Enterprise PDF Rendition – Erzeugung von PDFs unternehmensweit richtig angehen www.Luratech.com Seite 1 Inhalt Status Quo in Unternehmen und Institutionen ................................................................ .................................................. 2 Enterprise Rendition – was ist das? ................................................................................................ .................................... 3 Technik/ Anforderungen................................................................................................ ................................ ...................................................... 4 Sicht der IT-Administratoren ................................................................................................ ................................ ............................................... 4 Die Lösung: LuraTech Rendition Server................................................................ ............................................................... 5 Blick unter die Haube ................................................................................................ ................................ .......................................................... 5 Fazit: ................................................................ ................................................................................................ .................................................... 8 Statuss Quo in Unternehmen und Institutionen Nicht selten sind in Unternehmen unterschiedlichste Werkzeuge im Einsatz, um Dateien nach PDF zu konvertieren oder PDF-Dateien Dateien zu erstellen. Kaum einer hat den Überblick, welche Lösungen in welcher Abteilung oder am Arbeitsplatz rbeitsplatz der Mitarbeiter installiert sind. Der Posteingang konvertiert gescannte Dokumente nach PDF/A-2u, PDF/A aus E-Mails werden PDF/A-3b-Dateien und aus SAP-Journalen PDF 1.4-Dateien erzeugt … Die ie Liste lässt sich, je nach Unternehmensgröße, Unternehmensgröße nahezu endlos fortsetzen. Zu diesen geplanten Szenarien kommen die ungeplanten hinzu. Typisches Beispiel ist die „Speichern als“-Funktion, Funktion, die immer mehr Softwareapplikationen anbietet.. So komfortabel das ist, wird jedoch auch damit der PDF--Zoo immer größer, da sich kaum m ein Mitarbeiter beim Ausführen darüber Gedanken macht, welche Haken er bei den Einstellungen setzen sollte. Last but not least, bringen Mitarbeiter eigene Freeware ins Unternehmen, um PDFs zu erstellen. Dies führt dazu, dass die Kontrolle darüber, wie in Unternehmen PDF-Dokumente PDF zustande kommen, mehr oder weniger verloren gegangen ist. Dieses White Paper beschreibt eine Herangehensweise, wie die PDF-Erzeugung PDF Erzeugung so abgebildet werden kann, dass die Qualität einheitlich ist und entsprechenden Compliance-Anforderungen rderungen standhält. www.Luratech.com Seite 2 Enterprise Rendition – was ist das? Wie kann eine hohe einheitliche PDF-Qualität Qualität für alle Systeme erreicht werden? Wie können auf Dokumente bezogene Richtlinien (Document Policies), beispielsweise eine einheitliche Dateihaltung im PDF/A-Format, PD unternehmensweit umgesetzt werden? Wie können regulatorische Anforderungen, beispielsweise aus der Verfahrensdokumentation oder die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD (GoBD), erfüllt werden? Wie kann im Rahmen eines Audit Trails oder einer Compliance-Überprüfung Compliance Überprüfung nachgewiesen werden, wer welches Dokument bearbeitet hat? Wie erfolgt zur Beweissicherung eine lückenlose Protokollierung der dokumentenbezogenen Prozesse? Seit geraumer Zeit taucht immer öfter der Begriff „Enterprise Rendition“ auf. Wikipedia hat dafür folgende Definition parat: „Rendern (engl. ( to render)) bezeichnet die Erstellung einer Grafik aus einer Skizze, einem Modell oderr Rohdaten wie z.B. Geoinformationen. Davon abgeleitet bezeichnet der Begriff in der Informationstechnik das endgültige Fertigstellen eines (…) angefertigten Rohdesigns, das durch das Rendern erst zu einem endgültigen Bild wird.“ Auf die Welt der Dokumente übertragen bedeutet Enterprise Rendition die unternehmensweite Darstellung von Dokumenten. Ziel von Enterprise Rendition ist,, Dokumente unabhängig davon, mit welchem IT--System sie im Unternehmen erzeugt werden und welches Format sie ursprünglich hatten bzw. zw. aus welcher Quelle sie stammen, einheitlich abzubilden. abzubilde Dazu gehört eben das Konvertieren, Erzeugen, Bearbeiten und Prüfen von PDFs. Auch andere Ausgabeformate Ausgabef sind denkbar. Mit Enterprise Rendition erfolgt eine kontrollierte Dokumentenerstellung. Es empfiehlt sich dabei, die Prozesse rund um die Erstellung in einem Shared Service zusammenzuführen und zu zentralisieren (Document Conversion as a Service). Denn so haben die Experten die Kontrolle Kontrolle, die Anwender können sich definierter Konvertierungsprozesse Konvertierungsprozes bedienen und werden von technischer Unsicherheit entlastet. Dabei wird – quasi nebenbei – der vorhandene Zoo an Tools zur Erstellung bzw. Konvertierung nach PDF durch eine zentrale Komponente abgelöst, was wiederum den Pflegeaufwand und die Lizenzkosten reduziert. Nach einer Studie mit dem Titel „Shared Services in Government“ der Unternehmensberatung A.T. Kearney erzielen öffentliche Einrichtungen Einsparungen von mehr als 20 % in ihren IT-Systemen IT und an Verwaltungsaufwand. Das Ergebnis ist eine standardisierte rdisierte Rechenzentrumsarchitektur, die die Prozesse gesteuert auf die Server Infrastruktur verteilt, sodass Anwender in einer akzeptablen Antwortzeit ihre Dokumente bearbeitet zurückerhalten. www.Luratech.com Seite 3 Als Einsatzgebiete sind alle Bereiche einer Unternehmens-IT Unternehmens denkbar, enkbar, in denen Dokumente konvertiert, erstellt oder bearbeitet werden müssen: Warenwirtschaft, SAP, Archiv, Datenbank, Input-Management, ment, Fachanwendung, Workflow, E-Mail-Client, E Client, Sharepoint, Output Output-Management, Document Composing, CRM-System, System, ECM-System, ECM EAI, DMS-System, BPM, Big-Data, Data, Mobile Applications ... Folglich kann der Shared Service sowohl vom Client als auch über den Server, die Backend- oder Cloud-Systeme Systeme angesprochen werden. Technik/ Anforderungen Es empfiehlt sich, beim Enterprise Rendition auf au Web Services zu setzen. Denn sie sind einfach in eine vorhandene IT-Landschaft Landschaft integrierbar, da sie universell adressierbar und mit jedem Rechner oder sonstigen Endgerät, wie beispielsweise einem iPhone oder Tablet, Tab erreichbar sind unabhängig von der Programmiersprache. Darüber hinaus können sie über eine sich selbst beschreibende Schnittstelle, die Web Services Description Language (WSDL), einfach und plattformunabhängig verwendet werden. Allerdings sollte die Größe der lokalen Nutzdaten (Payload) beacht beachtet werden. Die standardisierte Rechenzentrumsarchitektur muss dynamisch skalierbar sein, indem sie Lasten verteilt (Load Balancing) bzw. Ressourcen ohne Ausfallzeit bei Bedarf hinzufügt oder wieder abschaltet. Natürlich muss auch eine hohe Betriebssicherheit ohne Ausfälle gewährleistet sein. Ein virtualisiertes Rechenzentrum, gerne auch als „private „ Cloud“ bezeichnet, kann im Bedarfsfall über eine elastische Cloud wie z.B. Amazon EC2 erweitert werden. So können auch größte Spitzenlasten reibungslos abgefangen abgefa werden. Achtung: Auf Datensicherheit achten! Damit Enterprise Rendition reibungslos funktioniert, setzt die IT-Abteilung unterschiedliche Workflows auf, beispielsweise zum Konvertieren der digitalisierten Dokumente im Posteingang oder für die E-Mail-Archivierung. rchivierung. Diese werden bei Bedarf von den Abteilungen oder Devices gestartet und können parallel ablaufen. Dabei ist eine umfangreiche, mehrschichtige Prioritätensteuerung unabdingbar, sodass niemand auf die Erledigung seiner Jobs warten muss. Stehen be beispielsweise umfangreiche Dokumente zur Konvertierung nach PDF/A an, sollten die Seiten auf mehrere Instanzen verteilt werden. Außerdem sollte das System protokollieren, wer was in Auftrag gegeben hat, damit eine entsprechende korrekte Zuordnung auf die jeweiligen jeweiligen Kostenstellen erfolgen kann. Sicht der IT-Administratoren Administratoren Der IT-Administrator verwendet die Web-Management-Schnittstelle für das Konfigurieren und Monitoring. Diese ist in vorhandene Standard-Software Standard Software wie Cacti zum Sammeln von Messwerten www.Luratech.com Seite 4 oder Nagios agios zum Überwachen eingebunden. Das gewährleistet einen robusten, reibungslosen Betrieb.. Im Bedarfsfall, beispielsweise beim Netzwerkausfall oder bei defekten Dateien kann der Administrator entsprechend eingreifen. Das System selbst sollte sich aber auch eigenständig überwachen können, um so die Performance und gleichmäßige Auslastung sicherzustellen. Die Lösung: LuraTech Rendition Server Die LuraTech, ein Unternehmen der Foxit-Gruppe, Foxit Gruppe, hat auf diesen Bedarf reagiert und den Rendition Server als eigenständiges ndiges Produkt entwickelt. Dabei handelt es sich um einee Plattform zur Implementierung von Prozessen zur Dokumentenkonvertierung.. Mit ihr stellen Unternehmen sicher, dass PDFs in gleichbleibender Qualität konvertiert, erzeugt, bearbeitet und geprüft werden werden. Auch andere Ausgabeformate sind möglich. Dies Die erfolgt unabhängig von den IT-Subsystemen Subsystemen und der Quelle bzw. dem Format der zu verarbeitenden Datei. Die einfach über eine Web Web-ManagementKonsole zu verwaltende Software beinhaltet sämtliche erforderlichen Konvertiermodule, onvertiermodule, die auf der LuraTech- bzw. der Foxit-Technologie echnologie basieren. Weitere können, dank der offenen Schnittstellen, einfach integriert werden. Auch sind beliebig viele Server zur Verteilung der Jobs (Load Balancing) anbindbar, um Spitzenlasten abzufangen. abz Sämtliche Komponenten können redundant betrieben werden. Blick unter die Haube Eine LuraTech Rendition-Server-Installation Installation besteht aus mindestens zwei Nodes. Ein Node lässt sich mit einem Server (physikalisch oder virtuell) gleichstellen. Die Architektur Architektur des Rendition Servers unterscheidet zwischen zwei Arten von Nodes: ein oder mehrere Managing Nodes und ein oder mehrere Worker Nodes. Der Managing Node stellt verantwortlich den Conversion-Web-Service Service zur Verfügung und übernimmt das Handling der Requests mit den dazugehörigen Work Items. Weiterhin hält dieser die Verbindung zur Datenbank und kümmert sich um alles, was Betrieb, Monitoring und Controlling betrifft. Ein Worker Node ist ein „Arbeitsserver“. „Arbeitsserver Er hat wenig Kenntnis über seine Umgebung und den gesamten Rendition-Server-Verbund. Verbund. Den Worker Nodes werden ihre Arbeitspakete (Work Items) direkt von dem Managing Node zugeteilt. Dieser ist als Schnittstelle zwischen der Außenwelt und den einzelnen Worker Nodes konzipiert. www.Luratech.com Seite 5 Jeder Konvertierungsauftrag sauftrag beginnt mit einem Request, gestellt an den Conversion Conversion-Web-Service. Ein Request enthält die Eingabe- und Ausgabebezeichnungen, sowie die ausgewählte Strategy mit den vom Client hinzugefügten Properties. In der jeweiligen Strategy ist festgelegt, we welcher Prozess mit welchen Standard Properties durchgeführt werden soll. Diese Strategies werden im Managing Node hinterlegt und beziehen sich immer auf einen Assembly Line Type. Ein Assembly Line Type besteht aus einer oder mehreren Stations in einer fest definierten Reihenfolge. Sie kann sowohl Standard Stations als auch Custom Stations beinhalten. Eine Station ist jeweils auf eine Teilfunktion des Konvertierungsprozesses spezialisiert. Über die Stations können Funktionen, die in mehreren Assembly Line Types Types identisch benötigt werden, einmalig und an einer Stelle definiert werden. So wird die Qualität erhöht und doppelter Code vermieden. Custom Stations werden in der Regel von Kunden oder Partnern gebaut gebaut. Sie unterstützen und liefern Funktionen, die der LuraTech L Rendition-Server-Produktstandard Produktstandard nicht anbietet. Custom Stations werden dem Rendition Server als .Net Assembly über die Custom Station Plug Plug-in Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Damit die Stations diese verwenden können, müssen sie zunächst in einer Custom Assembly Line Type eingebaut werden. In einem Request wird dann die www.Luratech.com Seite 6 entsprechende Custom Strategy (die sich auf diesem Custom Assembly Line Type bezieht) angegeben. Custom Stations implementieren das Station Interface und können daher auch zu zusammen mit LuraTech Standard Stations in einem Custom Assembly Line Type zusammengestellt werden. Dadurch lassen sich hocheffiziente und leistungsfähige Assembly Lines modellieren, ohne sich mit Details auseinandersetzen zu müssen. Der Managing Node nimmt das Request entgegen und erstellt daraus ein oder mehrere Work Items. Diese Work Items werden dann parallel von den Worker Nodes verarbeitet. Am Ende des Verarbeitungsvorganges erhält der Managing Node alle Work Items zurück und retourniert dann die passende nde Response. Auch im Managing Node gibt es eine Möglichkeit, über eine Plug Plug-in Schnittstelle fremden Code auszuführen. Dort kann z. B. in die Work-Item-Verteilung Verteilung eingegriffen werden. Ein Work Item entsteht in einem Managing Node und wird in der Regel an einen Worker Node geschickt, der es nach der Verarbeitung wieder zurück an n den Managing Node sendet. Work Items werden nicht zwischen Worker Nodes hin und her geschickt. Alle Work Items werden daher frei nach der aktuellen Worker-Node-Auslastung Auslastung und Work-Item-Priorität geplant. www.Luratech.com Seite 7 Fazit: Der LuraTech Rendition Server ist die Grundlage für eine betriebssichere, hoch skalierbare Infrastruktur zum Betrieb von Prozessen zur Dokumentenkonvertierung in gleichbleibend hoher Qualität. PDF-Erzeugung und -Bearbeit Bearbeitung ung wird damit zentralisiert zur Verfügung gestellt. Unternehmen können auf Dokumente bezogene Richtlinien (Document Policies) umsetzen, regulatorische Anforderungen mit entsprechenden Verfahrensdokumentationen, Audit Trails oder Compliance-Überprüfungen erfüllen rfüllen und haben in einem System alle Daten, um die Services mit den Mandanten, z.B. Niederlassungen oder Abteilungen abzurechnen. Damit ersetzt der LuraTech Rendition Server zahllose, dezentral aufgesetzte PDF-ExportPDF und -Konverterlösungen. Konverterlösungen. www.Luratech.com Seite 8
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