平成27年度 公益社団法人山形県看護協会 新「会員情報管理体制」について 平成28年3月14日（月） 公益社団法人山形県看護協会 会員管理担当 0 本日の内容 1. 新体制に至るまでの経緯 2. 新体制の目的・ポイント 3. 新体制の変更点 4. 今後のスケジュール 5. 会員さんへの周知 6. 会員管理業務改善－改善の全体像 7.会費の納入方法と取りまとめ 8.各種の具体的な流れ ① 平成２９年度用・会員継続申請書の流れ ② 新規入会申込書の流れ ③ 施設で現金取りまとめ(銀行振込)による集金の流れ ④ 「施設移動（県内）」の流れ ⑤ 「他県へ移動」の流れ ⑥ 「退会」の流れ 9. H28～29年度以降の「会員証」送付について 10. 「マイページ」でどんなことができるの？ 11. 入会受付期間及び会費の納入 12 . 年会費と会館建設積立金について 1 1. 新体制に至るまでの経緯 1)会員数の増加・・・ みなさまのご協力により、年々会員は増えています。 ここ15年で比較してみると・・・ 山形県看護協会会員数 平成12年度：6,591名 日本看護協会会員数 およそ 1.1倍 1.4倍 平成27年度：7,449名 平成12年度：496,315名 平成27年度：707,763名 全体の継続者の割合・・・ 約9割 ほとんどが 継続者 2)施設担当者の負担・・・ 会員増により、従来の紙ベース の申込方法は手続きと会員証の 発行に多くの時間がかかり、会 員さんへ届くまでのタイムラグ が大きい。 毎年度の手続きが大変 多額の現金を預かるため、リスクが大きい 入会手続き方法の変更の必要性 2 2. 新体制の目的・ポイント 1)目 的 ①施設担当者の事務作業軽減、現金取り扱いのリスク軽減 ②入会組織率の維持・向上 ③会員サービスの充実・向上 2)ポイント ①会員サービスに関すること a)マイページ機能を開設します。 b)会員証の永年化を実施します。 c)研修受講履歴の参照を可能とします（提供時期は未定）。 ②入会手続きに関すること a)新規入会の手続きを従来どおり、紙での申込書としま す。 b)継続会員の入会手続きを簡略化します。 ③会費の徴収に関すること a)会費の納入について、口座振替（自動引落し）を導入します。 3 3. 新体制の変更点 1)会員証のリニューアル ①会員証をプラスチックカードにリニューアル ②スマートフォンなどで確認できる電子会員証の導入 2)毎年の会員継続手続きの簡略化 ①毎年記入していた継続申請書の提出不要 3)会費支払いに口座振替（自動引落）を導入 ①会員さん個人の口座からの会費の自動引き落としが可能 ②口座振替が難しい場合は、現金での施設ごとの取りまとめも可能 4)WEB上に会員1人1人のマイページを開設 ①会員情報の確認が可能（将来的には研修受講履歴も確認できるようになります） ②住所、勤務先変更などの届出が可能 5)施設とりまとめ者向けに専用の施設WEB機能を導入 ①施設に所属する会員の入会手続きや会費納入状況を施設WEBで参照 4 4. 今後のスケジュール H27. 11月～ 平成28年度入会案内送付 入会手続き開始 （従来どおり） 平成28年度の入会は現行の手続きです。 H28. 夏頃～ 新会員証（硬質カード）配布開始 平成29年度会員継続申請書兼口座振替依頼書 配布開始 「施設用ＷＥＢ］利用申請書の配布開始 平成28年6月末時点の会員情報で申請書、新会員証 一斉配布（それ以降は都度配布） 平成28年度は新旧2枚の会員証発行 新会員証が届いても旧会員証の返却は不要 平成29年度から口座振替で会費を納入する場合は、 口座振替依頼書を提出 H28.10月～ 新システム稼動 マイページ・施設用ＷＥＢの開設 H28.11月 ～ 口座振替が難しい場合、会費とりまとめ施設の手続き 開始（従来と同じくらいの時期を予定） H29.1月27日 口座振替実施 5 5. 会員さんへの周知 協会ニュース（H27.5月号） 案内のチラシ（H27.5月） （日本看護協会ガイドブックとともに配布） 今後も引き続き、協会ニュース やチラシ、リーフレット等で 変更のポイントについて ご案内していきます 協会ニュース （H27.7月号） （H27.9月号） 6 6. 会員管理業務改善 － 改善の全体像 ・ 施設担当者の事務作業軽減、現金取り扱いのリスク軽減を目的に、今までの 「会員 山形県看護協会 日本看護協会」間の流れを、平成２９年度入会か ら、「事務委託会社」と「収納代行会社」が入り、情報システムを中心に双方向 で任務を担います（委託会社の連絡先は後日文書でご案内します）。 会 員 入会促進・問合せ対応 県協会 施設会員 入会申込書の配布 入会申込書の提出 入金 入金 会員情報の参照 事務委託会社 申込書の データ化 （株)アグレックス 個人会員 小規模施設 訪問看護 未就業者等 会員情報の 参照 永年会員証の発行、 会費のお知らせ配布 新規個人会員はインターネット入会 マイページの開設 会費納入 口座振替・銀行振込 日看協 情報システム 東芝情報シ ステム(株) 収納代行会社 SMBCファイナン スサービス(株) 会費の 振り分け 会費の流れ 書類の流れ データの流れ 7 7. 会費の納入方法と取りまとめ ４月以降、各施設代表者様に施設毎の「会費納入方法」と「施設ＷＥＢ利用」について、 アンケートにより確認をさせていただきます。内容は以下のとおりです。 Ｑ１．＜納入方法＞ ア．口座振替（各会員の口座から会費の引き落しを行います） イ．施設で現金を取りまとめて銀行振込（施設内で会費を取りまとめ、銀行振込で お支払頂きます。後日、施設毎の振込口座ご案内をします。） ウ．口座振替と施設取りまとめの両方を利用する（両方を利用しないと継続会員が増える懸念が ある場合） ＊ イの銀行振込は振込手数料が施設負担となります。 ＊ ウの両方を利用した場合、入金タイミングが異なるので会員証配布も ばらばらとなる煩雑さがあります。“やむを得ない場合”と察します。 ☆ 施設代表者様の事務作業軽減及び手数料負担減のため、なるべく口座振替にされることを おすすめします。簡単で安全に会費を納入していただけます。どうぞご協力をお願いします。 Ｑ２．＜施設ＷＥＢ利用＞ ア．インターネットに接続できる環境（パソコン）がある イ． インターネットに接続できる環境（パソコン）はない ★ 施設代表者様は「施設用ＷＥＢ」で、各施設会員の入会手続きや会費の納入状況が確認できる ようになります。施設用ＷＥＢの利用申請に基づきユーザーＩＤとパスワード発行通知書に 操作マニュアルを添付し、施設宛に送付します。施設会員の取りまとめをよろしくお願いします。 8 ８-① Ｈ29年度用・会員継続申請書の流れ • 継続申請の場合 ※ ３０年度からは事務委託会社から直接、各施設・個人に個別封入で 入会案内（会費のお知らせ）が送付となります。 29年度は「平成29年度会員継続申請書」と言う名称で、継続者全員 提出となりますが、30年度からは「平成30年度会費のお知らせ」と いう名称に変わり、変更者のみ提出となります。 H29年度 会員継続申請書 兼口座振替依頼 書 H29年度 会員継続申請書 兼口座振替依頼 書 施 設 H29年度会費 のお知らせ 各県 協で作 成 H29年度会費 のお知らせ ②会費額の案内を添え て施設・個人へ順次発送 H29年度 会員継続申請書 兼口座振替依頼 書の取りまとめ 個人会員 H29年度 会員継続申請書兼 口座振替依頼書 山形県看護協会 ③継続される会員で口 座振替の選択をした場 合は、12月15日までに 返送 H29年度 会継続申請書兼 口座振替依頼書 H28年6月末 のJNAS情報 を基にプレプ リント ③継続される会員で口 座振替の選択をした場 合は、12月15日までに 返送 ①H28.8月頃、事務委託会社から県協会へ「H29年度会員 継続申請書兼口座振替依頼書」を発送 手続き終了 事務委託会社 手続き終了 9 ８-② 新規入会申込書の流れ ・ 新規入会の場合 ☆新規個人会員は書面入会、又はインターネット 入会の方法があります。 施 設 入会申込書・口座 振替依頼書 ①県協会 に必要枚 数を要求 入会申込書・口座振 替依頼書 入会申込書・口座 振替依頼書 ②必要枚数の入会申込書類を 施設・個人へ送付 山形県看護協会 ③入会希望者に入会申込書類を配布し、 必要事項が記入された入会申込書・口 座振替依頼書を取りまとめて事務委託 会社へ送付 入会申込書・口座 振替依頼書 手続き終了 事務委託会社 個人会員 ①県協会 に要求 入会申込書・口 座振替依頼書 インター ネット ①インターネットから入会手続 きを実施 ・初年度の会費納入方法に口 座振替を選択 ・収納代行が準備する口座振 替契約申込画面で会費納入者 が口座情報を入力 ・マイページで入会状況を確認 可能 手続き終了 10 ８-③ 施設で現金取りまとめ（銀行振込）による集金の流れ ☆ 口座振替が難しい場合は施設で現金取りまとめの方法もありますが、振込手数料は 施設払いとなります。また、次年度から口座振替に変更も可能です。 ・ 継続会員の場合 施 設 ②会員情報変更届及び会費を 施設で取りまとめる。 ③会員情報変更届 があった場合は、事 務委託会社へ送付 ④施設毎の振込先口座 へ振込（ご利用明細を受 け取る） 振込時に振 込手数料を施設で負担 ①30年以降、お知 らせ書類、振込額 と対象者の一覧を 作成し、施設宛に 送付 事務委託会社 ⑤振込額と対象者を 書面送付（県協会で 登録）、又は施設用 WEBで対象者を登録 山形県看護協会 収納代行会社 ・ 新規入会の場合 ① 入会申込書類を取り寄せ、入会希望者の申込書を取りまとめ事務委託会社へ送付す る流れは、新規入会の口座振替の場合と同じです。 ② 施設で会費を取りまとめ施設毎の振込先口座に振込む流れ、振込額と対象者を県協 会に書面送付又は施設用WEBで登録の流れは上記継続会員の場合と同じです。 11 ８-④ 施設移動（県内）の流れ ◆ 連絡の方法はアイウの３つの方法があります。何れかの方法で手続きをお願いします。 会員の移動連絡をいただくことにより会員数が把握でき、広報誌等の配布も的確に行えます。 会 ①－ウ 県協会 に電話か通知で 施設移動を申し 出る 員 ①－ア マイページ で施設移動申請を 行う ②施設移動の 申請を登録 山形県看護協会 ③申請を 承認 情報システ ム ①－イ 会員情報 変更届を記入、事 務委託会社へ送付 ④申請を 承認 日本看護協会 事 務 委 託 会 社 ◇ 新しい施設に移ってから「会員情報変更届」の記入をお願いします。下段の「口座振替依頼書」 は切り離さず、そのまま提出ください。 ◇ 施設移動の場合、会費納入方法が変わる可能性があります。移動先の納入方法になりますので、 施設代表者にご確認いただき、申請が必要な場合はお願いします。 ◇ 施設ＷＥＢで所属会員の勤務先情報を変更することはできませんので、県協会に連絡ください。 ＊ 毎年４月に、「会員数把握調査表」を提出いただいておりましたが、２９年度については今後 検討し、お知らせします。２８年度は今まで通り、 「会員数把握調査表」提出をご依頼いたします。 12 ８-⑤ 山形県看護協会から他県へ移動の流れ ◆ 連絡の方法はアイウの３つの方法があります。何れかの方法で手続きをお願いします。 会 ⑩移動前の会 員証はその県協 会に送付、破棄 ①－ウ 県協会に 電話して県移動を 申し出る 山形県看護協会 ③申請を承認 員 ①－ア マイページ で県移動申請を行う 情報システ ム ①－イ 会員情報変 更届を記入、 事務委託会 社へ送付 ⑥申請を承認 ⑦移動先県協会の会 費納入 日本看護協会 移動先県協会 ②県移動の申し出を受付、シス テムに登録 ④申請を承認し、県会員番号を 設定 ⑤徴収額の設定 ⑧会費納入確認 ⑨会員証を再発 行し送付 事務委託会社 収納代行会社 ☆ 他県より山形県看護協会へ移動の場合も同じ流れとなります。 ◇ 翌年度の会費納入済みで年度開始前（３月末）に県移動の申請があった場合、返金処理を行います。 山形県看護協会が情報システムで返金を申請、その後の流れは退会時返金の流れと同じです。 ◇ 翌年度、他県へ移動する予定がある場合、翌年度会費の納入を保留とし、移動後に改めて会費納入を 行えるよう会費納入保留の申請を行うことができます。 13 ８-⑥ 退会の流れ ・ 翌年度会費納入後(1/27口座振替後）に翌年度以降の退会を申請 会 ⑤退会・返金用 の書類に記載し、 会員証と共に県 協会へ送付 員 ①県協会に電話し、翌年度以降の退会と納入済の 翌年度分会費の返金を申し出る ⑨日看協からの入金を 確認後、会員が指定した 返金口座へ振込み ④退会・返金用 の書類を送付 山形県看護協会 ②退会・返金の 申し出を受け、 情報システムで 退会申請を行う 返金額を確認 情報システ ム ③申請内容を 確認し、退会・ 返金の手続き を承認 日本看護協会 ⑦返金を申請 ⑥退会届を県協会内 で回付し、承認を得る ・ ⑧返金処理用帳票を出力し 内容確認。県協会への入金 日を登録 入金日に県協会へ入金 翌年度会費納入前に翌年度以降の退会を申請 翌年度会費納入前は返金処理がないため、退会手続きの承認で完了となる。 退会が申請された時点で情報システムで翌年度の会費徴収をストップするため、会費納入状況は「保留」 となる。 ☆ 今までは申込書と会費を納めなければ自動的に退会となりましたが、今後は退会の場合は上記手続 きを取り、退会となります。再入会は新規入会と同じ手続きを再度することになります。 14 9. H28～29年度以降の「会員証」送付について 「会員証」が永年会員証にリニューアル！ ・ 紙の会員証を毎年お送りしていたものが、硬質の永年会員証に切り替わり ます。また、スマートフォンなどで確認できる電子会員証も導入します。 新体制運用開始 H２８年３月 ・H28.1末までに入会の 方に紙の会員証送付 （その後随時送付） H２８年８月頃 ・H28.6末までに入会の会員に 新会員証配布開始、その後随時 H２８年１０月 ・施設用WEBの開設 ・マイページの開設 H２９年１月２７日 ・H29年度会費の 口座振替 （７月以降入会者には紙の会員証は送付しない） ＊ 平成２８年６月末までに入会の方は、紙の２８年度会員証と硬質の永年会員証の２つの会員証が送付になります。 ７月以降入会の方には、随時永年会員証を県看護協会よりお送りします。永年会員証は平成２８年１０月から 使用可能です。紙の会員証は返還不要です。平成２９年度入会より永年会員証が事務委託会社から送付となります。 その際、新入会員には協会バッチも同封されます。 ＊ 会員証は永年利用となり、原則新規入会時のみの発行となりますが、「改姓」「県移動」「破損・紛失」の場合は 再発行します。 15 10. 「マイページ」でどんなことができるの？ ・ ＷＥＢ上に会員専用の「マイページ」を開設します！ 会員証が手元に届いたら、マイページのログイン確認を行います。 マイページの登録画面にアクセスし、会員番号や姓名、メールアドレスを入力して いただくことでユーザー登録できます。詳しい手順は別途ご案内します。 マイページは本人しか開けませんのでご安心を！ ・ 「マイページ」でできることは・・・ ① 会員情報（氏名・生年月日・住所・電話番号・免許番号・施設名等）、活動歴（表彰歴、 役員・委員歴等）の参照 ② 会員情報の変更（氏名・住所・施設等） ― 会員から届いた変更申請は県協会・日看協 での承認申請が完了後、データベースに反映（会員情報変更届は提出不要です） ③ 会費領収書の発行 ― 日看協及び県協会費の領収書をそれぞれ出力可能 ④ お知らせや現行の会員専用ページ「会員ダイレクト」に掲載している情報（「協会ニュース」 バックナンバー、認定看護師教育課程入試問題、日本看護学会抄録等）の閲覧 ⑤ 電子会員証の表示 ＊ 例えば、研修受講記録をご自身でポートフォリオ（まとめる）しておくのもいいですね！ ＊ 将来的には、研修受講履歴が確認できるようになる予定です。 便利に活用していきましょう。 16 11. 入会受付期間及び会費の納入 １．継続会員及び新規会員ともに、年度末まで入会可能となります。 ２．新規会員の場合 ① 翌年度の新規入会の受付は前年度の１１月下旬から可能と なります。 ② 入会申込書・口座振替依頼書が毎月１５日までに事務委託会社 へ届いたものについては、翌月の２７日に振替を実施します。 入会申込書・口座振替依頼書の受付は、当該年度の１月１５日 までとし、２月２７日の口座振替を最終とします。 ３．継続会員の場合 ① 毎年「入会案内（会費のお知らせと会員情報変更届）」を前年度の１１月中旬から １２月中旬頃に送付し、会員情報の変更受付（変更がない場合は提出不要）を実施 します。 ② 翌年度の会費支払は前年度の１月２７日に口座振替を一括して実施します（２７日が 休日の場合は翌営業日）。口座振替に残高不足などの不備があった場合は、当該年度 に限り有効なコンビニ払込票を送付します（支払期限は当該年度末）。 17 12. 会費額と会館建設積立金について １．平成29年度看護協会会費 下記のとおり、会費額は今までと変わりません。 下記金額が口座振替となります。 ◆ 会 費（１人あたりの金額） ＊ 内 訳 (1) 日本看護協会費 (2) 山形県看護協会費 ① 山形県看護協会費 ② 支部会費 ③ 会館維持管理費 14,000 円 5,000 円 9,000 円 6,600 円 900 円 1,500 円 Ｙａｍａｇａｔａ Ｙは夢 Ｎｕｒｓｉｎｇ Ｎはナーシング Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ Ａは愛 一括納入となります。 ２．山形県看護協会会館建設積立金 下記のとおり今までと変わりなく、１０月末まで施設取りまとめの上、 山形県看護協会の口座に「銀行振込」をお願いします。 ９月に案内通知を送付いたします。 ◆ 会館建設積立金 平成２７年度から１人 40,000 円 （年 5,000円ずつの納入） 今までどおり、引き続きご協力をお願いします。 18 さいごに 改善の目的は、「入会組織率の維持・向上」です。 ↓ 会員一人ひとり、施設代表者の皆さまのご協力、お力添えをよろしく お願いします。 すべての世代の老若男女が笑顔で楽しく生きられる世の中を作るため、 一人ひとりの力を結束し、「看護協会」の強力な優しい輪を国民の隅々 まで広げていきましょう。 上記の目的を理解し、入会促進を進めていただければと思います。 ☆施設代表者の皆さまは会員の入会手続きや会費納入の状況を「施設ＷＥＢ」で 確認し、取りまとめをよろしくお願いします。 「施設ＷＥＢ」が使えない場合は紙ベースで確認できますのでご安心ください。 ☆今後、やり方等わからないことは担当者に何でもお問い合わせください。 問い合わせ 山形県看護協会 総務課 小関 TEL 023-685-8033 FAX 023-646-8868 19
© Copyright 2024 ExpyDoc
