第二章 取引文書 第一節 新規取引の申し込み状 一、申込状の特徴 申込状とは：当社の意思や希望を具体的に進ん で述べ、相手の同意を求める文書である。 書き方のポイント： ①礼儀正しく。定型に準じること。 ②自分の側の紹介を明確に。 ③申込状の目的、範囲を明確に。 ④相手をどのようにして知ったかも。 テンプレート 拝啓 ＿＿＿＿＿①＿ 挨拶＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿② 会社の基本的状況＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿③＿ 製品状況＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿④ 資料送付＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿⑤ 取引の希望＿＿＿＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿⑥ 終わりの挨拶＿＿＿＿＿＿＿ 二、文例 文例の中に出てくる語彙を説 明する 語彙の説明 喜び ①喜ぶこと。また、その気持ち。うれしく思うこと。 →悲しみ。 〇父親が無事だと知ったときの彼の喜びはどんな に大きかったことでしょう。 〇彼の顔に喜びの色を浮かべた。 〇私が試験に合格したのは大きな喜びでした。 〇彼女の胸は喜びにおどっていた。 ②結婚や出産などのめでたいこと。 〇隣の家にお喜びがありました。 〇お二人のご結婚のお喜びの印に、アルバムを 贈ります。 ③他人のめでたいことに対するお祝いのことば。 〇皆さんに代わってお喜びを申し上げます。 〇ご病気ご全快とのこと、心からお喜び申し上げ ます。 申し上げる 「申す」と同じ意味で、それより丁寧な言葉。 「言う」 ➾「申す」 ➾「申し上げる」 ①目上の人に言う。また、「言う」をへりくだって言 う語。 〇早く先生にお詫びを申し上げなさい。 〇お父様によろしく申し上げてください。 〇心からお礼を申し上げます。 〇それは申し上げるまでもないことです。 ②「お（ご）～申し上げる」の形で /いたす。してさしあげる。 〇お待ち申し上げておりました。どうぞお上がりください ませ。 〇ご健康を心からお祈り申し上げます。 〇明日ご招待申し上げたく存じます。 〇まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。 〇なにとぞ前任者と同様のご指導とご厚情を賜りますよ う、心からお願い申し上げます。 ついては 〇＜手紙＞この秋に町民の大運動会を開催 することになりました。ついては、皆様 からのご寄付をいただきたく、お願い申 し上げます。 〇今の会長が来月任期満了で引退します。 ついては、新しい会長を選ぶために候補 者をあげることになりました。 「そういう理由で」という意味。書き 言葉的で、婉曲な言い方。聞き手 （読み手）にフォーマルな形で何か を報告したり、頼んだりするような 場合に使われることが多い。 つきましては 〇＜招待状＞この度、新学生会館完成いたし ました。つきましては、次の通り落成式を 挙行いたしますので、ご案内申し上げます。 〇先月の台風で当地は大きな被害を受けまし た。つきましては皆様にご支援いただきた くお願い致します。 「ついては」の丁寧な表現。公式の手紙など でよく使われる。 まず ①まずはじめに、本日の予定をお知らせいたしま す。 ②＜司会者の発言＞次にみなさまのご意見をお 伺いしたいと思います。では、まず川口さんか らお願いします。 ③今年の夏は暑いらしいから、ボーナスが入った ら、まずクーラーを買おうと思っている。 ④日本の年中行事として、まず盆と正月が挙げ られる。 ⑤その国の文化を知るには、まず言葉からだ。 「最初に」「第一に」の意味を表す。④⑤は「他 のものはさておき」の意味。 まずは ①まずは一安心した。 ②＜手紙＞まずはご報告まで。 ③＜手紙＞取り急ぎ、まずはお礼まで。 ④＜手紙＞まずは用件のみにて、失礼いたしま す。 「完全ではないが、一応は」「充分ではないが取り あえず」という意味を表す。①は「まずはほっとし た」「まずはよかった」など決まった言い方で「何は ともあれ」「とにかく」などと言い換えられる。②－ ④は手紙の結びに使う慣用表現。 ３、まで Ⅰ場所や時を表す語に続き、何かがある、ま た行われる一番終わりであることを表す。 ①毎日、授業は朝９時から午後２時までです。 Ⅱ「ただそれだけで、それ以外のことを考える 必要はない。」という意味を表す。 ①あなたならわかるかと思って、ちょっと聞い てみたまでです。わからなければ、それでい いのです。 ②いらなら、ここをやめるまでだ。（やめる意外 によい方法はない） ③右、御礼まで。 ７、次第 ①、N次第だ 〇するかしないかは、あなた次第だ。 〇世の中は金次第でどうにでもなる。 〇作物の出来具合はこの夏の天気次第です。 〇結婚した相手次第で人生が決まってしま うこともある。 「Nによっていろいろに変わる、左右され る」と いう意味。①は「あなたが決めることだ」 の意味。 ②、R-しだい 〇落し物が見つかり次第、お知らせします。 〇事件の詳しい経過が分かり次第、番組の 中 でお伝えします。 〇資料が手に入り次第、すぐに公表するつ もりだ。 〇天候が回復し次第、出航します。 「～したらすぐに」の意味で、ある事柄が 実現したらすぐに、次の行為をすること を表す。前半の文は自然の経過で起こる ことを表す場合が多いが、後半の文は自 然の経過で起こることには使えず、話し 手の意思的な行為を表す文が続く。 （誤） そのニュースが伝わり次第、暴動が起こ るだろう。 また、過去のことには使えない。 （誤） 休みになり次第、旅行に行った。 ③、V-る/V-た 次第だ 〇とりあえずお知らせした次第です。 〇＜挨拶状＞今後ともよろしくご指導くだ さいますようお願い申し上げる次第でご ざいます。 成り行きからここに至った事情、わけなど を述べるのに使う。書き言葉的。慣用的 な言い方では形容詞が用いられることが ある。 （例）こんなことになってしまい、まった くお恥ずかしい次第です。 新規お取引の申し込みについて 謹啓 貴社いよいよご隆盛のこととお喜び申し上げます。 さて、突然ですが、弊社は平素より事業拡大を画し、事務用品分野の堅実なる お取引先を求めておりましたところ、先般日光化成株式会社専務取締役の佐藤誠 氏より、貴社についての技術レベルの高さを承りました。 つきましては、別紙に提示させていただきました条件をご了解得られますなら ば、なにとぞ弊社との新規お取引をお願いいたしたく存じます。 なお、弊社との業務及び経営内容につきましては、三重銀行楠町支店にご照会 くだされば幸甚に存じます。さらに、弊社業務案内書などの資料をご参考までに 同封いたしましたので、ご検討くださいますようお願い申し上げます。 ご多忙の折とは存じますが、よろしくご配慮のほどお願い申し上げます。 まずは書面をもちましてお願いまで。 敬白 第二節 依頼状 外部に対する依頼文は、礼儀を失わず、 相手の好意に期待し“お願い”の姿勢で書 きます。 書くねらい 依頼状は、社内文書の依頼文と同じく “お願い”の文です。社内文書の場合は、 相手がそれを受けるのが当然であるという 前提ですが、社外文書は拒否されても仕 方がないときがある。取引上の依頼は相 手にとって多少メリットがあるが、それを前 面に出すのはまずいです。あくまでも礼儀 を失わず、相手の好意に期待し、 “お願い” の姿勢で書きます。 フォームと項目 定型に準じ，標題に依頼したい項目を具 体的に書き、細部は箇条書きにするなど、 原則は社内文書と同じです。しかし、照会 の依頼など、事務的なものでない場合は、 全体を文書にします。 表現とまとめ方 単に取引上の依頼なら、事務的なポイントを抑 えて書けばよいのです。しかし、初めての相手に 物を頼むときは難しいです。相手に直接のメリッ トのある場合(講演や仕事を頼むとき)と間接的 にメリットのある場合、全然メリットがなく煩わす だけという場合などがあるので、ケース・バー・ ケースで表現のニュアンスを変えます。基本 的には、丁寧な表現を用い、間違っても「頼んで やる」というニュアンスは出しません。 依頼状の種類 ビジネス上での代表的な、依頼文書の種類とし は・・・・ ① 販売委託の依頼文 ② ③ 手紙の書き方依頼文 ④ ⑤ カタログ送付 依頼文 ⑥ ⑦ 資料請求 依頼文 ⑧ ⑨ 見本代金送付の依頼文 ⑩ ⑪ 飛行場への出迎えの依頼文 ⑫ 値下げの依頼文 ⑬ 書類訂正の依頼文 ⑭ 代理店指定の依頼文 アンケート調査の依頼文 祝辞 依頼文 見積送付 依頼文 商品見本送付 依頼文 ホテル手配の依頼文 等々ですが、いずれにせよ、お願いするという誠意を 持ったビジネス文書に仕上げることが肝心で、それがどん な相手にせよ、礼儀と作法に準じたものでなくてはいけま せん。 依頼要旨 依頼は人に頼んで何かをしてもらうためにする もので、他の人に要請するからには、相手の都 合を考え、親密さと誠意を込めた表現をする必 要がある。また、相手に依頼側の気持ちや目的 と内容を明確に伝えるようにしなければならない。 相手に早く引き受けてもらうためには勧誘と説得 に努めた表現を心がける必要がある。 依頼文書作成要領 依頼状は取引先などに物事を依頼する文書です。 見本・資料などの送付依頼、見積依頼、研修の依頼など に用いる文書です。要点は以下の通りです。 １）何の依頼であるのか、それが相手にもたらす得失を明瞭 にする必要があります。 ２）依頼は簡単な通知書や説明とは異なり、その内容につい て相手に前向きに考えさせ、行動を起こさせる必要があり、 この点に意を用いるべきです。従って言葉使いにも相手に やる気を起こさせ、気持ちをかき立てるような言い回しを 使用する必要があります。 ３）文の構成は依頼内容・利害得失が一目瞭然となるよう箇 条書きにすることが望ましいです。 ４）たとえ相手を勧誘し、相手にやる気を起こさせるための 文書であると言っても、決して誇張や虚偽があってはなり ません。 依頼状についてのポイント １、書式に沿って丁寧に書くこと 相手に依頼するのですから、書式に従っ て、件名、前文のあいさつから始めて丁寧 な文面にします。 ２、自分の立場を明らかにすること 面識のない相手に協力を求めるときは、 まず自己紹介をするのが礼儀です。自社 の業種や社歴などをわかりやすく簡潔に 述べ、取り扱い商品などがあればその性 能や特徴について簡単な説明をします。 ３、理由を明記すること 依頼をする理由を、相手が納得できるよ うに具体的に述べます。 ４、希望条件・内容を明記すること 仕事などを依頼する場合は、条件を具体 的に提示する必要があります。 オファー 概念：貿易をする際、取引相手に取引の条件 を提示し、それに基づく取引ができるという意思を 相手に示すこと。 形式：口頭、書面。ファーム・オファー ｆｉｒｍ ｏｆｆｅｒ； フリー・オファー ｆｒｅｅ ｏｆｆｅｒ） 内容：品質、規格、数量、納期、決済方式 ファーム・オファー： 法的効力 取り消し・変更がない 有効期限を明記 有効期限内に返事 フリー・オファー： 法的効力なし 変更でき 有効期限なし セリング・オファー/バイイング・オファー 売り手に先にオファーしてもらう →買い手に有利 売り手が成約できる価格を明示しない →自己保護 見積価格値引のお願い さて、当社で販売致しております貴社製品は、長年の努力で ようやく販路拡大の兆しが見えてまいりました。 ただ、販路拡大に多大な出費がかさみ、見積書の価格 では採算線を下回る点が、今後一層の販路拡大を図る上 で大きな障害となります。 つきましては、見積価格を＊＊％引き下げていただけれ ば、何とか目標を維持し、新規注文も望めるものと期待し ていますが、ご考慮いただけませんでしょうか。 勝手なお願いで誠に恐縮ですが、ご検討の程お願い申 しあげ、ご快報をお待ち申しております。 値下げのお願い １１月２９日付貴電拝見しました。オファーいただきま した綿９９．２％ものＵＳ＄300Ｐｅｒトン ＣＦＲ広州 は、他社オファーより１５％方高値であります。 しかしながら、当方は、前件の（貴方が前回の 取引で蒙った損失とか、ここで普通明示しない）の こともあり、できるだけ貴社との取引を継続したい と、願っております。従って、１１月３０日付にてＵＳ ＄295ならば上記の９９．２％の物で了解できると 、貴社に返電致しました。ご同意されるならば、す ぐに貴社と成約致すべく考えております。 先は取り急ぎご連絡まで。 値上げのお願い 早速ながら、弊社製品は＊＊年以来一貫して価額を据え 置(お)きにしてお納め致しておりますが、最近の原料、人件費 ともに高騰を極めて著しく、弊社の企業努力ではとうてい吸収 できなくなり、この状態が続きますと廃盤せざるを得ません。 つきましては、存続維持のためにもまたサービス向上のた めにも、来る来年一月からは価格を１５％増しに改訂させて いただきたく、お願い申しあげる次第でございます。 弊社は今回のお願いに併せて、従来のものに品質、価格 ともに勝る商品を検討中でございます。その製品につきまし ては、今暫くご猶予を頂きたくお願い致す次第です。 取引のお願い 拝啓 時下、ますますご清栄のことと、お慶び申しあげます。 さて、この度は早速、貴社製品の資料とサンプルをご送付いただき、ありがとうございました 。 製品の品質・市場性などを総合的に検討いたしました結果、今後継続して購入させていただ くことになりました。 つきましては、下記の取引き条件等について確認させていただきたく、ご多忙中恐縮ですが 、ご回答くださいますよう、お願い申しあげます。 敬具 記 買入内容 ご回答内容 1．品名 ＊＊ ２．価格 現金の場合 円／個 売掛の場合 円／個 3．数量 約5万個／月（目安） 4．納期 発注後＊＊日 約 日 ５．支払条件 原則として現金支払い 手形支払の場合はその最長期間 6．その他の諸費用 7．細部については別途書面にて なお 当社の信用状態は＊＊銀行＊＊支店へお問い合わせください 以上 練習 １．＊＊は当方が平素取り扱っている品で、 海外の市場で広く好評を博しております。し かし、御地にはまだ市場の開拓ができてお りません。必ずや需要があると見ております ので、是非ご検討ください。 ２．＊＊は当方専門の輸出品で、高度な性能 を有し、必ずや十二分にご満足をいただけ るものと確信致します。 3．五羊ブランドのシャツは、中国新彊ウィグル 族自治区産の良質な綿を原材料に、国際的 にも有名なｘｘ紡績工場で生産された生地を使 っておりますので、光沢も艶やかで、手触りが よく、軽く、柔らかく、暖かく、着心地がよいな どの特徴を備え、デザインも新鮮で、丁寧な 仕立てでございます。 今年中国全土を通じて発売されて以来、広 く好評を博しております。天然物がお好きな日 本では歓迎されるものと信じて、ご推薦申して おります。是非ご検討いただきますようお願い 申し上げます。 第三節 承諾状 相手の申し出に対して、承諾する範囲をきちんと 述べ、曖昧な部分を残さず意思表示をする。 承諾状の分類 全面承諾状・一部承諾状・条件付承諾状 または 取引申込の承諾状・支払い期日延期の承諾 状・値引き承諾状・注文承諾状 書くねらい 承諾状は、相手の申し入れ、申し込み、注文、依 頼などに対した旨を伝える返書である。特に申し 入れに対する承諾状は、相手の申し出た事柄、 条件などに対して全面的に承諾する場合と、条件 などに対して全面的に承諾する場合と、条件付き で承諾する場合がある。したがって、相手の申し 出に対して承諾する範囲をきちんと決め、曖昧な 部分を残さず、はっきりと意思表示をする必要が ある。 承諾状の注意点 承諾状とは、相手から寄せられた文書による 依頼に対してそれに応える文書といえます。 承諾状を送る場合の注意点としては、どの範 囲で承諾するのかを明らかにしておくことが 後々のトラブルを避ける有効な手段です。ま た、細かいですが、承諾状は通常、返書に当 たりますので、頭語は「拝啓」ではなく「拝 復」を用います。 表現とまとめ方 何と何を、どの範囲で承諾するのか、単純明快に 書く。そのためには、相手の申し出の意図や内容 をきちんとつかんでから書く。内容によっては、承 諾は契約の申し入れに対する回答になるので、慎 重に検討し、余計な事項は書かない。 書き方のポイント １、件名に承諾の旨を書いておく。一目で承諾状と分かれば、 相手も安心して内容を読める。 ２、相手方への返事なので、頭語は「拝復」とする。 ３、文章は簡潔にする。季節の挨拶や安否の挨拶を省略しても いい。 ４、返事は丁寧に書く。 ５、後で混乱が起きないように承諾の条件を明記することが肝 心。また、条件が二つ以上ある場合は、別記に箇条書きする。 例文 お取引申入れの承諾について（取引申込の承諾状） 拝復 残暑の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。 さて、このたびは、貴社営発第○号にてお取引開始のお申入れをいた だき、心よりお礼申し上げます。お申入れの件につきましては、喜んで お受けすることにいたしました。 かねがね貴社の業界における信用の高さは承っており、このたびのお 申入れはまさに願ってもない幸運でございます。 ご提示のお取引条件につきましては、何ら異存はございません。 まずは、承諾のご返事まで。 敬具 支払い期日延期の承諾状の場合 支払期日の延期などについての承諾状につ いては、こちらとしても簡単にお受けするこ とができないが、どういう経緯で承諾するに 至ったのかを記載し、恒常化しないように相 手に対して理解を求めます。また、次回以降 はしっかりと期限を守るようにということも 書き添えておきます。 平成○年×月□日 ○○株式会社 御中 株式会社×× お支払い延期承諾の件 拝復 時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、×月×日付貴信による、お支払い期日の延期につい てでございますが、急遽検討の結果、ひとかたならぬお引き 立てを賜っております貴社のことでもございますので、お引 受申し上げたく存じます。 ただし、来月以降はお約束どおりの期日にてお支払いいた だきたいと存じます。 まずは取り急ぎお返事まで。 敬具 値引き承諾状 値引き承諾状は、相手から寄せられた値引き 依頼などに対する返事として用います。なお、 一部承諾の場合、条件付承諾の場合は承諾の 範囲をハッキリされることが重要です。返書 ですので頭語には「拝復」を用いるのが通常 です。 平成○年×月□日 ○○株式会社 御中 株式会社×× 当社製品の値引きについて 拝復 時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、×月×日付貴信による商品のお値引きの件、本日拝 読いたしました。 貴社には従来よりひとかたならぬご高配を賜っており、今 回も大量にご注文いただけるということですので、100ケー ス単位の注文に限り10%値引きさせていただいた金額にて納 品させていただきたいと存じます。ご了承のほどよろしくお 願い申し上げます。 敬具 注文承諾状 注文承諾状とは、注文を受けた際にその注文 をお受けしたことを約束するビジネス文書で す。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも 発注数量や納期について間に合わせることを 約束します。なお、注文承諾状は通常相手に 対する返書であることから頭語には「拝復」 を用いるのが一般的。 平成○年×月□日 ○○株式会社 御中 株式会社×× ○○についてのご注文について 拝復 時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、先日は当社製品へのご用命ありがとうございました。早速充分に検品の上、 以下の通り商品出荷の手配をいたします。なお、今後多少に関わらずご用命賜りま すようお願い申し上げます。 敬具 1.品名 ： 記 電球形蛍光灯（型番：○○○○） 2.数量 ： 100ケース ３.納期 ： 11月28日 ４.支払 ： 月末締め翌月10日払い ５.受渡 ： 貴社本社 以上 第四節 拒絶状 拒絶状は何か 拒絶状は、前方の申し込みや依頼などを断 る文書で、断り状、謝絶状ともいう。 書くねらい 取引や契約は、一方の申し入れに対して、一方 が承諾することによって成立する。場合によって は、相手が承諾の期待や希望を持って申し入れ たのに、これに反して断るときもある。これが拒絶 状である。拒絶状は、断ることによって相手の感 情を害したり、不信を招かぬように、丁寧に説得 するのが目的である。 拒絶状の種類 断りには「全部拒絶」と「一部拒絶」があ り、さらに、別の条件をつけて断る「条件 付拒絶」の拒絶状もある。「一部拒絶」と 「条件付き拒絶」の場合は、その範囲や条 件を明示し、誤解を与えないように注意す る。 ファームと項目 断ると結論が出た以上は、曖昧にしないではっき り理由を述べて断る。ただし、断る理由が当方の 都合だけでなく、相手に理由がある（信用できなく て取引したくない場合など）のケースもある。その ような時は、断る理由を抽象的に述べるしかない。 このような書き分けが必要であるが、ファームは 定型に準じ、ビジネスライクに書く。 表現とまとめ方 断られる相手は、期待に反するので多少なりとも 感情を害す。そこを上手に述べ、まとめるのがポ イントになる。まず、相手の申し入れに感謝の意 をのべ、一貫して、丁寧な文面を心がけ、はっきり と断り、しこりを残さないように書く。 書き方のポイント ①、頭語は「拝復」、そして次に申し入れに対し丁 重に感謝の意を述べる。 ②、簡単明瞭に理由を述べる。 ③、断りの言い回しに工夫を凝らす。 ④、幾つかの依頼事項がある場合や、一つの依頼に 対してもここまでは承諾できるなど、条件付きで 部分的に承諾する場合は、承諾と拒絶の部分の区 別をはっきりさせることが大切である。 ⑤、「断りの箇条は、「決まり文句」を使って丁寧 に書く。 信用調査の結果、注文を断った文例 拝復 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 さて、7月5日付けのお手紙を拝見しました。当社の新製品 の販売をご希望され、大量のご注文をいただきましたことは 感謝いたしております。 ところが、せっかくのお申し出ではありますが、当社の新製 品につきましては、すでに販売店が決定しており、お願いで きない状況であります。何卒事情をご賢察の上、あしからず ご了承のほどお願い申し上げます。 敬具 チェックポイント 上記の文例は、新製品販売を知って、これまで取 引のなかった某社より大量の注文が舞い込んだ のに対する返信である。信用調査の結果、取引し ないことになり、あっさり断っている。このような場 合、断る理由をあまり詳しく述べないで簡単に済 ませた方がよい。多少事実に反する面があって、 取引の意思決定は自由であるので、相手のメンツ をつぶさないようにあっさり書くのがポイントである。 取引条件が合わず取引を断った文例 拝啓 貴社ますますご繁栄の趣お喜び申し上げます。 さて、本月10日付のお手紙拝見しました。当社の新製品 の販売をご希望の由、ありがたく存じます。 つきましては、お申し越しの条件でございますが、私ども の製品はすべてのお取引先に別紙の条件でお願いして おります。誠に残念ながら、特別の条件という貴意には 沿いがたく、ご辞退申し上げたいと存じます。 何卒事情をご賢察の上、あしからずご了承のほどお願い 申し上げます。 チェックポイント 文例は、相手が一方的に条件を付けて取引を申 し込んできたが、それに応じないと決定して出した 拒絶状である。このような場合、もし条件を変えて くれれば取引するなど、余計なことは書かない。 いったん旦断る態度をはっきりさせて、その後は 相手の出方によって対応する。 必要がなくなり購読を断った文例 拝復 貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。 さて、先般来、再々購読のお誘いをいただき、見本誌を お送りいただいている貴社の専門誌「〇〇情報」につきま しては、本年度より当社の予算になく購読はできません。 したがって、来月号より貴誌をお送りくださいませんようご 連絡申し上げます。 以上、要用のみにて失礼します。 敬具 チェックポイント 購読は、付き合いや一時的な必要から申し込 むケースがよくある。はっきりことわらないと、 そのまま送られている。断る理由はくどくど書 くより、予算がないというより、もっとも決定的 で、わかりやすい。 第五節 照 会 状 ビジネス文書の中には、抗議の文書または 督促の文書など高圧的文書も多いのですが、 しかし照会や確認ための文書を利用し、ソフ トなイメージで相手に催促を促す文書が有効 な場合もあります。 ことを大きくすることを避け、前もってト ラブルを未然に防ぐ役割も占めています、で すから、確認や照会の文書を書く決め手は、 抗議や督促にならないように注意した文書に する必要がありますね。 つまり、確認・照会文書を書く場合、こちら の疑問・質問に回答してもらうというのが筋 ですが、ついつい抗議や督促になりかねない 危険性を含みます、ですから相手を責めない 文面とし、最低限の礼儀を尽くした文書にす る必用があります。 とはいえ、照会・確認は上記の如く意図は ソフトな抗議、ソフトな督促という考え方に なるようです。 また、確認・照会の文書は礼儀を尽くしますが、 礼儀を尽くしすぎて知りたいこと伝えたいことがぼ やけた文書になってはいけません、はっきりと伝え ることは伝え、知りたいことは知る文書にしてくだ さい。 そして、何故知りたいのか、何故確認するかの理 由を明示してください、いきなり理由もなく尋ねて は高圧的な態度にとられますので、できるだけ具体 的な質問等を投げかけ、ときにはこちらの窮状を伝 えることにより、相手に迅速な対応を促すこともで きます。 最後に、大なり小なり相手に手数をおか けする訳ですから、いくら確認・照会が当 然の権利としても必ずお詫びの一言は入れ てくださいね。 一、照会状の特徴 *照会状とは：仕事の都合上、不明点や疑問点を 問合せる文書である。 *形としては依頼状に近いものになるが、依頼状よ りは業務的傾向の強い文書と言える。 *「何について知りたいか」「なぜ知りたいか」の二 点を明確に。 二、照会状の作成要領 ①件名を明記する。 ②理由と目的を明確にしておく。 ③類似する項目まとめ照会したら、能率的である。 ④何件の項目が一つの照会のに出るとき、その項 目の重要性によって順に番号を打って箇条書き にする。 ⑤返信を待つ旨を明記する。 ⑥秘密を要する内容では、必ず、責任者宛の「親 展」にし、「秘密を守る」と明記しておく。 文例 取引条件についてのご照会 拝啓 貴社ますますご隆盛のこっとお喜び申し上げます。 さて、このたびご送付いただきました貴社カタログのうち 、新製品「複写機B-2型」につきましては、どのような条件でお取引いただ けますでしょうか。 条件によりましては、今後継続してぜひお取引をさせていただければ幸い と存じ、ご多用のところまことに恐縮ですが、下記については至急ご返 事を賜りたくお願い申し上げます。 敬具 記 １、価 格 現金の場合と掛売りの場合 ２、支払方法 現金決済の場合は締切日及び支払期日手形 の場合はサイトについて ３、保証金及びその他の取引条件について 以上 取引条件についてのお問い合わせ 拝啓 時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。 さて、このたびご発表の貴社新製品ワープロG型は、性能 ・デザインともに優れたものですので、従来の製品ワープロ B型とあわせ販売させていただきたいと存じます。 つきましては、今後新製品のお取引をさせていただければ 幸いに存じ、ご多用中のところ誠に恐縮ですが、下記につい て至急ご返事を賜りたくお願い申し上げます。 なお、ご返信には同封の封筒をご利用ください。 まずは取り急ぎご照会まで。 敬具 取引条件照会に対するご回答 拝復 時下ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 さて、このたびは弊社製品についてのお取引条件をご照会いただき、 誠にありがとうございました。早速検討いたしました結果、下記のとお りご回答申し上げます。 何卒、多少にかかわらずご用命いただければ幸甚に存じます。 敬具 記 １．価格 単価６５０００円で結構です。 ２．支払方法 返金・約手いずれでも結構です。 ３．支払期日 毎月１５日締め切り、翌月１５日決済です。約手 をご希望の場合は通常３０日決済をお願いしてお ります。 ４．運賃諸掛 送料その他について弊社負担させていただきます。 ５．保証金 契約期間２年間で、保証金は百万円のシステムをと っておりますので、貴社のご希望の範囲内かと存じます。 以上 練習 次の文書の下線部に入れる語句を後の＿＿に書き出し なさい。 （ １ ） 拝啓（ ２ ） さて、（ ３ ）貴社よりカタログをお送りいただき、ありがとうございました。早速検討いた しました結果、貴社製品「複写機Ｂ－２型」を（ ４ ）存じます。 （ ５ ）、どのような条件でお取引願えるでしょうか。ご多忙なところ恐れ入りますが、 （ ６ ）についてご解答くださいますよう（ ７ ）。 まずは （ ８ ）。 敬具 記 １、価格 現金の場合 ２、支払い方法 手形の場合の最長時間 ３、運賃諸掛 諸掛の貴社負担の範囲 ４、…… …… 以上 次の文書を中国語に訳しなさい。 在庫品のご照会について 拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は一方ならぬ ご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、さっそくですが、去る5月5日に貴社より仕入れました「温水器Ｂ２型」が 売れ行き好調で、得意先よりさらに大量の注文を受けました。 つきましては、下記の通り数量、納期、日数が限定されておりますので、貴社 にまだ在庫品がございますでしょうか、お伺い申し上げます。 また、きゅうきょご手配願えるかを、ご多用中のところ誠に恐縮ながら、至急 お調べの上ご返事をいただきたくお願い申し上げます。 まずは、取り急ぎお願いまで。 敬具 次の中国語を日本語に訳しなさい。 １、百忙之中前来打扰，不胜惶恐，谨此照会交易条件。 ２、恳请调查贵地食品业的状况，谨此照会。 ３、毫无疑问，贵公司所答复的内容我们将予以严格保密。 ４、敬请详尽告知有关“BT12型游戏软件”的交货期限、付款方式以及运费等 情况。 ５、贵公司如能向我们提供一些三野商社的营业状况和信用记录，我们将十 分感谢。 次の文書を日本語で完成しなさい。 广第５０号 2011年8月15日 日本大和电气公司 营业部 山田 雄先生 广州白云电子有限公司 营业部 张建 询问数码相机有无库存 敬启者 盛夏之际，恭祝贵公司日益发展兴旺。 贵公司7月16日寄来的数码相机产品目录已收讫，现想查询一下下述产品是否有库存。 如果有库存，请就产品目录中的价格与现行价格是否有变化，运到本公司的运费及其他必需 费用，交易条件等情况给予即刻回复为盼。 谨启 附记 CASIO数码相机 ＸＤ－Ｓ８０００ ２００台 大和（电）第１５０号 ２０１１年８月１６日 广州白云电子有限公司 营业部 张 建先生 日本大和电气公司 营业部 山田 雄 回复数码相机的库存情况 敬启者 素蒙惠顾，谨此致谢。 承蒙８月１５日来函查询数码相机，十分感谢。很遗憾，贵公司查询的ＸＤ－Ｓ ８０００型产品因销路好，现仅库存２０台。预计下月底可以进货。只要一进货，即 依照客户订购的顺序寄送，敬请早日订购为盼。 特此奉复。 谨启 参考译文 デジタルカメラ在庫についてのご照会 拝啓 盛夏の候、貴社ますますのご発展のこととお喜び申し上げます。 さて、さる７月１６日付けにて貴社よりご送付くださいましたデジタルカメラのカタログ中、 下記の品の在庫の有無をお伺いしたく、ご照会申し上げます。 在庫の節は、カタログに記載されております価格が現在でも同様かどうか価格の確認 と、合わせて弊社までの運送料の他必要な経費、お取引条件など、折り返しご回答くだ さいますようお願い申し上げます。 敬具 記 ＣＡＳＩＯデジタルカメラ ＸＤ－Ｓ８０００ 200台 以上 デジタルカメラご照会についての件 拝復 毎度格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。 さて、8月15日付け貴信にてデジタルカメラの在庫をご照会いただき、誠にありがとう ございました。残念ながら、ご照会いただいたＸＤ－Ｓ８０００型は、売れ行きが好評で、 ただいま在庫が20台だけございますが、来月末には入荷の見込みでございます。お得 意様には入荷次第ご注文の順に発送申し上げますので、今度お早目にご発注くださる ようお願い申し上げます。 まずは取り急ぎご回答まで。 敬具 第六節 注 文 状 注文状の概念 注文状は取引条件などを記入して、商品の買 い入れを申し込む文書である。 注文状の種類 売買双方のどちらが相手のオファーを承諾す れば、契約が成立する。その場合、買い手が売 り手に注文状を出すことが一般的である。 注文状には次のような種類がある。 一般的な注文状、見積りによる注文状、見 本・カタログによる注文状、条件付注文状、指値 注文状、成り行き注文状、見計らい注文状など。 注文状の作成要領 注文の場合、目的がはっきりしているから、文書 の内容を一目で理解してもらうよう、件名に注文 品の内容を標記し、要点だけ簡潔に述べ、わかり やすく書く。取引面では対等の立場なので、頭 語・前文の挨拶など書式を整えて、丁重に書くが、 改まった敬語などは多様する必要がなく、事務的 な書き方で差し支えない。この種の文書に注意し なければならないことが次の通りである。 １、商品名、規格、単価、数量、納期、受渡条 件・検収条件、運送方法、運賃諸掛、支払い 条件などのような必要事項を必ず記入する。 ２、先方の都合を聞いて、必着の日付を明記す る。解約の条件、先方の可否の返事を確認す る。 ３、「とりあえず…」など、今後に期待できる言葉 も効果的である。 注文状の書くねらい 注文状は、商品の購入を目的として書くが、申 込状の一種である。申込状が新たな意思表示で あるのに対し、注文・申込状は、すでに用意され た物や事柄に対応して意思表示をするものであ る。申入状と申込状は、趣旨がほとんど同じ場合 もあるが、若干ニュアンスが違う。どちらかと言え ば相手の示す、或いは既存の条件に対応しなが ら当方の意思を示し、新たな意思表示はしない 点が申入状と異なる。 ファームと項目 注文には注文書・発注書などがあり、申し込み には申込書があるなど、形式的な面は書類によ るので、特に文書として書くのは補完的な文章に なる。形式を選ぶ必要はないが、補完説明する 趣旨を簡潔にわかりやすく示す。 表現とまとめ方 注文・申込状は補完的なものであるから文章は 簡単でよい。もっとも新しい相手に対する時は、 若干丁寧に述べる。通常の場合は頭語・前文な どはごく短くする。要は事務的な手紙が主になる ので、発信者名を明記し、責任の所在などを明ら かにするのがむしろ大事である。 言葉と表現 指値注文：递价订货 見計らい注文：委托性订货 既成注文書：现成订货单 一任：完全委托 トラック便にて：トラック便で 文例 「電子手帳JB-12」ご注文の件（一般注文） 拝啓 時下ますますご盛業のこととお喜び申し上げます。毎々格別のご 配慮をいただき、厚くお礼申し上げます。 さて、貴社製造の標記商品を下記の如くご注文申しいたしますので、よ ろしくご高配のほどお願い申し上げます。 敬具 「電子手帳JB-12」ご注文の件（指値注文） 拝啓 時下ますますご盛業のこととお喜び申し上げます。平素は格別の ご配慮を賜り、ありがたくお礼申し上げます。 さて、貴社営業部の佐藤春雄様よりご案内のありました標記製品の県で すが、弊社におきましては検討いたしました結果、ご注文申し上げること に致しました。 ただ、価格の面に難がございますので、単価２５０００円のところ２０ ０００円に下げていただければ大量注文いたす手筈になっております。 つきましては、弊社の指値注文どおりにご了承いただければ、別紙注文 書の要領にご注文申し上げたく存じます。 ご面倒ながら、早速ご返事をお願い申し上げます。 敬具 記 同封書類：注文書１通 以上 「コーヒーカップ」ご注文の件（見積もり注文） 拝啓 貴社いよいよご発展のこととお喜び申し上げます。 さて、このたび貴社商品「コーヒーカップ」についてのお見積書をお 願いいたしましたところ、当社への納入品につきましては特別のお取り 計らいをくださるとのお申し出をいただき、誠にありがとうございます。 つきましては、早速、下記の通りご注文申し上げますので、品質等十分 ご吟味いただき、当社の大切なお得意様の記念行事用のお品として、６月 ６日までに必ず間に合いますようご納品のほどお願い申し上げます。 敬具 記 １．品名と数量 「コーヒーカップ」（番号３２６号）３０セット ２．納期 ２００４年８月１日 ３．受け渡し場所 当社上野支店 ４．支払条件 検収後３０日約手払い 以上 「シルクスカーフ」ご注文（見計らい注文） 拝啓 ますますご盛業のこととお喜び申し上げます。 さて、過日納品いただきました標記製品は、若い主婦層に評判がよく 、好調な売れ行きを示しております。 何よりも、新鮮な色彩感覚と、手頃な値段が客層を捉えているようで す。 つきあｍしては、色、サイズなどお見計らいの上、さらに、５０箱至 急お送りくださいますようお願い申し上げます。 なお、品不足の場合にはとりあえず、揃えられるだけで結構です。 よろしくご配意のほどお願いいたします。 敬具 「電子手帳JB－１２」ご注文に関すること（支払条件付き注文） 拝啓 いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。 さて、先般お送りいただきました総合カタログを拝見し、その中から 「電子手帳JBー12」を下記により注文いたしたく思っております。 つきましては、当社の支払い条件は、納入月の翌々月３０日現金決済 になっております。 このような条件でご了承いただけるようでしたら、お手配願いたく、 お手数ですが至急ご一報お願いいたします。 取り急ぎお願いまで。 敬具 記 １．商品名 「電子手帳JB－１２型」 ２．数量 ５０ダース ３．納期 ６月６日 ４．納品場所 当社各営業所 ５．運賃等 貴社負担 練習一、次の「一般的注文状」を完全にしなさい。 2000年8月12日 北京華地鉱業公司 東京日和商事株式会社 メタリックシリコンご注文の件 拝啓 貴社ますますご隆盛の趣お祝い致します。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 記 （略） 以上 二、次の文書を中国語に訳しなさい。 ・・・ さて、６月６日にＦＦ国際会館で開催されました物産展におきまし て、貴社製品「ＭＢＭ２３」を拝見しました。弊社のイメージに合って おりますので、取り扱わせていただきたく存じます。 つきましては、展示品と同じ色柄・形状のものを２００点、６月３０ 日までにご送付くだされたくご注文申し上げます。なお、以上の条 件に合致しないばあいは注文取消しに致しますので、お手数なが ら折り返しご回答くださいますようお願い申し上げます。 ・・・ 三、次の中国語文を日本語に訳しなさい。 １、拟按如下条件追加订购贵公司新产品“JD型暖水瓶” 。 ２、按另附订单所示，拟订购标题产品50台，敬请予以安 排落实。 ３、如果不能严格遵守交货期，那我们只能取消订货。 ４、对贵公司6月5日来函订购本公司标题产品表示谢意 。 ５、因赶不上贵公司所要求的交货期，故不得已只得谢 绝订货。 次の内容に基づいて注文状を作成しなさい 附加条件的订货函 文件号：第68号 发信年月日：2010年8月18日 发信方：广东国旅 收信方：山东轻工业品进出口公司 内容提示：收到6月5日寄来的产品目录 如另寄订货单所示，欲订购3000个 务必本月末前到货 需严格遵守交货时间 旅行用书包的追加订货函 文件号：69号 发信年月日：2010年9月17日 发件方：广东国旅 收件方：山东轻工业进出口公司 内容提示：上次订购的旅行用书包，反应良好， 销路好，现所剩无几 故欲再订购2000个 务必在下月10日前到货 有关交易条件与上次相同 第６8号 2010年8月18日 山東軽工業進出口公司 御中 広東国際旅行社 ～～～のご注文について 拝啓 貴社いよいよご繁栄のこととお喜び申し上げます。 さて、さっそくですが、6月5日付け貴信にて製品カタログをご送付いただき、誠 にありがとうございました。 つきましては、標記商品3000個、別紙注文書の通りご注文申し上げます。ただ し、今月末までには必ず納入していただきますよう、納期厳守のほどお願い申し 上げます。 まずは、取り急ぎご注文まで。 敬具 記 同封書類 注文書 １通 以上 第69号 2010年9月17日 山東軽工業進出口公司 御中 広東国際旅行社 旅行用かばんの追加注文 拝啓 いつもお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。 さて、先日ご注文いたしました旅行用かばんは、おかげさまで好評を得、売れ 行きが極めて良好で、在庫もわずかとなりました。 つきましては、さらに2000個ほどご注文させていただきます。お忙しい折を存 じますが、来月10日までに必着のようにお手配のほどお願い申し上げます。 なお、取引条件は、前回と同一にてお願い申し上げます。不都合の場合は、 至急ご連絡ください。 まずは取り急ぎ追加注文まで。 敬具 第七節 通 知 状 一、通知状の定義 「通知状」は、相手方に一定の事実（株主総会開 催通知、出荷、着荷、送金通知、電話番号変更 通知、入試試験関係通知など）を知らせることを 主な目的とする文書である。ビジネス上最も多く 用いられる文書形式である。 案内状、挨拶状なども広い意味では、通知状とい えるが、これらの文書は儀礼的、社交的性格を 持っているのに対し、通知状は単なるお知らせの 要素の強いものを言う。 二、通知状の作成要領 １、書き漏れはないか 通知すべき事柄を漏れなく、正確に書く。 ２、箇条書き 時間・場所などの要素があるとき、できるだけ箇条書 きにして、明瞭にする。 ３、簡潔・平易を旨とする 通知文書作成に当たってはできる限り、的確、簡潔、 平易を旨とすべきである。 ４、余裕を持って 会議開催通知などの場合、相手方が日程的にも充分 余裕があるよう、タイミングよく発送する。 言葉と表現 Ｌ/Ｃ取り組み【开设信用证】、 検収【验收】―査収【查收】、 オール・リスク【全险】、 ここもと【见P48、这里】、 保険証券【保险单】、 早計【草率，过急】、 ことのほか【见P57】、 注意を払う【给以注意】、 在来品【见P88，以往的产品】、 経年変化【见P88，因年代久而变形】、 お含み【见P88，心中明白，理解】、 文例 送金のご通知 さて、＊＊月＊＊日付のご請求書による＊＊月分の納入代金につきまして は、下記のとおり決済致しましたので、ご査収下さい。 なお、折り返し領収書をご送付いただきますよう、お願い申しあげます。 まずは、送金のご通知まで。 敬具 記 ■金額 ＊＊＊＊円 以上 期日前支払について さて、＊＊月＊＊日付の貴信拝受し、早速検討いたしましたと ころ、永年お取引をいただいております貴社のご要請に対し、当 社と致しましてもお受けするのは当然であり、この件につきまし ては、お申し越しの内容に沿うように処理するよう指示致しまし た。 今月＊＊日に、お支払い致します。 なお、お支払は通常通り、手形で致します。ご了承ください。 まずは、とり急ぎお知らせまで。 MX－１の価格改定のお願い 拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。日ごろは格 別のご愛顧を賜り、厚くお礼を申し上げます。 さて、 貴社に販売していただいている当社製品MX－１は、原材料費 の高騰ならびに流通費の上昇などにより、現在の販売価格を指示するこ とがこんな状況となってまいりました。 当社では、かねてより生産・販売の両面にわたる合理化・省力化を図 り、日夜渾身の努力をもって対処してまいりましたが、もはや企業努力 のみでは吸収し得ない段階に至り、まことに不本意ながら、販売価格の １０％値上げを決定した次第です。 つきましては、３月５日納入分から、別紙新価格表を提要させていた だきますので、何卒諸般の事情ご高察のうえ、ご協力賜りますようお願 い申し上げます。 ここに、謹んで価格改定のお知らせかたがたお願い申し上げます。 敬具 L/C取組お知らせの件 拝啓 貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。平素、格別の ご協力を賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、本日電話でもご通知申し上げたように、次の通りL/Cの取り組みを完了い たしましたので、至急船積手配をお進みくださいますよう、切にお願い申し上げ ます。 なお、出荷に際しましては、破損、品目違い、または数量不足の生じませんよ うに、特にご配慮くださいよう、切にお願いいたします。 まずは、L/C取組のお知らせまで。 敬具 記 １．品 名 S２型電気洗濯機（見積書通り） ２．数 量 ２０台 ３．納 期 １０月末日 ４．納 入 場所 当社長野倉庫 ５．運賃 諸掛 当社負担 ６．支払い 条件 到着後翌月末６０日約束手形払い 以上 練習 一、次の文書の下線部に入れる語句を後の＿に 書き出しなさい。 電気洗濯機出荷の（ １ ） 拝復 毎度ご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、１０月２６日付貴信によりご注文賜りました（ ２ ）は、下記により本日千葉運送に 委託、（ ３ ）。ご指定の期日までには、相違なく貴社に到着の予定でございます。 つきましては、（ ４ ）、よろしくご査収のうえ、お手数ながら同封の受領書にご署名ご 捺印いただき、折り返し（ ５ ）お願い申し上げます。 （ ６ ）。 敬具 記 １、品名 Ｓ２型電気洗濯機（東菱電機製） ２、数量 ２０台 ３、納期 １０月末日 ４、納入場所 貴社大田倉庫 ５、（ ７ ） 千葉運送（株）トラック便 ６、運送費 当社負担 ７、支払い条件 到着後翌月末６０日約束手形払い 以上 （１）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （２）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （３）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （４）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （５）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （６）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （７）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 二、次の文書を中国語に訳しなさい 取引解消のご通知 前略 早速ながら、貴社とのお取引を２月９日限りで解消させてい ただきたくご通知申し上げます。 その理由は、再三にわたって督促をいたしましたので既にご承 知の通り、当社への注文品の納期がいつも守られず、そのつど私 どもの大事なお客様方に多大のご迷惑をおかけし、当社の信用に も支障を来すこととなったからであります。 今回の決断は、熟慮の末のやむにやまれぬことであることを申 し添えます。 今までのお取引にお礼を申し上げ、取り急ぎ通知いたします。 早々 次の中国語文を日本語に訳しなさい。 １、很遗憾，我方不得不取消合同，特此通知。 ２、所订购的咖啡杯，已于今日到货，谢谢贵公 司的费心安排。 ３、此次到货情况如往常一样十分良好，深表谢 意。 ４、发货迟于预定日期，甚以为歉。但本月内定 能装船运出。 ５、装船完毕后，请在3小时内用传真告知我公 司装运港及装货船名。 次のヒントに基づいて、着荷通知状を作成しなさい。 文件号：东商题050号 发件日期：2011年10月10日 发信方：东京商事株式会社贸易部 上條 醇 收件方：天津大地有限公司营业部 李默 内容：10月6日发送的货物平安到达；开箱验收 完毕；货物清单一同附上，请查收 单词：开箱（荷解き） 東商題050号 2011年10月10日 天津大地有限公司 営業部 李 黙様 東京商事株式会社 貿易部 上條 醇 着荷ご通知 拝啓 御社ますますご発展のことと心からお喜び申し上げます。毎々一方なら ぬご高配をいただき、厚く御礼申し上げます。 さて、十月六日付けご発送の品、本日無事着荷いたしました。さっそく荷解き のうえ、検収を完了いたしましたので、ご通知申し上げます。 なお、物品受領書を同封ご送付申し上げますので、ご査収お願い申し上げま す。 まずは、着荷のご通知まで。 敬具 次のヒントに基づいて、代金入金の通知状を作成しなさい。 文件号：津大地第025号 文件日期：2011年6月30日 收件方：东京商事株式会社贸易部 上條醇 发件方：天津大地有限公司营业部 李默 内容：6月25日弊公司要求支付的姬松茸200KG货款 共100万日元整，今天经交通银行通过电汇的形式 收到了；同封寄上收据，请查收；今后请多订货为 盼。 单词：姬松茸 （アガリクス茸） 进款（入金） 电汇（電信為替） 津大地第025号 2011年6月30日 東京商事株式会社 貿易部 上條 醇様 天津大地有限公司 営業部 李 黙 アガリクス茸代金ご入金の件 拝啓 青葉の候、ますますお元気でご活躍のことと心からお喜び申し上げ ます。平素、格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 さて、6月25日付けをもってご請求申し上げました標記商品200KGの代金総 額1〇〇万円也につきましては、本日交通銀行経由の電信為替にて確か に受領いたしました。厚く御礼申し上げます。 つきましては、ここに領収書を同封のうえ、ご送付申し上げましたのでご査 収ください。なお、今後ともにご用命のほど、なにとぞよろしくお願い申し上げま す。 敬具 第 八 節 請求状 一、請求状の種類と形式 １、請求状とは：ある請求が目的で出す文書であ る。 ２、相手方にサンプルを送るように要請する請求 書、見積書を要請する請求書、通商仲間を紹 介するように要請する請求書、或いは融資する ことを援助するように要請する請求書、協調を 要請する請求書などいろいろあるが、ほとんど 金銭関係の請求が目的で出す文書である。 二、請求状の特徴 金銭の請求状は、商取引で引き渡した納品代金 を支払ってくれるよう頼む文書である。請求権利 を持ちながら、請求権利を強調した文書は好まし くない。丁重な態度で望ましい。 三、書き方のポイント １、急ぐ場合を除いて、一言感謝の意を表す文を 必ず入れる。 ２、主文に品名を明示する。どの商品・何月、何 日に権利が発生・何円請求する・請求対象・内 容 ３、要点だけを簡潔に書く ４、請求権利を振りかざすような高圧的な書き方 は禁物。 ５、金銭請求状の場合、すべて封筒に収め、外脇 付に「請求状在中」と明記 四、言葉と表現 手付金ーー前払い金・前渡し金・前金 立替金/垫款 貸付金/贷款 売上計算書：销售明细表 代残金：货款余额 売掛代金/赊账欠款 他の留用もままなりません：不能如愿留作他用 当社としても措置のとりようがなく：对此本公司实 在束手无策。 誠に心苦しい限りでございます/实在万分过意不 去。 製造前の手付金のご請求について：有关要求支 付投产定金的事宜。 苦しいときは相身互いで多少の支払い延期には 応じますが：在困难的时候相互照应，对于付款 略又延期我们是会予以通融的。 文例 貸付金返済のお願い 前略 当社ではさる２月９日付けにて貴社に期間６ヶ月のお約束で金 ３００万円をお貸しいたしましたが、今月２５日現在いまだに何のお知 らせもありません。当社h資金に十分余裕があってお貸ししたのではなく 、千代ご尊父の時代からの関係を考えての措置で、当社としても貴社を 信頼してかなり無理をしております。 返済日は８月９日ですから、期限を半月も過ぎております。金利の８ ％も貴社がご納得の上ですので、元利合計金３２４万円を来月までに返 済されるようお願いいたします。 なお、返済は当日付小切手で直接当社にご持参ください。 早々 委託販売代金のご請求 拝啓 貴社ますますご盛業のこととお喜び申し上げます。平素は格別 のお引き立てをいただき、ありがたくお礼申し上げます。 さて、貴社に委託販売をお願いしております弊社製品「電子手帳」に つきましては、本月がお取引条件どおりの決算期となっております。誠 にご多用中とは存じますが、ご委託品の売り上げ計算書を作成の上、６ 月８日までにご決済いただきますようお願い申し上げます。 なお、ご決済にあたり、委託商品に売れ残りがございましたら、次期 に繰越くださいますようお願いいたします。 まずは、お礼かたがたお願いまで。 敬具 納入商品代残金の請求状 拝啓 陽春の候、貴店ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。 先日は、わざわざご来社くださり、多額のご注文を賜りまして、誠に ありがとうございました。 さて、このほどご注文の品々は、本月５日自動車便をもちまして、別 紙明細書のとおりお送り申し上げましたので、すでにご査収くださいま したことと存じあげます。 つきましては、上記の商品の代金、ご注文の折りに手付け金と致しま して半額だけいただいておりますが、残り残金は、商品納入後のお支払 いという約束で、本月末日がお勘定日となっております。誠に恐縮なが ら、残金請求書を同封申し上げましたので、何卒期日までにご送金くだ さいますようお願い申しあげます。 まずはご送金のお願いまで。 敬具 練習一 次の文書の下線部に入れる語句を後の＿＿ に書き出しなさい。 （ １ ） （ ２ ）先般7月5日付で当方よりご請求いたしました「電気洗濯 気」20台の（ ３ ）について、お問い合わせいたします。 請求書には7月30日までにお支払いいただくように（ ４ ）。御社 経理の方からもその点については納得いただいたものと承知して おりましたが、今月10日に至るもご入金がございません。 当社といたしましては少なからぬ金額でもあり、また入金後すぐ に別の用途に予定していたものだけに極めて困惑しております。 そこで、（ ５ ）ながら下記の通り日限を設けさせていただき、是 非ともそれまでに（ ６ ）。 記（下略） 二、次の文書を中国語に訳しなさい。 負担金の請求 拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。毎々格別のご支援を賜り、 誠にありがとうございます。 さて、去る3月5日弊社千葉工場の大田展示場設置工事を行いましたが、その共有部 分の工事代金については、過日の出展打ち合わせの席上でご説明いたしましたとおり、 出展者の展示面積に応じてご負担願うことになっております。 この共有部分の工事代金につきましては、すでに弊社が施工業者に一括して立替払 いを致しております。 つきましては、その立て替え金につきまして、至急弊社宛お振込みくださいますようお 願い申し上げます。 なお、貴社のご負担金については、下記の計算の通りです。施工業者からの工事請 求書および領収書の写しとともにご確認くださいますようお願いいたします。 まずは、取り急ぎ立て替え金のご請求まで。 敬具 記 １、ご負担金 500万円 ２、添付書類 工事請求書写し 1通 領収書写し 1通 以上 三、次の中国語文を日本語に訳しなさい。 １、烦请在百忙之中将上述商品的款项于2月8日 前付清。 ２、5月5日送去的30台电脑之货款至今尚未收 到，敬请速速查明后将货款寄来。 ３、敬请按合同广东支付商品总价20%的定金。 ４、随函附去账单，敬请过目并核对。 ５、对这笔未付款贵公司始终没有回音，令我们 是否为难。 第九節 督促状 補充 例外的取引文書 例外的取引文書の書き方 例外的取引文書とは、常例的取引文書のよう に単なる連絡や意思伝達だけではすまない、な んらかのトラブルや相手とのそごがあった時に出 す類いの文書である。したがって、同じ連絡や意 思伝達でも、相手に対する説得力が必要になる。 トラブルなら解決へ向け、そごなら調整に向け、 相手を納得させるのが目的である。トラブルの場 合など、感情的になって書くと逆効果になるので 注意が必要である。 種類とフォーム 例外的取引文書には、相手に行為を促す督促 状・通知状・相手の行為にクレームをつける苦情 状、抗議状がある。次に苦情や抗議に対する反 論状或いは詫び状、更に申し入れに対する断り 状がある。立場によって相反する内容になる。 いずれの場合も、フォームは定型に準じて書く が、文章表現の部分が主となるので、言い回しに は熟練を要する。 書き方のポイント 相互の立場をわきまえて、相手を説得しなくて はならないので、文章は論理的に書く。基本的に は、置かれた状況や相手の要望・要求を正しく判 断し、当方の主張を的確に述べたり、相手に対し て具体的にこたえる。 いずれの場合もビジネスを円滑に行うために止 む無く出す手紙であるから、状況が厳しくとも冷 静な気持ちで書く。 督促状の概念 一回目の請求で目的が達成できなかった場合 に、再度請求する文書が督促状である。督促状 を書いていいのは、相互間に契約・約定が交わさ れており、そこから生じた債務を、相手が怠慢や 過失によって履行せず、こちらが損失や迷惑をこ うむっている場合に限られる。 督促状の特徴 １、請求状を出しても効果がない場合に出状する ２、その行為が契約の義務や債務の履行である点 にある。 ３、督促をしないで長時間放置しておくと、請求権 を失ったりする。請求したことの証拠書類になる。 ４、督促状は、その事情を追求したり遅れを非難す るのが目的ではなくて、その行為を促すのである 。 ５、穏やかに表現することが大切である。 書き方のポイント １、定型に準じて丁寧に書くこと。ただし、再三督 促の場合は、挨拶を短くするか、「前略」で挨拶 はカットして、いきなり主文に入ってもよい。 ２、冷静に情理を尽くす ３、文書内容を件名に明らかにする ４、当方が迷惑している内容も述べる 言葉と表現 らちがあかず：尚无结论；尚未解决 万一、本状と行き違いにお支払いがお済の際は 、悪しからずご容赦くださいますようお願い申し 上げます：倘若在本函件寄出的同时，贵公司 也刚好付清货款，那还请多多予以谅解。 これまでの貴社のご愛顧を思い、最大のご便宜 をお図りした次第でございますだけに、誠に遺 憾に存じます：考虑到贵公司以往的惠顾，我 们才给予了最大的通融，正因为如此，我们才 倍感遗憾。 ご承知おきください：请明察；请心中有数。 売掛金ご催促の件：有关催促支付欠款的事宜 いまだにお支払いはおろか、貴店より連絡すら ございません：不但至今尚未支付货款，甚至 连个音信都没有。 そのつど店長が不在とのことで：每次都说店长 不在。 要領を得ない：没辙；一筹莫展；无计可施。 何卒折り返し何分のご回答を承りたく存じます： 务请从速答复。 代金お支払いご催促の件 拝啓 毎度お引き立てにあずかり、厚くお礼申し上げます。 さて、３月６日付け番号３７６号貴書にてご注文いただき、７月１０ 日ご決済のお約定をいただいております納入代金８００万円につきまし ては、いまだにお振込みをいただいておりません。 或いは何かの手違いかと拝察いたしますが、当社といたしましては、 今月末までにお支払いをいただき、帳簿の整理をいたしたく、再度ご請 求申し上げた次第でございます。 至急お調べいただき、お支払い賜りますようお願い申し上げます。 万一、本状と行き違いにお支払いがお済みの際は悪しからずご容赦く ださいますようお願い申し上げます。 敬具 代金お支払いご催促について 前略 取り急ぎ用件のみ申し上げます。 製品「電子手帳」についての代金請求書を５月５日に送付いたしまし たが、いまだにお支払いなく、そのうえ何のご返事もございません。再 三のお電話に対しても担当者様のご不在との由で全くらちがあかず、弊 社と致しましては誠に困惑している次第でございます。 弊社では、従来から現金取引を建前としてまいりましたが、貴社の強 いご要望により６０日の約手払いをご承諾させていただいたものです。 事情をご賢察の上、この書状が到着次第すみやかにごそうきんくださ いますようお願い申し上げます。 早々 未着品送付の催促 さて、前回弊社注文の夏季商品の残部につきましては、連日書簡を差し 上げ、速やかなる送付をご依頼申し上げましたが、いまだに着荷致してお りません。この機会を逸しますと、販売は出来なくなるかもしれません。出 来る限り早くお送り賜りますようお願い申しあげます。 代金催促、国内取引の場合 さて、早速でございますが先月ご注文の商品 の代金を未だにお支払い頂いておりません。 契約規定では「商品代金ご入金なき場合は、出 荷せず」となっておりますので、恐れ入りますが 、できるだけ早期に出荷発送できますよう、至急 ご送金頂きますようよろしく御願いします。 練習一、次の文書を中国語に訳しなさい。 売掛代金お支払いご催促について 拝啓 年の瀬も押し詰まっていきましたが、貴社にはご多忙のことと存じます。平 素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、本年の6月初めより貴社との間で締結いたしました商品売買契約につき、 納品後60日の手形決済でお取引を継続させていただきました。 ところが、8月1日付をもって納入いたしました弊社製品「電子手帳」15ケースと、 さらに9月25日付けで納入しました同製品20ケース分の合計売掛代金1400万円 なりの約手決済がございません。 取引銀行に問合せましたところ、貴社に置かれましては他社への不渡手形も出 されましたそうで、驚いているような次第です。どのような事情があってのことかは 存じませんが、貴社よりのご入金がないと甚だ困惑いたしますので、至急に売掛 代金１４００万円也をお支払いくださいますよう、ご請求申し上げます。 まずは、お願いまで。 敬具 練習二、次の中国語を日本語に訳しなさい。 １、我们再次要求贵公司在本月25日前务必付清 所有货款。 ２、尽管我们多次请求付款，可贵公司始终不予 答复。 ３、贵公司的这笔未付款造成了我公司在资金周 转上的极大困难。 ４、倘若至本月底再不付款，本公司将不得不采 取必要手段。 ５、我们曾于5月1日和5月20日两次要求贵公司 支付3月1日交货的30台电脑之赊账欠款。 練習三 次のヒントに基づいて、商品出荷の督促 状を書きなさい。 文件号：东京大丸商事第228号 发件日期：2011年6月2日 发件方：东京大丸商事营业部 山田雄 收件方：济南市纺织品有限公司对外营业部 王海 大致内容：4月20日订购L22型床单，要求5月 8日送达；至今未到货；我方频频接到顾客 催促，等。 練習三の答え 東京大丸第2２８号 ２０１１年６月２日 済南市紡績品有限公司 対外営業部 王 海様 東京大丸商事 営業部 山田 雄 「シーツ」出荷ご督促の件 前略 ４月２０日付にてご注文いたしました「シーツ」Ｌ２２型、５月１ ８日に必着にてお願い申し上げましたが、いまだに到着いたしませ ん。当方、お客様よりの催促を頻繁に受け、ほとほと困り果ててい る次第です。 ご多忙のためご失念かと拝察いたしておりますが、既にお約束 の期限を大幅に超過いたしておりますので、大至急お調べの上、 何分ご回答をいただくようお願い申し上げます。 早々 第十節 抗 議 状 抗議状とは何か 抗議状とは、相手の不当な行為に対して、怒り をもって訂正や停止を求めて各文書である。 ビジネスには、不幸にしてトラブルが発生するこ とが少なくない。トラブルの結果、当方が損害や 迷惑を受け、その損害や迷惑の原因が相手の過 失や不正にあることが明らかな場合、強い調子 で注意を促し、解決を図る目的で書かれる文書 が抗議状である。 つまり、抗議状は、ビジネスにおいては、相手方 の手違いや不正などで、当方が損害や迷惑を受 けた場合に、相手方の犯したミスに対して、その 善処方を求める文書である。 抗議状の種類と形式 取引の繰り返しの中では、常に何かのトラブルが 生じる。契約不履行をはじめとして、納期遅延、 品質不良、数量不足、代金未払い、商標侵害な どの問題が起こったとき、請求状や督促状を出し たのに返事がなかった場合、或いはそもそも最 初から悪意があったと見なされるにやむえお得 ず抗議状を出す。 抗議状の作成要領 １、相手方の不当な行為に対する抗議であるか ら、緊急の書状を表す意味で、前文の挨拶は省 略し、頭語は「前略」または「急啓」とし、結語は「 早々」または「不一」などとする。 ２、講義の内容を明確に、相手の行為の不当で ある旨を強調する。 ３、日時、金額などは、明確に、具体的に示す。 ４、あまり感情的になったら、逆効果になるから、 できるだけ冷静な表現を心がける。 ５、不祥事が度重ねる場合や、問合せに対する相手方 の応対が悪い場合は、「契約を解消するつもりだ」とか、 「場合によっては法的処置に出るつもり」と、強硬的な姿 勢を打ち出す。 ６、先方の行為をあくまでも善意に解釈している態度を 匂わせるようにする。 ７、条理が立って主文を書く。主文は、（１）抗議すべき事 柄と理由を明確にし、（２）当方の蒙った迷惑や損害の事 実を明示し、（３）その責任を求めて善処を要望し、（４） 回答を求めるという文面にする。理詰めに相手の良心に 響くように書くことである。 言葉と表現 １、八方手を尽くす：想尽办法；千方百计 ２、当社は親密な協力先を駆け回り、相当無理な依頼を してまいりました：本公司为此在一些亲密的伙伴中奔走 ，再三恳请帮助。 ３、方策は立ちません：无计可施；找不到良策。 ４、昨年９月に貴社と当社が交わした商品の供給契約で は、期間は２年間で貴社は毎月一定数量を継続して、当 社に当社指定の商品を供給することが明記されておりま す：去年9月贵我两公司签订的商品供给合同上明确写 明，贵公司在为期两年内持续每月供给本公司固定数 量的指定商品。 5、需要期に備えて：为销售旺季做准备 ６、大量注文を取っております：征求大量的订货； 拉来了大量的订单。 ７、値段も安いとあって：因价格也便宜 ８、特許権に抵触して：侵犯了专利权 ９、当社といたしましては、当該製品の製造、販 売の中止方を当社に対して申し入れました：本 公司已要求该公司停止生产和销售该产品。 １０、今後の推移次第では：要看日后事情怎么发 展 文例 商標権の侵害について 前略 早速ですが、このたび貴社発売の「＊＊」は、当社が平成＊＊年＊＊月＊ ＊日発売の指定商標「＊＊」（登録第＊＊＊号）と酷似しております。 目下詳細に点検中ですが、＊＊・＊＊の部分などに類似点があり、これは 明らかに商標権の侵害に該当しているように思われますが。 貴社は、直ちに当該商標の内容を検討され、ご意見をお願い致します。 本状到着後10日以内にご回答のない場合は、しかるべき対処を致す所存 ですので、その旨ご了承のうえ善処いただきますよう、お願い申しあげま す。 草々 納期遅延について 当社は８月１６日付にてご注文申し上げました新型コンピューター１０台につ きましては、二週間以内にお届けいただけるとのことでありましたが、すでに三 週間になります現在（＊＊月＊＊日）、まだ到着致しておりません。弊社はこ れにより困惑し、すでに何度も苦情を受けております。 当方としてはもしも今月１４日までになお未着の場合は、これ以上お待ちす るわけにもまいりませんので、注文を取り消し、この損失についてはご負担願 うことに致します。 この件について、至急明確なご回答を賜りますようお願い申しあげます。 注文取り消しについて 前略 去る３月９日付にて貴社よりご注文いただいた「電気洗濯機」 に、このたび突然発注を取り消すとのご連絡がありました。当社にとっ ては思いも寄らぬ貴社の態度に困惑しております。 「電気洗濯機」は、当社に在庫が少なく、そのため分品の手当てなど 八方手を尽くし、ようやくご注文の数量をまとめるメドがたったところ でした。 ここでご注文の取り消しとなると、集めた部品の転用もままならず、 協力先への部品代金の支払いなど、当社としてもその損害は莫大で、当 面この危機を乗り切る方策は立ちません。 このたびの貴社の発注取り消しの理由はなにか、当社への措置をどの ように考えておられるのか、早急にお知らせくださるようお願い申し上 げます。 早々 返品の件について 前略 取り急ぎ用件のみ申し上げます。 去る１２月２５日付をもって貴社より納入いたしました製品「電気ストーブB 型」２００台が、昨日２月１５日貴社より返品されてまいりました。すでに販売 シーズンも過ぎかかっている現在において、売れ残り品を返されるというのは納 得しかねることです。ご注文に当たっては、かなりの値引きをさせていただきま したし、契約でも返品可能との取り決めなど一切ございません。 また、当該品には貴社に在庫中著しい損傷もございまして、商品価値も失われ ている状態です。誠に申し上げにくいのですが、当該品を弊社にてお引き取りす ることはできません。貴社においてしかるべく処分方お願いいたします。 なお、代金の決済は今月３１日となっておりますので、お約束通り請求申し上 げます。 まずは、取り急ぎご連絡まで。 敬具 一、次の文書の下線部に入れる語句を後の＿＿に書き出しなさ い。 （ １ ） 前略 取り急ぎ（ ２ ） 6月6日付け書簡にてご注文申し上げました電子手帳20ケース につき、期限が10日も過ぎておりますにもかかわらず、いまだ（ ３ ）。 何度かご催促申し上げましたが、要領を得ないままでございます。 歳末商戦を控え、このままでは店の信用に響くのではないかと案じら れる次第でございます。 何卒大至急（ ４ ）の上、誠意ある（ ５ ）をいただきますよ うお願い申し上げます。 （ ６ ） 記（下略） 次の文書を中国語に訳しなさい 不良品納入について 前略 近く始まる謝恩セールスの来店客お持ち帰り品の中に、貴社納入分のう ち、約１５％にあたる120個が不良品でした。いずれも目立つところにすり傷がつ いていたり、スイッチの接触不良による不作動です。 当社の発注時期とセールス開始にあまり時間の余裕がなく、発注個数の点で納 品に多少の危惧もありましたが、貴社が絶対心配なしと言うので任せた次第です 。しかし、納品期日は守られたものの、120個もの不良品が出たので当社とし てはお客様に安心してお配りできる自信がありません。もし1個でもテスト漏れし た不良品があれば当社の信用にかかわります。 当社では激戦下の業界でお客様からの苦情ゼロを目標にサービスに心がけて いる最中です。あくまで貴社を信用しての発注ですので、早急に対応をとられるよ うお願いいたします。 早々 次の中国語文を日本語に訳しなさい。 １、希望贵公司能尽快来信告知取消订货的理由 ２、请迅速对上述侵犯商标权事件进行调查并作 出妥善处理 ３、还盼贵公司能迅速采取措施解决这次的次品 问题 ４、经本公司检验，贵公司送交的30台洗衣机中 ，5台的开关存在质量问题 ５、至今我们尚未接到贵公司真诚的答复，为此 不得不考虑诉诸法律 次のヒントに基づいて、抗議状を作成しなさい。 文件号：大和（电）第150号 发信日期：2011年11月16日 收件方：山东泰山电子有限公司营业部 张健 发件方：日本大和电气公司营业部 山田雄 内容： 10月22日给贵公司寄了“XD-T8000”数码相机的付款请 求书，又再三催促，至今仍未付款； 每次与贵方联络都答应 妥善处理，但是我方至今仍未收到货款，我方怀疑贵方诚意 ；务请于12月内把货款寄到，如贵方仍不具体落实，非常遗 憾，到时将不得不采取法律手段。 参考答案 大和（電）第１５０号 ２０１１年１１月６日 山東泰山電子有限公司 営業部 張 健様 日本大和電気会社 営業部 山田 雄 「デジタルカメラXD-T８０００」代金未払いの件 前略 去る１０月２２付でご請求申し上げました「デジタルカメラXDーT８０００」の代金の 件、その後再三にわたって督促を申し上げておりますが、いまだ入金がございません。 ご連絡のたびに善処するとのご返事はいただいておりますが、いまだご入金いただけ ない以上、ご誠意のほどを疑わしく存じます。 つきましては、今１２月末日必着でご入金くださいますようお願い申し上げます。万が 一、確実な対応を示していただけない場合が、遺憾ながら法的手続きをとらざるを得ま せんので、その旨ご承知ください。 善処のほど、切にお待ちしております。 敬白 第十一節 お 詫 び 状 お詫び状の特徴 １、お詫び状とは：相手の抗議や苦情に対して、 何か当方の手落ちでなくとも不測の事態が生じ て相手に迷惑や損害をかけた場合に出す文書 である。 ２、目的：相手の不満や怒りを和らげ、鎮めること にある。 ①問題解決への誠意を示し、②詫びる点は率 直にお詫びして、③償うべきものがあれば十分 に償う意思のあることを申し出て、納得を得る。 ３、多少言い分がある場合でも、弁解や言い訳は しないほうが賢明だ。くどくどと快弁がましいこ とを書くと、責任を回避しようとしているようにと られて、かえって反感を買う結果になる。 ４、１）事実関係をすばやく正確に調べる ２）当方に不注意や過失があるのかどうかを 十分に検討する ３）それらの結果を盛り込んで陳謝する ４）口頭だけで済ませないで、重ねて文書で詫 びるのがお詫び状の効用だ 書き方のポイント ①返信の用語を使う。「拝復」など ②事態の解決策を提示する。 １）礼儀正しく丁重に陳謝し ２）どういう処置をとるかという善後策または解 決策を提案し ３）必要により、損害賠償などの措置も申し出 る。 注意点ーー原因説明 いろいろなことが原因で、やむを得ず、契約通 りに履行できない場合に難詰されることもある 。そのような時、実状により、原因の説明をす るか、お詫びをする。原因説明の場合、事実 を説明し、できるだけ相手から理解を得られる ように努めるべきである。 言葉と表現 １、当社の得意先からの大口入金が突然遅れ： 本公司应从客户处获得的大笔款项临时被拖 延。 ２、輸入元の手違いで関税法に抵触したため：因 进口商的失误，违反了关税法 ３、販売網に乗ってしまった：（就这样）纳入了销 售商品的行列 ４、今しばらくのご猶予をいただきたく：还请（贵 公司）再略微宽限几天 ５、これまで一定数の商品供給ができなかったの は、部品の調達先を限定せず、市況に応じて 安値のところと取引していたため調達量がそ の都度異なりました：以往没按固定数量供给 商品，是因为我们未将零件供应商固定下来， 而只是根据行情与价格相对便宜的商家交易 ，从而供应量每次均有不同。 文例 支払い遅延のお詫び 拝復 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。 さて、このたびは９月２日付営業部発第３２１号貴書によりご請求をいただき ました商品代金７月分のご送金が遅れ、大変ご迷惑をおかけしましたことをお 詫び申し上げます。 当社の得意先からの大口入金が突然遅れ、内部の資金繰りが一時的に変 更を余儀なくされたためご送金が遅れましたが、本日、富士銀行上野支店の貴 口座に確かにお振込みいたしました。 今後このようなことのないよう十分ちゅういいたしますので、今回はお許しを いただき、今後ともお取引をよろしくお願い申し上げます。 まずは、お詫びかたがたご送金のご連絡まで。 敬具 フランス製ワイン納期遅延のお詫び 拝復 毎度格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、１０月２６日納入予定の標記ワイン（貴社ご注文書第１２３号）につきまし て、その納入遅滞につきお叱りを被り、お詫びの申し述べようもございません。 実は、輸入元の手違いで関税法に抵触したため、ほぼ２週間税関に留め置か れてしまったのでございます。もちろん、直ちに修正手続をとりました結果、明日 には当社に入荷する見通しとなりました。このような次第でお約束納期に遅れま した点、改めてお詫び申し上げます、また、社員の不手際がおきないよう万全を 期す所存でございますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 なお、ご注文の品は入荷次第、急送便にて発送いたしますので、明後日には 確実にお届けできるものと存じます。 まずは、お詫びかたがたご通知まで。 敬具 不良品送付のお詫び 拝復 貴社ますますご隆盛こととお喜び申し上げます。毎度格別なご愛顧を 賜り、ありがたくお礼申し上げます。 さて、弊社よりご送付申し上げた「電気洗濯機B６型」の欠陥ご指摘の件、誠 に申し訳ない仕儀と恐縮しております。さっそく弊社におきましても厳重検査の 結果、やはりスイッチの部分に欠陥のあることが判明いたしました。下人は部 品製造の段階でのミス、さらに検品においても欠陥が発見されないまま販売 網に乗ってしまったような次第です。創業以来１５年、このような失態は初めて のことで、弊社といたしましても対策に苦慮しているところでございます。 貴社にも多大なご迷惑をおかけしましたこと、誠にお詫びの申し上げようもご ざいません。損害につきましては十分に償いたいと存じますので、何卒お許し のほどお願い申し上げます。 なお、商品の欠陥部分につき即時改良いたしまして、不良品とのお取替えを いたしております。つきましては、一応２０台分を貴社宛に発送いたしましたの で、ご査収いただきますようよろしくお願い申し上げます。 まずは、お詫びかたがた発送のご通知まで。 敬具 契約違反のお詫び 拝復 平素は格別のご愛顧をいただき深く感謝申し上げます。 さて、９月８日付の契約違反に関する貴信に、弊社では深く反省し、今後こう したご迷惑をおかけいたさぬ努力する所存でございます。 これまで一定数の商品供給ができなかったのは、部品の調達先を限定せず 、市況に応じて安値のところと取引していたため調達量がその都度異なりまし た。 しかしこれまで安定供給がなかなかできませんので、このほど調達先を週者 に限定し、購入価格も話し合いで年間一定とすることで一定数量を確保できる 体制を整えました。 貴社が弊社に対し特別に優遇してくださっていることに常に感謝しております が、それに甘えて弊社がわがままをやっておりました。 ここに多年の温かいご愛顧にお応えし、貴社に一層のサービスをさせていた だきたくことを誓い、今後も変わらぬご高配を賜りますようお願い申し上げます。 敬具 練習 次の文書の下線部に入れる語句を後の＿＿に書き出しなさい。 （ １ ） （ ２ ） 去る12月6日付でご注文賜りました「電子手帳」につきまして、ご督促 をいただき、（ ３ ）。 ご注文商品は12月1日付けで発送済みとなっておりますので、早速調査いたし ましたところ、取り扱い運送店の誤配によるものと判明いたしました。 （ ４ ）、本日改めて至急ご発送申し上げましたから、何卒一両日のご猶予 をいただきたくお願い申し上げます。 取り扱いの落ち度はいえ、ご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳なく、（ ５ ）。 何卒事情ご賢察の上、悪しからずご了承賜りたくお願い申し上げます。 （ ６ ） 敬具 （１）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （２）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ (3)＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （４）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （５）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ （６）＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 次の文書を中国語に訳しなさい。 不良品納入に対するお詫び 拝復 当社の納入した商品に多くの不良品が出たとの話、ただた だ恐縮するばかりでございます。当社では貴社からご注文をいただ いたとき、納期のことばかり考え、通常の作業時間を協力つめ、ま た臨時にパートを導入してなんとな期日に納品いたしました。 しかしこのたび検査の面で手落ちが生じ、貴社に多大のご迷惑を おかけしてしまいました。多年お世話になっている貴社に対し、経営 の責にある私として誠慚愧に耐えません。 今後は、この教訓を胆に銘じ、検査体制を整えて二度と不良品を 出さないことをここに誓約いたします。なにとぞ変わらぬご指導ご愛 顧を賜りますようお願い申し上げます。 敬具 次の中国語を日本語に訳しなさい。 １、收到贵公司对标题产品交货期延误的询问， 深感愧疚。 ２、上述情况未能及时向贵公司通报，敬请原谅。 ３、由于本公司员工业务不熟练，给贵公司带来 了巨大麻烦，在此特表歉意。 ４、我们无法在约定的日期内将20台洗衣机的货 款存入贵公司的银行账户，为此向你们表示诚 挚的歉意。 ５、对这次因本公司失误而造成的产品质量问题 实感愧疚，深表歉意。 テキストのP１０９の文例５７に基づい て、お詫び状を作成しなさい。 第十二節 弁解・反駁状 弁解・反駁状とは 相手の筋違いの要求や主張に対して、誤りを正 し認めさせるため、事実に照らして説得する。 書く狙い 相手から苦情や抗議を受け、それが事実に照ら して当方に誤りがあれば詫びなくてはならない。と ころが、それが不当であったら逆に抗議すること になる。これが弁解・反駁状である。取引上の苦 情や抗議は利害に関する事柄が主になるが、弁 解・反駁状は、相手の筋違いの要求や主張に対 して論理的に誤りを正して当方の損害を守るのが ねらいで、具体的な事実に照らして相手を説得す るとよい。 ファームと項目 弁解・反駁状は、相手から受けた非難攻撃に対し て逆に論ずるので弁解・反駁状ともいう。 この種の文書は弁解から反駁へと幅が広いが、 論に勝つのが目的ではなく、相手の誤りや誤解を 正しく説得し認めさせるのが目的であるから、論 理も考え方でなく事実で示す。特別に定まった形 式はなく、定型に準じてビジネスライクに書くのが よい。 表現とまとめ方 原則として、相手から非難を受けても相手を非難 するような表現は避ける。相手の要求や主張は 誤りであると、淡々と冷静に述べ、失礼のない文 面で結論にもっていく。 弁解・反駁状の特徴 ①弁解状：相手から苦情や抗議が申し入れられ 、事実を調査した結果、相手の抗議も無理はな いが、不可抗力で当方の非によるものではない とか、非はあってもやむをえない事情によるもの であると、当方の事情を説明し、相手の理解を得 るための文書が弁解状である。抗議を受けたら、 できるだけ早く出すこと。まず電話で説明し、理 解を求める努力をした上で、改めて出すとよい。 ②一方、抗議を受けたが、当方にまったく非がな く、相手の抗議こそ不当であるとか、事実誤認に よるものと反論するための文書が反駁状である。 つまり、相手の苦情や抗議が正当なら弁解状、 不当なら反駁状となる。 弁解状とお詫び状の違い 弁解状はお詫び状に近い性格を持つが、お詫び 状が当方の非を認めて許しを請うのに対して、弁 解状は、当方に非があるが、やむをえない事情 でそうなった旨を説明し、相手の理解を求める形 になる。 結局、弁解状、反駁状、お詫び状かの選択は、 当方の非の性質の検討から始まる。 書き方のポイント １、弁解状の場合： ①不可抗力で、当方に非がない場合でも、抗議 側が迷惑や損失を蒙ったことは事実であるから、 陳謝しないまでも、相手の立場を十分理解し、丁 寧に書くこと。 ②当方に非があったが、やむをえない事情でそう なったという場合は、まず深く陳謝した上で、誠心 誠意事情を説明する。 ２、反駁状の場合： ①当方に非がないだけに、強硬な姿勢で書きが ちだが、目的は相手の不当を責めることではなく 、当方に非がないことを理解してもらい、トラブ ルを解決することにあるから、冷静に書くことこそ 肝要だ。 ②場合によっては、相手に誤解を与えたことに対 する陳謝の姿勢も必要である。 言葉と表現 今までに荷造りの不満による事故は、一度も生じ ておりません：至今从未发生过因包装不完善而 造成的事故。 貴店からのご指定でもありましたので、厳重に注 意の上、集荷に応じた次第であります：鉴于该运 输公司由贵店所指定，因此我们只是在严加关 注的同时，协助聚集货品。 運送中の責任には応じかねます：运送中的责任 我们难以承担。 価格ランクにより「Ａ品質・Ｂ品質・Ｃ品質」とあり あます： 翌日取引先の不都合により納入の件が破棄され ましたので、当日7日には、貴社に注文取消しの 一報を電話にて連絡申し上げています：次日该 客户因故撤销进货，为此在事发当日的7号我们 即给贵公司去电话通知取消订货。 文例 出荷遅延についての説明 拝復 毎度格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、先月１５日をもってご注文いただきました、三洋電機製の「電 気洗濯機」２０台につきまして、再三のご督促をいただき、誠に恐縮に 存じます。 当該品は、あいにく弊社には１２台しか在庫がなく、不足分について メーカーに問い合わせましたところ、ちょうど注文が殺到し、生産が間 に合わぬため、納期までに５日の猶予をほしいとのことでした。 弊社への入荷が５日後であれば、貴店への納期である今月２日までに は間に合うと考え、依頼を致しておったのですが、その後５日が経過し ても一向に入荷がなく、再三の催促にも一日延ばしとの返答で、とうと うお約束の納期を過ぎてしまい、不本意ながら貴店に多大なご迷惑をお かけする結果となってしまった次第であります。 値上げに対する説明 【本来は書状でお願いせず直接訪問し交渉すべきだが、後日確認として送付 するなら、以下のごとくである】 拝復 先日弊社製品の価格調整につきましてお尋ねを受け恐縮に存じており ます。 ご指摘通り、今回、一部製品の価格をアジャスト致しました。特に一部の 製品については、その幅が比較的大きいものがあります。ただ、当社の今回 の製品値上げは誠にやむ得ない状況にあります。ここ数年来石油の急騰によ って、原材料の価格は上昇し続けておりましたが、弊社はあらゆる手段を講 じて値上げ回避に努力してまいりました。しかし、もはや当社の企業努力の 範囲内では如何ともしがたく、このままでは正常な生産活動が出来なくなり 、ひいては多くの消費者の皆様にご迷惑をおかけすることに相成ります。 そこでやむを得ずお願いに踏み切らせて頂いた次第でございます。しかし 、何とか将来のために新製品開発の努力を続けております。 また、今回の値上げ幅は最低に留めており、御社並びに広くお客様各位に もご理解願いたい所存でございますので、何とぞ倍旧のお引き立てを賜りま すよう伏してお願い申しあげます。 借入金返済遅れについての説明 【事前にお詫びの意を表すために、本来は出向いて行って、丁寧に説 明すべきで、その後重ねて書面をもってお詫びする手順になる。】 さて、誠に恐縮でございますが、過日借用致しました金子のご返済が 期日通りに履行できなくなり、深くお詫び申し上げます。 ご返済につきましては、優先して手当致しておるところ、ご存知のよ うに思 わぬＡ社の倒産により受けとる予定の代金の支払がされず、苦慮して おります。 早速、資金を繰り練り直しまして、御社へのご返済を最優先に致すつ もりですが、いかがでございますでしょう。厚かましいお願いでござ いますが、とりあえず半額を＊＊月＊＊日に返済させて頂き、残額を △△月△△日に返済させて頂きたく、重ねてお願い申しあげます。 弊社の苦しい時にはお助け頂きました者を、このような形でさらにお 詫び申し上げるのは苦しくございますが、何とぞ曲げてお許しくださ いますようお願い申し上げます。 信用状の内容変更とその事由 ＺＴＲ（９８）１６１号契約書に係わる玉蜀黍については、貴社は 船積にて、＊＊トンは大阪向け、△△トンは横浜向けと手配を、弊社 に指示なさいましたが 、当方はご通知通り、早速貨物を準備し船積作 業を進めておりましたが、結局 、下記の内容で本船積での引渡不可能 となりました。 ①横浜向けの＊＊トンは、本船側が黄埔港外輪代理公司に未連絡の ため、右公司が本品の積み込みを拒絶致しましたことは、すでに３月 ２５日弊電にて通知致しておりますので、この件はご承知のことと存 じます。 ②大阪向けの△△トンは、○○丸の黄浦港到着時、すでに一切の輸 出手続きを完了しておりますが、本船入港後、玉蜀黍が化学薬品と一 ハッチに混 載されることに気づきましたので、汚染の懸念から、本船は船積しな いことに決定し、船長が証明書を発行した次第であります。ここに右 証明書コピー一通を同封致しますからご調査ください。貴社におかれ ては早急に船をご手配くださるとともに、手配の船舶スケジュール通 り信用状を延長されるようお願い致します。 信用状の内容の変更申込みに対する回答 ５月２６日付Ｓ－１３０貴電拝誦。 ＥＣ２３４契約に係わる鉄板に関し、「当方への信用状がまだ届 いていない」、「そのため、予定の船腹には荷積出来ていない」、「 ○○丸に船積したい」との ご連絡を頂きましたところ、弊社はとり あえず了解致し、信用状をａｍｅｎｄ致しました。 しかしながら、当取引の信用状開設に関して、万全を尽くし、十分 な時間の余裕を残して、５月１０日に信用状０５５６１号を開設して おり、日数からすれば、当然御社へは既にお届けできている筈ですが 。銀行へは調査すべく依頼し、原因の究明とともに、今後このような ご迷惑がかからぬよう努力致したいと思 います。 練習一、次の文書を中国語に訳しなさい。 請求金額誤記について 拝復 毎々格別のご愛顧にあずかりまして、ありがたく厚くお礼 申し上げます。 早速ながら、ご請求申し上げました先月分の明細書のうち、「電 気洗濯機」50台とありますが、当方では30台しか受け取っておら ず、これは誤記ではないかとのご指摘ですが、早速調査いたしま したところ、貴店からのご注文書を始め、弊社の納品書控え、及 び貴店の物品受領証は、いずれも50台と明記されております。 つきましては、30台というのは、貴店のご帳簿の誤記入違いで はないかと存じますが、お手数ながら、今一度ご精査のほどお願 い申し上げます。 まずは、取り急ぎご返事まで申し上げます。 敬具 二、次の中国語文を日本語に訳しなさい。 １、有关延误付款一事，请允许我们作如下解释。 ２、贵公司关于质量问题的指责，我们认为是毫 无根据的。 ３、有关事故原因，还希望贵公司能作进一步的 详细调查。 ４、我们仔细研究了贵公司所提出的侵犯专利权 的问题。 ５、贵公司有关赔偿损失的要求，我们碍难接受， 请原谅。
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