Von der Behörde zum Servicebetrieb

SPECIAL
Öffentliche Verwaltung
Von der Behörde zum
Servicebetrieb
Mitarbeiterorientierung und Bürgernähe haben bei der
Stadtverwaltung Würzburg und ihren Eigenbetrieben
höchste Priorität. Jetzt wurde ein modernes Workforce
Management eingeführt. Das Ziel: schlanke Prozesse,
lückenlose Organisation und kostenoptimierte Planung.
ür rund 125 000 Einwohner ist die
Universitätsstadt Würzburg der wirtschaftliche und kulturelle Mittelpunkt in
der Region Mainfranken. Als moderner
Dienstleister mit Eigenbetrieben wie Theater, Feuerwehr, Bau- und Gartenamt, Verkehrsüberwachung und Stadtreinigung
beschäftigt die Verwaltung der sechstgrößten Stadt Bayerns rund 2800 Mitarbeiter.
Kürzlich wurden die Personalprozesse in
der Würzburger Verwaltung ganzheitlich
und bereichsübergreifend erneuert: Eine
IT-gestützte Workforce-ManagementLösung plant und steuert nun die administrativen Aufgaben. Die Behörde baut
die Anwendungsmöglichkeiten in allen
Bereichen konsequent aus. „Bürgernähe,
zügiger Service und Mitarbeiterorientierung haben bei uns höchste Priorität.
Workforce Management führt gerade im
öffentlichen Dienst zu mehr Effizienz in
der Personalverwaltung und zu optimierten Prozesskosten. Wir gewinnen Zeit für
das Wesentliche“, erklärt Claus Erlen-
F
„
bach, Projektleiter Arbeitszeitmanagement der Stadt Würzburg, die Entscheidung für die IT-gestützte Lösung.
Arbeitszeitmanagement
mit Mehrwert
Neben der aufwendigen Erfassung von
Arbeitszeiten und Kostenstellen per Hand
war bei der Stadt Würzburg vor allem die
manuelle Berechnung von Lohnbestandteilen ein großer Zeitfresser. Schließlich
machten im Jahr 2005 die komplexen
Anforderungen des TVöD die Einführung
einer elektronischen Zeitwirtschaft unabdingbar. Eine manuelle Abbildung der
Tarifbedingungen war nahezu unmöglich. Eine Lösung von Atoss integriert den
Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes
(TVöD) und stellt eine faire und gesetzeskonforme Abrechnung in allen Bereichen
sicher. Heute erfolgt die Erfassung der
täglichen Arbeitszeiten der Beschäftigten der Stadt Würzburg an 50 Zeiterfassungsterminals. Die Bewertung der Arbeitszeiten und deren Übergabe an das
Workforce Management führt gerade im öffentlichen
Dienst zu mehr Effizienz in der Personalverwaltung und zu
optimierten Prozesskosten. Wir gewinnen Zeit für das
Wesentliche.
Claus Erlenbach, Projektleiter Arbeitszeitmanagement der Stadt Würzburg
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06 | 2016
www.personalwirtschaft.de
angebundene Lohn- und Gehaltssystem
erfolgt vollautomatisch. Dadurch werden
Fehlerquellen und manuelle Aufwände
reduziert. Eine transparente, faire und
exakte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten inklusiver etwaiger Zuschläge ist lückenlos gewährleistet. Auch die
Erfassung von Tätigkeiten in Form von
Kostenstellenkombinationen über die Zeiterfassungsgeräte ist für viele Beschäftigte mittlerweile täglicher Standard und
die Basis von Gebührenkalkulationen
sowie Abrechnungen.
Mehr Selbstverantwortung
Über ein Portal für Employee und Manager Self Services haben die Mitarbeiter
jederzeit Zugriff auf relevante Informationen wie gestempelte Arbeitszeiten, Saldenstände oder Abwesenheiten. Das Portal ist intuitiv zu bedienen und wird von
den Mitarbeitern sehr gut angenommen.
Jeder Beschäftigte hat die volle Verantwortung für seine eigenen Zeitkonten.
Dadurch entfallen aufwendige Rückfragen bei der Personalabteilung, auch vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an. Die Administration wird
erheblich entlastet. Mithilfe der OnlineAuskünfte werden die für den TVöD erforderlichen 32 Zeitkonten für die Mitarbeiter vollständig transparent. Im Intranet
„
Der Einsatz von mobilen Endgeräten führt zur Einsparung
von bis zu 100 000 Euro im Jahr. Der administrative Aufwand für die Erfassung und Bewertung von Kostenstellenbuchungen reduzierte sich um mehr als 90 Prozent.
finden sie darüber hinaus umfassende
Dokumentationen zu allen für sie relevanten Bereichen der Anwendung in Form
von PDF-Dokumenten und Videos.
Zeitwirtschaft
Die komplexen Dienstanforderungen im
Bereich Verkehrsüberwachung werden
mit der Software ebenfalls abgebildet.
Das Schichtsystem mit wechselnden Arbeitsplätzen und vorgegebenem Arbeitszeitverhältnis im Außen- und Innendienst
stellte die Planer vor große Herausforderungen. Heute werden Schichtvorgaben,
gesetzliche Regelungen und TVöD automatisch berücksichtigt. Gleichzeitig sichern
die Online-Auskünfte zu jeder Zeit Transparenz. Planungsverantwortliche und Mitarbeiter können rechtzeitig reagieren und
die Vorgaben der Stadt problemlos einhalten.
Insgesamt ist der administrative Aufwand
rund um Zeitwirtschaft und Einsatzplanung bei der Stadt Würzburg deutlich
gesunken. So reduziert die in der Verkehrsüberwachung eingesetzte elektronische
Personaleinsatzplanung den Planungsaufwand und stellt eine bedarfsorientierte
und wirtschaftliche Disposition der Personalressourcen sicher. Durch das Mitarbeiterportal und die Nutzung einer mobilen App für Monteur-Trupps, Baukolonnen
oder Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten haben die Beschäftigten jederzeit
Zugriff auf sämtliche für sie relevante
Informationen.
Mobile Zeitwirtschaft auf dem
Smartphone
Nacherfassungen oder Übertragungsfehler fallen weg, gleichzeitig wird die Verrechnung deutlich beschleunigt. Auch die
eigenen Zeitsalden können jederzeit unabhängig vom Standort eingesehen werden.
Die mobile App ist ein echter Problemlöser für Beschäftigte mit einem Arbeitsplatz ohne eigenen PC. Punktgenaue
Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und
untertägige Kontierungen via Smartphone sind inzwischen gelebte Praxis.
Die Nutzung der Smartphones hat einen
weiteren Vorteil: Eine städtische E-MailAdresse direkt vor Ort ermöglicht beispielsweise Zugriff auf Rundschreiben
und Stellenausschreibungen.
Messbare Effizienz
Durch die Automatisierung und Optimierung von Personal- und Planungsprozessen wie IT-gestütztem Arbeitszeitmanagement, Employee und Manager Self
Services, Zutrittskontrolle und anderem
hat die Stadtverwaltung freie Kapazitäten
von mehr als 14 000 Stunden im Jahr
gewonnen. Der Einsatz von mobilen Endgeräten führt zur Einsparung von bis zu
100 000 Euro im Jahr. Der administrative Aufwand für die Erfassung und Bewertung von Kostenstellenbuchungen reduzierte sich um mehr als 90 Prozent. Ein
weiterer Nutzen zeigt sich in der verbesserten Planung im Schichtbetrieb bei der
Verkehrsüberwachung
Zukünftig sind noch weitere dienstliche
Anwendungen auf diesen Geräten geplant,
denn die Stadt Würzburg baut ihre Workforce-Management-Lösungen konsequent
aus.
Mit Einführung der mobilen Zeitwirtschaft haben die Mitarbeiter deutlich
mehr Möglichkeiten als früher. Über das
dienstliche Smartphone erfassen aktuell
etwa 125 Beschäftigte jederzeit und überall ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten.
Autorin
Elke Jäger,
Director Marketing,
ATOSS Software AG, München,
[email protected]
06 | 2016
www.personalwirtschaft.de
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