ふるさと東大阪応援寄附金業務委託仕様書 1. 業務名 ふるさと東大阪応援寄附金業務 2. 業務の目的 東大阪市(以下「市」という。 )が行うふるさと東大阪応援寄附金制度に係るお礼品及び 書類の発送並びに寄附者情報の管理に関する業務等を民間事業者に委託することにより、 事務の効率化及び寄附者の利便性の向上を図るともに、市の更なる魅力発信と寄附金の増 額を図ることを目的とする。 3. 委託期間 契約締結日から平成29年3月31日まで 4. 業務の内容 業務の内容は、次の(1)から(8)までとする。 (1) ふるさと東大阪応援寄附金に係るデータ管理に関する業務 (2) 寄附者への対応に関する業務 (3) お礼品提供事業者へのお礼品の発注、集荷及び配送管理に関する業務 (4) お礼品提供事業者への精算業務 (5) お礼品の企画及び選定に関する業務 (6) ふるさと東大阪応援寄附金のプロモーションに関する業務 (7) ふるさと東大阪応援寄附金に関する各種発送業務 (8) ふるさと納税制度活用促進に係るコンサルティング業務 5. 業務の詳細 (1) ふるさと東大阪応援寄附金に係るデータ管理に関する業務 ・WEB 上で寄附の申込み、クレジットカード決済、お礼品の申込みを同時に行うことが でき、容易に管理できるシステムを提供すること。 ・ポータルサイトや市のウェブサイトから寄附の受付ができるシステムであること。ま たポータルサイト以外からの寄附の申込みも含めて管理できるシステムであること。 ・クレジットカード決済の管理ができるシステムであること。またクレジットカード決 済以外の入金も管理できるシステムであること。 ・振替用紙等で直接市に入金するものにあっては、市職員による報告または入力によっ て受託者において入力及び入金管理を行うことが可能なシステムであること。 ・寄附申込み完了及びクレジットカード決済完了について寄附者にメール送信できるこ と。 ・お礼品提供事業者の在庫状況に応じて受付サイトの表示切替ができること。 ・ポータルサイトや指定代理納付者の構築するウェブサイトを経由した寄附の申込み及 び入金管理等を行うことが可能なシステムであること。 ・データでの管理項目については、以下の項目が管理できるシステムであること。 ア 寄附金に関するもの 寄附者氏名、寄附者住所、お礼品発送先住所、寄附申込日、寄附金額、寄附金の 使途、納入日、納入種別(クレジットカード・郵便振込・銀行振込) 、公金収納日、 お礼状送付日、寄附金受領証明書発行日等 イ お礼品に関するもの 希望品名、申込日、発注日、発送日、請求年月日、支払日、支払金融機関、贈呈 通知日、お礼品の在庫状況等 ウ その他 東大阪市ウェブサイトへの寄附者の氏名の公表希望有無(公表希望・氏名だけ公 表、金額だけ公表、公表希望無し) 、ワンストップ特例申請書発送希望有無、申告 特例受付年月日(変更届出書年月日)、申告特例通知書発送日、一定の期間お礼品 の申込みを行っていない寄附者へのお礼品申請案内年月日等 ・上記データは、随時、市でも確認できること。 ・寄附金額及び寄附件数について、毎月報告を行うこと。 ・寄附申込みから決済(入金)やお礼品申込みから発送・精算までの情報を毎月報告す ること。 ・各種データ集計・抽出・データ打ち出し・データ抜き取り等を CSV 形式で行えること。 ア 集計 ・任意の時点での寄附件数及び金額 ・上記について月別・年別・対前年比(月別・年別) ・入金方法別 ・寄附者の地域別集計(市内・市外・府外及び近畿・関東・中部等の地域別、市町 村別) ・市町村別集計等 イ データ抽出・打ち出し ・寄附金受領証明書を発送する寄附者 ・市ウェブサイトへの寄附者の氏名等公表希望者の抽出と打ち出し ・申告特例申請書送付対象者抽出と打ち出し ・申告特例申請を受けた寄附者の抽出と打ち出し ・申告特例通知書を送付する自治体の抽出と打ち出し等 (2)寄附者への対応に関する業務 ・寄附者からの問合わせに対応するため、ふるさと東大阪応援寄附金専用の電話番号及 びメールアドレスを設置すること ・寄附者から電話で寄附申込みがあった場合は、寄附申込書・お礼品等申込書・お礼品 リスト等を送付すること。 ・寄附者がインターネット以外の方法により寄附申込みを行う場合は、申込み情報を受 付サイトに入力し、納付書等を送付すること。 ・寄附者から納付書等での支払の希望があるときは、納付書等を送付すること。 ・寄附者からの寄附金の入金が確認できた場合、お礼状を送付すること。 ・お礼品をお礼品提供事業者へ発注した時点で、寄附者に贈呈通知書を送付すること。 ・寄附者等からの本制度に関する問い合わせに対して、情報提供及び説明を行うこと。 (3)お礼品提供事業者へのお礼品の発注、集荷及び配送管理に関する業務 ・お礼品の申請受付管理業務を行うこと。 ・お礼品の発送状況の管理(季節が特定される商品の発送管理も含む)を行うこと。 ・お礼品提供事業者へのお礼品の発注は、入金確認後随時行うこと。 ・受託者は、寄附金の入金を確認した後、指定されたお礼品を1ヶ月以内に寄附者が指 定する送付先に送付すること。ただし、寄附者が発送日を指定した場合、お礼品が季 節限定品である場合等1ヶ月以内の発送が困難な場合を除く。 ・お礼品の在庫管理(上限数の管理及びカタログ・HP などへの告知対応含む)を行うこ と。 ・お礼品の安全管理を行うこと。 ・お礼品の調達費用等を月次集計の上、市に報告すること。 ・お礼品への苦情・問い合わせへの対応(事業者・寄附者ともに対象)を行うこと。 ・市並びにお礼品提供事業者及び寄附者との各種調整を行うこと。 (4)お礼品提供事業者への精算業務 ・お礼品提供事業者へのお礼品に係る代金の精算を行うこと。 ・代金の精算に係るお礼品提供事業者からの問い合わせに対応すること。 ・お礼品仕入価格及びそれに対して市が支払う代金については市・受託者・お礼品提供 事業者で協議しお互いの了解を得ること。 (5)お礼品の企画及び選定に関する業務 ・市が提供する情報、受託者が独自に入手した情報等をもとに、特産品取扱事業者、観 光事業者等と交渉して、新たなお礼品の候補の企画立案をすること。 ・お礼品については、市内の特産品はもとより、市内モノづくり企業の製品のほか、サ ービス提供型プラン等多様な提案が可能であること。 ・東大阪市の魅力を効果的に発信し得るお礼品の企画立案をすること。 (6)ふるさと東大阪応援寄附金のプロモーションに関する業務 ・各種媒体を活用した PR の実施が可能であること。 ・寄附金額の増額に資するような企画立案を行うこと。 ・寄附者と市が継続的な繋がりを持てるような情報発信を行うこと。 (7)ふるさと納税に関する各種発送業務 ・寄附金受領証明書の発送対象者の抽出・発送をすること。 ア 寄附領収日が1月1日から12月31日の寄附者に対し、翌年の1月下旬までに届 くように送付すること。 イ 紛失等による再発行の申し出に対応し、随時再発行すること。 ・特例申請書送付希望者への特例申請書発送。 ・特例適用者の所在自治体への申告特例通知書送付。 ・一定期間、お礼品の申込みを行っていない寄附者へのお礼品申請案内 (8)ふるさと納税制度活用促進に係るコンサルティング業務 ・市ふるさと納税の推進のため、受託者が有するふるさと納税に関する独自のノウハウ 又はサービスがあれば、提案すること。 6.委託業務に関する情報の管理 受託者は契約の期間において、委託業務に関するすべての資料を書面又は電磁的記録に より保存し、契約の期間満了後、すべての資料を市へ引き渡すこと。 7.再委託の禁止 再委託は、原則認めない。ただし、業務の一部を再委託することについて、あらかじめ 書面により市の承諾を得た場合は、この限りでない。 8.報告及び検査 市は、必要があると認めるときは、受託者に対して、委託業務の履行状況その他必要な 事項について、報告を求め、検査を行うことができるものとする。受託者は、市からこれ らの求めがあった場合には、誠実に対応しなければならない。 9.情報セキュリティの確保 受託者は、東大阪市個人情報保護条例(平成11年3月31日東大阪市条例第2号) (以 下、 「個人情報保護条例」という。 )第 12 条第2項に基づき、委託業務の履行にあたり、個 人情報を含む情報の取扱について、情報セキュリティの重要性を認識し、情報の漏えい、 紛失、盗難、改ざん、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な 措置を講じなければならない。 10.個人情報の保護体制 個人情報保護条例第 13 条に基づき、受託者は、業務を通じて知りえた情報について業務 の用に供する目的以外には利用せず、情報等は秘密とし第三者に開示しないこと。 なお、業務の遂行にあたっては、別に提示している個人情報の取り扱いに関する覚書の 内容について遵守すること。 受託者は、お礼品提供事業者に対しても、同様の個人情報保護対策を講じること。 11.損害賠償 受託者は、委託業務の実施に関し発生した損害(第三者に及ぼした損害を含む。 )につい て、賠償の責を負うこと。ただし、その損害のうち、発注者、利用者又は第三者の責めに 帰する事由により生じたものについてはこの限りでない。 12.履行場所 東大阪市の指定する場所にて履行すること。 13.連絡体制 受託者は、自己の従業員の中から委託業務に係る担当者を選任し、市にその旨を届け出 るものとする。 14.その他 (1)業務内容については、仕様書に基づく内容とするとともに、業者選定時に提案した 内容を遵守し実施すること。 (2)仕様書に定めのない事項については、必要に応じて市と協議すること。 (3)業務上知り得た事項について守秘義務を負うこと。 (4)業務の実施にあたり、疑義が生じた事項については、市と協議の上対応すること。
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