterilisationsprotokoll freizugeben, gehen Sie, wie im Abschnitt Freigabe von Sterilisationsprotokollen, vor. 17 Kapitel 3 – Freigabeprozess Empfang eines Protokolls aus MELAview Voraussetzung, damit ein Protokoll in MELAtrace empfangen werden kann: 9 9 9 Das Gerät (MELAtherm oder Autoklav) ist mit MELAview verbunden. Die Sofortausgabe ist im entsprechenden Gerät aktiviert. Das Programm MELAtrace wird ausgeführt. Nach Programmende wird das MELAtherm- oder Sterilisationsprotokoll direkt an MELAtrace weitergegeben und es wird ein Dialogfenster angezeigt, dass ein Protokoll empfangen wurde. Wenn Sie das Protokoll mit MELAtrace freigeben möchten, beantworten Sie die entsprechende Frage im Dialogfenster mit Ja. Danach führen Sie den Freigabeprozess, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben, durch. 18 Kapitel 4 – Etiketten drucken Kapitel 4 – Etiketten drucken Etikettendruck sofort nach der Freigabe Wenn Sie eine Freigabe eines verpackten Sterilisierprogrammes erfolgreich abgeschlossen und anschließend ein Aufbereitungsprotokoll erzeugt haben, gelangen Sie automatisch zum Menü Etikettendruck MELAprint 60. Hier legen Sie folgende Optionen fest: automatischer Druck für alle Beladungselemente Aktiv: Es wird für jedes freigegebene Beladungselement ein Etikett mit entsprechender Bezeichnung gedruckt. Die Anzahl der Etiketten kann in diesem Fall nicht geändert werden. Inaktiv: Die Bezeichnung des Beladungselements wird nicht auf dem Etikett vermerkt, die Anzahl der Etiketten kann selbst bestimmt werden. Lagerdauer Hier legen Sie die maximale Lagerdauer für die sterilisierten Beladungselemente fest, d.h. bis wann die Beladungselemente als steril gelten. IP-Adresse des MELAprint 60 Hier wählen Sie den entsprechenden Label-Printer wie folgt aus: 1. Geben Sie direkt die IP-Adresse des Label-Printers MELAprint 60 ein. 2. Wenn Sie einen anderen Label-Printer als den vorausgewählten verwenden möchten, klicken Sie auf das Lupensymbol . Es öffnet sich folgendes Fenster. 19 Kapitel 4 – Etiketten drucken 3. Klicken Sie erneut auf das Lupensymbol Printern zu suchen. , um nach allen im Netzwerk verfügbaren Label- 4. Wählen Sie den gewünschten Label-Printer aus der Liste aus und klicken Sie auf Speichern, um diesen zu übernehmen. Die IP-Adresse des Label-Printer wird in MELAtrace gespeichert. Das Fenster wird wieder geschlossen. 5. 20 Mit Klick auf die Schaltfläche Drucken wird der Etikettendruck ausgelöst. Kapitel 4 – Etiketten drucken Etikettendruck zu einem späteren Zeitpunkt HINWEIS Es können nur Etiketten für Klasse-B Sterilisierprogramme gedruckt werden. Andernfalls wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Etikettendruck MELAprint 60. 2. Wählen Sie aus der Liste freigegebener Sterilisationschargen die entsprechende Charge aus. Wenn zu der Charge ein Aufbereitungsprotokoll erzeugt wurde, wird dieses in der Vorschau angezeigt sowie Informationen über die Person, die die Charge freigegeben hat, Datum der Freigabe, verwendetes Gerät u.a. Wenn zu der ausgewählten Charge kein Aufbereitungsprotokoll gefunden wird, z. B. weil es in ein anderes Ablageverzeichnis verschoben oder umbenannt wurde, können Sie manuell durch Klick auf Aufbereitungsprotokoll öffnen das Ablageverzeichnis suchen und das Aufbereitungsprotokoll öffnen. 3. Um in das nächste Fenster für die Einstellungen zur Anzahl der zu druckenden Etiketten und zur Lagerdauer zu gelangen, klicken Sie auf Weiter. 21 Kapitel 4 – Etiketten drucken 4. 22 Bestimmen Sie die Anzahl der Etiketten sowie die maximale Lagerdauer der Instrumente, siehe Seite 19, Etikettendruck sofort nach der Freigabe. Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen Die folgenden Menüs sind nur sichtbar und editierbar, wenn Sie in MELAtrace als Administrator angemeldet sind. Beladungsverwaltung Beladungselemente Hier werden die Beladungselemente, die für die Beladungsdefinition ausgewählt werden, angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht. Neues Beladungselement erstellen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Beladungselemente auf die Schaltfläche Erstellen. Es wird ein neues Beladungselement in der Liste angelegt. 2. Tragen Sie einen aussagekräftigen Namen in das rechte Textfeld ein. 23 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen 3. Wenn Sie ein Bild zu dem Beladungselement hinterlegen möchten, wählen Sie durch Klick auf die entsprechende Bilddatei aus einem Verzeichnis auf dem Computer aus. Die Bilder können auch durch Hineinziehen in das Einstellungsfenster hinzufügt bzw. ausgetauscht werden. 4. Durch Klick auf Speichern wird das neue Beladungselement in die Liste übernommen. Ein Beladungselement löschen Um ein Beladungselement aus der Liste zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Beladungselemente ein Element in der Liste aus und klicken Sie auf Löschen. Damit wird es aus der Liste der für die Beladungsdefinition zur Verfügung stehenden Beladungselemente gelöscht. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird das Beladungselement endgültig aus der Liste gelöscht. Ein Bild eines Beladungselementes löschen Um ein Bild eines Beladungselementes zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Beladungselemente ein Element in der Liste aus und klicken Sie auf Bild löschen. 2. Durch Klick auf Speichern werden die Änderungen übernommen. Ein Bild eines Beladungselementes ersetzen Um ein Bild eines Beladungselementes gegen ein anderes zu ersetzen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Beladungselemente ein Element in der Liste aus und klicken Sie auf . Die Bilder können auch durch Hineinziehen in das Einstellungsfenster hinzufügt bzw. ausgetauscht werden. 2. Wähen Sie eine neue Bilddatei aus einem Verzeichnis auf dem Computer aus. 3. Durch Klick auf Speichern wird das neue Beladungselement in die Liste übernommen. Standardchargen Als Standardchargen werden Sammlungen von vorhandenen Beladungselementen bezeichnet. Diese können hier angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht werden. Wie Sie solche Sammlungen erstellen und verwalten, lesen Sie im Folgenden: Neue Standardcharge erstellen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Standardchargen auf die Schaltfläche Erstellen. Es wird eine neue Standard-Charge in der Liste angelegt. 24 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen 2. Tragen Sie für diese Sammlung eine aussagekräftige Bezeichnung in das mittlere Textfeld Bezeichnung ein. 3. Ordnen Sie dieser Sammlung durch Setzen eines Haken Beladungselemente zu. 4. Durch Klick auf Speichern wird die Standardcharge in die Liste der Sammlungen übernommen. die gewünschten Eine Standardcharge aus der Liste löschen Um eine Standardcharge aus der Liste zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Standardcharge eine Standardcharge in der Liste aus und klicken Sie auf Löschen. Damit wird sie aus der Liste der für die Beladungsdefinition zur Verfügung stehenden Standardchargen gelöscht. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird die Standardcharge endgültig aus der Liste gelöscht. 25 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen Begründungen Hier werden die Gründe angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht, die angegeben werden, um Beladungselemente oder ganzen Sterilisationschargen nicht freizugeben. Neue Begründung erstellen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Begründungen auf die Schaltfläche Erstellen. Es wird eine neue Begründung in der Liste angelegt. 2. Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung in das rechte Textfeld ein. 3. Durch Klick auf Speichern wird die neue Begründung in die Liste übernommen. Eine Begründung aus der Liste löschen Um eine Begründung aus der Liste zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung ´ Begründungen einen Grund in der Liste aus und klicken Sie auf Löschen. Damit wird er aus der Liste der für das nicht Freigeben einer Sterilisationscharge zur Verfügung stehenden Begründungen gelöscht. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird die Begründung endgültig aus der Liste gelöscht. 26 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen Benutzerverwaltung Praxis In dem Menü Benutzerverwaltung ´ Praxis können Informationen zur Praxis eingetragen werden, z. B. Praxisname, Adresse, Homepage. Diese Informationen erscheinen auf dem Aufbereitungsprotokoll. Durch Klick auf Speichern werden Informationen übernommen. Benutzer Hier werden die Benutzer angelegt und verwaltet, die mit MELAtrace arbeiten. Einen Benutzer anlegen 1. Klicken Sie im Menü Benutzerverwaltung ´ Benutzer auf die Schaltfläche Neu. Es wird ein neuer Benutzer angelegt. 2. Füllen Sie mindestens die mit einem * gekennzeichneten Felder aus. Nur dann kann der Benutzer gespeichert werden. 3. Wenn Sie optional ein Benutzerbild hinzufügen möchten, klicken Sie auf und wählen Sie eine neue Bilddatei aus einem Verzeichnis auf dem Computer aus. Benutzerbilder können auch im Aufbereitungsprotokoll angezeigt werden. 27 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen Die Bilder können auch durch Hineinziehen in das Einstellungsfenster hinzugefügt bzw. ausgetauscht werden. 4. Bestimmen Sie die Rolle des jeweiligen Benutzers. Beachten Sie, dass nur als Administrator (in MELAtrace) angemeldete Benutzer Einstellungen zu Beladungsverwaltung, Benutzerverwaltung etc. vornehmen können. Für einfache Benutzer sind diese Menüpunkte ausgeblendet. 5. Durch Klick auf Speichern wird der Benutzer in die Liste übernommen. Einen Benutzer sperren Benutzerkonten können nicht gelöscht, sondern lediglich gesperrt werden, so dass sie sich nicht mehr in MELAtrace anmelden können und keine Freigaberechte mehr besitzen. Um einen Benutzer zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: 6. Wählen Sie im Menü Benutzerverwaltung ´ Benutzer einen Benutzer in der Liste aus und klicken Sie auf Sperren. Anhand des Schlosses ( bzw. ) sehen Sie den aktuellen Status eines Benutzers. Passwort ändern Benutzer-Passwörter können jederzeit, jedoch nur von Administratoren geändert werden. Um ein Passwort eines Benutzers zu ändern, muss zur Authentifizierung auch ein Administrator-Passwort eingegeben werden. Authentifizierung Hier wird festgelegt, in welchen Situationen die Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes erforderlich ist. Durch Klick auf Speichern werden die Einstellungen übernommen. Auto-Logout Hier wird festgelegt, ob ein Benutzer bei Inaktivität nach einer bestimmten Zeit automatisch abgemeldet werden soll. Wenn der Haken unter Auto-Logout gesetzt ist, wir der Benutzer automatisch bei Inaktivität abgewählt. Außerdem stellen Sie hier ein, nach wie viel Minuten Inaktivität der Benutzer automatisch abgemeldet wird. 28 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen Weitere Einstellungen Freigabe In dem Menü weitere Einstellungen ´ Freigabe können folgende Einstellungen vorgenommen werden: Durch Klick auf Speichern werden die Einstellungen übernommen. Aufbereitungsprotokoll im Protokollverzeichnis ablegen Aktiv: Die Aufbereitungsprotokolle werden standardmäßig in demselben Verzeichnis wie die Sterilisationsprotokolle gespeichert. Inaktiv: Durch Klick auf in der zweiten Zeile kann ein Pfad zu einem beliebigen Verzeichnis auf dem Computer angegeben werden. HINWEIS Damit in dem gewählten Ablageverzeichnis Aufbereitungsprotokolle gespeichert werden können, müssen für dieses Verzeichnis Schreibrechte vorhanden sein. Indikatorabfrage durchführen Hier wird festgelegt, ob während des Freigabeprozesses nach erfolgreich beendeter Sterilisation eine Bewertung der mitgeführten Indikatoren erfolgen soll. Zeitspanne für Protokollfreigabe nach Protokollerstellung [in min] Dieser Wert gibt an, wie lange ein Protokoll nach Programmende (MELAtherm oder Autoklav) noch in MELAtrace freigegeben werden darf. Der Wert wird in Minuten angegeben. Zeitspanne zum Vorhalten von freigegebenen MELAtherm-Chargen [in h] Dieser Wert gibt an, wie lange ein in MELAtrace freigegebenes MELAtherm-Protokoll einer Beladung für den Autoklav zugewiesen werden kann. Der Wert wird in Stunden angegeben. Protokolle im Standard-Geräteverzeichnis und in Unterordnern suchen Wenn diese Option aktiviert ist, werden auch die Unterordner des Geräteverzeichnisses, d.h. das Monatsverzeichnis und gegebenenfalls der Ordner „DOPPELT“ nach Protokollen durchsucht. Beispiel einer Ordnerstruktur bei MELAG Geräten: Datenbank-Einstellungen HINWEIS Für Datenbank-Einstellungen, besonders für das Sichern der Datenbank wird dringend empfohlen, das Programm MELAtrace als Windows-Administrator auszuführen (Startmenü ´ MELAtrace ´ mit rechter Maustaste Als Administrator ausführen), da MELAtrace auf Systemdateien und -pfade zugreift. 29 Kapitel 5 – Administrator-Einstellungen In der Datenbank werden alle Beladungselemente inklusive Bilder, Standardchargen, Begründungen, Benutzerkonten, Gerätelizenzen, Beladungsdefinitionen und freigegebene MELAtherm- und SterilisationsProtokolle gespeichert. Standard-Dateiname für Sicherung Hier kann eine Bezeichnung für die MELAtrace Sicherungsdatei vergeben werden. Standard-Ordner für Sicherung Durch Klick auf kann ein beliebiges Verzeichnis auf dem Computer als Speicherort festgelegt werden. Standardmäßig ist der Backup-Ordner des Microsoft SQL Servers als Speicherort voreingestellt. Datenbank sichern/wiederherstellen Es wird empfohlen, vor einem Software-Update von MELAtrace eine Sicherung der Datenbank anzulegen. Datenbank sichern Um die Datenbank zu sichern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wenn die Datenbank nicht in dem voreingestellten Verzeichnis gespeichert werden soll, klicken Sie auf 2. 30 und wählen Sie ein beliebiges Verzeichnis auf dem Computer aus, Klicken Sie auf Datenbank sichern, um die Sicherung der Datenbank zu starten. Kapitel 6 – Hilfe-Center Datenbank wiederherstellen/importieren Soll z. B. auf einem anderen Computer MELAtrace ausgeführt und die Datenbank dorthin übertragen werden, können Sie diese zuerst sichern und wie folgt importieren/wiederherstellen: 1. Wenn die Datenbank nicht in das voreingestellte Verzeichnis geladen werden soll, klicken Sie auf 2. und wählen Sie ein beliebiges Verzeichnis auf dem Computer aus. Klicken Sie auf Datenbank wiederherstellen, um die Datenbank aus dem entsprechenden Verzeichnis zu importieren bzw. dort wiederherzustellen. Nach dem Wiederherstellen der Datenbank wird MELAtrace neu gestartet. Kapitel 6 – Hilfe-Center Im Hilfe-Center finden Sie weiterführende Informationen, z. B. diese Bedienungsanweisung oder Beispiele für Musterbeladungen für Autoklaven. Die Dokumente sind im PDF-Format hinterlegt. Daher muss ein Programm zum Öffnen von PDFDokumenten, z. B. der Adobe Acrobat Reader auf dem Computer installiert sein. 31 MELAG Medizintechnik oHG Geneststraße 6-10 10829 Berlin Deutschland E-Mail: [email protected] Verantwortlich für den Inhalt: Technisches Büro Technische Änderungen vorbehalten Ihr Fachhändler: BA_DE_MELAtrace_v0.docx | Rev.: 0 – 13/1401 Web: www.melag.de
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