Quelle: eigene Darstellung Dokumentenflussanalyse im Lebenszyklus von technischen Anlagen Johannes Schmidt, Christian Zinke, Andreas Nareike Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Zur Person Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Leipzig (URZ) Standardisierung Mitglied der Arbeitsgruppe „Global Service Protocol“ und Arbeitsgruppenleiter „AK Dokumentation“ des FGW e.V. Mitglied VDI 2770 „Digitale Herstellerinformationen“ Obmann Normenunterausschuss „Lebenslaufakte für technische Anlagen“ Obmann des Gremiums DIN SPEC 91303 „Digitale Lebenslaufakte für Erneuerbare-Energie-Anlagen“ Mehr zur Person http://bis.informatik.uni-leipzig.de/JohannesSchmidt https://www.xing.com/profile/Johannes_Schmidt118 2 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Inhalt Dokumente im Anlagenlebenslauf Dokumentenflussanalyse Zusammenfassung Dokument Arbeitstätigkeit Akteur 3 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumente im Anlagenlebenslauf Quelle: eigene Darstellung 4 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Lebenslauf eines Menschen Ausbildungsnachweis Schulzeugnis Geburtsurkunde Rentenbescheid Impfausweis ♥ Geburt Kleinkind Jugendlicher Erwachsener Rentner Quelle Personenicons: http://pictogram2.com; Quelle Dokumenticons: FontAwesome 5 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Anlagenlebenslauf Anweisung Zeichnung Genehmigung Bericht Protokoll Nachweis Konstruktion Errichtung Betrieb Demontage Quelle Dokumenticon: FontAwesome; Sonstige: eigene Darstellung 6 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Einführungsbeispiel Wiederkehrende Prüfung (WKP) einer Windenergieanlage Genehmigung Sachverständiger Typenprüfung Inbetriebnahmeprotokoll Prüfbericht Bedienungsanleitung WKP Wartungsprotokoll Prüfbericht Anlagenbetreiber Quelle: Bundesverwand Windenergie (BWE): Grundsätze für die „Wiederkehrende Prüfung von Windenergieanlagen“ 2012; eigene Darstellung Quelle Icons: FontAwesome 7 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Einführungsbeispiel Wiederkehrende Prüfung (WKP) einer Windenergieanlage Genehmigung Sachverständiger Behörde Typenprüfung Anlagenhersteller Inbetriebnahmeprotokoll Prüfbericht Bedienungsanleitung Instandhaltungsdienstleister Wartungsprotokoll Prüfbericht Anlagenbetreiber Sachverständiger Quelle: Bundesverwand Windenergie (BWE): Grundsätze für die „Wiederkehrende Prüfung von Windenergieanlagen“ 2012; eigene Darstellung Quelle Icons: FontAwesome 8 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Übergabe eines Kraftwerks Anlagenhersteller Gutachten Prüfbericht ? Inbetriebnahmeprotokoll Übergabe Bedienungsanleitung Datenblatt Anlagenbetreiber Plan Siehe auch: VGB Powertech VGB-S-831-00-2015-05-DE Quelle Icons: FontAwesome 9 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumente im Anlagenlebenslauf Viele unterschiedliche Beteiligte Steigende Zahl an (geforderten) Dokumenten Gesamter Lebenszyklus Unterschiedliche Art und Form Abhängigkeiten und Beziehungen Dokumentensätze und Mischdokumente Verweisungen Unterschiedlichste Motivationen Rechtliche und normative Vorgaben (Dokumentationspflicht) Innerbetriebliche Ziele Wissensmanagement 10 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Quelle: truds09, CC BY-SA 2.0 Befragung Befragung zum Wissensmanagement für technische Anlagen (durchführt Q2 – Q4 2015) Ergebnisse > 80% sind auf Gesamtdokumentation oder Teile davon angewiesen > 80 % kommunizieren täglich über Dokumentationen Anlagendokumentation ist von besonderer Wichtigkeit Vollständigkeit und Aktualität werden als schlecht oder eher schlecht eingeschätzt, insbesondere bei der Anlagendokumentation Quelle: Universität Leipzig, Veröffentlichung der Studie für Anfang Q4 2016 geplant 11 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumentenflussanalyse Quelle Icons: FontAwesome 12 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumentenbedarfe Dokumente bilden Arbeitsgrundlage beschreiben Tätigkeiten und technische Details geben Übersicht enthalten Erfahrungswissen warnen vor Gefahren Dokumente dokumentieren Arbeitstätigkeiten Digitale Rechtskataster geben Übersicht über Dokumentationspflichten Individuelle Dokumentenbedarfe häufig bekannt Aber: Gesamtauswertung schwierig 13 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Grundlagen zur Dokumentenflussanalyse Dokumentenfluss beschreibt Zusammenhänge zwischen Dokumenten(arten) über die Zeit Hilfsmittel, um zu untersuchen, wer welches Dokument wann für welche Arbeitstätigkeit benötigt Vgl. auch DIN ISO 15226 14 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Grundlagen zur Dokumentenflussanalyse Zeit Dokumentation Stoff Folge von Dokumenten über die Zeit Eingehend Ausgehend Folge von Arbeitstätigkeiten Beteiligte Gesetz Anlage Quelle Icons: FontAwesome 15 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Methode der Dokumentenflussanalyse Methodisch analytischer Ansatz Auch für schwach strukturierte Prozesse geeignet Ziele Identifikation von Dokumenten-, Tätigkeits- und Rollenbeziehungen Identifikation von Verfügbarkeitsproblemen und Dokumentationslücken Ableitung von Informationsflüssen Empirische und kollaborative Methodik Stark normenorientiert Quelle Icons: FontAwesome 16 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Notwendige Informationen für die Dokumentenflussanalyse + + + Quelle: Eigene Darstellung 17 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Potentiale der Dokumentenflussanalyse Inner- und überbetriebliche Anwendung Auch für Normungs- und Richtlinienarbeit Transparente Übersicht für alle Beteiligten Aufdecken von Verfügbarkeitsproblemen und Dokumentationslücken Verbesserte Kollaboration durch bessere Abstimmung Harmonisierung Grundlage für vertragliche Abstimmungen Grundlage für Einschätzung der Vollständigkeit der Gesamtdokumentation 18 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Analysewerkzeug DocReq Erfassung und Auswertung von Dokumentenflüssen Webbasiert Kooperativ Umfangreiche Auswertungen Graphen Vergleichstabellen Flexible Verknüpfung aller Informationen Im- und Export von Geschäftsprozessen Quelle: Eigene Darstellung 19 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Grundlegende Informationen Quelle: Eigene Darstellung 20 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Dokumente inkl. Bezug zu den Dokumentenarten Quelle: Eigene Darstellung 21 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Rechtskataster mit Gesetzen und referenzierbaren Textpassagen Quelle: Eigene Darstellung; Juristische Informationen bereitgestellt von Rödl & Partner durch REG-IS 22 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Interaktiver Graph Umfangreiche Filter Nach Gesetzen Nach Arbeitstätigkeiten Nach Lebensphasen Nach Rollen Nach Dokumenten … Hervorhebungen durch Klicken Quelle: eigene Darstellung 23 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Graphendarstellung von Dokumentenflüssen Quelle: eigene Darstellung, alle Rechte vorbehalten 24 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Zusammenfassung Quelle: brewbooks, CC BY-SA 2.0 25 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Zusammenfassung Bedeutung der Dokumentation Anlagenkomplexität Anzahl der Beteiligten Lebensdauer Dokumentenflussanalyse Normativ Empirisch Werkzeug DocReq Erfassung und Auswertung von Dokumentenflüssen 26 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Kontakt Universität Leipzig Universitätsrechenzentrum Augustusplatz 10 04109 Leipzig Internet: http://www.bis.uni-leipzig.de/ JohannesSchmidt Telefon: +49 341 97-32280 E-Mail: [email protected] Forschungsprojekt CVtec Ein integratives Rahmenwerk zum ganzheitlichen Wissensmanagement im Lebenslauf von technischen Anlagen Gefördert durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) Laufzeit 09/2014 bis 08/2016 Webseite: http://www.cv-tec.de 28 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Konsortium und Partner Forschungskonsortium Partner < 29 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016 Bildnachweise „Day 31: Read Up!“, truds09 (Flickr), CC BY-SA 2.0 https://goo.gl/r4iETi „200 pair telephone cable model of corpus callosum”, brewbooks (Flickr), CC BY-SA 2.0 https://www.flickr.com/photos/brewbooks/7780990192 CC BY-SA 2.0 https://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/ 30 Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg, 21.06.2016
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