myfactory.Projektbuchhaltung - boerner

Dokumentation: Projektbuchhaltung
EDV-Service Olaf Börner
myfactory.Projektbuchhaltung
Inhaltsverzeichnis
Zweck des Zusatzmoduls .................................................................................................................................... 1
Grundeinstellungen ............................................................................................................................................ 2
Erfassung von Mitarbeiterzeiten ........................................................................................................................ 2
Kostenbuchungen auf ein Projekt ...................................................................................................................... 3
Auswertung über Soll / Ist-Vergleich.................................................................................................................. 4
Installation des Zusatzmoduls ............................................................................................................................ 5
Wichtige Programmeinstellungen nach der Installation.................................................................................... 8
Zweck des Zusatzmoduls
Das Zusatzmodul myfactory.Projektbuchhaltung dient zur schnellen und komfortablen Verfolgung und
Nachkalkulation von Projekten.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Erfassung von Zeitbuchungen
- Erfassung von Maschinenzeiten je Mitarbeiter-Zeitbuchung
- Zeitauswertungen je Mitarbeiter / Maschine möglich
- Zuordnung von Einkaufsrechnungen oder Bestellungen zum Projekt
o (Splittung auf mehrere Projekte ist möglich!)
- Projekt-Kosten-Zuordnung
- Mitlaufende Kalkulationsübersicht zum Projekt (Soll-/Ist-Vergleich)
- Erfassung von Projektaufgaben über Aktivitäten und To-Do-Listen
- Integration des Zusatzmodules Schnellkalkulation für Soll-/Ist-Vergleich möglich
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
Grundeinstellungen
Die Grundeinstellungen des Zusatzmodules werden unter Projekte > Grundlagen > Konfiguration
Projektbuchhaltung vorgenommen. Mit Hilfe dieser Einstellungen wird die Funktionsweise des Modules
geregelt.
Abbildung 1: Einstellung der Projektbuchhaltung
Die ausgewählten Kostenartengruppen werden für den Soll-Ist-Vergleich verwendet.
Die Standardkostenart wird für die automatische Kostenbebuchung bei Einkaufsbelegen verwendet.
Anhand des hinterlegten internen Stundenverrechnungssatzes werden die Personalkosten für ein Projekt
errechnet.
Im Standard werden Bestellungen zur automatischen Kostenbuchung auf das Projekt verwendet.
Soll eine andere Belegart verwendet werden, z.B. Eingangsrechnungen, dann ist diese Belegart
auszuwählen.
Die Einstellungen der Kostenartengruppen werden bei Verwendung des Zusatzmodules Schnellkalkulation
mit dessen Grundeinstellungen überschrieben.
Soll die Schnellkalkulation verwendet werden, so ist der entsprechende Haken bei „ESB.Schnellkalkulation
verwenden“ zu setzen.
Nähere Informationen zur Anwendung dieser Einstellungen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln.
Kostenarten und ihre dazugehörigen Kostenartengruppen definieren sind im Menüpunkt:
Stammdaten > Grundlagen > Kostenrechnung zu konfigurieren
Erfassung von Mitarbeiterzeiten
Siehe separate Dokumentation zur Mitarbeiter Zeiterfassung.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
Kostenbuchungen auf ein Projekt
Die Kostenbuchung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Buchung:
o Buchung eines Einkaufsbeleges
o Buchungen von Kosten anhand einer Einkaufsposition
o Manuelle Kostenbuchung
Um Kostenbuchungen anhand eines Einkaufsbeleges vorzunehmen gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie einen Einkaufsbeleg und öffnen Sie unter dem Belegmenü den Punkt „Projektzuordnung“.
Alternativ können Sie diesen Punkt auch über die Entitätsschaltfläche „!“ an einem Einkaufsbeleg aufrufen.
Hier haben Sie die Möglichkeit die Belegsumme über unterschiedliche Kostenarten auf verschiedene
Projekte zu buchen.
Abbildung 2: Kostenbuchungen auf Projekte
Die einzelnen Spalten im Überblick:
Projekt
Geben Sie hier das gewünschte Zielprojekt ein
Betrag
Der zu buchende Betrag
Kostenart
Zielkostenart (Stammdaten > Grundlagen > Kostenrechnung)
Bemerkung
Hier können Sie eine Bemerkung zur Kostenbuchung hinterlegen, über die
„…“-Schaltfläche können detaillierte Informationen hinterlegt werden
Um eine Position eines Einkaufsbeleges zu buchen gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im entsprechenden Einkaufsbeleg bei der Position die Positionsdetails.
Hier können Sie der Position ein Projekt zuordnen. Sollte für diese Position noch keine Projektzuordnung
vorliegen, wird der Gesamtwert der Position als Kosten in diesem Projekt hinterlegt.
Ähnlich funktioniert die automatische Bebuchung des gesamten Einkaufsbeleges. Sobald Sie ein Projekt
zugeordnet ist, wird der Gesamtwert des Beleges als Kosten hinterlegt.
Hinterlegen Sie ein Projekt auf Positionsebene wird der Wert der Position als Kosten gebucht
Als Kostenart wird die in den Grundlagen hinterlegte Standardkostenart verwendet.
Diese Kostenart dient auch der Ermittlung von Materialkosten im Soll-Ist-Vergleich.
Zur manuellen Kostenbuchungen wird die gleiche Maske verwendet wie bei der Projektzuordnung von
Einkaufsbelegen.
Hierfür öffnen Sie die Projekte und wechseln in den Reiter Ist-Kosten. Die Spalte Projekt ist bereits mit dem
ausgewählten Projekt vorbelegt. Hier können Sie manuell Kosten zubuchen.
Dieser Reiter zeigt Ihnen auch alle bereits erfassten Kosten zu diesem Projekt. Über die Spalte
Einkaufsbeleg und Artikel sehen Sie die Herkunft bisheriger Kostenbuchungen und können ggf. angepasst
werden.
Alle hier eingetragenen Kosten werden später in den Projekt Soll-/Ist-Vergleich einfließen.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
Auswertung über Soll / Ist-Vergleich
Abbildung 3: Reiter Projekt Soll/Ist-Vergleich (Beispiel bei installiertem Zusatzmodul Schnellkalkulation)
Die Übersicht des Projekt Soll/Ist-Vergleiches basiert auf der Grundeinstellung der Kostenartengruppen.
Zeile / Spalte
Funktion
Nettosumme
Nettosumme aller Projektaufträge
Personalkosten
Soll: Summe der Projektzeit (Reiter Grundlagen) multipliziert mit internem
Stundenverrechnungssatz oder Summe der Soll-Zeiten vom Reiter Aktivitäten
Ist: Alle auf dieses Projekt gebuchten Zeiten
Bei Konfiguration ESB.Schnellkalkulation verwenden:
Soll: Summe der kalkulierten Zeiten multipliziert mit kalkuliertem
Stundenverrechnungssatz
Materialkosten
Soll: Summe der Artikeleinzelwerte abzgl. der Personalkosten (je nach
Konfiguration)
Ist: Summe der gebuchten Kosten auf die konfigurierte Standardkostenart
Bei Konfiguration ESB.Schnellkalkulation verwenden:
Soll: Summe der kalkulierten Materialkosten
Maschinenkosten
Ist: Summe der gebuchten Maschinenzeiten
Sonstiges
Alle gebuchten Kosten die nicht in den eingestellten vier Hauptgruppen
vorkommen
Roherlös
Nettosumme abzgl. aller Kosten
Arbeitsstunden
Eingegebene Projektdauer auf der Grundlagenseite oder Summe der Soll-Zeiten
vom Reiter Aktivitäten und die Summe aller gebuchter Zeitstunden
Verr. Satz / Std.
Konfigurierter und durchschnittlicher Stundenverrechnungsatz
Gestellte Rech.
Summe aller gestellten Projektrechnungen
Ist-Prognose
In dieses Eingabefeld kann die geschätzte, tatsächliche Erfüllung des Projektes
eingetragen werden. Anhand der aktuell aufgelaufenen Kosten, kann ein
tatsächlicher Kostenwert für 100% ermittelt werden.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
Aktivitäten
Abbildung 4: Aktivitäten zum Projekt
Ein Projekt kann mit unterschiedlichen Tätigkeiten versehen werden. Die Gesamtheit der Tätigkeiten
erscheint beim Soll/Ist-Vergleich als Menge Soll.
Aktivitäten bestimmen die Arbeitsverteilung innerhalb eines Projektes.
Es kann festgelegt werden:
- Was zu erledigen ist
- Von wem zu erledigen ist
- Ansprechpartner des Auftraggebers zu dieser Aktivität
- Erledigungsstand in Prozent (manuell)
- Beschreibung der Aktivität
- Erledigt?
- Memo
Des Weiteren stehen verschiedene berechnete Spalten zur Verfügung.
Um eine neue Aktivität anzulegen wird eine Positionsnummer in der ersten Spalte der letzten Zeile
eingetragen. Wie in obigen Beispiel empfehlen sich 10er-Schritte.
Als weitere wichtige Eintragung fungiert die Aktivität. Optional kann diese Aktivität einem Mitarbeiter
zugewiesen werden. Zuletzt wird die Soll-Zeit in Stunden zu dieser Aktivität vermerkt.
Alle Zeitbuchung in diesem Projekt und zu dieser Aktivität wird in den Ist-Zeiten kumuliert.
Ist ein Mitarbeiter zu dieser Aktivität vermerkt, so werden nur dessen Zeiten aufsummiert.
Aktivitäten ohne Mitarbeiterzuordnung werden blau dargestellt.
Die Kosten setzen sich aus den Stundensätzen der Zeitbuchungen zusammen.
Mit der Funktion „Kopieren aus Projekt“ können bestehende Aktivitäten von einem anderen Projekt in das
aktuelle übernommen werden.
Die Funktion „Aus Auftrag“ steht nur zusammen mit der ESB.Schnellkalkulation zur Verfügung. Hier werden
die zugeordneten Aktivitäten aus den Detailkalkulationen eingefügt.
Weitere Spalten können über „Anpassen“ hinzugefügt werden.
Zusätzlich wird diese Liste als Infoview für den myfactory.Workplace zur Verfügung gestellt.
Mit diesem Infoview kann eine projektübergreifende Aktivitätenliste dargestellt werden.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
Abbildung 5: Beispiel zur Darstellung der Aktivitäten als Infoview
Über die Einstellungen der Infoview kann auf die eigenen Aktivitäten oder die Kombination aus eigenen
und Aktivitäten ohne Benutzerzuordnung eingeschränkt werden.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
ToDo
Abbildung 6: ToDo zum Projekt
Die Projekt-ToDo erlaubt die Erstellung einer einfachen „Zu erledigen“-Liste.
Es können Zuständige Mitarbeiter und Ansprechpartner des Auftraggebers hinterlegt werden.
Erledigte ToDo werden mit einem Zeitstempel versehen.
Die Bedienung und Funktion der Projekt-ToDo ist ähnlich zu den Projektaktivitäten.
Auch diese Liste ist als Infoview für den myfactorty.Workplace verfügbar.
Weitere Spalten können über „Anpassen“ hinzugefügt werden.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012
Dokumentation: Projektbuchhaltung
Installation des Zusatzmoduls
Das Zusatzmodul wird in Form eines Installationspakets ausgeliefert, dass mit der myfactory.AdministratorAnwendung installiert werden kann.
Wichtige Programmeinstellungen nach der Installation
Bitte hinterlegen Sie nach der Modulinstallation bei Ihren Mitarbeiterstammsätzen einen
Stundenverrechnungssatz sowie bei den Lohnarten einen Bewertungssatz.
EDV-Service Olaf Börner e.K.
Weinbergstr. 7
99817 Eisenach/Stedtfeld
Tel.: 03691/8586-0 Fax: 03691/8586-11
Email: [email protected]
Stand: 10/2012