第23章電話の応対

第25章
FAXのマナー
【Point1】送信票はつけるのが原則！
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送信票は、あとに続く文書の表紙としてつけ
る場合もあれば、送信票に書かれた内容自体
が本題であることもある。
“ファックスが先方のオフィスで迷子にならず確
実に相手に届くように”“送った枚数が確認で
きるように”“相手が返事をするときに返信先が
すぐわかるように”といった配慮から、送信票
に盛り込む内容は決まっており、会社ごとや
部署ごとに用紙がつくられているはずだ。
【Point2】「送りっぱなし」にしてい
ないか？
ファックス機の性能も高くなりトラブル
も少なくなっているので特に急がな
い用件は送りっぱなしにしてもいい
【Point3】受信用紙は相手持ち
実際に用紙代が問題にならなくても、マナーの
上では「相手の紙をつかう」という気持ちは必
要だ。マナーはいつも相手の立場に立つこと
から始まる。
☆書類が多い場合、急がない場合は宅急便、
バイク便などを使う
【Point4】ファックスで送っては
いけないもの
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・儀礼的な内容の挨拶文
・お礼状、詫び状、お祝い状、お見舞状、お悔や
み状など、気持ちを伝えるために書くもの
・人事照会など個人のプライバシーに関するもの
や内密な相談ごとなど、社内とはいえ担当者以
外に見られたくない内容が含まれるもの
・相手の手元で保存することを前提としたもの
・大量のもの
・細かい文字や図版が含まれるもの、原稿の印
字が薄いもの
【Point5】ファックスの文面に挨拶は必
要？
★電話してからファックスを送る場合は、「さきほ
どの……について、ファックスをお送り致しま
す」と用件から入ってもいいだろう。
★事前電話なしで送る場合は、
「いつもお世話になっております。さて、……」
「日頃は格別のご愛顧をいただき、ありがとうご
ざいます。さて、……」
送信票に
「時下(じか)、ますますご清栄(せいえい)のこと
とお慶(よろこ)び申(もう)し上(あ)げます。平素
(へいそ)は格別(かくべつ)のお引(ひ)き立(た
)てを賜(たま)わり、厚(あつ)く御礼申(おれい
もう)し上(あ)げます」と
印刷している会社もあり、これだといつでも用件
から入れるので便利だ。

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