Erste Schritte mit Citrix ShareFile

Leitfaden
Erste Schritte mit
Citrix ShareFile
Lernen Sie die grundlegenden Schritte zu Ihrem ShareFile-Konto
und erhalten Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten
Fragen zur Bedienung.
ShareFile.com
Herzlich Willkommen bei ShareFile!
Mit Ihrem Konto können Sie nun auf einfache und sichere Weise auf Ihre Dateien zugreifen, diese teilen und
speichern. Einige Funktionen sind abhängig vom Benutzertyp bzw. den Benutzereinstellungen. Hier finden
Sie die wichtigsten Tipps und Tools, die Ihnen beim Einstieg helfen. In diesem Leitfaden lernen Sie:
Finden Sie Ihre individuelle ShareFile-URL und -Subdomain
S. 2
Setzen Sie Ihr Kennwort zurück
S. 3
Fügen Sie Mitarbeiter- und Client-Benutzer zu Ihrem Konto hinzu
S. 4
Tauschen Sie Dateien ausS. 5
Fordern Sie eine Datei von einer Person an
S. 5
Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dateien zu organisieren
S. 6
Teilen Sie Ordner mit bestehenden Benutzern
S. 7
Laden und installieren Sie das Plugin für Microsoft Outlook
S. 8
Laden und installieren Sie die Desktop App
S. 9
Wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben, können Sie sich rund um die Uhr per Telefon oder E-Mail an den
ShareFile-Kundenservice wenden.
Erfahren Sie Ihre individuelle ShareFile-URL
Ihr ShareFile hat eine individuelle URL. Diese liegt generell in folgendem Format vor:
https://unternehmensname.sharefile.com. Der URL-Teil „unternehmensname“ ist Ihre Subdomain. Auf diese
folgt immer „.sharefile.com“.
Wenn Sie sich für ShareFile anmelden, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail, die Ihre individuelle Subdomain
enthält. Falls Sie sie jedoch nicht finden können, gibt es eine weitere Möglichkeit, sie herauszufinden.
1
Starten Sie einen Internetbrowser und öffnen Sie www.ShareFile.com.
2
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Webseite, neben dem Menü, auf Sign In (Anmelden).
3
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das bei der Registrierung von Ihnen gewählte Kennwort ein und
klicken Sie auf Sign In (Anmelden).
ShareFile.com
2
4
Falls Sie nur ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft haben, geben Sie die Homepage Ihres
ShareFile-Kontos ein. In der URL-Leiste Ihres Browsers sehen Sie Ihre individuelle URL und Subdomain.
Falls Sie mehrere Konten mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft haben, gehen Sie auf eine Seite mit allen
URLs Ihres ShareFile-Kontos.
Setzen Sie Ihr Kennwort zurück
Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben oder es ändern möchten, können Sie das auf zwei
verschiedene Arten tun.
Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben:
1
Gehen Sie auf die Anmeldeseite Ihres ShareFile-Kontos.
Klicken Sie unter der Schaltfläche Anmelden auf
Kennwort vergessen?
2
Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre E-Mail-Adresse ein und
wählen Sie das angezeigte Element, um zu verifizieren, dass Sie
ein Mensch sind.
3
Überprüfen Sie Ihren E-Mail-Eingang. Wir senden Ihnen eine
E-Mail zu, die einen Link enthält, mit dem Sie ein neues
Kennwort festlegen können.
4
Klicken Sie auf den Link und geben Sie Ihr neues Kennwort ein. Klicken Sie zum Abschluss auf
Reset Password (Kennwort zurücksetzen). Wenn Sie fertig sind, können Sie sich in Ihr Konto einloggen.
Falls Sie Ihr Kennwort ändern möchten:
1
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf
Eigene Einstellungen.
2
Klicken Sie im Menü auf der nächsten Seite links auf
Kennwort ändern.
3
Geben Sie Ihr altes Kennwort, Ihr neues Kennwort und die
Kennwortbestätigung ein und klicken Sie auf Speichern.
ShareFile-Passwörter müssen mindestens acht (8) Zeichen enthalten, wovon mindestens ein Großbuchstabe,
ein Kleinbuchstabe und eine Ziffer vorhanden sein müssen.
ShareFile.com
3
Fügen Sie Mitarbeiter- und Client-Benutzer
Ihrem Konto hinzu
Wenn Sie Personen, die keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Ihr Konto haben, Zugriff auf Verzeichnisse
ermöglichen wollen, können Sie sie als neue Benutzer des Kontos einrichten. Hinweis: Sie müssen ein
Administrator oder Mitarbeiter-Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen sein, um diese Aktionen
durchführen zu können.
1
Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie oben in
der Navigationsleiste auf Benutzer verwalten.
Klicken Sie auf Mitarbeiter erstellen, wenn Sie einen
Mitarbeiter hinzufügen wollen.
Klicken Sie auf Client erstellen, wenn Sie einen neuen Benutzer
außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen möchten.
2
Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Diese dient zusätzlich als Benutzername.
Klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt).
3
Geben Sie auf der nächsten Seite den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein. Optional können Sie
zudem einen Unternehmensnamen eingeben, falls dieser sich von Ihrem Unternehmen unterscheidet.
Nutzen Sie die Kontrollkästchen in diesem Bereich, um festzulegen, auf welche Funktionen und Tools des
Kontos dieser Anwender Zugriff haben soll.
Hinweis: Das hier bereitgestellte Kennwort ist nur temporär und muss nicht geändert oder zurückgesetzt
werden. Neue Benutzer können über die Willkommens-E-Mail ihre eigenen Kennwörter festlegen.
4
Wenn alles korrekt eingegeben wurde, klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt).
5
Auf der nächsten Seite sehen Sie eine Liste mit den Ordnern in Ihrem Konto. Wählen Sie die Ordner aus,
die Sie mit dem Benutzer teilen möchten, und klicken Sie auf das jeweilige Kontrollkästchen, um dem
Benutzer Berechtigungen zu erteilen. Klicken Sie auf Add User to Folders and Groups (Benutzer
Ordnern und Gruppen hinzufügen), um den Vorgang abzuschließen.
Wenn Sie möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Klicken Sie dazu auf Skip this step
(Schritt überspringen).
6
Sie können nun eine Vorschau der Willkommens-E-Mail mit den Anmeldeinformationen des neuen
Benutzers und einer kurzen Einführung zu Ihrem ShareFile-Konto anzeigen. Wenn Sie möchten, können
Sie den Text in der Nachricht bearbeiten. Klicken Sie zum Abschluss auf Send Email (E-Mail senden).
ShareFile.com
4
Teilen Sie eine oder mehrere Dateien
1
2
3
4
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf
Share (Freigeben) und wählen Sie E-Mail mit ShareFile.
Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Empfänger, eine Betreffzeile
und eine Nachricht in das Sendungsformular auf der nächsten
Seite ein. Klicken Sie auf Nachrichtenoptionen bearbeiten, um
festzulegen, wie viele Zugriffe pro Benutzer zugelassen sind und
wann der Zugriff ablaufen soll. Klicken Sie auf Done (Fertig).
Fügen Sie Dateien auf eine der drei folgenden Arten hinzu, um sie mit anderen zu teilen:
a. Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und fügen Sie sie von Ihrem Computer hinzu;
b. K
licken Sie auf Dateien durchsuchen und fügen Sie sie von Ihrem ShareFile-Konto hinzu oder
c. Ziehen Sie Dateien in das Sendungsformular.
Klicken Sie auf Senden.
Sie können E-Mails, die Sie über Ihr ShareFile-Konto gesendet haben, in Ihrem Posteingang nochmals durchlesen.
Um eine Liste Ihrer gesendeten E-Mails anzuzeigen und die Verfallsdaten für Links oder Benachrichtigungseinstellungen zu ändern, klicken Sie auf Inbox (Posteingang) in der Seitenleiste der Startseite und klicken Sie auf
Sent Messages (Gesendete Nachrichten).
Fordern Sie eine Datei von einer Person an
1
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf
Request (Anfordern) und wählen Sie E-Mail mit ShareFile.
2
Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Empfänger, eine Betreffzeile
und eine Nachricht in das Sendungsformular auf der nächsten
Seite ein. Klicken Sie Nachrichtenoptionen bearbeiten, um
festzulegen, wie Sie über hochgeladene Dateien informiert
werden möchten und wie lange der Link verfügbar sein soll.
Klicken Sie auf Done (Fertig).
3
Wählen Sie, zu welchem ShareFile-Ordner die angeforderten Dateien hinzugefügt werden sollen.
ShareFile wird Dateien standardmäßig an die Dateibox senden, Sie können den Zielort für eingehende
Dateien in Ihrem Konto jedoch frei wählen.
4
Klicken Sie auf Senden.
ShareFile.com
5
Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dateien
zu organisieren
1
Klicken Sie in der rechten Ecke der Startseite Ihres Kontos
auf Ordner erstellen.
2
Geben Sie auf der nächsten Seite einen Namen für Ihren
Ordner an.
3
Optional können Sie auch eine Ordnerbeschreibung
eingeben. Diese wird in Ihrem Konto als Anmerkung zu
Ihrem Ordner angezeigt.
4
Sie können diesen Ordner über Ihr ShareFile-Konto mit anderen Benutzern teilen. Nutzen Sie dazu
das Dropdown-Menü Benutzer hinzufügen. Sie können zudem weiteren Benutzern Zugriff auf den
Ordner gewähren, nachdem dieser erstellt wurde. (Genauere Informationen hierzu finden Sie in den
nächsten beiden Abschnitten.)
ShareFile.com
6
Teilen Sie Ihre Ordner mit bestehenden
Benutzern
1
Navigieren Sie in Ihrem Konto zu dem Ordner, den Sie teilen
möchten. Am unteren Ende des Bildschirms sehen Sie in diesem
Verzeichnis eine Liste mit dem Titel Ordner ist freigegeben für.
Dieser Bereich zeigt alle Benutzer an, die Zugriff auf diesen
Ordner haben.
2
Um Nutzer zu diesem Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf das
Bleistiftsymbol.
3
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Add Users (Benutzer hinzufügen) und wählen Sie im DropdownMenü, wie Sie jemanden zum Verzeichnis hinzufügen möchten. Sollte der Benutzer nicht bereits in Ihrem
ShareFile-Adressbuch gespeichert sein, klicken Sie auf Add manually (Neuen Benutzer erstellen).
4
Wenn Sie einen Benutzer von einem persönlichen oder gemeinsam genutzten Adressbuch hinzufügen,
wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Add Selected Users (Hinzufügen). Ansonsten fahren
Sie mit dem nächsten Schritt fort.
5
Legen Sie die Berechtigungen fest, die der Benutzer für das Verzeichnis erhalten soll. Falls Sie den
Benutzer manuell hinzugefügt haben, müssen Sie auch eine E-Mail-Adresse sowie den Vor- und
Nachnamen des Benutzers angeben. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen für die jeweiligen
Berechtigungen und klicken Sie anschließend auf Add Users (Hinzufügen).
6
Sie kehren zur Seite mit der Zugriffsliste für die Ordner zurück. Prüfen Sie, ob der Benutzer mit den
korrekten Berechtigungen hinzugefügt wurde, und klicken Sie auf Save Changes (Änderungen
speichern). Jetzt sind Sie bereit!
ShareFile.com
7
Laden und installieren Sie das Plugin für
Microsoft Outlook
Wenn Sie Personen, die keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Ihr Konto haben, Zugriff auf Ordner
ermöglichen wollen, können Sie sie als neue Benutzer des Kontos einrichten. Hinweis: Sie müssen ein
Administrator oder Mitarbeiter-Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen sein, um diese Aktionen
durchführen zu können.
1
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Apps.
2
Suchen Sie das Outlook Plug-in und klicken Sie auf Download.
3
Sobald Sie das Plugin heruntergeladen haben, schließen Sie Microsoft Outlook, doppelklicken Sie
auf die Installationsdatei und klicken Sie anschließend auf Run (Ausführen).
Sie können die Installation mit den standardmäßigen oder individuell angepassten Einstellungen
vornehmen. Die standardmäßigen Einstellungen aktivieren automatische Updates. Individuelle
Einstellungen ermöglichen Ihnen die Installation ohne den automatischen Update-Service.
4
Wählen Sie Ihre bevorzugte Einstellungsoption und klicken Sie auf Next (Weiter).
5
Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung, um fortzufahren. Sobald die Installation abgeschlossen ist,
öffnen Sie Microsoft Outlook. Es erscheint ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse, die Subdomain,
und das Passwort eingeben müssen, die mit Ihrem ShareFile-Konto verknüpft sind.
6
Sobald das Plugin Ihre Anmeldedaten akzeptiert, werden Sie aufgefordert, Ihre Einstellungen individuell
anzupassen. Diese können Sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Das war’s! Sie können jetzt
direkt über Ihren Posteingang Dateien austauschen.
ShareFile.com
8
Laden und installieren Sie die
ShareFile-Desktop-Anwendung
Windows-Nutzer können mit dieser App auf ShareFile zugreifen, ohne einen Internetbrowser öffnen zu müssen.
Dadurch ist es einfacher, auf Dateien zuzugreifen, sie auszutauschen, anzufordern, hoch- oder herunterzuladen.
1
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Apps.
2
Finden Sie die ShareFile-Desktop-App und klicken
Sie auf Download.
3
Sobald Sie die App heruntergeladen haben, doppelklicken Sie die Installationsdatei und klicken Sie
anschließend auf Run (Ausführen).
4
Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung, um fortzufahren. Folgen Sie dem Einrichtungsassistent
und wählen Sie den Installationsort sowie weitere Optionen. Klicken Sie abschließend auf Finished
(Abgeschlossen).
Wenn Sie die Desktop-App zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihren ShareFile-Anmeldedaten anzumelden. Sobald Sie angemeldet sind, nutzen Sie das Dropdown-Menü in der Navigationsleiste, um
den Bereich Ihres ShareFile-Kontos auszuwählen, den Sie anzeigen möchten.
ShareFile.com
9
Erstklassige Kundenbetreuung
Ihr ShareFile-Konto bietet zahlreiche Tools und Funktionen, um den Austausch, das Speichern und Sichern
Ihrer Dateien so einfach wie möglich zu machen. Sollten Sie jedoch Fragen haben oder Hilfe benötigen,
ist der ShareFile-Kundenservice rund um die Uhr für Sie da.
Der Hilfebereich Ihres ShareFile-Kontos enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um mit dem ShareFileKundenservice in Kontakt zu treten. Um auf diesen Bereich zuzugreifen, melden Sie sich bei Ihrem Konto an
und klicken Sie oben rechts auf „Help“ (Hilfe). Hier finden Sie Links zu Schulungsvideos, die ShareFile Knowledge
Base (diese enthält hunderte Artikel und Leitfäden für Benutzer) sowie Tools zur Kontaktaufnahme mit dem
ShareFile-Kundenservice per Telefon oder E-Mail. Wenn Sie möchten, können Sie sich auch für eine
Live-Schulung anmelden.
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1-800-441-3453
+44 800 680 0621 (Großbritannien)
1800 089 572 (Australien)
+1 919 745 6111 (International)
Senden Sie uns
eine E-Mail:
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