サイボウズ Office on cybozu.com 少人数セミナー サイボウズ Office 活用 (初級編) サイボウズ株式会社 長山悦子 自己紹介 • サイボウズ Office のプロモーション担当 主なお仕事は、 ユーザーの皆様に 「サイボウズOffice」の魅力を さらに！知っていただく ことです。 サイボウズ株式会社 長山 悦子 本日のセミナー サイボウズOfficeの活用方法や 便利な機能をお伝えして さらに便利にお使い頂きたい 本日のセミナー内容 【実機セミナー】 【個別相談】 16:40〜17:10 14:00〜15:20 1部：基本機能 15:30〜16:30 2部：カスタムアプリ 社員が個別で ご相談を伺います （希望者のみ） 今日の参加者のみなさま 業種 グループウェア利用経験 2年くらい 1年未満 1名 4名 食品、学校、自動車、電子 機器 カスタムアプリ活用 使ってない 4名 使ってみたいが、使い方がわからない 1名 活用しているが、うまく活用できていない 2名 ご利用いただいている機能 自己紹介タイム - お名前 ‐ 所属先のご紹介（会社の事業、担当部署など） - サイボウズ Office の活用状況、やってみたいことなど じゃんけん 自己紹介タイム - お名前 ‐ 所属先のご紹介（会社の事業、担当部署など） - サイボウズ Office の活用状況、やってみたいことなど サイボウズ Officeを活用するための ３つのポイント 顧客対応 の向上 製品・サービス の向上 社内 コミュニケーション の向上 サイボウズ Office 基本機能の紹介 仕事の依頼 → メッセージ ← 連絡したい相手を選択 ← 議題テーマ メリット1： 例えばメッセージは、メールと違って 1回のやりとりごとに 情報がバラバラになることがないので、 メールを整理する手間が省ける。 過去のやりとりも時系列で追いやすくなる。 ← 日々の業務連絡を蓄積 仕事を進める → メッセージ メリット2： お互いが好きな時間にやりとりできるので、 会議を開くより早く、直接話すより相手の邪魔をせず、 気軽にやりとりができる。 その結果、人と人が繋がり、 コミュニケーションが活性化される。 ←アドバイス ←アイディア ←突っ込み ←意見 ←回答 ←質問 資料を保管する → ファイル管理 メリット3： 過去の資料などの情報資産を、 後から検索・閲覧・再利用することで皆で活用できる。 打合せをする → スケジュール予約 メリット4： たとえば、会議室やスケジュールの調整。 連絡⇒調整⇒決定まで数日かかっていたものが、 3分で済むようになる。 議事録を共有する → 報告書 メリット5： 参加者を自動で選択して議事録を共有 関連ファイルもまとまる アドレス帳と連携して情報を蓄積 全社に告知する ～掲示板 メリット6： 紙で回覧していた企業様なら紙代印刷代の節約。 紙や会議での口頭伝達が数日かかることで起こる機会損失の削減。 何より、書込だけで全社に共有できるので、 今まで情報共有にかかっていた人件費が節約できる。 費用の承認を得る → ワークフロー ←アドバイス メリット7： ←アイディア 自宅やモバイルからも承認可能となるため、 業務スピードが速まる。 ←突っ込み ←意見 ←回答 ←質問 タスクを管理する → プロジェクト メリット8： 業務が見える化されて、仕事が漏れがなくなる。 調整が必要なタスクも一目で分かる。 ( サイボウズ Office の導入効果 生産性の向上 チームワークを 強化 調整コストの 削減 電子化による コスト削減 情報資産の 活用 迅速な 意思決定 業務の見える化 情報の一元化 サイボウズ Office の特長 サイボウズ Office の特長 1） 各機能がシームレスに連携 情報資産 アドレス帳 になる （顧客／取引先情報） 書き込み やすい 報告書 データベース スケジュール （カスタムアプリ） TODOリスト みやすい ファイル管理 プロジェクト 掲示板 メッセージ サイボウズ Office の特長 2）コミュニケーションのしやすさ 手軽 書き込み やすい リアクションしやすい サイボウズ Office の特長 3） カスタマイズできる柔軟性 みやすい 書きやすい トップページ カスタムアプリ 毎日 見たくなる デザインギャラリー 第1部： 基本機能 実際の画面をみてみましょう 第2部： カスタムアプリ カスタムアプリとは 誰でもかんたんに作成できるwebデータベース カスタムアプリとは データベース 入力フォーム 思いついたら あっという間にデータベースと 入力フォームが完成します。 データの保存と共有 顧客対応部門 クレーム管理アプリ 場所や役割を問わず、 必要な情報はみんなで共有 営業部門 商談進捗管理アプ リ 1つのアプリにつき、999,999,999個までデータを登録できます。 ご利用いただくには・・・？ 実際の画面をみてみましょう 活用シーン 活用シーン 様々な部門で、 様々な用途に活用できるのが カスタムアプリ最大の魅力です 開発部門 人事部門 製品の改善要望・タスク管 理 採用管理・社内アンケート 営業部門 総務部門 見積り依頼・商談管理 備品管理・お礼状・お歳暮 フィールドワー ク 訪問対応管理・調査報告 サポート部門 FAQ・クレーム管理 機能のご紹介 データの検索 必要な情報を クリックだけで一発検索 更に詳細な条件を指定して 検索する事も可能 データの集計 単純集計・クロス集計もクリックひとつで集計 集計ボタン 集計の種類 グラフと表の表示を選ぶことができます 担当の割り振り ステータス管理も可能 割り振られたタスクの 件数を自動で集計表示 入力作業の効率化 リレーション機能でデータを自動挿入 挿入 ボタン 他アプリのデータを 自動挿入 データに関する議論 カスタムアプリに登録された データについて、掲示板のように コメントをつけることができます。 ？ ！ グループウェアとの連携 担当タスクの締切日は カレンダー上でお知らせ よく使うアプリは、トップ ページのパーツとして 設置できる 自分が担当の未処理・ 未確認タスクはトップページ でお知らせ カスタムアプリのメリット ★動きがあるものをタイムリーに確認できる ★情報を集約できる 社内の情報を・・・ □ Excelで管理している □ 紙で管理している □ メールや口頭ベースで、個人間でやりとりをしている ⇒ こんな場合はカスタムアプリにチャレジしてみてください！ 今日ご紹介する機能 アプリを作る ▼ 項目を設定する ▼ 見ためを整える 【基本の操作】 【便利な機能】 【応用編】 集計 アクセス 権 リレーション ステータス管理 通知 設定方法 運用管理 ＞ 詳細設定 機能設定メニューは ほぼ全部 ここにあります。 設定方法 設定で悩んだら マニュアル or インフォメーションセンターへ 機能設定メニューに対応した マニュアル表記です。 ▼マニュアル http://manual.cybozu.co.jp/office/admin_app/ customapp_manager.html 【基本の操作】 ・ アプリを作る ・ 項目を設定する ・ 見ためを整える アプリの作成方法 cv cv ① テンプレートから作成 ② ゼロから自分で作成 cv DBM cv ③ CSVファイルから作成 ④ DBMファイルから作成 実際に作ってみましょう 【便利な機能】 ・ 絞り込み ・ 集計 ・ アクセス権 ・ 通知 【応用編】 ・ リレーション機能 ・ ステータス管理
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